Gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten ^[1]

Der Beschwerdeführer, eine in Belgien ansässige gemeinnützige Organisation, nahm an einem EU-finanzierten Projekt teil, das darauf abzielte, die Probleme älterer Menschen bei der Nutzung von IKT-Lösungen anzugehen.

Während einer Finanzprüfung beurteilten die Prüfer das vom Beschwerdeführer verwendete Zeiterfassungssystem als völlig unzuverlässig. Infolgedessen bemühte sich die Kommission, mehr als 85 000 Euro vom Beschwerdeführer zurückzufordern.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die Prüfer anerkannt hatten, dass die Arbeit des Beschwerdeführers an zwei spezifischen „Lieferungen“ ebenso legitim war wie die Arbeitszeit. Sie ist daher der Ansicht, dass die Kommission nicht berechtigt war, die mit dieser Arbeit verbundenen Personalkosten abzulehnen. In diesem Zusammenhang empfiehlt sie der Kommission, ihren Standpunkt zu überdenken und den Betrag, den sie zurückzufordern versucht, entsprechend zu kürzen.

Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer, eine in Belgien ansässige gemeinnützige Organisation, nahm an einem von der EU finanzierten Projekt, SENIOR [2], teil, das darauf abzielte, die Probleme älterer Menschen bei der Nutzung von IKT-Lösungen anzugehen. Das Projekt wurde über das Siebte Rahmenprogramm (RP7) für Forschung und technologische Entwicklung finanziert. Der Beschwerdeführer legte dem Projekt Sachverständigenberichte zu ethischen Fragen vor.  

2. Bei einer anschließenden Finanzprüfung stellten die Prüfer fest, dass das vom Beschwerdeführer verwendete Zeiterfassungssystem als Grundlage für die Geltendmachung von Personalkosten für seine Arbeit „völlig unzuverlässig“ sei. Die Prüfer akzeptierten jedoch ein Werk, das im ersten Jahr des Projekts „lieferbar“[3] war (im Folgenden „lieferbar A“): ein Dokument von 76 Seiten. Die Prüfer stellten fest, dass die zusätzlichen Erläuterungen und die verschiedenen Versionen des vom Beschwerdeführer vorgelegten Dokuments belegten, dass die Zeit, die er angeblich für diese Leistung aufgewendet hatte, gerechtfertigt war.

3. Darüber hinaus akzeptierten die Prüfer als legitime Arbeit im Zusammenhang mit einer separaten Leistung über „Verbreitungstätigkeiten“ (im Folgenden „Lieferung B“) und die dafür geltend gemachte Arbeitszeit [4]. Die Prüfer akzeptierten jedoch nicht die vom Beschwerdeführer geltend gemachten Stunden für die Arbeiten an den verbleibenden Leistungen im Rahmen des Projekts.

4. Die Kommission wies jedoch alle Personalkosten des Beschwerdeführers zurück, einschließlich der Kosten für die Leistungen A und B. Anschließend bemühte sie sich, mehr als 85 000 Euro vom Beschwerdeführer zurückzufordern.

5. Der Beschwerdeführer war mit dem Verhalten der Kommission nicht zufrieden und wandte sich an den Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

6. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Beschwerde ein und forderte die Kommission zunächst auf, sich mit folgenden Fragen zu befassen:

i) Die Europäische Kommission wies zu Unrecht alle Personalkosten des Beschwerdeführers zurück und erklärte sie für nicht förderfähig, obwohl die für die Leistungen A und B aufgewendete Zeit von den Prüfern als gerechtfertigt erachtet wurde.

ii) Die Kommission berücksichtigte zu Unrecht keine alternativen Beweise, die der Beschwerdeführer für die geleistete geistige Arbeit vorgelegt hatte, und bemühte sich infolgedessen ungerechtfertigterweise darum, Mittel vom Beschwerdeführer zurückzufordern.

7. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort der Kommission auf die Beschwerde und anschließend die Stellungnahme des Beschwerdeführers als Antwort auf die Antwort der Kommission.

8. In ihrer Antwort vom 18. April 2016 an den Beschwerdeführer schlug die Kommission vor, den Beschwerdeführer zu treffen, um eine einvernehmliche Lösung zu finden. Der Beschwerdeführer stimmte zu, und im September 2016 nahm das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten als Beobachter an der Sitzung teil. Anschließend nahmen die Kommission und der Beschwerdeführer vertrauliche Verhandlungen ohne Beteiligung des Bürgerbeauftragten auf.

9. Am 28. März 2017 ersuchte der Beschwerdeführer den Bürgerbeauftragten um weitere Unterstützung, da die Verhandlungen nicht zu einem zufriedenstellenden Ergebnis geführt hatten.

10. Der Bürgerbeauftragte hat beschlossen, diesen Fall in zwei Teile aufzuteilen. Im ersten Fall geht es um die Arbeiten und Kosten des Beschwerdeführers im Zusammenhang mit den Leistungen A und B. Im zweiten Fall geht es um die verbleibenden Leistungen [5]. Diese Empfehlung betrifft nur den ersten Fall. Die Empfehlung des Bürgerbeauftragten trägt den von den Parteien vorgebrachten Argumenten und Ansichten Rechnung.

Ablehnung der Personalkosten des Beschwerdeführers im Zusammenhang mit den „Leistungen“ A und B

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

11. Der Beschwerdeführer erklärte, dass die Prüfer zwar akzeptiert hätten, dass die für die Leistungen A und B beantragten Stunden gerechtfertigt seien, die Kommission jedoch die entsprechenden Personalkosten zurückgewiesen habe. Der Beschwerdeführer hielt dies für ungerecht.

12. In ihrer Antwort bestätigte die Kommission die Schlussfolgerung der Prüfer, dass die Arbeitszeittabellen des Beschwerdeführers zu acht Leistungen überbewertet waren, die für Leistungen A und B jedoch gerechtfertigt waren. Die Kommission fügte hinzu, dass der Beschwerdeführer alternative Nachweise dafür vorgelegt habe, dass seine Arbeit an den Leistungen A und B innerhalb der in den entsprechenden Arbeitszeittabellen angegebenen Stunden durchgeführt worden sei. Da das Zeiterfassungssystem jedoch für das gesamte Projekt unzuverlässig war, waren die Prüfer nicht in der Lage, die tatsächlich für die Arbeit des Beschwerdeführers angefallenen Personalkosten zu ermitteln und zu quantifizieren [6]. Die Prüfer wiesen somit alle Personalkosten des Beschwerdeführers zurück. Zur Stützung ihres Standpunkts verwies die Kommission auf Artikel II.14.1 der Allgemeinen Bedingungen, in dem eine Reihe von Fördervoraussetzungen für Kosten festgelegt ist, die im Rahmen von Finanzhilfevereinbarungen für das RP7 geltend gemacht werden [7].

Bewertung des Bürgerbeauftragten, die zu einer Empfehlung führte

13. Die Bürgerbeauftragte begrüßt, dass die Kommission dem Beschwerdeführer mehrere Möglichkeiten zur Vorlage zusätzlicher Nachweise für die für die Leistungen A und B aufgewendete Zeit zur Verfügung gestellt hat. Sie begrüßt auch, dass die Kommission offen für Verhandlungen mit dem Beschwerdeführer war, um in diesem Fall eine gütliche Lösung zu finden.

14. Der Bürgerbeauftragte bedauert jedoch die starre Auslegung von Artikel II.14 der Allgemeinen Bedingungen durch die Kommission. Diese Bestimmung scheint es nicht zu verbieten, die Unterlagen für verschiedene Teile des Projekts getrennt zu prüfen. Sie verbietet auch nicht, Kosten für Arbeiten an bestimmten Leistungen, für die die korrekten Unterlagen vorgelegt wurden, als förderfähig anzusehen. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Prüfer und die Kommission zwar das richtige Verfahren bei der Erhebung der relevanten alternativen Nachweise für die Leistungen A und B befolgt haben, dass diese Schritte jedoch überflüssig gewesen wären, wenn die Kommission die förderfähigen Kosten nicht für jede Leistung getrennt anerkennen könnte.

15. Die Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass trotz der Schlussfolgerung der Prüfer, dass das Zeiterfassungssystem des Beschwerdeführers im Allgemeinen fehlerhaft sei, die Arbeit im Zusammenhang mit den Leistungen A und B von den Prüfern anerkannt und akzeptiert wurde. Die Kommission bestätigte die Schlussfolgerung der Prüfer, dass die in den Arbeitszeittabellen für die Leistungen A und B verzeichneten Stunden gerechtfertigt waren. Darüber hinaus stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Leistung des gesamten Projekts im Bericht über die technische Überprüfung als „gut bis ausgezeichnet“[8] anerkannt wurde.

16. Unter diesen Umständen hält es die Bürgerbeauftragte für ungerecht und unverhältnismäßig, dass die Kommission aufgrund der allgemeinen Mängel im Zeiterfassungssystem des Beschwerdeführers versuchen würde, Mittel im Zusammenhang mit Personalkosten für die von den Prüfern als rechtmäßig anerkannten Leistungen A und B zurückzufordern.

17. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die geltenden Vorschriften vorschreiben, dass die Einziehungsmaßnahmen der Kommission mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit im Einklang stehen [9]. Dies bedeutet, dass die Sanktion für die Nichteinhaltung angemessen und in einem angemessenen Verhältnis zur Schwere der Nichteinhaltung stehen muss. Die Kommission sollte auch andere Umstände wie den guten Glauben und die Sorgfalt des Begünstigten berücksichtigen. Darüber hinaus wird in Artikel 91 Absatz 1 Buchstabe c der Anwendungsbestimmungen zur Haushaltsordnung [10] ein Verzicht auf das Wiedereinziehungsverfahren gefordert, wenn dies „mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit unvereinbar“ wäre. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die vollständige Einziehung der in diesem speziellen Fall vorgeschlagenen Mittel nicht mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit im Einklang stünde. 

18. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass das diesbezügliche Verhalten der Kommission ungerecht und unverhältnismäßig war und einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt. Sie gibt daher nachstehend gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten eine entsprechende Empfehlung ab.

Schlussfolgerung

Empfehlung

Auf der Grundlage der Untersuchung dieser Beschwerde richtet der Bürgerbeauftragte an die Kommission folgende Empfehlung:

Die Kommission sollte ihren Beschluss überarbeiten und nicht versuchen, Mittel für die Arbeitskosten im Zusammenhang mit den Leistungen A und B zurückzufordern.

Die Kommission und der Beschwerdeführer werden über diese Empfehlung unterrichtet.  Gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten übermittelt die Kommission bis zum 2. September 2017 eine ausführliche Stellungnahme.

Emily O'Reilly

Europäischer Bürgerbeauftragter

Straßburg, 02.06.2017

[1] Beschluss des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (94/262/EGKS, EG, Euratom), ABl. L 113, S. 15.

[2] Social Ethical and Privacy Needs in ICT for older people: a dialogue roadmap - SENIOR, das eine ethische Debatte über IKT für ältere Menschen initiierte, abrufbar unter: http://cordis.europa.eu/news/rcn/29203_en.html

[3] Im abschließenden Prüfbericht auf Seite 29 wird die Leistung A wie folgt beschrieben:

„Dokument 1/Leistung D.2.2. Das Dokument enthält 76 Seiten. Der Begünstigte erklärte, dass die Arbeiten an diesem Dokument insgesamt 419,26 Stunden erforderten (...). Da der Empfänger verschiedene Fassungen des Dokuments vorgelegt hat, können die Prüfer den Fortschritt der Arbeit verfolgen (Korrekturen zu früheren Fassungen, Erweiterung des Dokuments), es ist jedoch nicht möglich, die Arbeit mit dem angegebenen Zeitrahmen und der Person, die daran arbeitet, zu verknüpfen. Wir haben nur zwei E-Mails erhalten, in denen wir die Arbeit mit [der Person, die an dem Dokument arbeitet] vom 2. Oktober 2008 und vom 21. Oktober 2008 verknüpfen können, während der angegebene Zeitrahmen für diese Arbeit gemäß den Erläuterungen des Begünstigten vom 8. Januar 2008 bis zum 31. Oktober 2008 betragen soll. Dennoch halten die Prüfer die geltend gemachten Stunden auf der Grundlage der Analyse der Leistung für gerechtfertigt.“

[4] Im abschließenden Prüfbericht auf Seite 30 wird Leistung B wie folgt beschrieben: „Dokument 10/ Verbreitung. Der Begünstigte bereitete Verbreitungsmaßnahmen vor, darunter einen Kurs zur Ethik der elektronischen Integration und eine Konferenzpräsentation zum Thema IKT für ältere Menschen. Der Empfänger im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit hat insgesamt 274 Stunden geleistet (...). Die vom Begünstigten vorgelegten alternativen Nachweise rechtfertigen die für diese Tätigkeit geltend gemachten Stunden.“ 

[5] Der zweite Fall wird unter dem Aktenzeichen 646/2017/JAP behandelt.

[6] Die Prüfer hielten die vom Beschwerdeführer vorgelegten alternativen Nachweise für unzureichend, um nachzuweisen, dass die geltend gemachten Personalkosten legitim waren. Da das „Zeiterfassungssystem in seiner Gesamtheit unzuverlässig war“und „die in den Arbeitszeitnachweisen verzeichneten und mit den verschiedenen Leistungen und Tätigkeiten verbundenen Stunden in den meisten Fällen eindeutig zu hoch angesetzt wurden“, wiesen die Prüfer alle Personalkosten des Beschwerdeführers zurück. 

[7] Artikel II.14 Förderfähige Kosten des Projekts

1. „Die für die Durchführung des Projekts angefallenen Kosten müssen die folgenden Bedingungen erfüllen, um als förderfähig zu gelten:

a) sie müssen tatsächlich sein;

b) sie müssen dem Begünstigten entstehen;

c) sie müssen während der Dauer des Projekts anfallen, mit Ausnahme der Kosten für Abschlussberichte und Berichte, die dem letzten Zeitraum entsprechen, sowie der Bescheinigungen über die Jahresabschlüsse, wenn sie im letzten Zeitraum angefordert werden, und gegebenenfalls der Abschlussprüfungen, die während des Zeitraums von bis zu 60 Tagen nach dem Ende des Projekts oder dem Datum der Beendigung, je nachdem, welcher Zeitpunkt früher liegt, anfallen können;

d) sie sind nach den üblichen Rechnungsführungs- und Verwaltungsgrundsätzen und -praktiken des Begünstigten zu bestimmen. Die bei der Erfassung der Kosten und Einnahmen angewandten Buchführungsverfahren müssen den Buchführungsvorschriften des Staates entsprechen, in dem der Begünstigte niedergelassen ist. Die internen Buchführungs- und Rechnungsprüfungsverfahren des Begünstigten müssen einen direkten Abgleich der für das Projekt geltend gemachten Kosten und Einnahmen mit den entsprechenden Jahresabschlüssen und Belegen ermöglichen.

e) sie müssen ausschließlich dazu dienen, die Ziele des Projekts und seine erwarteten Ergebnisse in einer Weise zu erreichen, die mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, Effizienz und Wirksamkeit im Einklang steht;

f) sie sind in der Buchführung des Begünstigten zu verbuchen; im Falle von Beiträgen Dritter sind sie in der Buchführung der Dritten zu verbuchen;

g) sie sind im veranschlagten Gesamtbudget in Anhang I anzugeben.

Ungeachtet Buchstabe a können die Begünstigten sich dafür entscheiden, die durchschnittlichen Personalkosten anzugeben, wenn sie auf einer von der Kommission genehmigten zertifizierten Methode beruhen und mit den Verwaltungsgrundsätzen und den üblichen Rechnungsführungspraktiken des Begünstigten im Einklang stehen. Die durchschnittlichen Personalkosten, die von einem Begünstigten, der eine Bescheinigung über die Methodik vorgelegt hat, im Rahmen dieser Finanzhilfevereinbarung in Rechnung gestellt werden, unterscheiden sich nicht wesentlich von den tatsächlichen Personalkosten.

Eine solche Bescheinigung wird gemäß Artikel II.4 ausgestellt.

und den entsprechenden Teil des Formblatts E in Anhang VII, es sei denn, er wurde bereits für eine

frühere Finanzhilfevereinbarung im Rahmen des Siebten Rahmenprogramms und die Methodik

zertifiziert hat sich nicht geändert“.

[8] Das bedeutet, dass das Projekt seine Ziele und technischen Ziele für den Zeitraum vollständig erreicht und die Erwartungen sogar übertroffen hat.

[9] Supranote 8,Finanzregelung

Artikel 80 Rückforderungsvorschriften

2. „Beabsichtigt der bevollmächtigte Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, so stellt er sicher, dass der Verzicht in Ordnung ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht (...).“

Europäischer Kodex für gute Verwaltungspraxis

Artikel 6 Verhältnismäßigkeit

1. „Bei Entscheidungen stellt der Beamte sicher, dass die getroffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten Ziel stehen. Der Beamte vermeidet insbesondere, die Rechte der Bürger einzuschränken oder ihnen Gebühren aufzuerlegen, wenn diese Beschränkungen oder Gebühren nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Zweck der verfolgten Maßnahme stehen.“

2. „Bei Entscheidungen achtet der Beamte den gerechten Ausgleich zwischen den Interessen privater Personen und dem allgemeinen öffentlichen Interesse.“

[10] Artikel 91 der Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 (Durchführungsverordnung zur Haushaltsordnung), ABl. L 362 vom 31.12.2012, in der geänderten Fassung.