In dem Fall ging es darum, wie die Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) mit einer Beschwerde im Zusammenhang mit Testergebnissen in einem Einstellungsverfahren für Beamte der ständigen Reserve umgegangen ist. Der Beschwerdeführer hatte bei einem Multiple-Choice-Test („MCQ-Test“) nicht die Mindestgesamtpunktzahl erreicht, um mit dem nächsten Verfahrensschritt fortfahren zu können. Der Beschwerdeführer stellte seine Ergebnisse in Frage und befürchtete, dass er rassischer und ethnischer Diskriminierung ausgesetzt gewesen sei. Der Beschwerdeführer bat um die Fragen und seine Antworten, die Frontex ihm nicht gab.

Unzufrieden mit der Art und Weise, wie Frontex mit der Angelegenheit umging, wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und forderte Frontex auf, in Erwägung zu ziehen, dem Beschwerdeführer eine Liste vorzulegen, aus der in Form von Schreiben die Antworten des Beschwerdeführers und die korrekten Antworten im MCQ-Test hervorgehen. Frontex übermittelte dem Beschwerdeführer entsprechende Informationen.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass es weder einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit bei der Berechnung der Testergebnisse des Beschwerdeführers durch Frontex noch Hinweise auf Diskriminierung gab.

Da Frontex dem Beschwerdeführer im Laufe der Untersuchung relevante Informationen über den Multiple-Choice-Test zur Verfügung stellte, gab es keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt des Falls. Die Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit einem Verbesserungsvorschlag an Frontex ab, wonach sie die Bewerber in ihren Einstellungsverfahren über die Ergebnisse jedes Ausschlusstests informieren sollte, und zwar mittels eines Rasters, in dem in Bezug auf die Zahl, die jeder Frage entspricht, die gegebene Antwort (in Form eines Schreibens) sowie die richtige Antwort (auch in Form eines Schreibens) angegeben sind.

Der Fall betraf den Beschluss der Europäischen Exekutivagentur für Klima, Infrastruktur und Umwelt (CINEA), eine Finanzhilfevereinbarung im Bereich des erneuerbaren Verkehrs zu kündigen und den vollen Betrag ihres Finanzbeitrags zu dem Projekt zurückzufordern.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass CINEA das in der Finanzhilfevereinbarung festgelegte Verfahren nicht befolgt habe und dass es Anhaltspunkte dafür gebe, dass die Entscheidung von CINEA möglicherweise nicht völlig fair und verhältnismäßig gewesen sei. Angesichts der Insolvenz des Beschwerdeführers ´ und der Tatsache, dass die Europäische Staatsanwaltschaft potenzielle Unregelmäßigkeiten im Rahmen des Projekts untersucht hat, kann von CINEA jedoch nicht erwartet werden, dass sie ihre Entscheidung zum gegenwärtigen Zeitpunkt sinnvoll überprüft. Daher kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind, und schloss den Fall ab.

Der Bürgerbeauftragte schlug der CINEA Verbesserungsvorschläge vor, um sicherzustellen, dass in künftigen Fällen keine ähnlichen Probleme auftreten.

Der Fall betraf ein von der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) organisiertes Einstellungsverfahren für Bedienstete auf Zeit ihrer ständigen Reserve. Der Beschwerdeführer, ein Bewerber in diesem Verfahren, hatte die Mindestpunktzahl erreicht, die für einen eliminatorischen Multiple-Choice-Test (im Folgenden „MCQ-Test“) erforderlich ist. Frontex schloss ihn jedoch von der weiteren Teilnahme am Einstellungsverfahren aus, da er in den einzelnen Abschnitten des MCQ-Tests nicht die Mindestpunktzahl erreicht hatte. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass sein Ausschluss vom Einstellungsverfahren ungerecht sei, da diese Anforderung, die er als willkürlich ansehe, den Bewerbern vor dem MCQ-Test nicht mitgeteilt worden sei.

Die Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass Frontex über einen Ermessensspielraum verfügte, um die Schwellenwerte für den MCQ-Test in einer späteren Phase des Einstellungsverfahrens festzulegen, sofern sie dies tat, bevor sie die individuellen Leistungen der Bewerber kannte. Da Frontex die Schwellenwerte vor dem Test festgelegt hatte, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag.

Dennoch schlug die Bürgerbeauftragte vor, dass Frontex nach Möglichkeit erwägt, die Bewerber in seinen Einstellungsverfahren über die Schwellenwerte für alle Ausschlusstests vor den Tests zu informieren, um die Transparenz zu erhöhen und es den Bewerbern zu ermöglichen, sich besser auf den Test vorzubereiten.

Die Bürgerbeauftragte stellte ferner Mängel in der Art und Weise fest, wie Frontex Aufzeichnungen über die interne Arbeit des Auswahlausschusses führte. Der Bürgerbeauftragte schlug daher vor, dass Frontex aus Gründen der Transparenz und der Rechenschaftspflicht die Standards für Klarheit und Zugänglichkeit solcher Aufzeichnungen verbessern sollte.

 

Die Fälle betrafen die Entscheidung von Frontex, den Beschwerdeführern, die Kandidaten für ein Einstellungsverfahren von Frontex für Mitglieder ihrer „ständigen Reserve“ waren, die Reise- und Aufenthaltskosten nach ihrer Reise nach Warschau (Polen) für Schwimmtests und ärztliche Untersuchungen nicht zu erstatten. Die Einstellungsvorschriften von Frontex sehen vor, dass Kosten im Zusammenhang mit der abschließenden ärztlichen Untersuchung nur erstattet werden, wenn ein Kandidat später seine Stelle bei Frontex antritt, während die Beschwerdeführer dies nicht getan haben.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass Frontex nach den geltenden Vorschriften zwar aufgrund des Drucks auf ihre Einstellungsverfahren die Schwimmtests mit der ärztlichen Untersuchung kombiniert habe, sie jedoch eine separate Bewertung der Kosten im Zusammenhang mit den Schwimmtests hätte vornehmen müssen.

Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag, wonach Frontex seine Entscheidung überdenken sollte, den Beschwerdeführern nicht die gesamten Reise- und Aufenthaltskosten zu erstatten, und erwägen sollte, ihnen unvermeidbare Kosten im Zusammenhang mit den von ihnen durchgeführten Schwimmtests zu erstatten. Frontex erklärte sich bereit, einen Beitrag in Form eines Tagegelds für die zusätzlichen Tage zu leisten, die sich die Beschwerdeführer in Warschau aufhielten, um die Schwimmtests abzulegen.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Feststellung ab, dass Frontex den Lösungsvorschlag angenommen habe.

 

Der Fall betraf die Bewertung eines Angebots im Bereich Übersetzungs- und Redaktionsdienstleistungen durch das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union (im Folgenden „Übersetzungszentrum“). Insbesondere äußerte sich der Beschwerdeführer besorgt über die Auslegung der Auswahl- und Zuschlagskriterien durch das Übersetzungszentrum und die Bewertung der Zuschlagskriterien sowie über die Entscheidung des Übersetzungszentrums, auf einen Verfahrensschritt der „Verdingungsunterlagen“ (der für das Vergabeverfahren geltenden Vorschriften) zu verzichten.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das Übersetzungszentrum die Auswahl- und Zuschlagskriterien in den Spezifikationen der Ausschreibung nicht klar definiert und nicht unterschieden hat. Dies stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Da das Übersetzungszentrum jedoch letztlich keinen Auftrag für die in der Beschwerde in Rede stehenden Übersetzungsdienstleistungen vergeben habe, sei der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass mit einer Empfehlung kein zweckdienlicher Zweck erfüllt werde.

Der Bürgerbeauftragte schlug jedoch Verbesserungsvorschläge vor, wonach das Übersetzungszentrum bei künftigen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen in den Spezifikationen der Ausschreibung eindeutig zwischen Auswahl- und Zuschlagskriterien unterscheiden sollte, um der EU-Haushaltsordnung zu entsprechen. In diesem Zusammenhang sollte das Übersetzungszentrum auch klare Anweisungen dazu geben, welche Art von Nachweisen sowohl für die Auswahl- als auch für die Zuschlagskriterien vorzulegen ist. Die Bürgerbeauftragte erklärte ferner, dass sie künftige Ausschreibungen überwachen und gegebenenfalls eine erneute Untersuchung der Angelegenheit erwägen werde.

Der Bürgerbeauftragte wies ferner darauf hin, dass es eine gute Verwaltungspraxis sei, sicherzustellen, dass die Bieter von jeder Entscheidung, auf die in den Spezifikationen der Ausschreibung festgelegten Verfahrensschritte zu verzichten, Kenntnis hätten, und dass es bedauerlich sei, dass das Übersetzungszentrum dies nicht getan habe. Die fehlende Unterrichtung der Bieter über den Verzicht auf einen Verfahrensschritt stellte ebenfalls einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Darüber hinaus vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass der Verzicht auf den Verfahrensschritt gegen geltende Vorschriften verstößt. Sie machte diesbezüglich einen entsprechenden Verbesserungsvorschlag.