Der Fall betraf ein von der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) organisiertes Einstellungsverfahren für Bedienstete auf Zeit ihrer ständigen Reserve. Der Beschwerdeführer, ein Bewerber in diesem Verfahren, hatte die Mindestpunktzahl erreicht, die für einen eliminatorischen Multiple-Choice-Test (im Folgenden „MCQ-Test“) erforderlich ist. Frontex schloss ihn jedoch von der weiteren Teilnahme am Einstellungsverfahren aus, da er in den einzelnen Abschnitten des MCQ-Tests nicht die Mindestpunktzahl erreicht hatte. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass sein Ausschluss vom Einstellungsverfahren ungerecht sei, da diese Anforderung, die er als willkürlich ansehe, den Bewerbern vor dem MCQ-Test nicht mitgeteilt worden sei.

Die Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass Frontex über einen Ermessensspielraum verfügte, um die Schwellenwerte für den MCQ-Test in einer späteren Phase des Einstellungsverfahrens festzulegen, sofern sie dies tat, bevor sie die individuellen Leistungen der Bewerber kannte. Da Frontex die Schwellenwerte vor dem Test festgelegt hatte, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag.

Dennoch schlug die Bürgerbeauftragte vor, dass Frontex nach Möglichkeit erwägt, die Bewerber in seinen Einstellungsverfahren über die Schwellenwerte für alle Ausschlusstests vor den Tests zu informieren, um die Transparenz zu erhöhen und es den Bewerbern zu ermöglichen, sich besser auf den Test vorzubereiten.

Die Bürgerbeauftragte stellte ferner Mängel in der Art und Weise fest, wie Frontex Aufzeichnungen über die interne Arbeit des Auswahlausschusses führte. Der Bürgerbeauftragte schlug daher vor, dass Frontex aus Gründen der Transparenz und der Rechenschaftspflicht die Standards für Klarheit und Zugänglichkeit solcher Aufzeichnungen verbessern sollte.

 

Die Fälle betrafen die Entscheidung von Frontex, den Beschwerdeführern, die Kandidaten für ein Einstellungsverfahren von Frontex für Mitglieder ihrer „ständigen Reserve“ waren, die Reise- und Aufenthaltskosten nach ihrer Reise nach Warschau (Polen) für Schwimmtests und ärztliche Untersuchungen nicht zu erstatten. Die Einstellungsvorschriften von Frontex sehen vor, dass Kosten im Zusammenhang mit der abschließenden ärztlichen Untersuchung nur erstattet werden, wenn ein Kandidat später seine Stelle bei Frontex antritt, während die Beschwerdeführer dies nicht getan haben.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass Frontex nach den geltenden Vorschriften zwar aufgrund des Drucks auf ihre Einstellungsverfahren die Schwimmtests mit der ärztlichen Untersuchung kombiniert habe, sie jedoch eine separate Bewertung der Kosten im Zusammenhang mit den Schwimmtests hätte vornehmen müssen.

Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag, wonach Frontex seine Entscheidung überdenken sollte, den Beschwerdeführern nicht die gesamten Reise- und Aufenthaltskosten zu erstatten, und erwägen sollte, ihnen unvermeidbare Kosten im Zusammenhang mit den von ihnen durchgeführten Schwimmtests zu erstatten. Frontex erklärte sich bereit, einen Beitrag in Form eines Tagegelds für die zusätzlichen Tage zu leisten, die sich die Beschwerdeführer in Warschau aufhielten, um die Schwimmtests abzulegen.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Feststellung ab, dass Frontex den Lösungsvorschlag angenommen habe.

 

Der Fall betraf die Bewertung eines Angebots im Bereich Übersetzungs- und Redaktionsdienstleistungen durch das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union (im Folgenden „Übersetzungszentrum“). Insbesondere äußerte sich der Beschwerdeführer besorgt über die Auslegung der Auswahl- und Zuschlagskriterien durch das Übersetzungszentrum und die Bewertung der Zuschlagskriterien sowie über die Entscheidung des Übersetzungszentrums, auf einen Verfahrensschritt der „Verdingungsunterlagen“ (der für das Vergabeverfahren geltenden Vorschriften) zu verzichten.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das Übersetzungszentrum die Auswahl- und Zuschlagskriterien in den Spezifikationen der Ausschreibung nicht klar definiert und nicht unterschieden hat. Dies stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Da das Übersetzungszentrum jedoch letztlich keinen Auftrag für die in der Beschwerde in Rede stehenden Übersetzungsdienstleistungen vergeben habe, sei der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass mit einer Empfehlung kein zweckdienlicher Zweck erfüllt werde.

Der Bürgerbeauftragte schlug jedoch Verbesserungsvorschläge vor, wonach das Übersetzungszentrum bei künftigen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen in den Spezifikationen der Ausschreibung eindeutig zwischen Auswahl- und Zuschlagskriterien unterscheiden sollte, um der EU-Haushaltsordnung zu entsprechen. In diesem Zusammenhang sollte das Übersetzungszentrum auch klare Anweisungen dazu geben, welche Art von Nachweisen sowohl für die Auswahl- als auch für die Zuschlagskriterien vorzulegen ist. Die Bürgerbeauftragte erklärte ferner, dass sie künftige Ausschreibungen überwachen und gegebenenfalls eine erneute Untersuchung der Angelegenheit erwägen werde.

Der Bürgerbeauftragte wies ferner darauf hin, dass es eine gute Verwaltungspraxis sei, sicherzustellen, dass die Bieter von jeder Entscheidung, auf die in den Spezifikationen der Ausschreibung festgelegten Verfahrensschritte zu verzichten, Kenntnis hätten, und dass es bedauerlich sei, dass das Übersetzungszentrum dies nicht getan habe. Die fehlende Unterrichtung der Bieter über den Verzicht auf einen Verfahrensschritt stellte ebenfalls einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Darüber hinaus vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass der Verzicht auf den Verfahrensschritt gegen geltende Vorschriften verstößt. Sie machte diesbezüglich einen entsprechenden Verbesserungsvorschlag.

Der Fall betraf eine Studie, die von einer Forschungseinrichtung im Rahmen eines Vertrags mit der EU-Delegation in Guinea-Bissau erstellt wurde. Die Organisation äußerte Bedenken hinsichtlich der Bedingungen im Zusammenhang mit der Veröffentlichung der Studie, insbesondere, dass sie kostenlos verteilt werden sollte. Die Organisation war der Ansicht, dass diese Bedingung die Veröffentlichung der Studie als akademisches Buch wirksam verhindern würde, da akademische Verlage kommerzielle Unternehmen sind, die mit den von ihnen veröffentlichten Büchern Gewinne erzielen.

Die Untersuchung ergab, dass die Studie im Rahmen eines „Dienstleistungsvertrags“ in Auftrag gegeben worden war, in dessen Rahmen die Europäische Kommission, die für das betreffende Gesamtbudget verantwortlich ist, das Eigentum an der Studie erwarb. Daher wurde die Studie als „öffentliches Gut“ angesehen, und die Kommission hat zu Recht darauf bestanden, dass sie der Öffentlichkeit kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

Der Bürgerbeauftragte hielt es für angemessen, dass die Kommission darauf besteht, dass die Studie kostenlos verteilt wird, da sie aus EU-Mitteln erstellt wurde und daher nicht kommerzialisiert werden sollte. Dennoch hielt es der Bürgerbeauftragte für bedauerlich, dass die Kommission die Bedingungen für die Veröffentlichung erst nach Abschluss der Studie klar festgelegt hatte. Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall mit der Feststellung ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt seien, schlug jedoch vor, ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

In dem Fall ging es darum, wie das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) mit einem Antrag eines kürzlich geborenen Bewerbers umgegangen war, eine mündliche Prüfung (Interview) in einem Auswahlverfahren für Sachverständige für technische Unterstützung umzuplanen. Das EPSO hatte sich bereit erklärt, ein Vorstellungsgespräch zu verschieben, es jedoch auf den gleichen Tag wie ein anderes Vorstellungsgespräch im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren zu verschieben. Die Beschwerdeführerin war unzufrieden damit, wie EPSO mit ihrer Verwaltungsbeschwerde in dieser Angelegenheit umgegangen war.

Die Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass es für EPSO nicht angemessen sei, zwei Tests am selben Tag zu planen, da alle anderen Bewerber die Tests an getrennten Tagen ablegen könnten. Dies war für die Beschwerdeführerin besonders schwierig, da sie vor kurzem geboren hatte. Die Art und Weise, wie EPSO mit dem Antrag umging, stellte daher einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Zu diesem Zweck schlug der Bürgerbeauftragte EPSO vor, einen Dialog mit dem Beschwerdeführer aufzunehmen, um eine angemessene und faire Lösung zu finden.