Hergestellt gemäß Artikel 2 Absatz 10 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten [1]

Hintergrund der Beschwerden

1. Bei den Beschwerdeführern handelt es sich in diesen Fällen um zwei portugiesische Staatsangehörige, die an einem Auswahlverfahren [2] teilgenommen haben, das 2023 von der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) organisiert wurde, um Mitglieder ihrer „ständigen Reserve“ einzustellen.

2. Im Mai 2024 erhielten beide Beschwerdeführer, nachdem sie die Anfangsphase des Auswahlverfahrens bestanden hatten, ein Schreiben von Frontex, in dem ihnen Stellen als „Vertragsbedienstete“ angeboten wurden. Die Angebote waren u. a. an die Bedingung geknüpft, dass sich die Beschwerdeführer einer Schwimmprüfung und einer ärztlichen Untersuchung unterziehen mussten. In den Angeboten wurde auch angegeben, dass die Beschwerdeführer ihre Tätigkeit voraussichtlich am 1. Juli 2024 aufnehmen würden, ohne dass die Möglichkeit bestünde, den Termin zu verschieben.

3. Beide Bewerber nahmen die bedingten Angebote an und reisten im Mai 2024 zum Hauptsitz von Frontex in Warschau (Polen), um sich den Schwimmtests und der medizinischen Untersuchung zu unterziehen. Beide Kandidaten trafen sich auch mit dem Personalteam von Frontex, um ihre Förderfähigkeit zu bestätigen.

4. Im Juni 2024 erhielten beide Beschwerdeführer förmliche Stellenangebote von Frontex. Einige Tage vor Erhalt des förmlichen Angebots hatte sich ein Beschwerdeführer bereits an seinen Arbeitgeber (im öffentlichen Sektor Portugals) gewandt, um einen langfristigen unbezahlten Urlaub zu beantragen, um die Stelle bei Frontex zu übernehmen. Der andere Beschwerdeführer, der für einen ähnlichen Arbeitgeber in Portugal arbeitete, stellte einen solchen Antrag sehr kurz nach Erhalt des Angebots von Frontex. Weder dem Beschwerdeführer wurde jedoch ein solcher Langzeiturlaub gewährt, und beide teilten Frontex mit, dass sie die Angebote aus diesem Grund nicht annehmen könnten.

5. Frontex teilte den Beschwerdeführern gesondert mit, dass sie keinen Anspruch auf Erstattung ihrer Reise- und Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit ihren Reisen nach Warschau im Mai 2024 hätten, da sie beschlossen hätten, die Stellenangebote abzulehnen.

6. Beide Beschwerdeführer nutzten dann den internen Beschwerdemechanismus von Frontex [3], um Beschwerden über die Entscheidungen, ihre Kosten nicht zu erstatten, einzureichen.

7. Frontex wies beide Beschwerden im Dezember 2024 zurück. In beiden Fällen bestätigte sie, dass sie den Beschwerdeführern ihre Reisen nach Warschau im Mai 2024 nicht erstatten werde. Frontex verwies auf Artikel 6 Absatz 5 der Regelung über Finanzbeiträge [4], wonach Bewerber, die sich für medizinisch geeignet befunden haben, aber keine Tätigkeit aufnehmen, keinen Anspruch auf Erstattung der Reise- oder Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit der ärztlichen Untersuchung vor der Einstellung haben. Er betonte, dass die Erstattung nicht von der Annahme des Stellenangebots abhängt, sondern von der tatsächlichen Aufnahme von Aufgaben bei Frontex. Frontex wies auch darauf hin, dass die Beschwerdeführer ihre Arbeitgeber früher hätten kontaktieren müssen, da sie wussten, dass ihr nationales Recht eine Kündigungsfrist von drei Monaten für den Beginn eines Langzeiturlaubs vorsah.

8. Die Beschwerdeführer wandten sich im Dezember 2024 bzw. Januar 2025 an den Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

9. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu der Entscheidung von Frontex ein, den Beschwerdeführern ihre Reise- und Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit ihren Reisen nach Warschau im Mai 2024 nicht zu erstatten.

10. Im Laufe der Untersuchung traf das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten mit Vertretern von Frontex zusammen und erhielt anschließend die Kommentare der Beschwerdeführer als Reaktion auf den Sitzungsbericht.

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

Von den Beschwerdeführern

11. Beide Beschwerdeführer brachten vor, dass sie die Stellenangebote nicht abgelehnt hätten, aber daran gehindert worden seien, Frontex beizutreten, weil ihre nationalen Arbeitgeber sich geweigert hätten, ihnen langfristigen unbezahlten Urlaub zu gewähren. Sie wiesen darauf hin, dass ein solcher Antrag nach portugiesischem Recht drei Monate vor Beginn des Urlaubs gestellt werden müsse. Sie gingen davon aus, dass die Ablehnung wahrscheinlich auf die Nichteinhaltung dieser Frist zurückzuführen sei. Die Beschwerdeführer betonten, dass das langsame Einstellungsverfahren von Frontex sie in eine unmögliche Lage gebracht habe, da sie keinen Urlaub beantragen könnten, bevor sie wüssten, ob ihnen eine Stelle angeboten werde – etwas, das erst im Juni 2024 sicher wurde.

12. Einer der Beschwerdeführer machte ferner geltend, dass er Warschau nicht nur besucht habe, um sich der ärztlichen Untersuchung zu unterziehen, sondern auch, um sich einer Schwimmprüfung zu unterziehen, und dass ihm dieser Aspekt der Reise auf jeden Fall erstattet werden müsse. Er weist darauf hin, dass die Vorschriften von Frontex zwar die Erstattung von Kosten im Zusammenhang mit der ärztlichen Untersuchung mit dem Kandidaten in Verbindung bringen, der sein Amt bei Frontex antritt, dies bei den Schwimmtests jedoch nicht der Fall sei.

von Frontex

13. Frontex wies darauf hin, dass die Bewerber in diesen Fällen die Stellenangebote angenommen hätten, aber keine Arbeit aufgenommen hätten, weil ihre portugiesischen Arbeitgeber ihre Urlaubsanträge abgelehnt hätten, die nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist eingereicht worden seien. Sie betonten, dass für die Festsetzung der Erstattung nicht die Absicht der Bewerber ausschlaggebend sei, sondern die Frage, ob sie tatsächlich ihr Amt angetreten hätten. Frontex stellte ferner fest, dass die Beschwerdeführer von ihren nationalen Ämtern zurückgetreten sein könnten, um Frontex beizutreten. Die Tatsache, dass ihnen Langzeiturlaub verweigert wurde, hinderte sie daher nicht daran, die Stellen zu übernehmen.

14. In Bezug auf die für die Erstellung der Stellenangebote benötigte Zeit erklärte Frontex, dass die bedingten Angebote (vorbehaltlich des Schwimmtests und der ärztlichen Untersuchung) sechs Wochen vor den formellen Angeboten im Juni übermittelt wurden. Die Verträge selbst wurden zwei Wochen vor dem Startdatum ausgestellt. Die Bewerber wurden während des gesamten Verfahrens darüber informiert, dass das Anfangsdatum nicht verhandelbar war. Frontex stellte fest, dass dieser Ansatz für die überwiegende Mehrheit der Kandidaten funktionierte. Sie erklärte auch, dass sie ein beispielloses Volumen von Einstellungsverfahren mit Tausenden von Bewerbungen handhabe und daher keine Flexibilität bei den Startterminen bieten könne, da die Einstellungsverfahren an Schulungspläne gebunden seien.

15. In Bezug auf die Schwimmtests erklärte Frontex, dass die Entscheidung über die Reisen der Beschwerdeführer nach Warschau auf dem Grundsatz beruhe, dass Reise- und Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit der ärztlichen Untersuchung in keinem Fall erstattet würden. Obwohl Bewerber, die zur Teilnahme an Auswahlaktivitäten eingeladen werden und unabhängig vom Ergebnis erstattet werden, war in diesem Fall der Hauptgrund für die Reisen nach Warschau die ärztliche Untersuchung. Normalerweise würden die Bewerber die Schwimmtests zu einem früheren Zeitpunkt absolvieren, aber 2024 musste das Auswahlverfahren anders durchgeführt werden, was eine Kombination der Schwimmtests mit der ärztlichen Untersuchung erforderte.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

16. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass sich die Beschwerdeführer länger in Warschau aufhielten, weil sie sich zusätzlich zur ärztlichen Untersuchung Schwimmtests unterziehen mussten, und dass diese Tests und die ärztlichen Untersuchungen nicht am selben Tag durchgeführt wurden. Dies bedeutete, dass den Beschwerdeführern zusätzliche Nebenkosten entstanden, insbesondere für die zusätzlichen Übernachtungen in Hotels und Aufenthaltskosten.

17. Während in den Vorschriften von Frontex festgelegt ist, dass erfolgreichen Bewerbern, die für medizinisch geeignet befunden werden, sich aber weigern, ihre Tätigkeit bei Frontex aufzunehmen, keine Reise- oder Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit der ärztlichen Untersuchung vor der Einstellung erstattet werden, wird eine solche Beschränkung der Erstattung nicht auf die anderen Tests angewandt, denen die Bewerber unterzogen werden.

18. Während Frontex die Schwimmtests aufgrund des Drucks auf die Einstellungsverfahren mit der ärztlichen Untersuchung kombinierte, hätte sie eine separate Bewertung der Kosten im Zusammenhang mit den Schwimmtests vornehmen müssen. Dies ist besonders relevant, da die Schwimmtests zwei Tage später stattfanden und die Beschwerdeführer gezwungen waren, sich für einen längeren Zeitraum in Warschau aufzuhalten. Vor diesem Hintergrund wird der Bürgerbeauftragte einen Lösungsvorschlag unterbreiten.

Der Lösungsvorschlag

Der Bürgerbeauftragte schlägt vor, dass Frontex seine Entscheidung überdenken sollte, den Beschwerdeführern nicht die gesamten Reise- und Aufenthaltskosten zu erstatten, und erwägen sollte, ihnen unvermeidbare Kosten im Zusammenhang mit den von ihnen durchgeführten Schwimmtests zu erstatten, insbesondere für die zusätzlichen Übernachtungen in einem Hotel und den täglichen Aufenthalt. 

Frontex wird ersucht, die Bürgerbeauftragte bis zum 15. September 2025 über alle Maßnahmen zu unterrichten, die sie in Bezug auf den oben genannten Lösungsvorschlag ergriffen hat.

Teresa Anjinho
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, 20.6.2025

[1] Abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] Stellenausschreibung RCT-2023-00022 – https://microsite.frontex.europa.eu/de/recruitments/RCT-2023-00022

[3] Gemäß Art. 90 Abs. 2 des Statuts der Beamten der Europäischen Union.

[4] https://www.frontex.europa.eu/assets/Careers/Rules_on_financial_contributions_towards_travel_and_subsistence_expenses_for_candidates_invited_to_a_selection_procedure.pdf