Der Beschwerdeführer, eine in Belgien ansässige gemeinnützige Organisation, nahm an einem EU-finanzierten Projekt teil, das darauf abzielte, Probleme älterer Menschen bei der Nutzung von IKT-Lösungen anzugehen. Eine Finanzprüfung ergab, dass das vom Beschwerdeführer zur Erfassung der Arbeitszeit verwendete System unzuverlässig war. Infolgedessen bemühte sich die Kommission, mehr als 85 000 EUR vom Beschwerdeführer zurückzufordern.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die Prüfer anerkannt hatten, dass die Arbeit des Beschwerdeführers an zwei spezifischen „Leistungen“ legitim war, ebenso wie die Arbeitszeit. Sie vertrat daher die Auffassung, dass die Kommission nicht berechtigt gewesen sei, die mit dieser Arbeit verbundenen Personalkosten abzulehnen. Zu diesem Zweck empfahl sie der Kommission, den Betrag, den sie einziehen wollte, entsprechend zu kürzen.

Die Kommission akzeptierte die Empfehlung der Bürgerbeauftragten uneingeschränkt und stimmte zu, den wiedereinzuziehenden Betrag um fast 37 000 EUR zu kürzen. Vor diesem Hintergrund schloss der Bürgerbeauftragte den Fall ab. Die Bürgerbeauftragte führt jedoch weiterhin eine gesonderte Untersuchung zur Einziehung von Mitteln im Zusammenhang mit den anderen „Leistungen“ durch.

Der Fall betraf die Kündigung eines Dienstleistungsvertrags durch die Europäische Kommission. Der Beschwerdeführer behauptete, die Kommission habe auf seine Schreiben nicht geantwortet, den Dienstleistungsvertrag ohne triftigen Grund gekündigt und die Begleichung der an ihn gerichteten Rechnungen verzögert. Er forderte auch, für verspätete Zahlungen und Schäden entschädigt zu werden.

Die Bürgerbeauftragte untersuchte diese Vorwürfe. In Bezug auf die erste Frage gelangte sie zu dem Schluss, dass die Frage geklärt sei, da die Kommission schließlich auf die Schreiben des Beschwerdeführers geantwortet habe. In Bezug auf die zweite Behauptung, dass der Vertrag ohne triftigen Grund gekündigt worden sei, kam die Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission vorgelegen habe, da der Vertrag der Kommission das Recht einräume, den Vertrag jederzeit zu kündigen, und die Kommission in jedem Fall einen triftigen Grund für die Kündigung angegeben habe. In Bezug auf das dritte Vorbringen kam die Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass eine Lösung für das Problem der verspäteten Zahlung von Rechnungen gefunden wurde, da die Kommission dem Beschwerdeführer schließlich die für die geleistete Arbeit geschuldeten Beträge zahlte und sich bereit erklärte, Verzugszinsen zu zahlen. Schließlich kam die Bürgerbeauftragte in Bezug auf den Schadensersatzantrag zu dem Schluss, dass keine weitere Untersuchung der Angelegenheit erforderlich sei, da die Kommission dem Beschwerdeführer eine Entschädigung für den erlittenen Schaden gezahlt habe und der Vertrag keine Entschädigung für andere Arten von Schäden vorsehe.

Der Fall betraf die Ablehnung durch die Kommission und die vorgeschlagene Wiedereinziehung bestimmter Kosten im Zusammenhang mit an Unterauftragnehmer vergebenen Tätigkeiten im Rahmen einer RP6-Finanzhilfevereinbarung. Ausgehend von der Untersuchung des Bürgerbeauftragten beschloss die Kommission, die Einziehung von Kosten in Höhe von insgesamt fast 87 000 EUR nicht fortzusetzen. Die Kommission erklärte, dass sie beschlossen habe, ihre ursprüngliche Entscheidung auf der Grundlage zu ändern, dass der Beschwerdeführer in gutem Glauben und im Einklang mit den von der Kommission selbst erteilten Ratschlägen gehandelt habe.

Der Bürgerbeauftragte begrüßte diese neue Entscheidung; Sie hielt es jedoch für bedauerlich, dass der Beschwerdeführer seit mehreren Jahren die Aussicht auf eine umfangreiche Wiedereinziehung der über ihm hängenden Mittel hatte.

Der Beschwerdeführer, ein Forschungsinstitut mit Sitz in Land Z, nahm an einem EU-finanzierten Projekt des Siebten Rahmenprogramms für Forschung und technologische Entwicklung teil.

Eine Prüfung ergab Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit dem Projekt, was die Kommission dazu veranlasste, trotz Klarstellungen zu den von ihr vorgelegten Unregelmäßigkeiten die Wiedereinziehung von mehr als 300.000 Euro vom Beschwerdeführer anzufordern. Der Beschwerdeführer war mit dem Ergebnis nicht zufrieden und reichte eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten ein.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass einige der Feststellungen der Prüfer fehlerhaft waren. Da das wichtigste Problem darin bestand, den tatsächlichen Beginn des Projekts zu bestimmen, schlug der Bürgerbeauftragte als Lösung vor, dass die Kommission einen Sachverständigen konsultiert, um die diesbezüglichen Feststellungen der Prüfer zu überprüfen oder eine „technische Prüfung“ anzuordnen, wie dies in der „Finanzhilfevereinbarung“ vorgesehen ist. Die Kommission akzeptierte die Lösung, sofern die Kosten für die Auftragsvergabe an den Sachverständigen von beiden Parteien gemeinsam getragen würden. Der Bürgerbeauftragte ersuchte die Kommission und den Beschwerdeführer, sich untereinander auf die Auswahl des zu bestellenden Sachverständigen zu einigen und den Fall abzuschließen.

Der größte Teil des EU-Haushalts wird jährlich für Fonds und Programme bereitgestellt, die von der Europäischen Kommission gemeinsam mit den Mitgliedstaaten verwaltet werden. Im Juni 2015 leitete die Bürgerbeauftragte eine Initiativuntersuchung zur Aktualität der Zahlungen der Kommission ein, wobei der Schwerpunkt auf Zahlungen an private Auftragnehmer und Begünstigte lag, die wahrscheinlich am stärksten unter Zahlungsverzug zu leiden haben. Diese Untersuchung folgte vier früheren Untersuchungen zum gleichen Thema.

Der Bürgerbeauftragte ersuchte um Informationen über die Anzahl und den Prozentsatz der Fälle, in denen Zahlungsverzögerungen auftraten, das Ausmaß der Verzögerungen, die betreffenden Beträge und die Fälle, in denen aufgrund von Zahlungsverzug Zinsen gezahlt wurden. Der Bürgerbeauftragte führte auch eine Vor-Ort-Prüfung durch, um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, wie der Zahlungsprozess in der Praxis funktioniert.

Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Gesamtanteil der verspäteten Zahlungen seit 2013 aufgrund von zwei Hauptfaktoren gestiegen ist. Erstens wurden in der derzeitigen Haushaltsordnung, die am 1. Januar 2013 in Kraft trat, strengere Zahlungsfristen festgelegt. Zweitens hat die EU-Haushaltsbehörde (d. h. Parlament und Rat) den Betrag der „Zahlungsermächtigungen“ im Jahr 2014 begrenzt, d. h. die Mittel, die den Organen für die Zahlung von Rechnungen im Laufe des Jahres zugewiesen wurden.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Fortschritte, die die Kommission bei der Verringerung der Zahl und des Werts verspäteter Zahlungen im Jahr 2015 erzielt hat, nachdem sie 2014 ihren Höchststand erreicht hatten. Sie räumt ein, dass der Mangel an Mitteln für Zahlungen ein außergewöhnlicher Faktor war, der sich der Kontrolle der Kommission entzieht. Die Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass die erhöhten Durchschnittswerte für Zahlungsverzug ab 2013 nicht bedeuteten, dass sich die Leistung der Kommission in absoluten Zahlen verschlechtert hatte. Gleichzeitig betont die Bürgerbeauftragte, dass die Kommission erhebliche Anstrengungen unternehmen muss, um die strengeren gesetzlichen Fristen einzuhalten, die mit der derzeitigen Haushaltsordnung eingeführt wurden.

Die Prüfung der Bürgerbeauftragten ergab, dass die Kommission ihre Leistung in diesem Bereich genau überwacht und viele bewährte Verfahren entwickelt hat. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch besorgt darüber, dass einige der kürzlich von der Kommission angekündigten Maßnahmen bereits 2010 im Anschluss an eine vom Bürgerbeauftragten im Rahmen einer früheren Untersuchung eingeleitete Konsultation zur Sprache gebracht wurden.

Im Juli 2014 lehnte die Kommission den Antrag der Beschwerdeführerin auf Arbeit als Sachverständige für ein Projekt in Indonesien ab, da sie sich bereits verpflichtet hatte, gleichzeitig an einem von der EU finanzierten Projekt in Liberia zu arbeiten. Die Beschwerdeführerin stellte erneut einen Antrag, als sich das Projekt in Liberia aufgrund der Ebola-Krise verzögerte, und wies darauf hin, dass sie tatsächlich für die Arbeit an dem Projekt in Indonesien zur Verfügung stand.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission berechtigt ist, Sachverständige aufzufordern, ausschließlich für bestimmte Zeiträume an Projekten zu arbeiten. Sie weist darauf hin, dass die Beschwerdeführerin erklärt habe, dass sie für die ausschließliche Arbeit an zwei sich überschneidenden Projekten zur Verfügung stehe. Diesen Widerspruch hat die Beschwerdeführerin bei ihrem Erstantrag nicht erklärt. Auf der Grundlage der vorgelegten Informationen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission den ersten Antrag des Beschwerdeführers zu Recht abgelehnt hat. In Bezug auf den zweiten Antrag gab die Beschwerdeführerin tatsächlich an, dass die anhaltende Ebola-Krise in Liberia bedeute, dass sie tatsächlich frei sei, an dem Projekt in Indonesien zu arbeiten. Anschließend prüfte die Kommission ihre Situation erneut. Nach Ansicht der Bürgerbeauftragten hat sie ein faires und angemessenes Urteil gefällt, als sie zu dem Schluss kam, dass die Beschwerdeführerin ihre Verfügbarkeit nicht garantieren konnte. Die Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass die Kommission auch keinen Fehler begangen hat, als sie ihren zweiten Antrag auf Arbeit am indonesischen Projekt abgelehnt hat. Es stellt sich jedoch die Frage, wie die Kommission mit den Rechten von Experten umgeht, die in Krisen wie dem Ebola-Ausbruch verwickelt sind.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Feststellung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt. Sie schlägt der Kommission vor, in Fällen, in denen ein Projekt ausgesetzt werden muss, bereit zu sein, jeden betroffenen Sachverständigen von einer Ausschließlichkeitsverpflichtung freizustellen.

Der Fall betraf die Entlassung eines Teamleiters in einem von der EU finanzierten Projekt in Zentralamerika.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die Kommission angemessen gehandelt hatte, indem sie dem Begünstigten des Projekts erlaubte, den Teamleiter nach Unterzeichnung des Vertrags zu entlassen. Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall daher ab.

Der Beschwerdeführer hatte einen Finanzhilfevertrag mit der Europäischen Kommission über die Finanzierung eines Projekts in Ägypten. Nach diesem Vertrag musste der Beschwerdeführer eine finanzielle Sicherheit einer Bank oder eines Finanzinstituts mit Sitz in der EU leisten, um die Vorfinanzierung des Projekts durch die Kommission sicherzustellen. Nach Inkrafttreten des Vertrags stellte sich heraus, dass der Beschwerdeführer nicht in der Lage war, die erforderliche finanzielle Sicherheit zu leisten. Aus diesem Grund hat die Kommission den Vertrag gekündigt.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission ihrer vertraglichen Verpflichtung nachgekommen war, den Beschwerdeführer vor der Kündigung des Vertrags zu konsultieren. Angesichts der Informationen, die der Beschwerdeführer der Kommission über seine finanziellen Möglichkeiten übermittelte, stellte der Bürgerbeauftragte auch fest, dass die Kommission vernünftigerweise verstehen konnte, dass der Beschwerdeführer ohne Vorfinanzierung nicht in der Lage gewesen wäre, das Projekt durchzuführen, und dass daher weitere Konsultationen unnötig waren.

Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die Kommission bei der Kündigung des Vertrags mit dem Beschwerdeführer rechtmäßig und angemessen gehandelt habe. Der Bürgerbeauftragte schlug jedoch vor, dass die Kommission bei künftigen Verträgen erwägt, in die Standardvertragsklauseln eine Bestimmung aufzunehmen, die den Zuschussempfänger berechtigt, auf die Vorfinanzierung der Kommission zu verzichten. Dadurch würde die Verpflichtung zur Leistung einer finanziellen Garantie aufgehoben, wenn der Begünstigte nachweisen kann, dass er über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen finanziellen Mittel verfügt. Der Bürgerbeauftragte forderte die Kommission ferner auf, in einem Kündigungsschreiben stets die genaue Rechtsgrundlage für diese Entscheidung sowie die Optionen für die Einlegung eines Rechtsbehelfs gegen die Entscheidung anzugeben.

Der Fall betraf die Entscheidung der Kommission, bestimmte von einem Partner für ein von der EU finanziertes Projekt geltend gemachte Kosten nicht zu akzeptieren. Aufgrund der Entscheidung der Kommission wurde ihre Abschlusszahlung an das Konsortium um den Betrag gekürzt, den dieser Partner als Vorfinanzierung erhalten hatte. Der Koordinator argumentierte, dass die Kommission verpflichtet sei, die zu Unrecht an den betreffenden Partner gezahlten Mittel zurückzufordern.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission das Problem korrekt behandelt hatte, da sie eine Einziehung nur hätte einleiten können, wenn es eine Schuld gegenüber der Union gegeben hätte. Die Verteilung der Finanzierung auf die Projektpartner ist eine andere Frage, in die die Kommission nicht eingreifen muss. Der Bürgerbeauftragte stellte daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission fest.

Der Fall betraf die Entscheidung der Kommission, bestimmte von einem Partner für ein EU-finanziertes Projekt geltend gemachte Kosten für nicht förderfähig zu erklären. Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach der Angelegenheit und stellte fest, dass die Gründe der Kommission, die fraglichen Kosten nicht zu akzeptieren, angemessen waren. Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall daher mit der Feststellung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt.

Bei dem Beschwerdeführer handelt es sich um ein KMU, das als Begünstigter an einem Projekt der Kommission teilgenommen hat. Sie vergütet ihre Mitarbeiter teilweise durch Dividendenzahlungen. Als die Kommission im Jahr 2014 einen Teil der Personalkosten des Beschwerdeführers als nicht förderfähig zurückwies, argumentierte der Beschwerdeführer, dass die Kommission ihr Vergütungsmodell zuvor gebilligt habe und dass sie daher ein berechtigtes Vertrauen darauf habe, dass ihre Personalkosten entsprechend erstattet würden. Der Beschwerdeführer wandte sich an den Bürgerbeauftragten.

Nach Prüfung der Kommissionsakte stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission das Vergütungsmodell des Beschwerdeführers nicht ausdrücklich gebilligt hatte und dass die Voraussetzungen für das Bestehen eines berechtigten Vertrauens nicht erfüllt waren. Der Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass der Standpunkt der Kommission rechtlich korrekt war und mit der Finanzhilfevereinbarung im Einklang stand. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch auch fest, dass die Kommission fleißiger hätte sein können und den Beschwerdeführer beim Beitritt zum Projekt darauf hingewiesen hätte, dass sein Vergütungsmodell nicht akzeptabel wäre. In einem weiteren Schreiben an den Beschwerdeführer brachte die Kommission ihr Bedauern über die Entwicklung der Ereignisse zum Ausdruck, äußerte aber auch die Hoffnung, dass der Beschwerdeführer seine Beteiligung an dem Projekt fortsetzen werde. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission bei der Bearbeitung dieses Falls keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit aufwies, obwohl es bedauerlich war, dass der Beschwerdeführer verstand, dass sein Vergütungsmodell von der Kommission akzeptiert würde.