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Beschluss darüber, wie die Europäische Fischereiaufsichtsagentur (EFCA) Bedenken hinsichtlich mangelnder Transparenz bei ihren Personalauswahlverfahren ausgeräumt hat (Fall 845/2023/KT)
Entscheidung
Fall 845/2023/KT - Geöffnet am Freitag | 26 Januar 2024 - Entscheidung vom Donnerstag | 16 Mai 2024 - Betroffene Institution Europäische Fischereiaufsichtsagentur ( Durch die Einrichtung beigelegt , Keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt ) - Land Spanien
Beschwerde eingereicht
08/05/2023Analyse der Beschwerde
08/05/2023Laufende Untersuchung
06/06/2023Ergebnis der Untersuchung
16/05/2024
Der Beschwerdeführer war unzufrieden damit, wie die Europäische Fischereiaufsichtsagentur (EFCA) seine Bedenken hinsichtlich mangelnder Transparenz bei ihren Personalauswahlverfahren ausgeräumt hatte. Er behauptete unter anderem, dass die EFCA die erfolglosen Bewerber nicht über das Ergebnis ihrer Bewerbungen informiert habe.
Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und bat die EFCA um Klarstellungen in dieser Angelegenheit.
Im Laufe der Untersuchung teilte die EFCA dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie Maßnahmen ergreifen wolle, um alle erfolglosen Bewerber nach jeder Phase eines Auswahlverfahrens einzeln informieren zu können. Die Bürgerbeauftragte forderte die EFCA auf, sie innerhalb von sechs Monaten über die von ihr zu diesem Zweck ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten, und vertrat die Auffassung, dass zu diesem Zeitpunkt keine weiteren Untersuchungen in dieser Angelegenheit gerechtfertigt sind.
Die Untersuchung der Bürgerbeauftragten zeigte auch Probleme auf, wie Bewerber Beschwerden über Auswahlverfahren einreichen können. Im Laufe der Untersuchung richtete die EFCA ein funktionales Postfach für Verwaltungsbeschwerden von erfolglosen Bewerbern ein. Der Bürgerbeauftragte begrüßte diesen Schritt und schloss diesen Aspekt der Untersuchung als abgeschlossen ab.
Hintergrund der Beschwerde
1. Im Dezember 2022 veröffentlichte die Europäische Fischereiaufsichtsagentur (EFCA) eine Stellenausschreibung für Personalassistenten [1].
2. Im Mai 2023 ersuchte der Beschwerdeführer, der Kenntnis vom Abschluss des oben genannten Auswahlverfahrens erlangt hatte, die EFCA, ihm die Liste der vom Auswahlverfahren ausgeschlossenen und zum Auswahlverfahren zugelassenen Bewerber sowie deren inhaltliche Bewertung durch die EFCA vorzulegen. Außerdem bittet er um die Liste der ausgewählten Kandidaten und deren Stellvertreter.
3. Die EFCA antwortete, dass sie die Bewerber auf der Grundlage der in der Stellenausschreibung festgelegten Auswahlkriterien bewertet habe. Sie könne keine personenbezogenen Daten über die Bewerber weitergeben, wie z. B. die Namen der zum Auswahlverfahren zugelassenen Bewerber oder der in der Liste der erfolgreichen Bewerber (im Folgenden „Reserveliste“) aufgeführten Bewerber oder deren Punktzahlen.
4. Im Mai 2023 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten und äußerte Bedenken hinsichtlich der mangelnden Transparenz bei den von der EFCA organisierten Personalauswahlverfahren, einschließlich seiner Besorgnis, dass die EFCA die Bewerber nicht über das Ergebnis ihrer Bewerbungen informierte.
Die Untersuchung
5. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Informationen ein, die die EFCA den Bewerbern in Auswahlverfahren zur Verfügung stellte.
6. Im Rahmen der Untersuchung bat die Bürgerbeauftragte die EFCA um Klärung, ob sie erfolglose Bewerber nach Abschluss jeder Phase eines Auswahlverfahrens informiert und, wenn ja, wie. In diesem Zusammenhang erinnerte der Bürgerbeauftragte die EFCA daran, dass es eine gute Verwaltungspraxis sei, die Bewerber individuell über den Stand ihrer Bewerbungen zu informieren, da die Angelegenheit insbesondere für die Gewährleistung des effektiven Rechts eines Antragstellers auf Einlegung eines Rechtsbehelfs wichtig sei [2].
7. Die Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass die Informationen, die die EFCA den Bewerbern über Verwaltungsbeschwerden [3] zur Verfügung stellte, den Anschein erweckten, dass die Bewerber eine solche Beschwerde nur auf dem Postweg einreichen könnten (da keine entsprechende E-Mail-Adresse angegeben wurde). Der Bürgerbeauftragte forderte die EFCA daher auf, klarzustellen, wie Bewerber Beschwerden über Auswahlverfahren einreichen können. In diesem Zusammenhang wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass es eine gute Verwaltungspraxis sei, Bewerbern in Personalauswahlverfahren die Möglichkeit zu geben, Beschwerden (auch) elektronisch einzureichen [4].
8. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort der EFCA.
Wie die EFCA mit erfolglosen Kandidaten kommuniziert
Antwort der EFCA auf das Auskunftsersuchen des Bürgerbeauftragten
9. Die EFCA erklärte, dass nur Bewerber kontaktiert werden, die für ein Vorstellungsgespräch in die engere Wahl kommen. Dies wird in den Stellenausschreibungen erwähnt. In jeder Stellenausschreibung werden die Bewerber jedoch auf die Website der EFCA verwiesen, die sich mit Auskunftsersuchen und Rechtsbehelfen befasst. Gemäß dieser Website können nicht in die engere Wahl gezogene Bewerber innerhalb der Dreimonatsfrist, die einen Monat nach Ablauf der in der Stellenausschreibung festgelegten Bewerbungsfrist beginnt, um Informationen ersuchen. In Bezug auf die in die engere Wahl gezogenen Bewerber informiert die EFCA sie systematisch über das Ergebnis weiterer Prüfungen und darüber, ob sie in die Reserveliste aufgenommen wurden oder nicht.
10. Die EFCA fügte hinzu, dass die Unterrichtung aller Kandidaten, die nicht in die engere Wahl kommen, über das Ergebnis ihrer Bewerbung eine erhebliche Arbeitsbelastung mit sich bringen würde. Da die Bewerberinnen und Bewerber jedoch die Möglichkeit haben, Informationen über den Stand ihrer Bewerbungen anzufordern, ist die EFCA der Auffassung, dass das Beschwerderecht der Bewerberinnen und Bewerber gewährleistet ist.
11. Als Reaktion auf den Hinweis der Bürgerbeauftragten, auch nicht in die engere Wahl gekommene Bewerber individuell über das Ergebnis ihrer Bewerbungen zu informieren, erklärte die EFCA, dass sie Schritte unternehmen werde, um dies in künftigen Auswahlverfahren sicherzustellen. Zu diesem Zweck prüft die EFCA derzeit die Möglichkeit, eine automatisierte Lösung zu implementieren, die es ihr ermöglichen würde, alle erfolglosen Bewerber zu benachrichtigen. Die EFCA beabsichtigt, diese Maßnahme bis Ende September 2024 umzusetzen. Im Anschluss daran wird die EFCA den Text ihrer Stellenausschreibungen sowie die Informationen über Auskunftsersuchen und Rechtsbehelfe, die auf ihrer speziellen Website abrufbar sind, aktualisieren.
Bewertung des Bürgerbeauftragten
12. Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage der EFCA, die Kommunikation mit erfolglosen Bewerbern in allen Phasen ihrer Personalauswahlverfahren zu verbessern. Angesichts der Bedeutung der Angelegenheit wird die EFCA ersucht, den Bürgerbeauftragten innerhalb von sechs Monaten nach dieser Entscheidung über die von ihr zu diesem Zweck ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten. Bis dahin vertraut der Bürgerbeauftragte darauf, dass die EFCA ihr Möglichstes tun wird, um die Standards einer guten Verwaltung in ihrer Kommunikation mit erfolglosen Kandidaten mit allen möglichen Mitteln anzuwenden.
13. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass zu diesem Aspekt der Beschwerde zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind.
Wie die EFCA Beschwerden von erfolglosen Bewerbern erhält
Antwort der EFCA auf das Auskunftsersuchen des Bürgerbeauftragten
14. In ihrer Antwort erklärte die EFCA, dass es bereits ihre Praxis sei, Beschwerden von erfolglosen Bewerbern in ihren Personalauswahlverfahren per E-Mail entgegenzunehmen. Sie fügte jedoch hinzu, dass sie nun ein funktionales Postfach für solche Beschwerden eingerichtet und die einschlägigen Informationen, die den Bewerbern zur Verfügung stehen, aktualisiert hat.
Bewertung des Bürgerbeauftragten
15. Gemäß den aktualisierten Informationen, die auf der Website der EFCA zu Auskunftsersuchen und Rechtsbehelfen veröffentlicht wurden, kann ein Bewerber eine förmliche Beschwerde gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts schriftlich oder elektronisch an folgende Anschrift einreichen: [...]: Complaints@efca.europa.eu“[5]. Damit ist nun klar und deutlich, dass erfolglose Bewerberinnen und Bewerber auch per E-Mail Verwaltungsbeschwerden bei der EFCA einreichen können.
16. Die Bürgerbeauftragte lobt die EFCA dafür, dass sie das als problematisch eingestufte Problem rasch und effizient angegangen hat, und betrachtet diesen Aspekt der Untersuchung als erledigt.
Schlussfolgerungen
Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit den folgenden Schlussfolgerungen ab [6]:
Es sind keine weiteren Untersuchungen darüber gerechtfertigt, wie die Europäische Fischereiaufsichtsagentur (EFCA) nach jeder Phase eines Personalauswahlverfahrens mit erfolglosen Bewerbern kommuniziert. Die EFCA sollte den Bürgerbeauftragten innerhalb von sechs Monaten nach dieser Entscheidung über die Maßnahmen informieren, die sie ergriffen hat, um eine effiziente Kommunikation mit den erfolglosen Bewerbern in allen Phasen ihrer Personalauswahlverfahren zu gewährleisten.
Die EFCA hat den Aspekt der Untersuchung in Bezug auf die Art und Weise, wie sie Beschwerden von erfolglosen Bewerbern in ihren Personalauswahlverfahren erhält, geregelt.
Der Beschwerdeführer und die EFCA werden über diese Entscheidung unterrichtet.
Tina Nilsson
Leiterin des Referats Fallbearbeitung
Straßburg, 16.5.2024
[1] EFCA/TA/AST4/2213, abrufbar unter: https://www.efca.europa.eu/sites/default/files/atoms/files/EFCA-TA-AST4-2213%20-%20HR%20Assistant.pdf.
[2] Siehe Beschluss des Bürgerbeauftragten in der Sache 923/2009/(BB)FOR (Ziffer 12 und Schlussfolgerung) (abrufbar unter:
https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/5123)
[3] Gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts der Beamten der Europäischen Union [Verordnung Nr. 31 (EWG), 11 (EAG) zur Festlegung des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft, abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20240101].
[4] Siehe Beschluss des Bürgerbeauftragten in der Sache 174/2021/KT (zweiter Vorschlag), abrufbar unter:
https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/163564.
[5] https://www.efca.europa.eu/sites/default/files/2024-03/Requests%20for%20information%20and%20appeal_update%20March%202024.pdf
[6] Diese Beschwerde wurde gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen im Rahmen der delegierten Fallbearbeitung behandelt.