Zur Beschwerde

1. Im Jahr 2018 bewarb sich der Beschwerdeführer auf ein von der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) organisiertes Auswahlverfahren [1] zur Einstellung von Vertragsbediensteten mit verschiedenen Aufgaben. Das Auswahlverfahren umfasste eine erste Screening-Phase, in der alle förderfähigen Antragsteller anhand bestimmter Kriterien bewertet wurden. Bewerber mit der höchsten Punktzahl in dieser Phase würden zu einer schriftlichen Prüfung und einem Vorstellungsgespräch eingeladen.

2. Der Beschwerdeführer gehörte nicht zu den Antragstellern mit der höchsten Punktzahl in der Screening-Phase, und Frontex schloss ihn vom Auswahlverfahren aus. Der Beschwerdeführer legte daraufhin eine Verwaltungsbeschwerde gegen die Entscheidung von Frontex ein, ihn vom Auswahlverfahren auszuschließen. Da er keine Antwort erhalten hatte, wandte sich der Beschwerdeführer im Juli 2020 an den Bürgerbeauftragten.

3. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und bat Frontex unter anderem, auf die Beschwerde des Beschwerdeführers zu antworten. [2] In seiner Antwort erklärte Frontex, dass der Auswahlausschuss [3] seine ursprüngliche Bewertung erneut geprüft und bestätigt habe: Die Punktzahl des Beschwerdeführers betrug 65 %, während der Schwellenwert für die Einladung zur nächsten Phase des Auswahlverfahrens auf 70 % festgesetzt wurde.

4. Nachdem Frontex geantwortet hatte, schloss die Bürgerbeauftragte den Fall mit einem Vorschlag an Frontex ab, ihre Kommunikation mit erfolglosen Antragstellern in allen Phasen ihrer Personalauswahlverfahren zu verbessern.

5. Unzufrieden mit der Antwort von Frontex auf seine Verwaltungsbeschwerde wandte sich der Beschwerdeführer im Januar 2021 erneut an den Bürgerbeauftragten. Frontex habe es versäumt, auf seine spezifischen Argumente zur Bewertung seines Antrags im Auswahlverfahren 2018 einzugehen. Er beschwerte sich ferner darüber, dass Frontex auf sein Ersuchen um Rückmeldung zum Ergebnis eines Gesprächs und eines Tests, an dem er im August 2019 für eine freie Stelle teilgenommen hatte, in seiner Eigenschaft als erfolgreicher Bewerber, der in die im Rahmen eines anderen Auswahlverfahrens erstellte Auswahlliste aufgenommen wurde [4] (im Folgenden „Auswahlverfahren 2019“), nicht reagiert habe.

Die Untersuchung

6. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu folgenden Aspekten der Beschwerde ein:

a) die Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers im Auswahlverfahren 2018 durch Frontex sowie die Bedenken des Beschwerdeführers hinsichtlich der Behandlung seiner Verwaltungsbeschwerde in Bezug auf dieses Verfahren durch Frontex;

b) das Versäumnis von Froxtex, dem Beschwerdeführer Rückmeldung zum Auswahlverfahren 2019 zu geben.

7. In einem ersten Schritt forderte die Bürgerbeauftragte Frontex auf, auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Rückmeldung zu seiner Leistung im Auswahlverfahren 2019 zu antworten.

8. Im Rahmen der Untersuchung reagierte Frontex auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Rückmeldung zum Auswahlverfahren 2019. Anschließend hielt das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten ein Treffen mit Frontex ab, prüfte Dokumente im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren 2018 und stellte Frontex weitere Fragen und prüfte zusätzliche Dokumente. Der Beschwerdeführer übermittelte eine Stellungnahme zum nachfolgenden Kontrollbericht (der Bericht ist im Anhang zu dieser Entscheidung zu finden).

9. In dieser Entscheidung werden die von beiden Parteien vorgebrachten Argumente und Ansichten berücksichtigt.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

Auswahlverfahren 2018

10. Bei der Bewertung der Bewerber sind die Auswahlausschüsse an die Auswahlkriterien für das betreffende Auswahlverfahren gebunden. Gleichzeitig verfügen die Auswahlausschüsse nach der Rechtsprechung der Union bei der Beurteilung der Qualifikationen und der Berufserfahrung eines Bewerbers anhand dieser Kriterien über einen weiten Ermessensspielraum.[5] Die Rolle des Bürgerbeauftragten beschränkt sich somit auf die Feststellung, ob ein offensichtlicher Fehler des Auswahlausschusses vorliegt.[6] Die persönliche Überzeugung eines Bewerbers in Bezug auf seine Leistung kann die Bewertung des Auswahlausschusses nicht in Frage stellen und stellt für sich genommen keinen Beweis für einen offensichtlichen Fehler des Auswahlausschusses dar.[7]

11. Aus den Unterlagen und Erläuterungen, die Frontex im Rahmen dieser Untersuchung erhalten hat (siehe den diesem Beschluss beigefügten Kontrollbericht), geht kein offensichtlicher Fehler bei der Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers durch den Auswahlausschuss während der Screening-Phase des Auswahlverfahrens hervor.

12. Der Beschwerdeführer wurde anhand von vier vorab festgelegten Kriterien von drei einzelnen Bewertern bewertet. Diese vier Kriterien entsprachen vier der fünf in der Stellenausschreibung genannten beruflichen Kompetenzen.[8] Für jedes der vier beruflichen Kompetenzen wurden Bewerber mit 0 bis 5 Punkten ausgezeichnet. Die maximale Punktzahl, die ein Bewerber von einem Assessor für alle vier Kompetenzen erhalten konnte, betrug also 20 Punkte (vier Kompetenzen mal fünf Punkte). Die maximale Punktzahl, die ein Antragsteller in der Screening-Phase erhalten konnte, betrug somit 60 Punkte (drei Assessoren mal 20 Punkte), was einer Gesamtpunktzahl von 100 % entspricht.

13. Die Berechnung der Gesamtpunktzahl des Beschwerdeführers in der Screening-Phase (39 von 60 Punkten), einschließlich der Art und Weise, wie Frontex diese Punktzahl in einen Prozentsatz (65 %) umsetzte, war korrekt und entsprach den vorab festgelegten Vorschriften. Die Gesamtpunktzahl des Beschwerdeführers lag unter der vorab festgelegten Schwelle für die Einladung zur schriftlichen Prüfung und zum Gespräch (42 von 60 Punkten, d. h. 70 %).

14. Aus den geprüften Unterlagen geht auch hervor, dass jedes Mitglied des Auswahlausschusses jeden Bewerber einzeln bewertet hat. Es gab keine Unterkriterien (innerhalb der Spanne von 0-5 Punkten) für die Bewertung der vier Kompetenzen, die während der Screening-Phase bewertet wurden. Frontex erläuterte, dass die einzelnen Mitglieder des Auswahlausschusses innerhalb dieser Spanne (von 0-5 Punkten) innerhalb ihres „Wertschätzungsspielraums“ lagen. Angesichts des weiten Ermessensspielraums eines Auswahlausschusses im Allgemeinen hält der Bürgerbeauftragte diese Erklärung für ausreichend.[9]

15. In jedem Fall vergab jedes der Mitglieder des Auswahlausschusses dem Beschwerdeführer für jede der vier Kompetenzen weitgehend ähnliche Punkte. Diese Kohärenz spiegelt sich auch in der Gesamtpunktzahl wider, die der Beschwerdeführer von jedem der drei Mitglieder des Auswahlausschusses erhielt, die sich nicht wesentlich voneinander unterschieden.

16. In Bezug auf die Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die von Frontex vorgelegten Informationen und internen Dokumente nicht belegen, dass Frontex in diesem Fall ein klar definiertes und ausreichend dokumentiertes Verfahren angewandt hat. Dies betrifft sowohl die Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde als solche als auch die Führung von Aufzeichnungen über die Arbeit des Auswahlausschusses.

17. Insbesondere erklärte Frontex in ihrer Antwort auf die Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers, dass die ursprüngliche Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers „vom Auswahlausschuss überprüft und bestätigt [wurde], um sicherzustellen, dass kein offensichtlicher Beurteilungsfehler vorliegt“. Während der Inspektionssitzung mit dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten erklärte Frontex, dass die Entscheidung über die „Zulässigkeit“ einer Verwaltungsbeschwerde von ihrem Personal-und Rechtsbereich (und nicht vom Auswahlausschuss) „entworfen“ werde und dass der Auswahlausschuss, „wenn ein Antragsteller der Ansicht ist, dass er mehr Punkte verdient hat, den Antrag neu bewerten und beschließen kann, die ursprünglich vergebenen Punkte zu bestätigen oder zu ändern (im Falle eines offensichtlichen Beurteilungsfehlers).“

18. In einem internen Informationsvermerk über das Auswahlverfahren [10], der dem Bürgerbeauftragten nach der Sitzung übermittelt wurde, wird die Arbeit des Auswahlausschusses bei der Neubewertung des Antrags des Beschwerdeführers nicht ausreichend erläutert. Insbesondere enthält er keinen vom Auswahlausschuss erstellten Vermerk zur Neubewertung. Sie ist auch nicht ausreichend informativ über die Rolle des Personal- und Rechtssektors von Frontex bei der Prüfung der Verwaltungsbeschwerde. Im Allgemeinen vermittelt der Informationsvermerk den Eindruck eines unvollständigen Dokuments, das sich noch im Entwurfsstadium befindet.

19. Im Rahmen einer gesonderten Untersuchung [11] stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass Frontex drei verschiedene Optionen für erfolglose Antragsteller anbietet: (i) Bitte um Rückmeldung; ii) Antrag auf Überprüfung und iii) Verwaltungsbeschwerde. Zu diesem Zeitpunkt wurden diese Optionen den Antragstellern nicht ausreichend klargestellt. Die Bürgerbeauftragte begrüßte daher die Tatsache, dass Frontex im März 2021 den Standardtext ihrer Stellenausschreibungen aktualisierte und verbesserte, wie sie den Antragstellern die Rechtsbehelfsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Personalauswahlverfahren mitteilte [12].

20. Im vorliegenden Auswahlverfahren stammen sowohl die Stellenausschreibung als auch die Dokumente von Frontex über die Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers (interner Briefing-Vermerk, Antwort an den Beschwerdeführer) aus dem Jahr 2020, d. h. sie gehen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten in der oben genannten Rechtssache voraus. Da der Rechtsbehelfsmechanismus von Frontex für erfolglose Antragsteller anschließend klar definiert wurde und in der Entscheidung von Frontex in diesem Fall kein offensichtlicher Beurteilungsfehler festgestellt wurde, stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass keine zusätzlichen Untersuchungen zur Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers durch Frontex gerechtfertigt sind.

21. Allerdings stellt die Bürgerbeauftragte bedauerlicherweise fest, dass in der letzten auf der Website von Frontex veröffentlichten Stellenausschreibung [13] vom verbesserten Standardtext über ihren Rechtsbehelfsmechanismus abgewichen wird. Der Wortlaut der betreffenden Stellenausschreibung sowie die Website, auf die sich die Stellenausschreibung bezieht, informieren die Bewerber nicht eindeutig über alle verfügbaren Rechtsbehelfsmöglichkeiten und deren Nutzung.

22. Der Bürgerbeauftragte hält es daher für notwendig, Frontex einige Verbesserungsvorschläge in Bezug auf die Art und Weise zu unterbreiten, wie sie den Antragstellern die Rechtsbehelfsmöglichkeiten in Personalauswahlverfahren mitteilt, wie sie Verwaltungsbeschwerden bearbeitet und Aufzeichnungen über ihre diesbezügliche interne Arbeit führt und dokumentiert.

23. Erstens schlägt die Bürgerbeauftragte vor, dass Frontex in all ihren Stellenausschreibungen alle Rechtsbehelfsmöglichkeiten für erfolglose Antragsteller klarstellt, die im Rahmen der vorherigen Untersuchung (Antrag auf Rückmeldung, Antrag auf Überprüfung, Verwaltungsbeschwerde, andere Rechtsbehelfe) festgelegt wurden, sowie wie diese genutzt werden können. Dazu gehören die Angabe des geeigneten Kanals für jede Rechtsbehelfsmöglichkeit (z. B. Funktionsmailbox)[14] und eine kurze Erläuterung der geltenden Verfahren und Fristen.

24. Was insbesondere Verwaltungsbeschwerden betrifft, so beziehen sich die Informationen, die Frontex den Antragstellern in ihrer letzten Stellenausschreibung zur Verfügung stellt, nur auf die Möglichkeit, solche Beschwerden auf dem Postweg einzureichen.[15] Im Rahmen der oben genannten vorherigen Untersuchung erklärte Frontex jedoch, dass sie Verwaltungsbeschwerden sowohl auf dem Postweg als auch elektronisch annimmt. Die Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass Frontex in ihre Stellenausschreibungen ausdrücklich Informationen darüber aufnehmen sollte, ob Antragsteller eine Verwaltungsbeschwerde auch elektronisch einreichen können. In Bezug auf per Post übermittelte Verwaltungsbeschwerden wäre es sinnvoll, in den entsprechenden Abschnitt der Stellenausschreibungen auch aufzunehmen, dass dies per Einschreiben erfolgen sollte (um Probleme im Zusammenhang mit nicht zugestellter Post oder unklarem Einreichungsdatum zu vermeiden).

25. Die Bürgerbeauftragte schlägt ferner vor, dass Frontex den Antragstellern systematisch eine Empfangsbestätigung für eine Verwaltungsbeschwerde als solche aushändigt.[16] Dies würde von Anfang an deutlich machen, wie Frontex mit den Anträgen der Antragsteller umgeht und welches Verfahren anzuwenden ist (in Bezug auf Zulässigkeitsfristen, Fristen für die Bearbeitung, weitere Rechtsbehelfe usw.).

26. Bei der Bearbeitung einer Verwaltungsbeschwerde sollte Frontex auch klare schriftliche Aufzeichnungen darüber führen, wie mit solchen Beschwerden umgegangen wird. Dazu gehören alle vorbereitenden Arbeiten, Stellungnahmen, Anmerkungen oder Vermerke, die in jeder Phase (z. B. zur Zulässigkeitsprüfung einer Beschwerde oder zur vorgenommenen inhaltlichen Neubewertung) und von jeder beteiligten Stelle (interne Dienststellen, Auswahlausschuss) abgegeben werden. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Führung angemessener Aufzeichnungen für die Transparenz wichtig ist und auch die Arbeit aller externen Überprüfungsstellen erleichtert, die später einbezogen werden könnten (der Bürgerbeauftragte oder die EU-Gerichte).

Auswahlverfahren 2019

27. Wie bereits erwähnt, reagierte Frontex nach Einleitung der Untersuchung durch die Bürgerbeauftragte auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Rückmeldung zu diesem Auswahlverfahren. Dieser Aspekt der Beschwerde war somit von Frontex beigelegt worden [17].

Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt die Bürgerbeauftragte diesen Fall mit den folgenden Schlussfolgerungen ab:

Die Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) hat den Aspekt der Beschwerde im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren Frontex/17/CA/FGIII/26.1 beigelegt.

Es gab keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit bei der Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers durch Frontex im Auswahlverfahren RCT-2017-00048.

Es sind keine weiteren Untersuchungen zu der Art und Weise gerechtfertigt, wie Frontex die Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers bezüglich des Auswahlverfahrens RCT-2017-00048 bearbeitet hat.

Verbesserungsvorschläge

Frontex sollte die Art und Weise verbessern, wie sie den Antragstellern die Rechtsbehelfsmöglichkeiten bei Personalauswahlverfahren mitteilt, wie sie Verwaltungsbeschwerden bearbeitet und wie sie Aufzeichnungen über ihre diesbezügliche interne Arbeit führt und dokumentiert. Dies sollte notwendigerweise Folgendes umfassen:

a) in allen Stellenausschreibungen klarzustellen, welche Rechtsbehelfsmöglichkeiten erfolglosen Bewerbern zur Verfügung stehen (z. B. Rückmeldung, Antrag auf Überprüfung, Verwaltungsbeschwerde, andere Rechtsbehelfe) und wie sie genutzt werden können (geeigneter Kanal, Fristen);

b) Informierung der Bewerber in ihren Stellenausschreibungen über die Möglichkeit, eine Verwaltungsbeschwerde auch elektronisch einzureichen. In Bezug auf per Post übermittelte Verwaltungsbeschwerden sollte Frontex im entsprechenden Abschnitt seiner Stellenausschreibungen angeben, dass dies per Einschreiben erfolgen sollte;

c) die systematische Anerkennung des Eingangs einer Verwaltungsbeschwerde als solche;

d) klare schriftliche Aufzeichnungen darüber zu führen, wie sie mit Verwaltungsbeschwerden umgeht; Dazu gehören vorbereitende Entscheidungen, Stellungnahmen, Vermerke oder Anmerkungen, die in jeder Phase und von jeder beteiligten Stelle (interne Dienststellen, Auswahlausschuss) abgegeben werden.

Frontex sollte die Bürgerbeauftragte innerhalb von drei Monaten nach dieser Entscheidung über die Maßnahmen informieren, die sie als Reaktion auf diese Vorschläge ergriffen hat.

Der Beschwerdeführer und Frontex werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, den 30.11.2022

[1] RCT-2017-00048 – Allgemeine Ausschreibung – Vertragsbedienstete (FG IV).

[2] Fall 1161/2020/KT.

[3] Für jedes Auswahlverfahren gibt es einen Prüfungsausschuss oder einen Auswahlausschuss, der für die Auswahl der Bewerber in jeder Phase auf der Grundlage vorab festgelegter Kriterien und für die Erstellung der endgültigen Liste der erfolgreichen Bewerber zuständig ist.

[4] Frontex/17/CA/FGIII/26.1 – Aufforderung zur Interessenbekundung – Vertragsbedienstete (FG III – Assistent).

[5] Urteil des Gerichts vom 11. Februar 1999, Mertens/Kommission, T-244/97, Rn. 44: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:61997TJ0244; Urteil des Gerichts vom 11. Mai 2005, De Stefano/Kommission, T-25/03, Rn. 34: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/de/TXT/?uri=CELEX:62003TJ0025.

[6] Siehe Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Abschluss der Untersuchung der Beschwerde 14/2010/ANA gegen die

Europäisches Amt für Personalauswahl, Rn. 14:

https://www.ombudsman.europa.eu/cases/de/de/10427/html.bookmark#_ftnref5); und Urteil des Gerichts erster Instanz vom 31. Mai 2005, Gibault/Kommission, T-294/03, Rn. 41: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX:62003TJ0294.

[7] Urteil des Gerichts erster Instanz vom 15. Juli 1993, Camara Alloisio u. a./Kommission, verbundene Rechtssachen T-17/90, T-28/91 und T-17/92, Randnr. 90: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:61990TJ0017; Urteil des Gerichts erster Instanz vom 23. Januar 2003, Angioli/Kommission, T-53/00, Rn. 94: http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=47998&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5568.

[8] Gemäß der Stellenausschreibung würden bestimmte Kriterien nur für Bewerber in der engeren Auswahl bei Vorstellungsgesprächen und/oder Tests bewertet. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten erklärte Frontex, dass sie beschlossen habe, die fünfte in der Stellenausschreibung genannte berufliche Kompetenz (IT-Kenntnisse) nur während der schriftlichen Prüfung zu testen. Da der Beschwerdeführer nicht zur schriftlichen Prüfung eingeladen wurde, wurde er nur in vier Kompetenzen bewertet.

[9] Es kann Auswahlverfahren geben, bei denen es für den Auswahlausschuss nützlich sein könnte, eine detailliertere Bewertungstabelle einzurichten, um die Arbeit des Auswahlausschusses sowohl in Bezug auf die Erstbewertung der Bewerbungen als auch in Bezug auf mögliche Überprüfungen (im Anschluss an eine Beschwerde) zu erleichtern. Ein solches Bewertungsraster könnte auch eine spätere externe Überprüfung, z. B. durch den Bürgerbeauftragten, erleichtern.

[10] Dieses Dokument wurde als vertraulich eingestuft.

[11] Siehe Entscheidung der Bürgerbeauftragten in der Sache 56/2021/NH (Ziffern 10, 12 und 15), abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/de/153220.

[12] Ein Beispiel für den überarbeiteten Text ist einer der derzeit auf der Website von Frontex veröffentlichten Stellenausschreibungen zu entnehmen: https://microsite.frontex.europa.eu/de/recruitments/RCT-2022-00107 (Ziffer 10).

[13] Siehe Stellenausschreibung RCT-2022-00081 (Senior Officer – Team Leader Inspections (AD9) in ICO), abrufbar unter: https://microsite.frontex.europa.eu/de/recruitments/RCT-2022-00081 (Ziffer 10).

[14] Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass Frontex in dem verbesserten Text, der bis vor kurzem verwendet wurde, den Antragstellern eine funktionale Mailbox für Rückmeldungs- und Überprüfungsersuchen zur Verfügung gestellt hat. Dies ist bei der oben genannten letzten Stellenausschreibung nicht der Fall.

[15] Siehe https://frontex.europa.eu/careers/how-to-apply/appeal-procedure 

[16] Es wird daran erinnert, dass gemäß dem Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (Artikel 14) die Verpflichtung zur Empfangsbestätigung „jedes Schreiben oder jede Beschwerde an das Organ“betrifft, d. h. auch Ersuchen um Rückmeldung oder Überprüfung von abgelehnten Antragstellern.

[17] Obwohl dieses Thema nicht Teil der Inspektion und des Treffens mit Frontex war, übermittelte Frontex während des Treffens spontan einige Einzelheiten zu diesem Auswahlverfahren. In diesem Auswahlverfahren habe der Beschwerdeführer die Screening-Phase durchlaufen und sei in die Auswahlliste der erfolgreichen Bewerber aufgenommen worden, aber letztlich sei niemand eingestellt worden.