Zur Beschwerde

1. Im Jahr 2018 beantragte der Beschwerdeführer ein Auswahlverfahren [1], das von der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) organisiert wurde, um Vertragsbedienstete mit verschiedenen Aufgaben einzustellen. Das Auswahlverfahren umfasste eine erste Screening-Phase, in der alle förderfähigen Antragsteller anhand bestimmter Kriterien bewertet wurden. Bewerber mit der höchsten Punktzahl in dieser Phase würden zu einer schriftlichen Prüfung und einem Vorstellungsgespräch eingeladen.

2.  Der Beschwerdeführer gehörte nicht zu den Bewerbern mit der höchsten Punktzahl in der Screening-Phase, und Frontex schloss ihn vom Auswahlverfahren aus. Daraufhin legte der Beschwerdeführer eine Verwaltungsbeschwerde gegen die Entscheidung von Frontex ein, ihn vom Auswahlverfahren auszuschließen. Da er keine Antwort erhalten hatte, wandte sich der Beschwerdeführer im Juli 2020 an den Bürgerbeauftragten.

3. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und forderte Frontex unter anderem auf, auf die Beschwerde des Beschwerdeführers zu antworten. [2] In seiner Antwort erklärte Frontex, dass der Auswahlausschuss [3] seine ursprüngliche Bewertung erneut geprüft und bestätigt habe: Die Punktzahl des Beschwerdeführers liege bei 65 %, während der Schwellenwert für die Einladung zur nachfolgenden Phase des Auswahlverfahrens auf 70 % festgesetzt worden sei.

4.  Nachdem Frontex geantwortet hatte, schloss der Bürgerbeauftragte den Fall mit einem Vorschlag an Frontex ab, seine Kommunikation mit erfolglosen Antragstellern in allen Phasen seiner Personalauswahlverfahren zu verbessern.

5. Unzufrieden mit der Antwort von Frontex auf seine Verwaltungsbeschwerde wandte sich der Beschwerdeführer im Januar 2021 erneut an den Bürgerbeauftragten. Er machte geltend, dass Frontex seine spezifischen Argumente dazu, wie sein Antrag im Auswahlverfahren 2018 bewertet wurde, nicht berücksichtigt habe. Er beschwerte sich auch darüber, dass Frontex nicht auf sein Ersuchen um Rückmeldungen zum Ergebnis eines Interviews und eines Tests reagiert habe, an dem er im August 2019 in seiner Eigenschaft als erfolgreicher Bewerber auf einer im Rahmen eines anderen Auswahlverfahrens erstellten Shortlist [4] (im Folgenden „Auswahlverfahren 2019“) teilgenommen habe.

Die Untersuchung

6. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu folgenden Aspekten der Beschwerde ein:

a) die Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers durch Frontex im Auswahlverfahren 2018 sowie die Bedenken des Beschwerdeführers darüber, wie Frontex mit seiner Verwaltungsbeschwerde in Bezug auf dieses Verfahren umgegangen ist;

b) das Versäumnis von Froxtex, dem Beschwerdeführer Feedback zum Auswahlverfahren 2019 zu geben.

7. In einem ersten Schritt bat der Bürgerbeauftragte Frontex, auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Rückmeldungen zu seiner Leistung im Auswahlverfahren 2019 zu antworten.

8. Im Rahmen der Untersuchung antwortete Frontex auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Rückmeldungen zum Auswahlverfahren 2019. Anschließend hielt das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten ein Treffen mit Frontex ab, prüfte Dokumente im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren 2018 und stellte Frontex weitere Fragen und prüfte zusätzliche Dokumente. Der Beschwerdeführer nahm zum anschließenden Kontrollbericht Stellung (der Bericht ist im Anhang zu diesem Beschluss zu finden).

9. In diesem Beschluss werden die von beiden Parteien vorgebrachten Argumente und Standpunkte berücksichtigt.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

Auswahlverfahren 2018

10. Bei der Beurteilung der Bewerber sind die Auswahlausschüsse an die Auswahlkriterien für das betreffende Auswahlverfahren gebunden. Gleichzeitig verfügen die Auswahlausschüsse nach der EU-Rechtsprechung bei der Beurteilung der Qualifikationen und der Berufserfahrung eines Bewerbers anhand dieser Kriterien über einen weiten Ermessensspielraum.[5] Die Rolle des Bürgerbeauftragten beschränkt sich somit auf die Feststellung, ob ein offensichtlicher Fehler des Auswahlausschusses vorliegt.[6] Die persönliche Überzeugung eines Bewerbers über seine Leistung kann die Beurteilung des Auswahlausschusses nicht in Frage stellen und stellt als solche keinen Beweis für einen offensichtlichen Fehler des Auswahlausschusses dar.[7]

11. Aus den Unterlagen und Erläuterungen, die Frontex im Laufe dieser Untersuchung erhalten hat (siehe Kontrollbericht im Anhang zu diesem Beschluss), geht kein offensichtlicher Fehler bei der Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers durch den Auswahlausschuss während der Screening-Phase des Auswahlverfahrens hervor.

12. Der Beschwerdeführer wurde von drei einzelnen Bewertern anhand von vier im Voraus festgelegten Kriterien bewertet. Diese vier Kriterien entsprachen vier der fünf in der Stellenausschreibung genannten beruflichen Kompetenzen.[8] Für jede der vier beruflichen Kompetenzen wurden Bewerberinnen und Bewerber mit 0 bis 5 Punkten ausgezeichnet. Die maximale Anzahl von Punkten, die ein Bewerber von einem Assessor für alle vier Kompetenzen erhalten konnte, betrug 20 Punkte (vier Kompetenzen mal fünf Punkte). Die Höchstpunktzahl, die ein Antragsteller in der Screening-Phase erreichen konnte, betrug somit 60 Punkte (drei Bewerter mal 20 Punkte), was einer Gesamtpunktzahl von 100 % entspricht.

13. Die Berechnung der Gesamtpunktzahl des Beschwerdeführers in der Screening-Phase (39 von 60 Punkten), einschließlich der Art und Weise, wie Frontex diese Punktzahl in einen Prozentsatz (65 %) umgerechnet hat, war korrekt und entsprach den zuvor festgelegten Vorschriften. Die Gesamtpunktzahl des Beschwerdeführers lag unter der zuvor festgelegten Schwelle für die Einladung zur schriftlichen Prüfung und zum Vorstellungsgespräch (42 von 60 Punkten, d. h. 70 %).

14. Aus den geprüften Unterlagen geht auch hervor, dass jedes Mitglied des Auswahlausschusses jeden Bewerber einzeln bewertet hat. Es gab keine Unterkriterien (innerhalb der Spanne von 0-5 Punkten) für die Bewertung der vier während der Screening-Phase bewerteten Kompetenzen. Frontex erläutert, dass die einzelnen Mitglieder des Auswahlausschusses innerhalb dieser Spanne (von 0 bis 5 Punkten) innerhalb ihres „Wertungsspielraums“ Punkte vergeben hätten. Angesichts des weiten Ermessensspielraums eines Auswahlausschusses im Allgemeinen hält der Bürgerbeauftragte diese Erklärung für ausreichend.[9]

15. In jedem Fall vergab jedes Mitglied des Auswahlausschusses dem Beschwerdeführer für jede der vier Kompetenzen weitgehend ähnliche Punkte. Diese Kohärenz spiegelt sich auch in der Gesamtpunktzahl wider, die der Beschwerdeführer von jedem der drei Mitglieder des Auswahlausschusses erhielt und die sich nicht wesentlich änderte.

16. In Bezug auf die Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die von Frontex vorgelegten Informationen und internen Dokumente nicht belegen, dass Frontex in diesem Fall ein klar definiertes und ausreichend dokumentiertes Verfahren angewandt hat. Dies betrifft sowohl die Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde als solche als auch die Aufzeichnung der Arbeit des Auswahlausschusses.

17. In seiner Antwort auf die Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers erklärte Frontex insbesondere, dass die ursprüngliche Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers „vom Auswahlausschuss überprüft und bestätigt [wurde], um sicherzustellen, dass kein offensichtlicher Fehler bei der Bewertung vorlag“. Während des Kontrolltreffens mit dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten erklärte Frontex, dass die Entscheidung über die „Zulässigkeit“ einer Verwaltungsbeschwerde von seinem Personal- und Rechtssektor (und nicht vom Auswahlausschuss) „entworfen“ werde und dass „der Auswahlausschuss, wenn ein Antragsteller der Auffassung ist, dass er mehr Punkte verdient hat, den Antrag erneut bewerten und beschließen kann, die ursprünglich vergebenen Noten zu bestätigen oder zu ändern (im Falle eines offensichtlichen Beurteilungsfehlers).“

18. In einem internen Informationsvermerk über das Auswahlverfahren [10], der dem Bürgerbeauftragten nach der Sitzung vorgelegt wurde, wird die Arbeit des Auswahlausschusses bei der Neubewertung des Antrags des Beschwerdeführers nicht ausreichend erläutert. Insbesondere enthält er keinen vom Auswahlausschuss erstellten Bewertungsvermerk. Sie ist auch nicht ausreichend aufschlussreich über die Rolle des Personal- und Rechtssektors von Frontex bei der Prüfung der Verwaltungsbeschwerde. Im Allgemeinen vermittelt der Informationsvermerk den Eindruck eines unvollständigen Dokuments, das sich noch im Entwurfsstadium befindet.

19. Im Rahmen einer gesonderten Untersuchung [11] stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass Frontex drei verschiedene Optionen für erfolglose Antragsteller anbietet: i) Ersuchen um Rückmeldung, ii) Ersuchen um Überprüfung und iii) Verwaltungsbeschwerde. Zu dieser Zeit wurden diese Optionen den Antragstellern nicht ausreichend klargestellt. Die Bürgerbeauftragte begrüßte daher, dass Frontex im März 2021 den Standardtext ihrer Stellenausschreibungen aktualisiert und die Art und Weise verbessert hat, wie sie den Antragstellern die Rechtsbehelfsmöglichkeiten im Rahmen von Personalauswahlverfahren vermittelt [12].

20. In dem hier in Rede stehenden Auswahlverfahren stammen sowohl die Stellenausschreibung als auch die Dokumente von Frontex über die Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers (interner Informationsvermerk, Antwort an den Beschwerdeführer) aus dem Jahr 2020, d. h. sie gehen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten in dem oben genannten Fall voraus. Da der Rechtsbehelfsmechanismus von Frontex, der erfolglosen Antragstellern offensteht, in der Folge klar definiert wurde und in Anbetracht dessen, dass in der Entscheidung von Frontex in diesem Fall kein offensichtlicher Beurteilungsfehler festgestellt wurde, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass keine zusätzlichen Untersuchungen zur Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers durch Frontex gerechtfertigt sind.

21. Allerdings stellt der Bürgerbeauftragte bedauerlicherweise fest, dass die jüngste Stellenausschreibung, die auf der Website von Frontex [13] veröffentlicht wurde, von dem verbesserten Standardtext über den Rechtsbehelfsmechanismus abweicht. Der Text der betreffenden Stellenausschreibung sowie die Website, auf die sich die Stellenausschreibung bezieht, informieren die Antragsteller nicht eindeutig über alle verfügbaren Rechtsbehelfsmöglichkeiten und darüber, wie sie diese nutzen können.

22. Die Bürgerbeauftragte hält es daher für notwendig, Frontex einige Verbesserungsvorschläge in Bezug darauf zu unterbreiten, wie sie den Antragstellern die Rechtsbehelfsmöglichkeiten in den Personalauswahlverfahren mitteilt und wie sie Verwaltungsbeschwerden bearbeitet und ihre diesbezügliche interne Arbeit aufzeichnet und dokumentiert.

23. Erstens schlägt der Bürgerbeauftragte vor, dass Frontex in allen Stellenausschreibungen alle Rechtsbehelfsmöglichkeiten für erfolglose Antragsteller, wie sie im Rahmen der vorherigen Untersuchung (Anfrage nach Rückmeldungen, Antrag auf Überprüfung, Verwaltungsbeschwerde, sonstige Rechtsmittel) festgelegt wurden, sowie die Art und Weise, wie diese genutzt werden können, klarstellt. Dazu gehört die Angabe des geeigneten Kanals für jede Rechtsbehelfsmöglichkeit (z. B. funktionales Postfach)[14] und eine kurze Erläuterung aller anwendbaren Verfahren und Fristen.

24. Was insbesondere Verwaltungsbeschwerden betrifft, so beziehen sich die Informationen, die Frontex den Antragstellern in ihrer letzten Stellenausschreibung zur Verfügung stellt, nur auf die Möglichkeit, solche Beschwerden per Post einzureichen.[15] Im Rahmen der oben genannten vorherigen Untersuchung erklärte Frontex jedoch, dass sie Verwaltungsbeschwerden sowohl per Post als auch elektronisch akzeptiert. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass Frontex in seine Stellenausschreibungen ausdrücklich Informationen über die Möglichkeit für Antragsteller aufnehmen sollte, eine Verwaltungsbeschwerde auch elektronisch einzureichen. In Bezug auf mit der Post versandte Verwaltungsbeschwerden wäre es sinnvoll, in den entsprechenden Abschnitt der Stellenausschreibungen auch aufzunehmen, dass dies per Einschreiben erfolgen sollte (um Probleme im Zusammenhang mit nicht zugestellten Postsendungen oder unklaren Einreichungsterminen zu vermeiden).

25. Der Bürgerbeauftragte schlägt außerdem vor, dass Frontex den Antragstellern systematisch eine Empfangsbestätigung für eine Verwaltungsbeschwerde als solche aushändigt.[16] Dies würde von Anfang an deutlich machen, wie Frontex mit den Anträgen der Antragsteller umgeht und welches Verfahren anzuwenden ist (in Bezug auf Zulässigkeitsfristen, Fristen für die Bearbeitung, weitere Rechtsbehelfe usw.).

26.  Bei der Bearbeitung einer Verwaltungsbeschwerde sollte Frontex auch klare schriftliche Aufzeichnungen darüber führen, wie mit solchen Beschwerden umgegangen wird. Dazu gehören alle vorbereitenden Arbeiten, Stellungnahmen, Anmerkungen oder Anmerkungen, die in jeder Phase (z. B. zur Zulässigkeitsprüfung einer Beschwerde oder zur durchgeführten inhaltlichen Neubewertung) und von jeder beteiligten Stelle (interne Dienststellen, Auswahlausschuss) vorgenommen werden. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Führung angemessener Aufzeichnungen für die Transparenz wichtig ist und auch die Arbeit aller externen Überprüfungsstellen erleichtert, die später einbezogen werden könnten (der Bürgerbeauftragte oder die EU-Gerichte).

Auswahlverfahren 2019

27. Wie bereits erwähnt, reagierte Frontex nach der Einleitung der Untersuchung durch die Bürgerbeauftragte auf das Ersuchen des Beschwerdeführers um Rückmeldungen zu diesem Auswahlverfahren. Dieser Aspekt der Beschwerde war somit von Frontex geregelt worden [17].

Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgenden Schlussfolgerungen ab:

Die Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) hat den Aspekt der Beschwerde im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren Frontex/17/CA/FGIII/26.1 beigelegt.

Bei der Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers im Rahmen des Auswahlverfahrens RCT-2017-00048 durch Frontex gab es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

Weitere Untersuchungen zur Bearbeitung der Verwaltungsbeschwerde des Beschwerdeführers in Bezug auf das Auswahlverfahren RCT-2017-00048 durch Frontex sind nicht gerechtfertigt.

Verbesserungsvorschläge

Frontex sollte die Art und Weise verbessern, wie es den Antragstellern die Rechtsbehelfsmöglichkeiten bei Personalauswahlverfahren vermittelt, wie es Verwaltungsbeschwerden bearbeitet und wie es seine diesbezügliche interne Arbeit aufzeichnet und dokumentiert. Dies sollte notwendigerweise Folgendes umfassen:

a) in allen Stellenausschreibungen alle Rechtsbehelfsmöglichkeiten für abgelehnte Antragsteller (z. B. Ersuchen um Rückmeldung, Ersuchen um Überprüfung, Verwaltungsbeschwerde, sonstige Rechtsbehelfe) sowie deren Nutzung (geeigneter Kanal, Fristen) klarzustellen;

b) die Bewerber in ihren Stellenausschreibungen über die Möglichkeit der Einreichung einer Verwaltungsbeschwerde auch elektronisch zu informieren. In Bezug auf Verwaltungsbeschwerden, die per Post übermittelt werden, sollte Frontex in den Stellenausschreibungen im entsprechenden Abschnitt angeben, dass dies per Einschreiben erfolgen sollte.

c) systematische Bestätigung des Eingangs einer Verwaltungsbeschwerde als solchem;

d) klare schriftliche Aufzeichnungen darüber zu führen, wie sie mit Verwaltungsbeschwerden umgeht; dazu gehören vorbereitende Entscheidungen, Stellungnahmen, Notizen oder Kommentare, die in jeder Phase und von jeder beteiligten Stelle (interne Abteilungen, Auswahlausschuss) abgegeben werden.

Frontex sollte den Bürgerbeauftragten innerhalb von drei Monaten nach dieser Entscheidung über die Maßnahmen informieren, die es als Reaktion auf diese Vorschläge ergriffen hat.

Der Beschwerdeführer und Frontex werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, den 30.11.2022

[1] RCT-2017-00048 – Allgemeine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen – Vertragsbedienstete (FG IV).

[2] Rechtssache 1161/2020/KT.

[3] Jedes Auswahlverfahren verfügt über einen Prüfungsausschuss oder einen Prüfungsausschuss, der für die Auswahl der Bewerber in jeder Phase auf der Grundlage vorab festgelegter Kriterien und die Erstellung der endgültigen Liste der erfolgreichen Bewerber zuständig ist.

[4] Frontex/17/CA/FGIII/26.1 – Aufforderung zur Interessenbekundung – Vertragsbedienstete (FG III – Assistent).

[5] Urteil des Gerichts vom 11. Februar 1999 in der Rechtssache T-244/97, Mertens/Kommission, Rn. 44: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:61997TJ0244; Urteil des Gerichts vom 11. Mai 2005 in der Rechtssache T-25/03, De Stefano/Kommission, Rn. 34: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:62003TJ0025.

[6] Siehe Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten, mit dem die Untersuchung der Beschwerde 14/2010/ANA gegen die

Europäisches Amt für Personalauswahl, Ziffer 14:

https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/de/10427/html.bookmark#_ftnref5); und Urteil des Gerichts erster Instanz vom 31. Mai 2005, Rechtssache T-294/03, Gibault/Kommission, Rn. 41: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX:62003TJ0294.

[7] Urteil des Gerichts erster Instanz vom 15. Juli 1993, Camara Alloisio u. a./Kommission, verbundene Rechtssachen T-17/90, T-28/91 und T-17/92, Randnummer 90: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:61990TJ0017; Urteil des Gerichts erster Instanz vom 23. Januar 2003, Angioli/Kommission, T-53/00, Randnummer 94: http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=47998&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&ampcid;=5568.

[8] Gemäß der Stellenausschreibung würden bestimmte Kriterien nur für Bewerber in der engeren Auswahl bei Vorstellungsgesprächen und/oder Tests bewertet. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten erklärte Frontex, dass es beschlossen habe, die fünfte in der Stellenausschreibung genannte Fachkompetenz (IT-Kenntnisse) nur während der schriftlichen Prüfung zu testen. Da der Beschwerdeführer nicht zur schriftlichen Prüfung eingeladen wurde, wurde er nur in vier Kompetenzen bewertet.

[9] Es kann Auswahlverfahren geben, bei denen es für den Auswahlausschuss nützlich sein könnte, ein detaillierteres Bewertungsschema einzurichten, um die Arbeit des Auswahlausschusses sowohl in Bezug auf die Erstbewertung von Anträgen als auch auf mögliche Überprüfungen (im Anschluss an einen Einspruch) zu erleichtern. Ein solches Bewertungsraster könnte auch eine spätere externe Überprüfung erleichtern, z. B. durch den Bürgerbeauftragten.

[10] Dieses Dokument wurde als vertraulich eingestuft.

[11] Siehe Beschluss des Bürgerbeauftragten in der Sache 56/2021/NH (Ziffern 10, 12 und 15), abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/153220.

[12] Ein Beispiel für den überarbeiteten Text ist einer der Stellenausschreibungen zu entnehmen, die derzeit auf der Website von Frontex veröffentlicht werden: https://microsite.frontex.europa.eu/de/recruitments/RCT-2022-00107 (Ziffer 10).

[13] Siehe Stellenausschreibung RCT-2022-00081 (Senior Officer – Team Leader Inspections (AD9) in ICO), abrufbar unter: https://microsite.frontex.europa.eu/de/recruitments/RCT-2022-00081 (Ziffer 10).

[14] Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass Frontex den Antragstellern in dem bis vor kurzem verwendeten verbesserten Text ein funktionales Postfach für Rückmeldungen und Überprüfungsanträge zur Verfügung gestellt hat. Dies ist bei der oben genannten letzten Stellenausschreibung nicht der Fall.

[15] Siehe https://frontex.europa.eu/careers/how-to-apply/appeal-procedure 

[16] Es wird daran erinnert, dass nach dem Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (Artikel 14) die Verpflichtung zur Empfangsbestätigung „jedes Schreiben oder jede Beschwerde an das Organ“ betrifft, d. h. auch Ersuchen um Rückmeldung oder Überprüfung von abgelehnten Antragstellern.

[17] Während dieses Thema nicht Teil der Inspektion und des Treffens mit Frontex war, legte Frontex während des Treffens spontan einige Details zu diesem Auswahlverfahren vor. In diesem Auswahlverfahren habe der Beschwerdeführer die Screening-Phase durchlaufen und sei in die Auswahlliste der erfolgreichen Bewerber aufgenommen worden, aber am Ende sei niemand eingestellt worden.