Der Fall betraf einen bei der Europäischen Kommission eingereichten Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu den Auswirkungen des Gutachtens des Internationalen Gerichtshofs (IGH) vom 19. Juli 2024 auf das Handelsabkommen zwischen der EU und Israel. Die Kommission ermittelte einen „Notizvermerk“ (im Folgenden „Notizvermerk“), zu dem sie den Zugang in vollem Umfang verweigerte, und bezog sich dabei auf eine Ausnahme nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten. Konkret argumentierte die Kommission, dass davon ausgegangen werden könne, dass die Verbreitung des Vermerks den Schutz der Rechtsberatung beeinträchtigen würde. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, seine Entscheidung zu überprüfen, da ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Offenlegung bestehe. Als die Kommission ihre Weigerung, die Aufzeichnung offenzulegen, aufrechterhielt und hinzufügte, dass ihre Offenlegung auch den Schutz personenbezogener Daten beeinträchtigen würde, wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten prüfte das streitige Dokument und traf sich mit Vertretern der Kommission. Die Vertreter der Kommission stellten während des Treffens klar, dass sich die Kommission zwar auf eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung gestützt habe, die ihrer Ansicht nach für alle Rechtsberatung gelte, die nicht im Rahmen eines Gesetzgebungsverfahrens erteilt worden sei, sie aber auch eine individuelle Bewertung des Vermerks vorgenommen habe.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission mit der Berufung auf eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung, die für jede Rechtsberatung in jedem Bereich des Unionsrechts gelten würde, solange sie sich nicht auf eine Gesetzgebungsakte bezieht, von der ständigen Rechtsprechung zum Schutz der Rechtsberatung und von der Begründung abwich, die einer der von den Unionsgerichten anerkannten allgemeinen Vermutungen zugrunde liegt.

Auf der Grundlage der Prüfung des Dokuments und der während der Sitzung vorgelegten zusätzlichen Informationen kam der Bürgerbeauftragte jedoch zu dem Schluss, dass es für die Kommission vernünftig sei, nach einer individuellen Bewertung des Vermerks davon auszugehen, dass seine Offenlegung das Interesse des Organs an einer offenen, objektiven und umfassenden Rechtsberatung beeinträchtigen könnte. Sie hielt es auch für angemessen, dass die Kommission zu dem Schluss komme, dass kein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung des Vermerks bestehe.

Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall daher mit der Schlussfolgerung ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren. Der Bürgerbeauftragte bedauerte jedoch, dass ein Treffen erforderlich gewesen sei, um zu bestätigen, dass die Kommission eine individuelle Bewertung des Vermerks vorgenommen habe, und um Erläuterungen dazu zu erhalten, wie die Verbreitung des Vermerks das Interesse des Organs an einer offenen, objektiven und umfassenden Rechtsberatung konkret und tatsächlich untergraben würde.

In dem Fall ging es darum, wie die Europäische Kommission mit einem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu einem Schreiben von EU-Bediensteten an die Kommissionspräsidentin bezüglich ihres Standpunkts zum israelisch-palästinensischen Konflikt umgegangen ist. Über das Vorliegen des Schreibens wurde im Oktober 2023 in den Medien berichtet.

In Beantwortung des Antrags des Beschwerdeführers erklärte die Kommission, dass sie über kein der Beschreibung des Schreibens entsprechendes Dokument verfüge. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, ihren Standpunkt zu überprüfen (indem er einen Zweitantrag stellte). Mehr als ein Jahr später bestätigte die Kommission, dass sie zum Zeitpunkt des ursprünglichen Antrags über kein der Beschreibung des Schreibens entsprechendes Dokument verfügte. Die Kommission registrierte jedoch von sich aus einen neuen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu dem betreffenden Schreiben. Unzufrieden mit der Bearbeitung seines Antrags wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

In ihrer vorläufigen Stellungnahme zu dem Fall vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass aus der Entscheidung der Kommission nicht ersichtlich sei, warum sie das angeforderte Dokument nicht identifizieren könne. Der Bürgerbeauftragte wies ferner darauf hin, dass, selbst wenn die Kommission das angeforderte Schreiben nicht erhalten habe, unklar sei, warum sie den Beschwerdeführer nicht unverzüglich nach Eingang des Zweitantrags und in jedem Fall innerhalb der geltenden Fristen darüber informiert habe. Der Bürgerbeauftragte vertrat die vorläufige Auffassung, dass die Art und Weise, wie die Kommission mit dem Zweitantrag des Beschwerdeführers umging, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte.

In ihrer Antwort an den Bürgerbeauftragten stellte die Kommission klar, dass das angeforderte Schreiben nie beim Kabinett des Präsidenten eingegangen sei. Stattdessen hatte die Kommission das angeforderte Schreiben am 23. April 2024 als Anlage zu einem Schreiben an das damalige für Haushalt und Verwaltung zuständige Kommissionsmitglied erhalten. Da der Stichtag für die Identifizierung von Dokumenten die Registrierung des ursprünglichen Antrags ist, fiel das angeforderte Schreiben nicht in den zeitlichen Anwendungsbereich des Zugangsantrags des Beschwerdeführers. Daher registrierte die Kommission von sich aus einen neuen Antrag. 

Der Bürgerbeauftragte stellte mehrere Mängel bei der Bearbeitung des Zugangsantrags durch die Kommission fest. Erstens war der Bürgerbeauftragte besorgt darüber, wie die Kommission mit dem Beschwerdeführer kommuniziert hatte, da der Beschwerdeführer seit mehr als einem Jahr (d. h. zwischen seinem ursprünglichen Antrag im Oktober 2023 und der Antwort der Kommission an den Bürgerbeauftragten im März 2025) keine klaren Informationen darüber erhielt, warum die Kommission das von ihm angeforderte Dokument nicht identifizieren konnte. Zweitens wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass es zwar unbestritten sei, dass die Kommission zum Zeitpunkt des Erlasses ihrer endgültigen Entscheidung von der Existenz des angeforderten Dokuments Kenntnis gehabt habe, dass sie das Schreiben jedoch nicht im Hinblick auf seine mögliche Offenlegung bewertet habe. Stattdessen registrierte sie einen neuen Antrag in Bezug auf das Schreiben, in dem sie sich auf einen Stichtag für die Identifizierung von Dokumenten in ihrer Geschäftsordnung bezog. Ein solcher formalistischer Ansatz scheint schwer mit dem Geist der EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten in Einklang zu bringen, und er ist sicherlich weder bürgerfreundlich noch dienstleistungsorientiert. Schließlich stellte die Bürgerbeauftragte die erhebliche Verzögerung bei der Beantwortung des Zweitantrags des Beschwerdeführers fest.

Insgesamt stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Art und Weise, wie die Kommission mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang umging, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Da die Kommission jedoch in der Zwischenzeit einen neuen ursprünglichen Beschluss erlassen und uneingeschränkten Zugang zu dem angeforderten Schreiben gewährt hat, sieht der Bürgerbeauftragte keinen zweckdienlichen Zweck für eine förmliche Empfehlung.

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Besitz der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit Bedenken hinsichtlich des beruflichen Verhaltens von Mitgliedern der Internationalen Überwachungsoperation in Albanien. Die Kommission stellte fest, dass ein Dokument (ein Schreiben) in den Anwendungsbereich des Antrags fällt, und gewährte teilweisen Zugang dazu. Sie verweigerte den Zugang zu Teilen des Schreibens aufgrund der Notwendigkeit, die Privatsphäre und das öffentliche Interesse in Bezug auf die internationalen Beziehungen der EU zu schützen.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten prüfte das Dokument und bestätigte, dass die zurückgehaltenen Teile personenbezogene Daten und sensible Informationen enthalten. Die Bürgerbeauftragte hielt die Argumente der Kommission, die die Schwärzung personenbezogener Daten rechtfertigen, für angemessen. Sie stellte ferner fest, dass es nicht offensichtlich falsch sei, wenn die Kommission geltend mache, dass die Offenlegung bestimmter sensibler Teile des Schreibens die internationalen Beziehungen der EU zu Albanien untergraben würde.

Der Bürgerbeauftragte schloss daher die Untersuchung ab, in der kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde.