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Decision on how the European External Action Service (EEAS) dealt with the working relationship with an external expert who was employed through a contractor (case 147/2022/KT)

Dienstag | 13 Dezember 2022

The complainant, who used to work as an external IT expert for the European External Action Service (EEAS) through a contractor, was concerned that the EEAS had shown no flexibility and understanding with regard to his personal circumstances during the COVID-19 pandemic. He took issue with how the EEAS had dealt with his request to work remotely (or ‘telework’) outside his place of work, as well as with how it had informed him about the imminent termination of his employment contract.  

The Ombudsman found nothing to suggest that the EEAS had improperly managed the working relationship with the complainant. However, the Ombudsman found that how the EEAS had informed the complainant that it had asked for him to be replaced amounted to maladministration.

Given the circumstances of the case, the Ombudsman considered that a recommendation would serve no useful purpose and closed the inquiry by making suggestions for improvement to the EEAS.

Decision on how the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) dealt with a complaint about alleged irregularities in two selection procedures for contract staff (RCT-2017-00048 and Frontex/17/CA/FGIII/26.1) (case 174/2021/KT)

Mittwoch | 30 November 2022

The complainant took part in two selection procedures for contract staff, organised by the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) in 2018 and 2019. He was dissatisfied with how Frontex dealt with his administrative complaint about the evaluation of his application in the 2018 selection procedure, in which he was unsuccessful. He also complained that Frontex had failed to reply to his request for feedback regarding the 2019 selection procedure.

In the course of the inquiry, Frontex provided the complainant with feedback regarding the 2019 selection procedure. As regards the 2018 selection procedure, the Ombudsman found nothing to suggest a manifest error in how Frontex had assessed the complainant’s application. However, the Ombudsman considered that Frontex had not dealt with the complainant’s administrative complaint in an entirely satisfactory manner.

Given that the inquiry revealed no manifest error of assessment, the Ombudsman considered that no additional inquiries would be justified into that aspect of the complaint. The Ombudsman suggested, however, that Frontex improve how it communicates to applicants the redress possibilities in the context of its staff selection procedures, as well as how it processes and keeps records of complaints by unsuccessful applicants.

Entscheidung über die Weigerung des Europäischen Auswärtigen Dienstes (EAD), der Öffentlichkeit Zugang zu einem Dokument über das Verbot von politischen Parteien in der Ukraine zu gewähren (Fall 952/2022/MIG)

Donnerstag | 18 August 2022

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten über das unlängst erlassene Verbot von elf politischen Parteien in der Ukraine. Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) ermittelte zwei Dokumente, die in den Geltungsbereich des Antrags des Beschwerdeführers fallen. Er gewährte Zugang zu Teilen eines Dokuments und verweigerte den Zugang zu dem anderen Dokument. Dabei berief er sich auf Ausnahmen gemäß den Rechtsvorschriften der EU für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und machte geltend, dass die Offenlegung des Dokuments das öffentliche Interesse im Hinblick auf die Verteidigung und militärische Belange und die internationalen Beziehungen beeinträchtigen könnte. Nach Auffassung des Beschwerdeführers besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an einer Offenlegung.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten nahm Einsicht in das fragliche Dokument und erhielt weitere, vertrauliche Erklärungen des EAD. Aufgrund dessen und in Anbetracht des breiten Ermessensspielraums, über den EU-Organe verfügen, wenn sie der Auffassung sind, dass die Verteidigung und militärische Belange sowie die internationalen Beziehungen gefährdet sind, stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Entscheidung des EAD, den Zugang zu verweigern, nicht offenkundig falsch war. Da das nach Auffassung des EAD zu schützende öffentliche Interesse nicht durch ein anderes öffentliches Interesse ausgehebelt werden kann, das als wichtiger erachtet wird, stellte die Bürgerbeauftragte überdies fest, dass der Beschwerdeführer zwar eine wichtige Frage angesprochen habe, seine Argumente jedoch keine Offenlegung rechtfertigen. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der EAD Grund hatte, den Zugang der Öffentlichkeit zu dem angeforderten Dokument zu verweigern. Sie kam daher zu dem Schluss, dass kein Missstand in der Verwaltung vorliege, und hat den Fall abgeschlossen.

Entscheidung zur Weigerung des Satellitenzentrums der Europäischen Union, der Öffentlichkeit Zugang zu Dokumenten über die Lage an der Grenze zwischen Belarus und Polen zu gewähren (Fall 130/2022/SF)

Montag | 11 Juli 2022

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Satellitenzentrums der Europäischen Union über die Situation der Migrantinnen und Migranten an der belarussischen Grenze. Das Satellitenzentrum lehnte die Offenlegung der Dokumente mit der Begründung ab, dass dadurch der Schutz des öffentlichen Interesses in Bezug auf Verteidigung und militärische Belange sowie internationale Beziehungen der EU-Mitgliedstaaten beeinträchtigt werden könnte.

Die Bürgerbeauftragte befand, dass das Satellitenzentrum berechtigt war, den öffentlichen Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu verweigern. Da die Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit feststellen konnte, schloss sie den Fall ab.

Die Bürgerbeauftragte begrüßte die Entscheidung des Satellitenzentrums, seine Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu aktualisieren, und legte dem Satellitenzentrum nahe, den Kurzleitfaden der Bürgerbeauftragten für die EU-Verwaltung über Strategien und Verfahren zur Umsetzung des Rechts auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten („A short guide for the EU administration on policies and practices to give effect to the right of public access to documents“) zu befolgen.

Decision on the European External Action Service’s refusal to grant public access to documents related to EU funding provided to Palestinian civil society organisations (case 29/2022/TM)

Dienstag | 05 Juli 2022

The case concerned a request for public access to documents drawn up for the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy relating to funding of Palestinian civil society organisations. The European External Action Service (EEAS) identified excerpts of five documents as falling within the scope of the request. The EEAS denied access, arguing that disclosure would undermine the protection of the public interest as regards international relations.

The Ombudsman inquiry team inspected the documents at issue and obtained additional, confidential explanations from the EEAS. Based on this and considering the wide margin of discretion that EU institutions enjoy where they consider that international relations are at risk, the Ombudsman found that the EEAS’s decision to refuse access was not manifestly wrong. Given that the public interest at stake cannot be superseded by another public interest that is deemed more important, the Ombudsman closed the case finding no maladministration.

Decision on how the European External Action Service (EEAS) dealt with concerns about the pre-selection of candidates for the Junior Professionals in Delegations programme (case 1537/2021/OAM)

Dienstag | 28 Juni 2022

The case concerned how the European External Action Service’s handled a complaint concerning the pre-selection of candidates by Romania for the Junior Professionals in Delegations programme. The EEAS said that, according to the rules, it cannot review Member States’ assessments of candidates, unless there is a manifest error or substantiated allegations that the procedure was not fair, transparent and objective, which was not the case. The Ombudsman found the EEAS’s explanation of its role, as well as its assessment of this case, was reasonable.

The Ombudsman therefore closed the inquiry finding no maladministration.

Decision on how the EU Monitoring Mission in Georgia dealt with issues related to the performance evaluation report of a former staff member (case 1041/2021/OAM)

Freitag | 24 Juni 2022

This decision is not published as there is a risk that the complainant may be identified from the specific circumstances of the case.