Der Beschwerdeführer, eine nichtstaatliche Organisation, beantragte Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit einem Vertrag über die Bewertung der Rolle und des Eingreifens der EU bei der Reform des Kinderschutzsystems in Rumänien und den gewonnenen Erkenntnissen. Die Kommission stellte fest, dass drei Dokumente in den Anwendungsbereich des Antrags des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit fallen, und gewährte teilweisen Zugang zu allen drei Dokumenten. Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass die Kommission nicht alle relevanten Dokumente ermittelt habe. Insbesondere brachte der Beschwerdeführer vor, dass die Kommission den Abschlussbericht, über den der Beschwerdeführer verfüge und auf den auch in einem veröffentlichten Buch Bezug genommen werde, nicht ermittelt habe.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu dem mutmaßlichen Versäumnis der Kommission ein, alle einschlägigen Dokumente zu ermitteln, und forderte die Kommission auf, zusätzliche Erläuterungen dazu vorzulegen, warum der Abschlussbericht nicht ermittelt wurde. In ihrer Antwort an die Bürgerbeauftragte teilte die Kommission ihre Auffassung, dass der Abschlussbericht im Einklang mit ihrer gemeinsamen Aufbewahrungsliste vernichtet wurde, in der es heißt, dass Dossiers, die die Finanzierungstätigkeiten der EU betreffen, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren haben.

Die Bürgerbeauftragte hielt die zusätzlichen Erläuterungen, die die Kommission vorgelegt hatte, für angemessen und stellte fest, dass die Kommission fast ein Jahr gebraucht hatte, um die bestätigende Entscheidung zu erlassen, und schloss den Fall mit der Feststellung ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt seien. Sie schlug jedoch vor, dass die Kommission solche Erläuterungen in ihren Antworten auf Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu einem frühen Zeitpunkt vorlegt, anstatt ihre Antworten darauf zu beschränken, zu erklären, wo sie gesucht hat.

Der Beschwerdeführer beantragte den Zugang der Öffentlichkeit zu einer Finanzhilfevereinbarung für ein Projekt, das im Rahmen des Forschungs- und Innovationsförderprogramms Horizont Europa finanziert wurde. Die Europäische Exekutivagentur für Gesundheit und Digitales (HaDEA) verweigerte den Zugang zur Finanzhilfevereinbarung in ihrer Gesamtheit. Dabei machte die HaDEA Ausnahmen im Rahmen der EU-Rechtsvorschriften über den Zugang zu Dokumenten geltend und argumentierte, dass eine vollständige Offenlegung den Schutz personenbezogener Daten und die geschäftlichen Interessen des Konsortiums, das das Projekt durchführt, beeinträchtigen könnte.

Der Beschwerdeführer forderte die HaDEA auf, ihre Entscheidung zu überprüfen (indem sie einen „Zweitantrag“ stellte). Daraufhin gewährte die HaDEA weitgehenden teilweisen Zugang zur Finanzhilfevereinbarung, blieb jedoch bei ihrer Auffassung, dass eine vollständige Offenlegung den Schutz personenbezogener Daten und der geschäftlichen Interessen beeinträchtigen würde.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein, und ihr Untersuchungsteam prüfte die in Rede stehende Finanzhilfevereinbarung. Die Nachprüfung ergab, dass zum Zeitpunkt der bestätigenden Entscheidung die Schwärzungen wirtschaftlich sensibler Informationen und personenbezogener Daten angemessen waren. Die Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass die „Informationskodizes für Teilnehmer“, mit denen Begünstigte von EU-Mitteln ermittelt werden und die öffentlich zugänglich sind, nicht hätten geschwärzt werden dürfen. Da diese PIC jedoch auf der Website „Funding & Tender portal“ der Europäischen Kommission leicht zugänglich sind, schloss die Bürgerbeauftragte den Fall mit der Feststellung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag. Sie vertraut darauf, dass die PICs in Zukunft nicht mehr in ähnlichen Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit geschwärzt werden. 

Die Fälle betrafen die Weigerung der Europäischen Kommission, der Öffentlichkeit Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit der Beantragung der Anerkennung eines Mineralgewinnungsprojekts als „strategisches Projekt“ gemäß dem Gesetz zu kritischen Rohstoffen (CRMA) zu gewähren. Insbesondere beantragten die Beschwerdeführer Zugang zum Antrag, einschließlich Belegen, eines Lithiumbergbauprojekts in Serbien, dessen Antrag erfolgreich war. Die Kommission vertrat die Auffassung, dass die Offenlegung der Dokumente die geschäftlichen Interessen des betreffenden Unternehmens beeinträchtigen würde, und stützte sich dabei auf eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung. Unter anderem machten die Beschwerdeführer geltend, dass ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung bestehe, da die Dokumente wahrscheinlich wichtige Umweltinformationen enthielten.

Die Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass es aufgrund ihrer Natur unangemessen sei, dass die Kommission eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung auf Dokumente im Zusammenhang mit der Einstufung von Projekten im Zusammenhang mit kritischen Rohstoffen als strategische Projekte im Rahmen des CRMA anwende. Darüber hinaus stellte die Bürgerbeauftragte auf der Grundlage der Einsichtnahme in die Dokumente durch ihr Untersuchungsteam fest, dass sie nicht durchgehend sensible Informationen enthalten, auch weil einige Teile von ihnen bereits rechtmäßig veröffentlicht worden waren, als die Kommission ihren endgültigen Standpunkt zum Zugangsantrag des Beschwerdeführers darlegte. Der Bürgerbeauftragte vertrat ferner die Auffassung, dass die Dokumente umfangreiche Umweltinformationen enthalten, darunter „Informationen über Emissionen in die Umwelt“, für die ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Offenlegung als gegeben gilt. Die Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass die Weigerung der Kommission, der Öffentlichkeit Zugang zu gewähren, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt. Sie empfahl der Kommission, ihren Standpunkt im Hinblick auf die Gewährung eines breiten Zugangs zu den streitigen Dokumenten zu überdenken.

In dem Fall ging es darum, wie die Europäische Staatsanwaltschaft (EUStA) mit Beschwerden eines nationalen Assistenten der Delegierten Europäischen Staatsanwälte in Italien umgegangen ist. Der Beschwerdeführer behauptete, dass die Delegierten Europäischen Staatsanwälte der EUStA in Rom in zwei Verwaltungsverfahren eingegriffen hätten, die er auf nationaler Ebene eingeleitet habe. Die Beschwerde betraf auch die Behandlung eines Antrags des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten durch die EUStA.

Die Bürgerbeauftragte stellte Mängel bei der Bearbeitung der Beschwerden durch die EUStA fest, was die Art und Weise betrifft, wie die EUStA dem Beschwerdeführer ihren Standpunkt mitgeteilt hat, und die Gründe für ihre Schlussfolgerung, keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen. Die EUStA hat dies im Laufe der Untersuchung durch klare und angemessene Erläuterungen zu ihrem Standpunkt angegangen. Die Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass die EUStA die Rechte des Beschwerdeführers bei der Bearbeitung der Beschwerden nicht verletzt hat.

In Bezug auf den Antrag auf Zugang zu Dokumenten stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die von der EUStA angeführten Gründe, die angeforderten Dokumente nicht offenzulegen, offenbar nicht mit den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Einklang stehen. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Entscheidung, die vom Beschwerdeführer angeforderten Dokumente nicht offenzulegen, angemessen war, wenn auch aus einem anderen Grund als dem, auf den sich die EUStA beruft.

Die Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Schlussfolgerung ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind.

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu fünf Dokumenten der Agentur der Europäischen Union für Flugsicherheit (EASA). Die Dokumente bezogen sich auf Risikobewertungen einiger Piloten, deren Nicht-EU-Lizenzen von einer zuständigen nationalen Behörde mit bestimmten Unregelmäßigkeiten im Umwandlungsprozess in EU-Lizenzen umgewandelt wurden. Die EASA verweigerte den Zugang zu den angeforderten Dokumenten unter Berufung auf die Ausnahme vom Zugang der Öffentlichkeit zum Schutz der Privatsphäre und der Integrität natürlicher Personen.

In der Beschwerde an den Bürgerbeauftragten wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass er nur an den Teilen der Dokumente interessiert sei, die die Methodik der Risikobewertung zeigten, nicht an den personenbezogenen Daten. Nach Prüfung der ungeschwärzten Fassungen der streitigen Dokumente wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass die EASA nur die Teile offenlegen könne, die diese Methode belegten.

Da die EASA den Standpunkt des Bürgerbeauftragten akzeptierte und die relevanten Teile der angeforderten Dokumente offenlegte, schloss der Bürgerbeauftragte den Fall als erledigt ab.

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Öffentlichkeit Zugang zu zwei Abschlussberichten zu gewähren, die sich auf zwei Untersuchungen im Zusammenhang mit der Wissens- und Innovationsgemeinschaft für Fertigung (KIC) des EIT bezogen. Bei der Verweigerung des Zugangs zu den Berichten stützte sich das OLAF auf eine allgemeine Vermutung, dass die Verbreitung den Schutz des Zwecks seiner Untersuchungen beeinträchtigen würde.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten prüfte die streitigen Dokumente. Auf der Grundlage der Kontrolle und zusätzlicher vertraulicher Informationen des OLAF hielt es die Bürgerbeauftragte für angemessen, dass das OLAF in diesem Fall die allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung anwendet, da die einschlägigen Folgemaßnahmen noch nicht abgeschlossen sind und eine angemessene Frist für den Abschluss dieser Folgemaßnahmen noch nicht verstrichen ist.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung daher mit der Feststellung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag.

Der Fall betraf die Weigerung der REA, einen teilweisen Zugang zu einem Schreiben zu gewähren, das die REA an einen Begünstigten bezüglich der Rückforderung von Finanzmitteln gerichtet hatte. Bei der Verweigerung des Zugangs berief sich die REA auf den Schutz der geschäftlichen Interessen eines Dritten.

Auf der Grundlage der Prüfung des streitigen Dokuments war der Bürgerbeauftragte nicht von dem Argument der REA überzeugt, dass ein teilweiser Zugang den Schutz der geschäftlichen Interessen ernsthaft beeinträchtigen würde. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag, in dem er die REA aufforderte, ihren Standpunkt zu dem Antrag zu überdenken, um ihm einen umfassenden teilweisen Zugang zu dem betreffenden Dokument zu gewähren.

Die REA nahm den Lösungsvorschlag der Bürgerbeauftragten an und gewährte dem Beschwerdeführer umfassenden teilweisen Zugang zu dem Dokument. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die positive Reaktion der REA auf ihren Lösungsvorschlag, mit dem die Beschwerde beigelegt wurde.