Der Fall betraf die Weigerung der Europäischen Kommission, einen teilweisen oder umfassenderen Zugang zu zwei Dokumenten im Zusammenhang mit einem Projekt zu gewähren, das in Partnerschaft mit UNICEF finanziert wurde. Bei der Verweigerung des Zugangs stützte sich die Kommission auf fünf Ausnahmen, die in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang zu Dokumenten festgelegt sind, nämlich die Notwendigkeit, das öffentliche Interesse in Bezug auf die internationalen Beziehungen und die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats sowie den Schutz ihres Entscheidungsprozesses, das geschäftliche Interesse eines Dritten und die Privatsphäre und Integrität natürlicher Personen, einschließlich ihrer personenbezogenen Daten, zu schützen.

Auf der Grundlage der Prüfung der streitigen Dokumente war der Bürgerbeauftragte nicht von den Argumenten der Kommission überzeugt, dass eine teilweise oder breitere Verbreitung den Schutz der geltend gemachten Interessen (ernsthaft) beeinträchtigen würde. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag, in dem er die Kommission aufforderte, ihren Standpunkt zu dem Antrag zu überdenken, um ihm einen möglichst breiten Zugang zu den streitigen Dokumenten zu gewähren. Sie erinnerte die Kommission auch an ihre Verpflichtung, Entscheidungen innerhalb einer angemessenen Frist zu treffen und ihre Entscheidungen zu begründen.

Die Kommission akzeptierte den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten und gewährte dem Beschwerdeführer einen teilweisen und umfassenderen Zugang zu den Dokumenten. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die positive Reaktion der Kommission auf ihren Lösungsvorschlag, mit dem die Beschwerde beigelegt wurde.  

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit Disziplinarverfahren im Anschluss an eine Untersuchung und eine Empfehlung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) an die Kommission. Die Kommission stellte fest, dass 23 Dokumente in den Anwendungsbereich des Antrags fallen, und verweigerte den Zugang zu allen Dokumenten in ihrer Gesamtheit. Dabei stützte sich die Kommission auf die Notwendigkeit, personenbezogene Daten zu schützen.

Als der Beschwerdeführer die Kommission aufforderte, ihre Entscheidung zu überprüfen, bestätigte die Kommission die Zugangsverweigerung und berief sich dabei auf eine allgemeine Vermutung der Vertraulichkeit, die sich aus dem Schutz des Zwecks von Untersuchungen ergibt. Die Kommission argumentierte ferner, dass der Zugang der Öffentlichkeit zum Schutz der in den Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten nicht gewährt werden könne.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Anwendung einer allgemeinen Vertraulichkeitsvermutung durch die Kommission nach Abschluss des betreffenden Disziplinarverfahrens nicht angemessen war. Auf der Grundlage einer Prüfung der streitigen Dokumente vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass Teile der Dokumente zwar möglicherweise geschwärzt werden müssten, um die Identifizierung von Personen zu verhindern oder den Zweck künftiger Untersuchungen zu schützen, die Dokumente jedoch nicht durchgehend sensible Informationen enthielten. Der Bürgerbeauftragte schlug daher als Lösung vor, dass die Kommission ihren Standpunkt zum Antrag auf Zugang überdenkt, um einen sinnvollen teilweisen Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu ermöglichen.

In ihrer Erwiderung bestätigte die Kommission, dass sie sich auf eine allgemeine Vermutung der Vertraulichkeit gestützt habe, und vertrat die Auffassung, dass ein sinnvoller teilweiser Zugang jedenfalls nicht möglich sei, ohne personenbezogene Daten offenzulegen und den Schutz des Zwecks der Disziplinaruntersuchungen der Kommission zu gefährden.

Die Bürgerbeauftragte bedauerte, dass die Kommission nach ihrem Lösungsvorschlag keinen teilweisen Zugang gewährt habe. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Bearbeitung dieses Zugangsantrags durch die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte.

Da die Kommission ihren Standpunkt zum Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang nach dem Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten neu bewertet hatte und zu demselben Schluss gekommen war wie in ihrer bestätigenden Entscheidung, sah der Bürgerbeauftragte keinen zweckdienlichen Zweck, diese Untersuchung mit einer förmlichen Empfehlung in dieser Angelegenheit fortzusetzen. Sie schloss daher den Fall ab.