EU-agenturerne spiller en central rolle ved at gennemføre EU's politikker og yde teknisk, videnskabelig og juridisk ekspertise på tværs af nøglesektorer. Enhver opfattelse af, at deres offentligt ansatte forfølger private interesser, der er i strid med deres pligter, kan underminere offentlighedens tillid til deres arbejde. Den Europæiske Ombudsmand har konsekvent fremhævet risiciene ved "svingdørsfænomenet", hvor personalet overgår til eksterne roller, navnlig i den private sektor. Selv et lille antal højt profilerede sager kan udløse offentlig uro og skade på omdømmet, som det fremgår af de seneste undersøgelser.

Samtidig skal EU-administrationen tiltrække kvalificerede fagfolk til at håndtere prioriteter såsom bæredygtighed, digitalisering og sikkerhed. Foranstaltninger såsom afkølingsperioder og jobrestriktioner kan påvirke karrierefleksibiliteten, navnlig på områder som jura, finans eller teknologi.

På denne baggrund undersøgte denne undersøgelse ud fra et systemisk synspunkt, hvordan EU-agenturer håndterer svingdørssager. Målet var at identificere god praksis og mulige mangler i de eksisterende politikker og praksis. Med henblik herpå foretog Ombudsmanden en detaljeret gennemgang af de politikker, som 15 EU-agenturer havde indført, og inspicerede 54 sager om individuelle sager, der blev behandlet af ni EU-agenturer. Ombudsmandens undersøgelseshold mødtes med repræsentanter for fem EU-agenturer for at afklare udestående spørgsmål.

Næsten alle de EU-agenturer, der indsendte dokumentation til Ombudsmanden, sagde, at de havde vedtaget Europa-Kommissionens tilgang til gennemførelsen af de retlige forpligtelser for personale, der overgår til roller i den private sektor, uanset om det er ved afrejse eller under orlov uden løn. Ombudsmanden fandt imidlertid, at nogle EU-agenturer har mere detaljeret og omfattende vejledning om gennemførelsen af disse retlige forpligtelser end andre. De forskelle, som Ombudsmanden konstaterede, vedrører, hvordan agenturerne håndterer forsinkede eller ufuldstændige anmeldelser af aktiviteter efter tjenesten, hvordan agenturerne vurderer sådanne anmeldelser, arten af de pålagte afbødende foranstaltninger, gennemsigtigheden af afgørelser om anmeldte aktiviteter efter tjenesten, og hvordan eventuelle forpligtelser som følge heraf overvåges, samt hvordan agenturerne uddanner personalet i deres etiske forpligtelser.

Ombudsmanden fandt endvidere, at reglerne og politikkerne for ikke-ansattes aktiviteter efter mandatets ophør, dvs. medlemmerne af agenturernes bestyrelser eller tilsynsråd, er meget forskellige. De fleste agenturers bestyrelsesmedlemmer udpeges af nationale myndigheder og repræsenterer deres respektive medlemsstater, hvilket betyder, at de fortsat er underlagt nationale etiske regler, som varierer fra medlemsstat til medlemsstat. For at imødegå potentielle interessekonflikter og skader på omdømmet som følge af svingdørsbevægelser har kun nogle få af de styrende organer fra de EU-agenturer, der undersøges i denne undersøgelse, vedtaget politikker, der regulerer (tidligere) bestyrelsesmedlemmers aktiviteter efter mandatets udløb.

For at bistå EU-agenturerne med yderligere at styrke deres regler om svingdørsbevægelser fastlagde Ombudsmanden en række retningslinjer for god praksis:

• En stærk integritetsramme begynder med forebyggelse: Det er afgørende at udstyre personale og bestyrelsesmedlemmer med klar vejledning, regelmæssig uddannelse og løbende oplysningsinitiativer for at sikre fuld forståelse af etiske forpligtelser.
• Dette styrkes af robuste standardprocedurer for håndtering af svingdørssituationer, som giver en klar, trinvis tilgang til meddelelser, vurderinger og overholdelse.
• Der skal på forhånd fastsættes gennemsigtige kriterier for begrænsning af posttjeneste- eller postmandatroller, således at enkeltpersoner er fuldt bevidste om begrænsninger, inden de tilmelder sig.
• Når der signaleres et skift til den private sektor, bør agenturerne handle hurtigt – ved at foretage grundige risikovurderinger, identificere potentielle interessekonflikter og træffe øjeblikkelige forebyggende foranstaltninger såsom tilbagekaldelse af adgangsrettigheder eller omfordeling af ansvar, hvor det er nødvendigt.
• Beslutningsprocessen bør være retfærdig, gennemsigtig og veldokumenteret og give enkeltpersoner mulighed for at fremsætte bemærkninger til foreslåede begrænsninger, samtidig med at det sikres, at risiciene styres effektivt gennem forholdsmæssige foranstaltninger såsom afkølingsperioder, forbud mod lobbyvirksomhed eller, hvor det er nødvendigt, direkte forbud.
• Rettidige begrundede afgørelser skal klart beskrive klageadgangen.
• Ud over en grundig beslutningstagning afhænger ansvarligheden af en stærk håndhævelse. Dette omfatter offentliggørelse af resuméer af godkendte aktiviteter, aktiv overvågning af overholdelsen af pålagte betingelser og opretholdelse af fortrolighedsforpligtelser.
• Hvis der er mistanke om overtrædelser, skal agenturerne reagere hurtigt - fastslå kendsgerningerne og forfølge disciplinære foranstaltninger i alvorlige tilfælde - for at opretholde tilliden og beskytte den institutionelle integritet.

Ombudsmanden konkluderer, at EU-agenturerne kan lære meget af hinandens praksis. Ombudsmanden agter at anvende disse retningslinjer for god praksis på sager, som hun vil blive gjort opmærksom på i fremtiden.

Sagen vedrørte, hvordan EU's Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde (Europol) behandlede to af sine tidligere medarbejderes flytninger til Thorn (en privat enhed, der udvikler AI-baserede softwareløsninger til opsporing af materiale, der viser seksuelt misbrug af børn online), mens EU overvejede at vedtage regler på området. Klageren udtrykte bekymring over potentielle interessekonflikter i forbindelse med flytningerne.

Ombudsmanden fandt, at den måde, hvorpå Europol havde håndteret flytningen af en ansat til den private sektor, udgjorde fejl eller forsømmelser. I løbet af undersøgelsen tilkendegav Europol imidlertid, at det var rede til at revidere sine eksisterende processer. Ombudsmanden hilste dette velkommen og anmodede Europol om inden for seks måneder at rapportere tilbage med angivelse af, hvordan revisionen afhjælper de mangler, der er konstateret i denne undersøgelse.

Sagen vedrørte flytningen af en tidligere næstformand (tidligere næstformand) for Den Europæiske Investeringsbank (EIB), som også var formand for Den Europæiske Investeringsfond (EIF), til at blive administrerende direktør for den "nationale erhvervsfremmende bank" i Italien, hans oprindelsesmedlemsstat.

Nationale erhvervsfremmende banker fungerer som finansielle formidlere mellem EIB-Gruppen og mindre projekter, der drager fordel af EIB-Gruppens investeringer. Klageren var som sådan bekymret over, at den tidligere næstformands flytning skabte risiko for interessekonflikter.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og konstaterede, at han flere uger før udnævnelsen af den tidligere næstformand til administrerende direktør for den nationale erhvervsfremmende bank deltog i godkendelsen af finansieringsaftaler mellem både EIB og EIF og den nationale erhvervsfremmende bank i Italien. Dette skete på trods af, at EIB's Chief Compliance Officer havde rådet ham til at afholde sig fra enhver virksomhed med den nationale erhvervsfremmende bank, mens hans udnævnelsesprocedure til denne bank var i gang. Chefen for compliance henviste til en relateret afgørelse fra EIB's udvalg for etik og compliance (ECC) i 2018.

På denne baggrund var Ombudsmanden af den opfattelse, at EIB's håndtering af risikoen for interessekonflikter var utilstrækkelig og udgjorde fejl eller forsømmelser. For at afhjælpe dette foreslår Ombudsmanden, at EIB styrker ECC's rolle i forbindelse med planlagte aktiviteter efter mandatophør for (tidligere) medlemmer af EIB's ledelsesudvalg, herunder når aktiviteterne efter mandatophør udføres af en enhed, der er defineret som havende en public service-kapacitet. Konkret bør ECC være i stand til at indføre foranstaltninger til at afbøde eventuelle identificerede risici for interessekonflikter. Ombudsmanden foreslog også, at EIB offentliggør ECC-afgørelser kort tid efter deres vedtagelse for at forbedre overvågningen og håndhævelsen af overholdelsen af de betingelser, som ECC har fastsat for tidligere medlemmer af ledelsesudvalgets aktiviteter efter mandatets udløb. Ombudsmanden er overbevist om, at EIB med disse forbedringer kan undgå lignende problemer i fremtiden.

Da EU i stigende grad får større beføjelser på områder fra forsvar til sundhedspleje, er offentlighedens tillid til forvaltningen afgørende. Enhver opfattelse af, at offentligt ansatte forfølger private interesser, der er i strid med deres offentlige arbejde, er derfor yderst skadelig. Den Europæiske Ombudsmand har længe identificeret "svingdørsfænomenet" som et fænomen, der kan skade offentlighedens tillid, hvis det ikke håndteres tilstrækkeligt. Selv et lille antal højt profilerede træk kan skabe betydelig offentlig uro og forårsage skade på omdømmet. I denne strategiske undersøgelse blev der set på 100 "svingdørssager" fra Europa-Kommissionen for at identificere områder, hvor der kan ske forbedringer, og for at vejlede resten af EU's administration i fremtiden.

Ombudsmandens undersøgelse viste reelle forbedringer, siden hun sidst havde undersøgt spørgsmålet, herunder vejledning i, hvordan man foretager strengere undersøgelser af hvert skridt.

Når det er sagt, godkendte Kommissionen i nogle tilfælde anmodninger fra tidligere ledende medarbejdere om at påbegynde aktiviteter på trods af forbehold med hensyn til, om de betingelser, der blev pålagt flytningerne, ville afbøde de potentielle risici (såsom interessekonflikter og adgang til viden eller kontakter inden for administrationen). Ombudsmanden mener, at sådanne flytninger kun bør tillades, hvis aktiviteten kan underlægges begrænsninger, der i tilstrækkelig grad afbøder risiciene, og som på troværdig vis kan overvåges og håndhæves.

Hvis sådanne begrænsninger og håndhævelse ikke er mulige, bør Kommissionen midlertidigt forbyde tidligere ansatte at påtage sig de påtænkte job. Hvis man ikke gør det, risikerer man at undervurdere de ætsende virkninger over tid af, at sådanne embedsmænd bringer deres viden og netværk til beslægtede områder i den private sektor, og den dermed forbundne skade på EU's omdømme.

Når Kommissionen godkender en aktivitet med afbødende foranstaltninger, bør den undersøge hele spektret af tilgængelige foranstaltninger. Kommissionen kan f.eks. gøre sin godkendelse af et nyt job betinget af, at den ansatte opnår et tilsagn fra den nye arbejdsgiver om, at de begrænsninger, som Kommissionen pålægger, offentliggøres på den nye arbejdsgivers websted. Kommissionen bør som minimum kræve, at den (tidligere) ansatte fremlægger dokumentation for, at de pålagte begrænsninger blev delt med den nye arbejdsgiver.

De vanskeligheder, som Kommissionen stødte på i forbindelse med overvågningen af overholdelsen, fik Ombudsmanden til at gentage sit forslag om, at Kommissionen på en mere rettidig måde offentliggør oplysninger om alle tidligere seniormedarbejderes aktiviteter efter tjenesteperioden, som den vurderer. Dette vil forbedre offentlighedens kontrol med disse afgørelser, hvilket er afgørende for overvågningen.

Den Europæiske Ombudsmand har længe identificeret "svingdøre", hvor offentligt ansatte flytter til den private sektor, som et fænomen, der potentielt kan skade offentlighedens tillid, hvis det ikke forvaltes korrekt.

Formålet med denne undersøgelse på eget initiativ var at se på, hvordan Den Europæiske Centralbank (ECB) håndterer medarbejdernes svingdørsbevægelser.

I betragtning af ECB's rolle med hensyn til at sikre prisstabilitet og føre tilsyn med finansielle institutioner og kreditinstitutter kan enhver flytning af (tidligere) ECB-ansatte til private finansielle institutioner eller kreditinstitutter, navnlig dem, der falder ind under ECB's tilsyn, medføre interessekonflikter og omdømmemæssige risici og skabe uro i offentligheden.

Ombudsmandens undersøgelse vurderede en specifik sag, som havde givet anledning til bekymring i offentligheden, og gennemgik også 26 tilfælde af anmodninger fra ansatte om at påbegynde erhvervsaktiviteter, enten mens de var på orlov uden løn eller efter at have afsluttet arbejdet i ECB. I alle de gennemgåede sager på nær én flyttede ECB's medarbejdere til den private sektor, herunder enheder og banker, der er under ECB's tilsyn.

Ombudsmanden konkluderede, at ECB bør anvende en mere robust tilgang i forbindelse med svingdørsbevægelser for sine (tidligere) mellemledere og ledende medarbejdere til job i den private sektor, navnlig i den finansielle sektor.

For at afhjælpe de mangler, der opstod i den enkelte sag, og mere generelt med hensyn til, hvordan ECB tackler denne udfordring, fremsatte Ombudsmanden en række forslag til, hvordan ECB kan styrke sine regler, herunder i forbindelse med den igangværende revision af ECB's etiske ramme.

ECB bør specifikt udvide anvendelsesområdet for de medarbejdere, der er underlagt strengere krav om underretning og/eller afkøling, eller vælge et generelt minimumskrav for alle medarbejdere svarende til bestemmelserne i EU's personalevedtægt vedrørende erhvervsmæssige aktiviteter efter fratrædelse.

ECB bør også forlænge forbuddet mod, at tidligere ledende ECB-medarbejdere udøver lobbyvirksomhed over for deres tidligere kolleger, fra seks måneder til et år.

ECB bør yderligere forbedre sin overvågning af (tidligere) medarbejderes overholdelse af deres etiske forpligtelser og betingelser pålagt af ECB, f.eks. ved at offentliggøre betingelserne for godkendelse af tidligere ledende medarbejderes aktiviteter efter fratrædelse, således at påståede overtrædelser kan markeres.

Ombudsmanden foreslog endvidere, at hvis ECB mener, at en anmodning fra en ansat om at påbegynde en erhvervsmæssig aktivitet, mens vedkommende er på orlov uden løn, udgør risici, der ikke i tilstrækkelig grad kan afbødes af begrænsninger, eller når begrænsningerne ikke kan overvåges eller håndhæves effektivt, bør den ikke godkende en sådan anmodning.

 

Sagen vedrørte Den Europæiske Investeringsbanks afgørelse om at godkende en anmodning fra en tidligere næstformand og et medlem af bankens direktion (herefter »den tidligere næstformand«) om at blive menigt bestyrelsesmedlem i et spansk energiselskab, som modtog lån fra EIB.

Klagerne, to medlemmer af Europa-Parlamentet, udtrykte bekymring over, at flytningen gav anledning til risiko for interessekonflikter. EIB gjorde gældende, at den tidligere næstformand ikke havde været involveret i forhandlingen og gennemførelsen af finansieringsaftalerne mellem EIB og selskabet.

Ombudsmanden fandt, at EIB ved at godkende flytningen ikke på korrekt vis håndterede den risiko for interessekonflikter, som den tidligere næstformands anmodning angiveligt gav anledning til. Da EIB imidlertid i mellemtiden har foretaget forbedringer af de relevante etiske regler for at behandle disse spørgsmål, fastslog Ombudsmanden, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser.

Ikke desto mindre fremsatte Ombudsmanden forslag til forbedringer med henblik på at styrke, hvordan EIB vurderer "svingdørsbevægelser" fra medlemmer af dens forvaltningskomité til den private sektor, og hvordan den sikrer overholdelse, når dens komité for etik og overholdelse tillader et træk, men anvender betingelser for den enkelte og deres aktiviteter.