Vážený pán predseda,

Obraciam sa na Vás v snahe nájsť riešenie v tomto prípade.

Sťažnosť spočíva v tom, že Komisia odstránením kontaktných údajov zamestnancov na nižšej úrovni ako vedúci oddelenia z online adresára „Whoiswho“ neprimerane obmedzila schopnosť občanov a občianskej spoločnosti zverejňovať a verejne si vymieňať názory na všetky oblasti činnosti Únie. Sťažovateľ takisto tvrdí, že rozhodnutie podporuje nerovnosť v prístupe ku Komisii, keďže dobre financovaní lobisti majú lepší prístup ku kontaktným údajom tým, že investujú potrebné zdroje na ich zostavenie prostredníctvom výskumu.

Oceňujem, že Komisia musí vyvážiť zásadu transparentnosti a otvoreného rozhodovania s povinnosťou chrániť svojich zamestnancov vrátane tých, ktorí sa zaoberajú citlivými spismi. Oceňujem tiež, že počet zamestnancov, ktorí sa zaoberajú citlivými záležitosťami, sa v priebehu rokov zvýšil v súlade s dodatočnými úlohami a povinnosťami pridelenými Komisii v dôsledku po sebe nasledujúcich kríz.

Komisia vo svojej písomnej odpovedi objasnila, že prijala rozhodnutie, že už nebude uverejňovať kontaktné údaje všetkých zamestnancov po „niekoľkých incidentoch nahlásených vrcholovému manažmentu, ktoré ovplyvnili zamestnancov zodpovedných za citlivé spisy“. V rámci môjho súbežného vyšetrovania 1647/2023/NH, ktoré sa týka žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom týkajúcim sa predmetného rozhodnutia, môj vyšetrovací tím preskúmal e-mailovú komunikáciu medzi rôznymi útvarmi generálneho sekretariátu v tejto veci.

Zdá sa, že Komisia pri prijímaní rozhodnutia o prehodnotení svojej súčasnej politiky:

• viesť dôkladné interné alebo externé konzultácie – okrem kontroly súladu s prístupom Európskeho parlamentu a Rady – o podstate takéhoto rozhodnutia s cieľom získať informácie o rôznych dotknutých záujmoch;
• dôkladne posúdila vplyv odstránenia mien zamestnancov vrátane vplyvu na rovnosť v prístupe ku Komisii;
• identifikovať možné alternatívne opatrenia (napríklad odstrániť len mená niektorých zamestnancov, ktorí pracujú na citlivých spisoch),
•  a
• starostlivo vyvážiť rôzne dotknuté záujmy (ako je transparentnosť, rovnosť prístupu, ochrana údajov a náležitá starostlivosť vo vzťahu k svojim zamestnancom).

Navrhujem preto, aby Komisia uskutočnila nový rozhodovací proces, v ktorom sa zohľadnia uvedené prvky.

Chcel by som zdôrazniť, že tento návrh riešenia nezaujíma žiadne stanovisko k výsledku takéhoto obnoveného rozhodovacieho procesu, ale týka sa len procesu ako takého.

Bol by som Vám vďačný, keby ste mi odpoveď na môj návrh zaslali do 20. júna 2024.

V tomto štádiu je návrh riešenia dôverný. Môj vyšetrovací tím však informoval sťažovateľa o našom zámere hľadať riešenie v tomto prípade.[1] Upozorňujeme, že našou bežnou praxou je zaslať sťažovateľovi kópiu návrhu riešenia na pripomienkovanie spolu s kópiou odpovede inštitúcie na túto otázku, hneď ako dostaneme túto odpoveď. Preto by som chcel požiadať Komisiu, aby nás informovala, či by sa akékoľvek informácie obsiahnuté v návrhu riešenia alebo v jej odpovedi nemali poskytnúť sťažovateľovi [2].

Tvoje úprimné,

Emily O'Reilly
európska ombudsmanka

Štrasburg, 25. 2024

[1] V súlade s článkom 2 ods. 10 štatútu európskeho ombudsmana nariadenie 2021/1163 z 24. júna 2021, ktorým sa stanovujú pravidlá a všeobecné podmienky upravujúce výkon funkcie ombudsmana: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Ak chcete predložiť dokumenty alebo informácie, ktoré považujete za dôverné a ktoré by sa nemali sprístupniť sťažovateľovi, označte ich ako dôverné. Šifrované e-maily môžete posielať do našej vyhradenej e-mailovej schránky. Informácie a dokumenty tohto druhu sa vymažú zo spisov európskeho ombudsmana krátko po skončení vyšetrovania.