Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ je mimovládna organizácia so sídlom v Bruseli, ktorá sa v rokoch 2011 až 2013 zúčastnila na projekte financovanom EÚ zameranom na boj proti rasizmu voči Rómom [1]. Projekt realizovala spolu so subdodávateľom (nezisková online platforma). Podmienky ich spolupráce boli stanovené v memorande o porozumení a spolupráci (dohoda o uprednostňovaných poskytovateľoch služieb) v roku 2009. 

2. V roku 2014, po dokončení projektu, Komisia považovala náklady vykázané sťažovateľom vo výške 170 000 EUR za neoprávnené. Komisia tvrdila, že sťažovateľ nedodržal platné pravidlá upravujúce subdodávky v rámci výziev EÚ na predkladanie ponúk, ktoré boli stanovené v „dohode o grante“ uzavretej medzi sťažovateľom a Komisiou.

3. Sťažovateľ sa domnieval, že Komisia nesprávne zamietla náklady, a koncom roka 2015 sa obrátil na ombudsmana.

Vyšetrovanie

4. Ombudsmanka začala vyšetrovanie tvrdenia sťažovateľa, že Komisia nesprávne považovala sporné náklady za neoprávnené.

5. V priebehu vyšetrovania ombudsmanka dostala odpoveď Európskej komisie na sťažnosť a následne pripomienky sťažovateľa ako odpoveď na odpoveď Komisie. Komisia ďalej zaslala ombudsmanovi záverečnú audítorskú správu externého audítora o realizácii projektu. Navrhovateľ následne zaslal ďalšie pripomienky.

Argumenty predložené ombudsmanovi

6. Sťažovateľ tvrdí, že dohoda o uprednostňovanom poskytovateľovi služieb (PSPA), ktorú uzavrel so svojím subdodávateľom v roku 2009, bola uzavretá v súlade s platnými pravidlami. Na podporu svojho tvrdenia poskytla Komisii: informácie o výzve na predkladanie ponúk, prostredníctvom ktorej bol subdodávateľ vybraný, kópie ponúk prijatých od troch uchádzačov zaradených do užšieho výberu, výpis zo zápisnice zo schôdze „výkonnej kancelárie“ sťažovateľa, počas ktorej bol subdodávateľ vybraný, kópia PSPA a memorandum (právne poradenstvo) od advokátskej kancelárie špecializujúcej sa na pravidlá verejného obstarávania EÚ, ktoré potvrdzuje stanovisko sťažovateľa.

7. Komisia vo svojej odpovedi ombudsmanovi uviedla, že:

Ø Považoval finančné prostriedky za neoprávnené z dôvodu „informácií o nákladoch, príslušných zmluvách a iných podporných dokumentoch“, ktoré poskytol sťažovateľ. Komisia najprv vo februári 2014 upozornila na potenciálne problémy týkajúce sa subdodávok. Na základe informácií, ktoré mala v tom čase k dispozícii, Komisia považovala príslušné náklady za neoprávnené a v máji 2014 o tom informovala sťažovateľa. Sťažovateľ napadol rozhodnutie Komisie a poskytol ďalšie informácie. Komisia odpovedala sťažovateľovi v októbri 2014 a januári 2015, pričom trvala na svojich záveroch.

Ø V jej listoch boli uvedené dôvody jej rozhodnutia a dôsledne sa odkazovalo na príslušné ustanovenia dohody o grante – články II.9 [2] a II.2.1 [3].

Ø Zohľadnila všetky informácie poskytnuté sťažovateľom, ako aj ďalšie relevantné informácie. V listoch Komisie sa nespomínajú niektoré dokumenty [4], na ktoré sa sťažovateľ odvoláva, pretože Komisia ich dostala v súvislosti s iným projektom. Komisia však tieto dokumenty dôkladne analyzovala, čo nezmenilo jej rozhodnutie. Je to tak najmä preto, že v dohode PSPA alebo v rôznych ponukách predložených sťažovateľom s cieľom preukázať, že jeho verejné obstarávanie bolo založené na výbere ponuky s „najlepším pomerom medzi kvalitou a cenou“, bola zahrnutá len časť poplatkov, ktoré sa mali účtovať. Okrem toho ani ponuky, ani PSPA neobsahujú podrobný opis služieb, ktoré sa majú poskytnúť, a súvisiacich cien. Tieto dokumenty preto nebolo možné použiť na posúdenie toho, či výzva na predkladanie ponúk viedla k výberu ponuky s najlepšou „hodnotou za peniaze“. Komisii nebola doručená žiadna iná dokumentácia, ktorá by sa mohla použiť ako dôkaz na preukázanie tejto skutočnosti.

Ø Vzhľadom na nezhody týkajúce sa oprávnenosti určitých nákladov sa Komisia rozhodla zadať externý audit s cieľom overiť svoje závery. Komisia uviedla, že navrhovateľ to privítal. Komisia uviedla, že svoje rozhodnutie upraví, ak externý audit preukáže, že je to potrebné.

8. Komisia následne zaslala ombudsmanovi záverečnú audítorskú správu, ktorá obsahovala tieto relevantné závery:

„Z analýzy podporných dokumentov vyplynulo, že viaceré činnosti boli zadané subdodávateľovi. [subdodávateľ] však funguje ako platforma, ktorá spája odborníkov a poskytovateľov služieb z viacerých členských štátov.

Koordinátor uvádza, že za každú službu sa zašle žiadosť [subdodávateľovi], ktorý rozošle túto žiadosť medzi svojich subdodávateľských členov na vykonanie. Títo subdodávatelia, ak majú záujem poskytovať službu, predložia ponuku [subdodávateľovi].

Na základe nášho auditu sme dospeli k týmto záverom:

1. Dospeli sme k záveru, že [koordinátor projektu] nevykonal postup verejného obstarávania s cieľom vybrať [subdodávateľa]. [Sťažovateľ] automaticky vybral [subdodávateľa] pre tento projekt na základe predchádzajúceho výberového konania, ktoré sa uskutočnilo a na ktorom sa [koordinátor projektu] nezúčastnil, ani na ktorom bol tento konkrétny projekt uvedený.

2. Nemohli sme overiť žiadne postupy týkajúce sa výberu členov, ktorých [subdodávateľ] zadal subdodávateľovi na vykonávanie činností projektu. Audítor preto dospel k záveru, že dôkazy o verejnej súťaži medzi [subdodávateľom] a jeho členmi nie sú k dispozícii. V dôsledku toho nie sme schopní dospieť k záveru o tom, ako boli títo subdodávatelia [subdodávateľa] vybraní, ani o tom, ako zorganizovali a uzavreli súťažné konanie.

3. Audítor nemohol dospieť k záveru o výstupe služby poskytnutej subdodávateľmi [subdodávateľa], ktorí vykonali misie. Neboli sme preto schopní posúdiť vykonávanie činností vykonávaných subdodávateľskými členmi. Jedinými dokumentmi, ktoré mohol audítor overiť, boli faktúry [subdodávateľa] (a nie faktúry subdodávateľských členov) vrátane veľmi všeobecného opisu vykonaných činností a záverečnej správy o projekte, ktorá obsahuje opis činností.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti sme nedokázali určiť:

1) či vybrané ponuky (od [subdodávateľa] aj od subdodávateľských členov) boli najlepšie spomedzi možností poskytujúcich najlepší pomer medzi kvalitou a cenou;

2) ak skutočné náklady na činnosť zodpovedali sume fakturovanej [subdodávateľom]; a

3) ak sa činnosť skutočne uskutočnila, keďže opisy vo faktúrach boli vágne a nepresvedčivé, pokiaľ ide o poskytnuté služby.

Upozorňujeme, že [subdodávateľ] sa nachádza na rovnakej adrese/telefónnom čísle ako [sťažovateľ], s rôznymi registračnými číslami [a môže dôjsť ku konfliktu záujmov].

Preto nebolo možné určiť, či koordinátor dodržiava svoje povinnosti týkajúce sa postupov verejného obstarávania. Audítori preto trvajú na zistení týkajúcom sa neoprávnenosti príslušnej sumy...“

9. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach nesúhlasil so stanoviskom Komisie a zisteniami audítorov. Tvrdila, že:

Ø Komisia a audítori nezohľadnili všetky dostupné dôkazy vrátane kópií ponúk týkajúcich sa všetkých príslušných subdodávateľských činností.

Ø Argumenty Komisie a audítorov boli nekonzistentné a postupom času sa vyvíjali.

Ø Na základe svojich poznatkov o auditoch Komisie trval audit v jej prípade príliš dlho.

Ø Článok II.9.1 dohody o grante týkajúci sa subdodávok sa nevzťahuje na subdodávateľské dohody uzavreté pred vykonaním dohody o grante, ako je PSPA.

Ø Pokiaľ ide o potenciálny konflikt záujmov, sťažovateľ tvrdil, že jednoducho zdieľal pracovný priestor so subdodávateľom a tromi ďalšími organizáciami. Subdodávateľ sa však v čase uzavretia PSPA nachádzal na inej adrese. Sťažovateľ vybral subdodávateľa, pretože bol jediným poskytovateľom, ktorý ponúkal účtovanie len za svoje služby bez dodatočných nákladov. Predstavoval teda najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou.

Ø Komisia vo svojej odpovedi uviedla nové argumenty, ktoré boli nesprávne. Na rozdiel od toho, čo tvrdila Komisia, PSPA neodkazovala na percentuálny podiel poplatkov, ktoré sa mali účtovať subdodávateľovi. V dokumentoch predložených Komisii sú jasne uvedené predmetné služby, ako aj ich cena.

Hodnotenie ombudsmana

10. Spor vyplýva z článku II.9.1 dohody o grante, v ktorom sa uvádza, že: „Ak príjemcovia musia na vykonanie akcie uzavrieť zmluvy a predstavujú náklady na akciu v rámci položky oprávnených priamych nákladov v odhadovanom rozpočte, zadajú zákazku ponuke, ktorá predstavuje najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou; dbajú pritom na to, aby sa zabránilo akémukoľvek konfliktu záujmov.“

11. V priebehu vyšetrovania sťažovateľ tvrdil, že toto ustanovenie by sa nemalo uplatňovať na konkrétnu dohodu o subdodávke, o ktorú ide v tomto prípade, ktorá bola uzavretá pred podpísaním dohody o grante. Ombudsman nesúhlasí s názorom sťažovateľa. Článok II.9.1 dohody o grante je dostatočne široký na to, aby sa vzťahoval na subdodávateľskú dohodu, o ktorú ide v prejednávanej veci. Ako uviedli audítori vo svojej záverečnej správe, ktorá podľa všetkého vyjadruje konečné stanovisko Komisie, jednou z otázok bolo, že koordinátor projektu neorganizoval žiadne súťažné výberové konanie v konkrétnych okamihoch, keď boli predmetné činnosti zadané subdodávateľom. Ombudsman sa domnieva, že žiadne ustanovenie dohody o grante nepodporuje argument, že článok II.9.1 dohody o grante by sa mal považovať za neuplatniteľný na zadávanie činností subdodávateľom počas celého trvania projektu (2011 – 2013) na základe rámcovej dohody, ktorú uzavreli jednotliví príjemcovia roky pred uzavretím dohody o grante, konkrétne v roku 2009. Takýto výklad by bol v rozpore s účelom článku II.9.1 dohody o grante, ktorého cieľom je zabezpečiť účinné využívanie finančných prostriedkov EÚ z hospodárskeho hľadiska na základe kritéria „najlepšieho pomeru medzi kvalitou a cenou“. Súlad s účelom článku II.9.1 by si vyžadoval uskutočnenie osobitnej výzvy na predkladanie ponúk. Sťažovateľ sa nemohol spoliehať len na PSPA, ktorá bola uzavretá v roku 2009, t. j. pred podpísaním dohody o grante.

12. Ombudsmanka poznamenáva, že Komisia zaslala sťažovateľovi niekoľko listov o otázke subdodávok. Z týchto listov je zrejmé, že Komisia túto otázku dôkladne preskúmala na základe všetkých dostupných informácií.

13. Komisia vysvetlila, že navrhovateľ predložil niektoré dokumenty v súvislosti s iným projektom, a preto ich Komisia vo svojej korešpondencii týkajúcej sa tohto projektu neuviedla. Komisia však vo svojej odpovedi na sťažnosť uviedla, že tieto dokumenty preskúmala.

14. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že sťažovateľ mal niekoľko príležitostí predložiť svoj prípad v korešpondencii s Komisiou a v súvislosti s auditom. Dôkazy predložené ombudsmanovi nepodporujú názor, že Komisia a audítori nezohľadnili informácie a argumenty predložené sťažovateľom. Postup, ktorý sa uplatnil, a záver, ku ktorému sa dospelo, boli teda spravodlivé.

15. Okrem toho z celej korešpondencie vyplýva, že Komisia a audítori sa dôsledne domnievali, že sťažovateľ nepreukázal, že zabezpečil, aby sa činnosti hradené z rozpočtu EÚ vykonávali v súlade s kritériom „najlepšieho pomeru medzi kvalitou a cenou“.

16. Okrem toho záverečná audítorská správa potvrdzuje stanovisko Komisie.

17. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že postup bol spravodlivý a že Komisia pred rozhodnutím o neoprávnenosti sporných nákladov riadne zohľadnila všetky argumenty a podporné dokumenty sťažovateľa.

18. Pokiaľ ide o potenciálny konflikt záujmov, zo záverečnej audítorskej správy vyplýva, že táto otázka bola druhoradá a nebola rozhodujúca pre záver Komisie. Ombudsmanka však považuje za rozumné, že Komisia a audítori poukázali na skutočnosť, že sťažovateľ a subdodávateľ zdieľali rovnakú adresu, telefónne a faxové čísla ako faktor vyvolávajúci obavy z možného konfliktu záujmov.

19. Na základe týchto skutočností a vzhľadom na to, že ostatné argumenty predložené sťažovateľom nemôžu zmeniť zistenie ombudsmanky, ombudsmanka dospela k záveru, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmto záverom:

Európska komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Marta Hirsch‐Ziembińska

Vedúci oddelenia 1 pre vyšetrovanie a informačné a komunikačné technológie ‐

Štrasburg, 23. 5. 2018

[1] Projekt „SOM ROMA: Meniace sa zmýšľanie, referenčné číslo JUST/2009/FRAC/AG/1245. Vedúcim projektu bola obec v členskom štáte EÚ a projekt prebiehal od 1. februára 2011 do 31. januára 2013.

[2] Článok II.9.1 znie takto: „Ak príjemcovia musia na účely realizácie akcie uzavrieť zmluvy a ak predstavujú náklady na akciu v rámci položky oprávnených priamych nákladov v odhadovanom rozpočte, zadajú zákazku ponuke, ktorá predstavuje najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou; dbajú pritom na to, aby sa zabránilo akémukoľvek konfliktu záujmov.“

[3] Článok II.2.1 znie takto: „Príjemcovia sa zaväzujú prijať všetky potrebné opatrenia, aby zabránili akémukoľvek riziku konfliktu záujmov, ktorý by mohol ovplyvniť nestranné a objektívne plnenie dohody. Takýto konflikt záujmov by mohol vzniknúť najmä v dôsledku hospodárskych záujmov, politickej alebo národnej spriaznenosti, rodinných alebo citových dôvodov alebo akéhokoľvek iného spoločného záujmu.

[4] Výzva na predkladanie ponúk, kópie ponúk prijatých od troch uchádzačov z užšieho výberu a memorandum (právne poradenstvo) od advokátskej kancelárie. Komisia uviedla, že memorandum bolo vypracované po poslednej výmene korešpondencie medzi ňou a sťažovateľom.