Sťažovateľ požiadal Európsku radu pre inováciu o grant určený na podporu startupov a malých a stredných podnikov, ktoré zavádzajú inovačné výrobky alebo služby. Jej návrh nebol úspešný. Napadla tento výsledok, pričom okrem iného tvrdila, že odborníci, ktorí boli poverení preskúmaním jej návrhu, delegovali svoje hodnotenie na umelú inteligenciu tretích strán.

Výkonná agentúra pre Európsku radu pre inováciu a MSP (EISMEA) oslovila príslušných odborníkov s cieľom preskúmať tvrdenia sťažovateľa. Niektorí uznali používanie umelej inteligencie počas procesu preskúmania, ale len na pomocné úlohy. Po ďalšom vyšetrovaní EISMEA podrobne vysvetlila, prečo používanie umelej inteligencie odborníkmi nemalo nepriaznivý vplyv na výsledok žiadosti sťažovateľa.

Hoci ombudsmanka považovala za nedostatočné dôvody na riešenie konkrétneho prípadu – konkrétne obavy sťažovateľky týkajúce sa vecného hodnotenia jej návrhu – považovala za dôležité preskúmať pravidlá upravujúce používanie umelej inteligencie tretích strán odborníkmi, ktorí poskytujú poradenstvo Európskej komisii, EISMEA a iným výkonným agentúram v kontexte podobných programov financovania. Ombudsmanka si v tejto súvislosti vyžiadala informácie od Komisie, ktorá je vo všeobecnosti zodpovedná za dohľad nad takýmito programami a prijímanie príslušných pravidiel.

Ombudsmanka zistila, že Komisia nedávno uviedla, že odborníci môžu používať umelú inteligenciu tretích strán len na pomocné úlohy a musia zdokumentovať svoje používanie umelej inteligencie. To predstavuje zlepšenie. Ombudsmanka zároveň konštatovala, že nie je optimálne požiadať o poskytnutie tejto dokumentácie príslušným orgánom EÚ až po podaní sťažnosti týkajúcej sa používania umelej inteligencie odborníkmi. Ombudsmanka navrhla, aby Komisia preskúmala, ako by jej odborníci mohli dokumentovať svoje používanie umelej inteligencie, a proaktívne poskytovala tieto informácie Komisii s cieľom predvídať potenciálne otázky a sťažnosti.

Prípad sa týkal spôsobu, akým Európsky úrad pre výber pracovníkov (EPSO) riešil žiadosti o preskúmanie od uchádzača, ktorý nebol úspešný v dvoch výberových konaniach. Sťažovateľ okrem iného tvrdil, že úrad EPSO primerane neriešil jeho obavy, a spochybnil, či primerane preskúmal jeho výkonnosť.

Po tom, ako ombudsmanka začala vyšetrovanie, úrad EPSO poskytol sťažovateľovi dodatočné odpovede. Ombudsman zistil, že existujú nezrovnalosti medzi týmito odpoveďami a odpoveďami, ktoré mu boli pôvodne doručené, a že nie je jasné, či úrad EPSO skutočne preskúmal svoje pôvodné rozhodnutia. V priebehu vyšetrovania úrad EPSO poskytol ďalšie objasnenia s cieľom vysvetliť to.

Ombudsmanka uzavrela prípad so zistením, že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je opodstatnené, keďže úrad EPSO napokon poskytol primerané vysvetlenia, ako vybavoval žiadosti sťažovateľa o preskúmanie. Vyšetrovanie však odhalilo problémy so štandardnými odpoveďami úradu EPSO na žiadosti o preskúmanie. S cieľom riešiť tieto problémy ombudsmanka navrhla úradu EPSO zlepšenie a požiadala ho, aby zabezpečil, že uchádzači, ktorí podali žiadosť o preskúmanie, dostanú v budúcnosti jasnú, presnú a úplnú odpoveď, ktorá ich informuje o tom, či sa preskúmanie uskutočnilo, a o dôvodoch rozhodnutia úradu EPSO.

 

Vec sa týkala spôsobu, akým Agentúra Európskej únie pre azyl (EUAA) vypovedala zmluvu s externým expertom v nadväznosti na obvinenia z neprofesionálneho správania voči tlmočníkom počas podpornej misie v oblasti azylu. Sťažovateľ tvrdil, že rozhodnutie nie je dostatočne odôvodnené, že nebol riadne informovaný o podstate tvrdení, že jeho právo na obhajobu nebolo dodržané a že prijaté opatrenia boli neprimerané. Agentúra EUAA trvala na tom, že ukončenie zmluvy bolo založené na viacerých dôveryhodných správach o pochybení, že sťažovateľ bol informovaný o obavách prostredníctvom stretnutí a iných oznámení a že úvahy o dôvernosti obmedzili zverejnenie určitých podrobností.

Ombudsmanka zistila, že hoci samotný list o ukončení zmluvy jasne a dostatočne neobsahoval faktické a právne odôvodnenie rozhodnutia, zo širšieho kontextu vyplýva, že agentúra EUAA spolupracovala so sťažovateľom pri viacerých príležitostiach pred ukončením jeho zmluvy. Ombudsmanka sa domnievala, že sťažovateľ bol oboznámený s povahou obáv a dostal príležitosť reagovať. Agentúra EUAA sa tiež pokúsila riešiť situáciu prostredníctvom menej prísnych opatrení pred tým, ako pristúpila k ukončeniu. Hoci by pre agentúru EUAA bolo viac v súlade s osvedčenými administratívnymi postupmi viesť štruktúrovanejšie záznamy a poskytnúť podrobnejšie odôvodnenie v liste o ukončení zmluvy, ombudsmanka nezistila zjavne nesprávne posúdenie ani dostatočne závažný procesný nedostatok, ktorý by predstavoval nesprávny úradný postup.

Ombudsmanka uzavrela vyšetrovanie zistením, že pri vybavovaní rozhodnutia o ukončení zmluvy sťažovateľa zo strany agentúry EUAA nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Tieto tri prípady sa týkali toho, ako Európska komisia uplatňovala svoje pravidlá lepšej právnej regulácie a iné procedurálne požiadavky pri príprave legislatívnych návrhov týkajúcich sa náležitej starostlivosti podnikov v oblasti udržateľnosti (983/2025/MIK), boja proti prevádzačstvu migrantov (2031/2024/VB) a spoločnej poľnohospodárskej politiky (1379/2024/MIK). Komisia považovala tieto návrhy za naliehavé, a preto vynechala kroky stanovené v jej pravidlách, ako sú posúdenia vplyvu a verejné konzultácie. Sťažovatelia, ktorí sú organizáciami občianskej spoločnosti, sa domnievali, že tieto opomenutia sú v rozpore s pravidlami Komisie pre lepšiu právnu reguláciu. V dvoch prípadoch sťažovatelia takisto tvrdili, že Komisia neposúdila súlad legislatívnych návrhov s cieľmi EÚ v oblasti klímy, ako sa vyžaduje v európskom právnom predpise v oblasti klímy. V jednom prípade sa sťažovateľ ďalej obával, že Komisia porušila svoj rokovací poriadok týkajúci sa medziútvarových konzultácií.

Ombudsmanka na základe svojich vyšetrovaní zistila procesné nedostatky v spôsobe, akým Komisia pripravovala príslušné legislatívne návrhy, čo spolu predstavovalo nesprávny úradný postup. S cieľom riešiť tieto nedostatky ombudsmanka odporučila, aby Komisia zabezpečila predvídateľné, konzistentné a nesvojvoľné uplatňovanie svojich pravidiel lepšej právnej regulácie vymedzením „naliehavých“ situácií, ktoré odôvodňujú výnimku z ich požiadaviek, ako aj zaznamenaním a vysvetlením dôvodov akýchkoľvek udelených výnimiek. Okrem toho v prípade udelenia výnimiek by Komisia mala stanoviť postup na zabezpečenie toho, aby bola naliehavá príprava legislatívnych návrhov stále v súlade so zásadami transparentného a inkluzívneho legislatívneho procesu založeného na dôkazoch. S cieľom pomôcť Komisii pri plnení tejto úlohy ombudsmanka predložila aj štyri návrhy na zlepšenie, ktoré zahŕňali: objasnenie svojich pravidiel konzultácií so zainteresovanými stranami v prípade naliehavých návrhov; zabezpečiť, aby sa analytické dokumenty nahrádzajúce posúdenia vplyvu a opisujúce dôkazy na podporu jej návrhov uverejňovali včas s cieľom umožniť verejnú diskusiu pred prijatím právnych predpisov; vydávanie usmernení k vykonávaniu posúdení konzistentnosti v oblasti klímy; poskytovanie a zaznamenávanie odôvodnení pri skracovaní období medziútvarových konzultácií pod stanovené prahové hodnoty.

Komisia vo svojej odpovedi ombudsmanke súhlasila s tým, že počas nadchádzajúcej revízie pravidiel lepšej právnej regulácie zváži vymedzenie „naliehavých“ situácií a že zaznamená a zverejní dôvody uplatňovania akýchkoľvek výnimiek z ich požiadaviek. Komisia sa takisto zaviazala zabezpečiť cielené konzultácie o svojich „naliehavých“ návrhoch, uverejniť analytické dokumenty s dôkazmi na podporu svojich návrhov do troch mesiacov od prijatia, zahrnúť posúdenia konzistentnosti v oblasti klímy do analytických dokumentov aj do dôvodových správ k budúcim návrhom a poskytnúť odôvodnenia pre skrátené medziútvarové konzultácie.

Sťažovatelia sa vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie domnievali, že záväzky Komisie nie sú dostatočne jasné ani konkrétne na to, aby zaručili transparentný, inkluzívny a na dôkazoch založený legislatívny proces.

Ombudsmanka uvítala celkovú konštruktívnu odpoveď Komisie na jej odporúčania a návrhy na zlepšenie. V odpovedi Komisie sa však zatiaľ dostatočne neobjasňujú konkrétne kroky, ktoré má v úmysle prijať na vykonanie odporúčaní a návrhov ombudsmanky na zlepšenie.

Ombudsmanka bude preto túto záležitosť monitorovať na základe budúcich sťažností a po tom, ako Komisia dokončí revíziu pravidiel lepšej právnej regulácie. V tejto fáze nie sú opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovania a ombudsman tieto tri prípady uzavrel.