Prípad sa týkal postupu prijímania dočasných zamestnancov stáleho zboru Európskej agentúry pre pohraničnú a pobrežnú stráž (Frontex). Sťažovateľ, uchádzač v tomto konaní, získal minimálny celkový počet bodov potrebný na vyraďovací test s voliteľnými odpoveďami (ďalej len „test s voliteľnými odpoveďami“). Agentúra Frontex ho však vylúčila z ďalšej účasti na výberovom konaní, pretože nezískal minimálny počet bodov v každej zo samostatných častí testu pozostávajúceho z otázok s voliteľnými odpoveďami. Sťažovateľ tvrdil, že jeho vylúčenie z výberového konania bolo nespravodlivé, pretože táto požiadavka, ktorú považoval za svojvoľnú, nebola uchádzačom oznámená pred testom pozostávajúcim z otázok s voliteľnými odpoveďami.

Ombudsmanka sa domnievala, že agentúra Frontex mala diskrečnú právomoc stanoviť prahové hodnoty pre test pozostávajúci z otázok s voliteľnými odpoveďami v neskoršej fáze výberového konania za predpokladu, že tak urobila pred tým, ako sa dozvedela o individuálnych výkonoch uchádzačov. Keďže agentúra Frontex stanovila prahové hodnoty pred uskutočnením testu, ombudsmanka zistila, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Ombudsmanka však navrhla, aby agentúra Frontex v rámci svojich postupov prijímania zamestnancov podľa možnosti zvážila informovanie uchádzačov o prahových hodnotách pre akýkoľvek vyraďovací test pred testovaním s cieľom zvýšiť transparentnosť a umožniť uchádzačom lepšie sa pripraviť na test.

Ombudsmanka ďalej zistila nedostatky v spôsobe, akým agentúra Frontex uchovávala záznamy o internej práci, ktorú vykonala výberová komisia. Ombudsmanka preto navrhla, aby agentúra Frontex z dôvodov transparentnosti a zodpovednosti zlepšila normy jasnosti a dostupnosti takýchto záznamov.

 

Veci sa týkali rozhodnutia agentúry Frontex neuhradiť sťažovateľom, ktorí boli uchádzačmi v postupe prijímania do zamestnania agentúry Frontex pre členov jej „stáleho zboru“, cestovné náklady a náklady na pobyt po ich ceste do Varšavy (Poľsko) na účely plaveckých testov a lekárskych vyšetrení. V pravidlách agentúry Frontex týkajúcich sa prijímania zamestnancov sa stanovuje, že náklady súvisiace s konečnou lekárskou prehliadkou sa uhradia len vtedy, ak uchádzač následne nastúpi do funkcie v agentúre Frontex, zatiaľ čo sťažovatelia tak neurobili.

Ombudsmanka zistila, že podľa platných pravidiel agentúry Frontex, hoci agentúra Frontex skombinovala plavecké testy s lekárskou prehliadkou z dôvodu tlaku na jej postupy prijímania zamestnancov, mala vykonať samostatné hodnotenie nákladov súvisiacich s plaveckými testami.

Ombudsmanka navrhla riešenie, že agentúra Frontex by mala prehodnotiť svoje rozhodnutie neuhrádzať sťažovateľom všetky cestovné náklady a náklady na pobyt a mala by zvážiť náhradu nevyhnutných nákladov súvisiacich s plaveckými testami, ktoré podstúpili. Agentúra Frontex súhlasila s príspevkom vo forme diét za počet dní navyše, počas ktorých sa sťažovatelia zdržiavali vo Varšave, aby sa mohli zúčastniť na plaveckých testoch.

Ombudsmanka uzavrela vyšetrovanie zistením, že agentúra Frontex prijala návrh riešenia.

 

Vec sa týkala spôsobu, akým Prekladateľské stredisko pre orgány Európskej únie (ďalej len „prekladateľské stredisko“) posúdilo ponuku v oblasti prekladateľských a redakčných služieb. Sťažovateľ bol znepokojený najmä tým, ako prekladateľské stredisko interpretovalo kritériá výberu a kritériá na vyhodnotenie ponúk a ako vyhodnocovalo kritériá na vyhodnotenie ponúk, ako aj rozhodnutím prekladateľského strediska upustiť od procesného kroku „špecifikácií obstarávania“ (pravidlá vzťahujúce sa na postup verejného obstarávania).

Ombudsmanka zistila, že Prekladateľské stredisko v súťažných podkladoch jasne nevymedzilo a nerozlišovalo medzi výberovými kritériami a kritériami na vyhodnotenie ponúk. To predstavovalo nesprávny úradný postup. Keďže však prekladateľské stredisko nakoniec nezadalo žiadnu zákazku na prekladateľské služby, o ktoré ide v sťažnosti, ombudsman sa domnieval, že odporúčanie by nemalo žiadny užitočný účel.

Ombudsmanka však navrhla zlepšenie, aby prekladateľské stredisko v budúcich výzvach jasne rozlišovalo medzi výberovými kritériami a kritériami na vyhodnotenie ponúk v špecifikáciách verejného obstarávania, aby bolo v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách EÚ. V tejto súvislosti by prekladateľské stredisko malo poskytnúť aj jasné pokyny týkajúce sa druhu dôkazov, ktoré sa majú poskytnúť v prípade výberových kritérií aj kritérií na vyhodnotenie ponúk. Ombudsmanka tiež uviedla, že bude monitorovať budúce výzvy na predkladanie ponúk a v prípade potreby zváži opätovné preskúmanie tejto záležitosti.

Ombudsmanka tiež poukázala na to, že je osvedčeným administratívnym postupom zabezpečiť, aby uchádzači boli informovaní o každom rozhodnutí upustiť od procesných krokov stanovených v špecifikáciách obstarávania, a že je poľutovaniahodné, že prekladateľské stredisko tak neurobilo. Neinformovanie uchádzačov o vzdaní sa procesného úkonu tiež predstavovalo nesprávny úradný postup. Ombudsmanka sa okrem toho domnievala, že upustenie od procedurálneho kroku je v rozpore s platnými pravidlami. V tejto súvislosti predložila zodpovedajúci návrh na zlepšenie.

Prípad sa týkal štúdie, ktorú vypracovala výskumná organizácia na základe zmluvy s delegáciou EÚ v Guinei-Bissau. Organizácia vyjadrila obavy v súvislosti s podmienkami týkajúcimi sa uverejnenia štúdie, najmä s tým, že by sa mala distribuovať bezplatne. Organizácia sa domnievala, že táto podmienka by účinne bránila uverejneniu štúdie ako akademickej knihy, keďže akademickí vydavatelia sú obchodné subjekty, ktoré dosahujú zisk z kníh, ktoré vydávajú.

Vyšetrovanie preukázalo, že štúdia bola zadaná na základe „zmluvy o poskytovaní služieb“, v rámci ktorej Európska komisia, ktorá je zodpovedná za príslušný celkový rozpočet, nadobudla vlastníctvo štúdie. Štúdia sa preto považovala za „verejný statok“ a Komisia správne trvala na tom, aby bola verejnosti sprístupnená bezplatne.

Ombudsmanka sa domnievala, že bolo rozumné, aby Komisia trvala na tom, aby sa štúdia distribuovala bezplatne, keďže bola vypracovaná z finančných prostriedkov EÚ, a preto by sa nemala komerčne využívať. Ombudsmanka však považuje za poľutovaniahodné, že Komisia jasne špecifikovala podmienky týkajúce sa uverejnenia až po dokončení štúdie. Ombudsmanka uzavrela prípad so zistením, že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je opodstatnené, ale navrhla, aby sa podobné problémy v budúcnosti nevyskytovali.

Vec sa týkala spôsobu, akým Európsky úrad pre výber pracovníkov (EPSO) riešil žiadosť uchádzača, ktorý nedávno porodil, o zmenu termínu ústnej skúšky (pohovoru) vo výberovom konaní na odborníkov technickej podpory. Úrad EPSO súhlasil s preložením jedného pohovoru, ale preložil ho na ten istý deň ako iný pohovor týkajúci sa výberového konania. Sťažovateľka nebola spokojná s tým, ako úrad EPSO riešil jej administratívnu sťažnosť v tejto veci.

Ombudsmanka sa domnievala, že nebolo rozumné, aby EPSO naplánoval dva testy v ten istý deň, keďže všetci ostatní uchádzači sa mohli zúčastniť na testoch v samostatné dni. Pre sťažovateľku to bolo obzvlášť ťažké, keďže nedávno porodila. Spôsob, akým EPSO vybavil žiadosť, teda predstavoval nesprávny úradný postup. S cieľom riešiť tento problém ombudsmanka navrhla úradu EPSO, aby nadviazal dialóg so sťažovateľom s cieľom nájsť vhodné a spravodlivé riešenie.