Kontekst dochodzenia z własnej inicjatywy

1. Art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej upoważnia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia z własnej inicjatywy dochodzeń w związku z możliwymi przypadkami niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii.

2. Niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy jest następstwem dochodzenia w sprawie skargi złożonej do Rzecznika Praw Obywatelskich w 2006 r. (skarga 3480/2006/BB).

3. Skarżący [1] w tej sprawie, który był wówczas pracownikiem Parlamentu Europejskiego zatrudnionym na czas określony, uczestniczył w konkursie otwartym EUR/A/151/98 zorganizowanym w celu stworzenia listy rezerwowej na potrzeby rekrutacji administratorów języka francuskiego. Lista rezerwowa miała zawierać 22 nazwiska. Konkurs został zorganizowany przez Parlament i Radę UE.

4. Pismem z dnia 26 października 2000 r. przewodniczący komisji konkursowej poinformował skarżącego, że nie może uczestniczyć w kolejnych etapach konkursu, ponieważ nie uzyskał minimalnej liczby punktów wymaganej w jednym z testów. Odwołanie skarżącego zostało odrzucone przez Parlament.

5. Lista rezerwowa została sporządzona w dniu 12 stycznia 2001 r.

6. Skarżący wniósł skargę do Sądu Pierwszej Instancji, który stwierdził nieważność decyzji Parlamentu. W rezultacie skarżący został ponownie dopuszczony do konkursu.

7. W dniu 19 maja 2005 r. Parlament poinformował skarżącego, że jego nazwisko zostało dodane do listy rezerwowej. Parlament zwrócił uwagę, że w międzyczasie zatrudniono 22 kandydatów, których nazwiska znajdowały się na tej liście, że w związku z tym jest on jedynym kandydatem na tej liście i że lista będzie ważna do dnia 1 czerwca 2007 r.

8. Skarżący podejmował następnie różne działania w Parlamencie w celu znalezienia stanowiska. Zwracał się również do Rady i Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego. Nie złożono mu jednak żadnej oferty pracy.

9. W dniu 14 listopada 2006 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

10. Skarżący twierdził, że Parlament nie zarządzał należycie jego aktami po wpisaniu go na listę rezerwową konkursu otwartego EUR/A/151/98. Twierdził on, że powinien być traktowany sprawiedliwie w kontekście obsadzania wakatów w instytucjach wspólnotowych.

11. Skarżący wyraził podejrzenie, że Parlament ukarał go za zmuszenie go do wpisania jego nazwiska na listę rezerwową w drodze postępowania sądowego. W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący wskazał, że "[m]i przyjaciele, którzy są urzędnikami pracującymi w innych instytucjach europejskich - których nazwisk nie mogę przytoczyć z oczywistych względów poufności - potwierdzili moje podejrzenia".

12. W dniu 30 stycznia 2007 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie. Parlament przesłał swoją opinię w dniu 20 marca 2007 r.

13. W dniu 3 maja 2007 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował Parlament, że uważa za konieczne jak najszybsze zapoznanie się z jego aktami, między innymi w celu ustalenia, „czy i w jaki sposób pozostałe instytucje Wspólnoty zostały poinformowane o decyzji Parlamentu o umieszczeniu skarżącego na liście rezerwowej konkursu otwartego EUR/A/151/98”.

14. Wgląd do akt został przeprowadzony w dniu 15 maja 2007 r. W sprawozdaniu z kontroli wspomniano, że przedstawiciele Rzecznika otrzymali kopie kilku poufnych dokumentów, z których jeden został opisany w następujący sposób: "2. Dokument zatytułowany „Łączenie” rozprowadzany przez EPSO, wskazujący liczbę kandydatów pozostających na listach rezerwowych wszystkich konkursów organizowanych przez różne instytucje UE”. Niniejszy dokument będzie określany w niniejszej decyzji jako „dokument dotyczący wspólnego korzystania z zasobów”.

15. Pismem z dnia 15 maja 2007 r. skarżący zwrócił się do Parlamentu o przedłużenie ważności odpowiedniej listy rezerwowej. Kopię tego pisma przekazano Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

16. W dniu 24 maja 2007 r. Rzecznik zasugerował, że w celu zachowania możliwości polubownego rozwiązania w przypadku stwierdzenia niewłaściwego administrowania Parlament mógłby rozważyć przedłużenie ważności listy rezerwowej. Skarżący został o tym poinformowany tego samego dnia.

17. W dniu 31 maja 2007 r. Parlament poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że przedłużył ważność listy rezerwowej do dnia 31 sierpnia 2007 r. Wyraziła nadzieję, że da to Rzecznikowi wystarczająco dużo czasu na przeprowadzenie badania.

18. W dniu 22 października 2007 r. Rzecznik Praw Obywatelskich oddalił skargę. Rzecznik wskazał, że – jak wykazała kontrola – od maja 2005 r. Parlament zatrudniał jedynie administratorów posługujących się językiem francuskim i specjalizujących się w konkretnych dziedzinach. Zauważył również, po raz kolejny na podstawie wglądu do akt Parlamentu, że wydaje się, iż kandydatura skarżącego została udostępniona wszystkim dyrekcjom generalnym w Parlamencie (pkt 2.4 decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich).

19. Rzecznik dodał następującą uwagę (pkt 2.5): „Ponadto kontrola potwierdziła informacje przekazane już przez Parlament w jego opinii, że lista rezerwowa wskazująca na dostępność skarżącego została udostępniona innym instytucjom wspólnotowym. Ponadto kontrola potwierdziła, że na żądanie jego życiorys został wysłany do służby, która zwróciła się o informacje na jego temat, a mianowicie do Rady UE.”

20. Wreszcie, jeśli chodzi o kwestię przedłużenia ważności listy rezerwowej, Rzecznik wyjaśnił, że jest to kwestia wchodząca w zakres uprawnień dyskrecjonalnych instytucji. Dodał następujące oświadczenie: „W związku z tym Rzecznik wyraża uznanie dla Parlamentu za jego gotowość do przedłużenia ważności przedmiotowej listy rezerwowej, aby umożliwić mu zakończenie dochodzenia w przedmiotowej sprawie”.

21. W dniach 19 października 2007 r. i 24 stycznia 2008 r. skarżący skierował kolejne pisma do Rzecznika Praw Obywatelskich. W pierwszym z tych pism skarżący stwierdził, że decyzja Parlamentu o przedłużeniu ważności listy rezerwowej jedynie o trzy miesiące potwierdziła dyskryminację, której był ofiarą. W drugim z tych pism zapytał (między innymi), czy zmieniona lista rezerwowa została rzeczywiście przekazana innym instytucjom. W dniu 1 lipca 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich odpowiedział na te pisma, przepraszając za opóźnienie. Rzecznik przypomniał, że decyzja o wygaśnięciu listy rezerwowej wchodzi w zakres uprawnień dyskrecjonalnych instytucji. Wyżej wymieniona kwestia podniesiona w piśmie skarżącego z dnia 24 stycznia 2008 r. nie została poruszona.

22. W dniu 14 lipca 2008 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika o kopie (między innymi) pism, w których Parlament poinformował pozostałe instytucje o zmienionej liście rezerwowej i o przedłużeniu jej ważności. W odpowiedzi z dnia 21 lipca 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wydał następujące oświadczenie: „En ce qui concerne les courriers de transmission aux autres institutions de votre inscription sur la liste de réserve en question, je vous confirme que ces documents qui figurent au dossier ont été obtenues lors de l'inspection du dossier du Parlement européen (...). En conséquence, je confirme que, conformément aux articles 13.3 et 14.2 des dispositions d'exécution du Médiateur européen, ni le plaignant ni le public n'ont accès aux documents et aux informations confidentiels obtenus à la suite de l'inspection par le Médiateur.”

23. W kolejnym piśmie z dnia 1 sierpnia 2008 r. skarżący stwierdził, że pkt 2.5 decyzji Rzecznika przeinaczył fakty, ponieważ Parlament nie twierdził, że przekazał zmienioną listę rezerwową innym instytucjom. Skrytykował ponadto fakt, że w piśmie Rzecznika z dnia 21 lipca 2008 r. stwierdzono, że „courriers de transmission” znajdowały się w aktach kontrolowanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, mimo że ani w sprawozdaniu z kontroli, ani w Parlamencie o tym nie wspomniano. Skarżący podkreślił, że Parlament powinien był poinformować pozostałe instytucje, że jego nazwisko zostało umieszczone na liście rezerwowej. Dodał, że Rada poprosiła Parlament o jego życiorys tylko dlatego, że została o to poproszona przez prezydencję. Pokazało to, że Rada, która była współorganizatorem danego konkursu, nie została poinformowana o tym, że jego nazwisko zostało umieszczone na liście rezerwowej, ponieważ w przeciwnym razie nie musiałaby zwracać się do Parlamentu o jego życiorys.

24. W odpowiedzi z dnia 1 października 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich odrzucił zarzuty skarżącego. W piśmie tym Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił następujące wyjaśnienia:

„De surcroit, je souhaite aussi confirmer, à nouveau, que j'ai constaté au point 2.5 de ma décision que 'l'inspection a confirmé (...) que la liste d'aptitude indiquant la disponibilité de la plaignante avait été mise à la disposition d'autres institutions”, à savoir que le document de transmission a bien été mis à ma disposition lors de l'inspection du 15 mai 2007.

Par ailleurs, et en ce qui concerne le document dit 'pooling' du 14 mai 2007, ce document a été généré à partir des informations, contenues dans une base de données et centralisées par l'Office européen de sélection du personnel. Par le biais de cette base, la disponibilité des candidats sur l'ensemble des listes de réserve est transmise et mise à la disposition de chaque institution communautaire pour garantir la transmission d'informations exactes. Je peux également vous assurer que, contrairement à ce que vous présumez, ce document de transmission a été inspectioné et celui-ci est clairement mentionné dans mon rapport d'inspection du 16 mai 2007. Sur ce document, votre disponibilité en tant que lauréate sur la liste de réserve EUR/A/151/98 était expressement indiquée et mise à la disposition de chaque institution communautaire.”

25. Rzecznik dodał, że Parlament przy okazji kontroli uznał wspomniany dokument za poufny. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował jednak skarżącego, że może złożyć do Parlamentu wniosek o dostęp do tego dokumentu na podstawie rozporządzenia nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [2].

26. W dniu 5 listopada 2009 r. posłanka do Parlamentu Europejskiego P. poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, że nie zgadza się z jego decyzją w tej sprawie. W związku z tym zwrócił się do Rzecznika o ponowne rozpatrzenie sprawy. Pani P. dodała kopię "memorandum" sporządzonego przez skarżącego. W memorandum tym skarżący stwierdził między innymi, że jego wniosek z dnia 21 maja 2007 r. o przedłużenie ważności listy rezerwowej nigdy nie został rozpatrzony i że Parlament nie skonsultował się ani nie poinformował Rady przed zamknięciem tej listy.

27. W dniu 4 marca 2010 r. P. wysłała przypomnienie.

28. W dniu 10 marca 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich odpowiedział na te pisma, przepraszając za zaistniałe opóźnienie. Rzecznik potwierdził, że przeprowadzona przez niego kontrola wykazała, iż inne instytucje zostały powiadomione o zmienionej liście rezerwowej. Podtrzymał również swoje stanowisko dotyczące uprawnień dyskrecjonalnych Parlamentu w odniesieniu do okresu ważności listy rezerwowej. W odniesieniu do krytyki, że Parlament nie odpowiedział na pismo skarżącego z dnia 21 maja 2007 r., Rzecznik zauważył, że Parlament przedłużył ważność listy rezerwowej na jego wniosek.

29. W dniu 14 kwietnia 2010 r. P. ponowiła swój wniosek. Załączyła pismo wysłane do niej przez pana W., byłego współpracownika skarżącego. W piśmie tym oskarżono Rzecznika Praw Obywatelskich o oczywiste naruszenie prawa ("offenkundige Rechtsbeugung"). W szczególności pan W. przedstawił następujące argumenty: (1) Gdyby Parlament rzeczywiście dysponował uprawnieniami dyskrecjonalnymi w odniesieniu do ważności listy rezerwowej, nie mógłby wykonywać tych uprawnień samodzielnie, biorąc pod uwagę, że odpowiednia lista rezerwowa jest listą międzyinstytucjonalną. (2) Nie było dowodów na to, że Parlament poinformował pozostałe instytucje o zmienionej liście rezerwowej. (3) Doszło do poważnej "nieuczciwości akademickiej" w odniesieniu do przedstawienia pkt 2.5 decyzji w piśmie z dnia 10 marca 2010 r.

30. W kolejnym piśmie z dnia 1 czerwca 2010 r. P. złożyła szereg oświadczeń. Zasugerowała między innymi, że Rzecznik umyślnie przeinaczył fakty. Pani P. wskazała, że skarżący poniósł poważną szkodę w wyniku zachowania Parlamentu. Oczekiwała zatem, że Rzecznik Praw Obywatelskich w odpowiedni sposób przedstawi konkretne propozycje dotyczące sposobu naprawienia tej szkody.

31. W swoich pismach poseł poruszył następujące kwestie i argumenty:

(1) Błąd w decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich i odmowa uznania tego błędu

W pkt 2.5 swojej decyzji Rzecznik stwierdził (i) że lista rezerwowa wskazująca na dostępność skarżącego została udostępniona innym instytucjom UE oraz (ii) że Parlament wskazał to już w swojej opinii. Część (ii) tego oświadczenia była błędna, ponieważ Parlament nie przedstawił takiego oświadczenia w swojej opinii. Już w piśmie z dnia 1 sierpnia 2008 r. skarżący twierdził, że w ten sposób Rzecznik przeinaczył fakty. W odpowiedzi Rzecznika z dnia 1 października 2008 r. nie odniesiono się do tej kwestii. Zamiast tego Rzecznik Praw Obywatelskich potwierdził to, co zostało powiedziane w pkt 2.5 swojej decyzji, którą zacytował. W cytacie tym pominięto jednak fragment odnoszący się do opinii Parlamentu. To samo stwierdzenie powtórzono w piśmie Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 10 marca 2010 r. Pani P. uznała, że w ten sposób Rzecznik umyślnie przeinaczył fakty.

(2) Kontrola dokumentacji Parlamentu i jej wyników

Rzecznik poinformował skarżącego, że przy okazji kontroli akt Parlamentu jego przedstawiciele zapoznali się z dowodami w postaci dokumentów potwierdzającymi, że Parlament poinformował inne instytucje o umieszczeniu jego nazwiska na liście rezerwowej. P. stwierdziła, że nie ma dowodów na to, że Parlament poinformował pozostałe instytucje o zmienionej liście rezerwowej.

(3) Przedłużenie i wygaśnięcie listy rezerwowej

P. argumentowała, że Parlament działał arbitralnie, zamykając listę rezerwową lub przedłużając jej ważność jedynie tymczasowo.

32. W dniu 11 czerwca 2010 r. Rzecznik udzielił odpowiedzi posłowi do PE. Przeprosił za dalsze opóźnienie i zapewnił europosła, że to się nie powtórzy. Rzecznik stwierdził ponadto, że treść pism posła z dnia 10 kwietnia i 1 czerwca 2010 r. zostanie dokładnie i szybko zbadana, że sprawa została przydzielona innemu prowadzącemu sprawę i że zostanie on poinformowany o wyniku tego badania przed końcem miesiąca. W swoim piśmie W. odniósł się do poprzedniego pisma, które skierował do posła do PE. W związku z tym Rzecznik zwrócił się do Rzecznika o kopię tego pisma, aby umożliwić mu wzięcie go pod uwagę.

33. W dniu 29 czerwca 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował panią P. o wynikach badania.

34. W odniesieniu do pierwszej z powyższych kwestii Rzecznik Praw Obywatelskich przyznał, że pkt 2.5 zdanie pierwsze jego decyzji zawiera istotny błąd. Zdanie to brzmiało następująco: „Ponadto kontrola potwierdziła informacje przekazane już przez Parlament w jego opinii, że lista rezerwowa wskazująca na dostępność skarżącego została udostępniona innym instytucjom wspólnotowym”. Parlament nie przedstawił jednak takiego oświadczenia w swojej opinii. Rzecznik zaznaczył, że bardzo żałuje tego błędu i że nie został on wcześniej skorygowany. Przedstawił oficjalne przeprosiny zarówno skarżącemu, jak i posłowi do PE. Zapewnił jednak panią P., że nie doszło do celowego przeinaczenia faktów. Rzecznik dodała, że w związku z tym wyżej wymienione zdanie należy sprostować w następujący sposób: „Ponadto kontrola potwierdziła, że lista rezerwowa wskazująca na dostępność skarżącego została udostępniona innym instytucjom wspólnotowym”. Kopie poprawionej francuskiej i angielskiej wersji wspomnianej decyzji zostały przekazane posłowi do PE.

35. W odniesieniu do drugiej kwestii Rzecznik wyjaśnił, że jego wniosek, zgodnie z którym lista rezerwowa wskazująca na dostępność skarżącego została udostępniona innym instytucjom UE, opiera się na „dokumentach dotyczących łączenia stanowisk”. Wyraził ubolewanie z powodu faktu, że do tej pory nie wyjaśnił wystarczająco jasno, że jest to dokument, który miał na myśli. Co do istoty, "dokument dotyczący łączenia" był fragmentem bazy danych, która została wydrukowana w dniu 14 maja 2007 r. Przy założeniu, że informacje zawarte w tej bazie danych były dostępne dla wszystkich pozostałych instytucji UE, dokument ten wydaje się potwierdzać, że te inne instytucje wiedziały o tym, że jedna osoba (skarżący) pozostawała na odpowiedniej liście rezerwowej w momencie sporządzania „dokumentu zbiorczego”, tj. w dniu 14 maja 2007 r. Dokument ten nie zawierał jednak żadnych informacji na temat tego, kiedy Parlament przekazał te informacje EPSO lub innym instytucjom. Biorąc jednak pod uwagę, że lista rezerwowa miała wygasnąć w dniu 1 czerwca 2007 r., czas był niewątpliwie kluczowym czynnikiem.

36. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że w związku z tym należy wyjaśnić tę kwestię i szereg innych kwestii (w tym trzecią z powyższych kwestii podniesionych przez posła do PE). Stwierdził, że w związku z tym postanowił wszcząć w tym celu dochodzenie z własnej inicjatywy.

37. Kopię pisma Rzecznika Praw Obywatelskich do Parlamentu otwierającego dochodzenie z własnej inicjatywy przekazano pani P.

38. Rzecznik zauważył, że skarżący argumentował, iż lista rezerwowa może wygasnąć dopiero po zatrudnieniu wszystkich wymienionych kandydatów lub po zrzeczeniu się przez pozostałych kandydatów praw wynikających z listy. Wyjaśnił, że jego zdaniem argument ten jest oczywiście błędny i w związku z tym powinien zostać odrzucony. Rzecznik wskazał również, że nie uważa tego argumentu za zasadny i że w związku z tym nie uwzględnił tej kwestii w swoim nowym dochodzeniu.

39. Biorąc pod uwagę, że pierwotna skarga była poufna, Rzecznik uznał, że dochodzenie z własnej inicjatywy powinno być również traktowane jako poufne.

40. W dniu 8 października 2008 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika o powstrzymanie się od kierowania do niego dalszych pism. Rzecznik poinformował zatem panią P., że zamierza przesłać mu kopię opinii Parlamentu w celu przedstawienia uwag, chyba że poinformuje go, że opinia powinna zostać przesłana bezpośrednio skarżącemu.

41. Rzecznik wyjaśnił ponadto, że po otrzymaniu opinii Parlamentu może zaistnieć konieczność uzyskania od EPSO informacji o tym, kiedy i w jaki sposób zostało ono poinformowane o dostępności skarżącego. Dodał, że te same uwagi odnoszą się do Rady. Biorąc jednak pod uwagę poufny charakter pierwotnej skargi skierowanej do Parlamentu, przeprowadzenie takich dalszych dochodzeń wymagałoby pisemnej zgody skarżącego.

42. Wreszcie, jeśli chodzi o kwestię odszkodowania podniesioną przez panią P., Rzecznik wskazał, że uważa podjęte przez siebie kroki za wystarczające do skorygowania braków w sposobie, w jaki zajmował się tą sprawą w przeszłości.

Przedmiot dochodzenia

43. W piśmie otwierającym niniejsze dochodzenie Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Parlamentu o wydanie opinii w następujących kwestiach:

(1) Podczas kontroli akt Parlamentu w dniu 15 maja 2007 r. przedstawicielom Rzecznika Praw Obywatelskich pokazano „dokument dotyczący łączenia stanowisk”. Niniejszy dokument jest fragmentem bazy danych, która została wydrukowana w dniu 14 maja 2007 r. Przy założeniu, że informacje zawarte w tej bazie danych były dostępne dla wszystkich pozostałych instytucji i organów UE, dokument ten wydaje się potwierdzać, że te inne instytucje i organy wiedziały o tym, że jedna osoba (skarżący) pozostała na odpowiedniej liście rezerwowej w momencie sporządzania „dokumentu połączenia”, tj. w dniu 14 maja 2007 r. Niniejszy dokument nie zawiera jednak żadnych informacji na temat tego, kiedy Parlament przekazał te informacje EPSO lub innym instytucjom i organom UE. Biorąc pod uwagę, że lista rezerwowa miała wygasnąć w dniu 1 czerwca 2007 r., czas był jednak czynnikiem o zasadniczym znaczeniu. Czy Parlament mógłby zatem określić, kiedy i w jaki sposób poinformował EPSO, Radę oraz inne instytucje i organy UE o tym, że nazwisko skarżącego zostało umieszczone na odpowiedniej liście rezerwowej? Czy Parlament może dostarczyć kopie wszelkich pism lub e-maili przekazujących te informacje innym instytucjom lub organom UE, które ewentualnie wysłał?

(2) W dniu 15 maja 2007 r. skarżący zwrócił się do Parlamentu o przedłużenie ważności odpowiedniej listy rezerwowej. Czy Parlament może wyjaśnić, dlaczego wydaje się, że nie udzielono odpowiedzi na to pismo?

(3) Otwarty konkurs EUR/A/151/98 został zorganizowany przez Parlament i Radę. Czy Parlament mógłby wyjaśnić, czy skonsultował się z Radą przed podjęciem decyzji o przedłużeniu ważności odpowiedniej listy rezerwowej poza dzień 1 czerwca 2007 r.? Jeżeli nie przeprowadzono takich konsultacji, czy Parlament mógłby wyjaśnić, dlaczego uznał, że konsultacje z Radą nie są konieczne?

(4) Pierwotna lista rezerwowa została sporządzona w dniu 12 stycznia 2001 r. i miała wygasnąć w dniu 1 czerwca 2007 r. Kandydaci, których nazwiska zostały początkowo umieszczone na tej liście, mieli więc prawie 6 lat ½ na znalezienie odpowiedniego stanowiska. Nazwisko skarżącego zostało umieszczone w wykazie dopiero w dniu 17 maja 2005 r., natomiast lista wygasła w dniu 31 sierpnia 2007 r., tj. niewiele ponad 2 lata później. Oczywiste jest zatem, że miał on znacznie mniej czasu na znalezienie stanowiska niż inni kandydaci. Czy Parlament mógłby się wypowiedzieć?

Dalsza korespondencja i wymiana informacji w tej sprawie

44. W dniu 5 lipca 2010 r. Rzecznik spotkał się z panią P., aby wyjaśnić swoje podejście. Podczas tego spotkania pani P. przekazała kopię pisma skierowanego do niej przez pana W. w dniu 30 czerwca 2010 r.

45. W piśmie tym pan W. wskazał, że skarżący stracił pełne zaufanie do zdolności Rzecznika do przeprowadzenia obiektywnej procedury i że w związku z tym Rzecznik powinien niezwłocznie zamknąć dochodzenie.

46. Pani P. zasugerowała, że najlepszym sposobem postępowania byłoby przedyskutowanie tej kwestii przez pana W. z Biurem Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik wyjaśnił, że byłby szczęśliwy, gdyby pan W. mógł skontaktować się ze swoim prowadzącym sprawę w celu zorganizowania spotkania w tym celu. Pani P. uprzejmie zgodziła się poinformować o tym pana W.

47. Następnie pan W. skontaktował się z biurem Rzecznika Praw Obywatelskich i zorganizowano spotkanie wieczorem tego samego dnia.

48. Podczas tego spotkania pan W. wyjaśnił, że skarżący podejrzewał istnienie zmowy między Parlamentem a Rzecznikiem Praw Obywatelskich w tej sprawie. Pan W. wyraził pogląd, że Rzecznik popełnił przestępstwo, najpierw pomijając fragment swojej decyzji w korespondencji ze skarżącym i panią P., a następnie usuwając ten fragment z decyzji. Zdaniem pana W. stanowiło to fałszerstwo dokumentów. Dodał, że skarżący domagał się odszkodowania za to, co przeżył. Pan W. stwierdził, że skarżący ma inne możliwości prowadzenia sprawy.

49. Osoba prowadząca sprawę Rzecznika Praw Obywatelskich podkreśliła, że podejrzenia skarżącego były bezpodstawne i że problemy, które pojawiły się w niniejszej sprawie, nie wynikały z jakichkolwiek złych zamiarów Rzecznika Praw Obywatelskich. Zwrócił uwagę, że należy dokonać rozróżnienia między istotą sprawy, tj. kwestią, czy doszło do niewłaściwego administrowania przez Parlament w odniesieniu do skarżącego, a tym, co można nazwać kwestiami proceduralnymi. Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił wszcząć nowe dochodzenie w celu właściwej oceny istoty sprawy. Jeżeli chodzi o kwestie proceduralne, Rzecznik skorygował decyzję w sprawie skargi 3480/2006/BB, usuwając fragment, który został tam błędnie zamieszczony. Rzecznik przeprosił również za popełnione błędy. Osoba prowadząca sprawę Rzecznika Praw Obywatelskich podkreśliła, że trudno jest stwierdzić, w jaki sposób korekta decyzji Rzecznika może być postrzegana jako fałszerstwo dokumentów.

50. Osoba prowadząca sprawę Rzecznika Praw Obywatelskich dodała, że wszczynając nowe dochodzenie, Rzecznik wyraził stanowczy zamiar skorygowania popełnionych błędów. Nowe śledztwo będzie prowadzone energicznie. Gdyby Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził niewłaściwe administrowanie ze strony Parlamentu, podjąłby niezbędne kroki w celu wyeliminowania tego niewłaściwego administrowania. Takie działania mogłyby obejmować wezwanie Parlamentu do zaoferowania skarżącemu odszkodowania.

51. Pod koniec dyskusji pan W. stwierdził, że wniosek skarżącego, aby Rzecznik niezwłocznie wycofał swoje nowe dochodzenie, powinien zostać uznany za zawieszony, dopóki nie będzie miał czasu na rozpatrzenie sprawy i omówienie jej ze skarżącym. Osoba prowadząca sprawę Rzecznika Praw Obywatelskich przypomniała, że Rzecznik Praw Obywatelskich będzie mógł przystąpić do dalszych dochodzeń dotyczących Rady lub innych instytucji lub organów tylko wtedy, gdy skarżący wyrazi na to zgodę. Pan W. odpowiedział, że w pełni to rozumie.

52. W piśmie z dnia 12 lipca 2010 r. pan W. poinformował Rzecznika, że skarżący sprzeciwił się nowemu dochodzeniu ze względu na poważne podejrzenie zmowy między Rzecznikiem a Parlamentem. Pan W. wskazał, że skarżący przedstawił swoje podejrzenia w szczegółowej notatce, której kopię załączył. Dodał, że ewentualna zgoda skarżącego na nowe dochodzenie zależy od tego, czy Rzecznik jest w stanie udzielić zadowalającej odpowiedzi na te podejrzenia.

53. W swojej nocie skarżący podniósł znaczną liczbę kwestii i argumentów. Oskarżył m.in. Rzecznika Praw Obywatelskich o manipulowanie prawdą, próbę ochrony Parlamentu i kłamstwo. Zapytał również, dlaczego Rzecznik nie przystąpił do przesłuchania urzędników odpowiedzialnych za daną listę rezerwową w celu ustalenia prawdy.

54. W dniu 19 lipca 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich udzielił panu W. szczegółowej odpowiedzi na wszystkie kwestie i argumenty podniesione przez skarżącego, w których odrzucił on skierowane przeciwko niemu oskarżenia. Wyjaśnił między innymi, że w zależności od opinii Parlamentu w przedmiotowej sprawie konieczne mogą okazać się dalsze dochodzenia. Jednym z takich środków dowodowych mogłoby być składanie zeznań przez urzędników odpowiedzialnych za daną listę rezerwową. Rzecznik wskazał, że notatka skarżącego została sformułowana w mocnym języku. Dodał, że rozumie frustrację skarżącego, ale mimo to uważa język, którym się posługiwał, za nieodpowiedni. Rzecznik zapewnił skarżącego, że nie było i nie będzie żadnej zmowy z Parlamentem w jego sprawie. Kopię tego pisma przekazano pani P.

55. W piśmie z dnia 26 lipca 2010 r. pan W. powtórzył i rozszerzył zarzuty, które on i skarżący przedstawili we wcześniejszej korespondencji. Dodał, że skarżący ostatecznie podtrzymał swoje zastrzeżenia wobec nowego dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich.

56. W odpowiedzi z dnia 8 września 2010 r. Rzecznik wyraził ubolewanie z powodu faktu, że jego pismo z dnia 19 lipca 2010 r. nie przekonało pana W. i skarżącego, że Rzecznik szczerze zobowiązał się do wyjaśnienia wszystkich kwestii, które nadal wymagają rozwiązania. Biorąc jednak pod uwagę, że z korespondencji wynikało, iż pan W. i skarżący wydawali się zdecydowani przedstawić swoje skargi przeciwko Rzecznikowi innym organom, Rzecznik wskazał, że nie uważa za użyteczne odpowiadanie na każdy z argumentów podniesionych przez pana W. w piśmie z dnia 26 lipca 2010 r. Rzecznik dodał, że większość tych argumentów została już przeanalizowana w piśmie z dnia 19 lipca 2010 r.

57. Kopię tego pisma przekazano również pani P.

W przedmiocie dochodzenia

58. W dniu 29 czerwca 2010 r. Rzecznik wszczął obecne dochodzenie z własnej inicjatywy.

59. Parlament przedstawił swoją opinię w dniu 15 listopada 2010 r.

60. W dniu 22 listopada 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Parlamentu o przekazanie mu dalszych informacji dotyczących tej sprawy. Pani P. została o tym poinformowana tego samego dnia.

61. W dniu 24 stycznia 2011 r. Parlament odpowiedział na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji. Opinia Parlamentu i niniejsza odpowiedź zostały przekazane p. P. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag do dnia 28 lutego 2011 r. Nie otrzymano żadnych takich uwag od posła do PE.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Argumenty i informacje uwzględnione przez Rzecznika Praw Obywatelskich

Opinia Parlamentu

62. W swojej opinii Parlament stwierdził, że jego Dział ds. Konkurencji i Procedur Naboru rozpatrzył wszystkie aspekty dokumentacji skarżącego istotne dla niniejszego dochodzenia zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych [3]. Dnia 17 sierpnia 2004 r. Dział ds. Konkurencji i Procedur Naboru przedłożył inspektorowi ochrony danych Parlamentu Europejskiego "powiadomienie o przetwarzaniu danych osobowych nr NOT/41". Zgodnie z pkt 4.3 niniejszego dokumentu dane dotyczące kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, są przechowywane przez 2 lata ½ od zakończenia konkursu. Parlament dodał, że ponieważ lista rezerwowa zawierająca nazwisko skarżącego była ważna do dnia 31 sierpnia 2007 r., wszystkie dane dotyczące skarżącego zostały zniszczone przez Dział ds. Konkursów i Procedur Naboru w marcu 2010 r.

63. Parlament zwrócił uwagę, że w związku z tym nie jest w stanie udokumentować swoich odpowiedzi, jak miałoby to miejsce w normalnych okolicznościach, a zamiast tego musi polegać na pamięci swoich urzędników, którzy wówczas rozpatrywali tę sprawę.

64. Jeśli chodzi o pierwsze pytanie Rzecznika Praw Obywatelskich, Parlament potwierdził, po konsultacji z odpowiednimi służbami, że EPSO, Rada oraz inne instytucje i organy UE zostały należycie i w odpowiednim czasie poinformowane o tym, że nazwisko skarżącego zostało umieszczone na odpowiedniej liście rezerwowej.

65. W odniesieniu do drugiego pytania Rzecznika Praw Obywatelskich Parlament odniósł się do swojej decyzji z dnia 31 maja 2007 r. o przedłużeniu do dnia 31 sierpnia 2007 r. ważności listy rezerwowej zawierającej nazwisko skarżącego. Parlament argumentował, że wniosek skarżącego o przedłużenie ważności listy rezerwowej zawierającej jego nazwisko, który odpowiadał identycznemu wnioskowi złożonemu przez Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 24 maja 2007 r., został zatem uwzględniony.

66. Ze względu na zniszczenie odnośnych dokumentów Parlament nie był w stanie ustalić, czy skarżący został poinformowany, że jego wniosek został rozpatrzony pozytywnie. Gdyby tak nie było, Parlament wyraziłby ubolewanie z tego powodu.

67. W odniesieniu do trzeciego pytania Rzecznika Praw Obywatelskich Parlament potwierdził, na podstawie informacji przekazanych przez jego właściwe służby, że skonsultowano się z Radą przed przedłużeniem ważności listy rezerwowej. Z wyżej wymienionego powodu Parlament nie był jednak w stanie przedstawić żadnego pisemnego dowodu tych konsultacji.

68. Jeśli chodzi o czwarte pytanie Rzecznika Praw Obywatelskich, Parlament wyjaśnił, że wszystkie pozostałe osoby z listy rezerwowej wyłonione w konkursie otwartym EUR/A/151/98 zostały zatrudnione w ciągu dwóch lat od jego publikacji. Skarżący był zatem umieszczony w wykazie przez dłuższy okres niż ktokolwiek inny. W związku z tym potencjalnie zainteresowane instytucje UE miały więcej czasu na skontaktowanie się z nim w sprawie oferty pracy niż w przypadku innych osób z tej listy rezerwowej.

69. W związku z powyższym Parlament z szacunkiem zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich o potwierdzenie, że w przedmiotowej sprawie nie doszło do niewłaściwego administrowania z jego strony.

Odpowiedź Parlamentu na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji

70. Po przeanalizowaniu odpowiedzi Parlamentu Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że potrzebuje dalszych informacji, aby zająć się tą sprawą.

71. Rzecznik zwrócił się zatem do Parlamentu o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

(1) W swojej opinii Parlament najpierw wyjaśnił, że „wszystkie dane” dotyczące skarżącego zostały zniszczone w marcu 2010 r. Następnie odniósł się do „zniszczenia dokumentów i zapisów zawierających dane osobowe [skarżącego]”. W opinii Parlamentu sugeruje się, że dotyczy to również pism lub wiadomości e-mail, w których Parlament poinformował EPSO, Radę oraz inne instytucje i organy UE o tym, że nazwisko skarżącego zostało umieszczone na odpowiedniej liście rezerwowej. Nie zostało to jednak wyraźnie powiedziane. Czy Parlament mógłby potwierdzić, że takie dokumenty nie są w jego posiadaniu?

(2) Parlament wyjaśnił, że uważa za konieczne usunięcie danych osobowych skarżącego 2 lata po wygaśnięciu odpowiedniej listy rezerwowej. Czy Parlament mógłby wyjaśnić, dlaczego uznał za konieczne niszczenie całych dokumentów, takich jak pisma do innych instytucji i organów UE?

(3) Rzecznik zakłada, że Parlament prowadzi wewnętrzny rejestr korespondencji. Czy Parlament może określić, czy rejestr ten zawiera zapis (i) pism lub e-maili, za pomocą których poinformował EPSO, Radę i inne instytucje i organy UE o tym, że nazwisko skarżącego zostało umieszczone na odpowiedniej liście rezerwowej, lub (ii) ogólniej – korespondencji z innymi instytucjami lub organami UE dotyczącej konkursu otwartego EUR/A/151/98, która miała miejsce w okresie od maja 2005 r. do sierpnia 2007 r.?

72. Pani P. została poinformowana o tych dalszych dochodzeniach. W swoim piśmie do posła do PE Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał, że w przypadku potwierdzenia, iż w Parlamencie nie ma żadnych dalszych dowodów, wynikałoby z tego, że wszelkie dokumenty dowodowe, które mogą nadal istnieć, można znaleźć wyłącznie w instytucjach i organach, które Parlament twierdził, że poinformował o tym, że nazwisko skarżącego zostało umieszczone na odpowiedniej liście rezerwowej. Rzecznik uznał, że dalsze dochodzenie w sprawie wszczętej z własnej inicjatywy niekoniecznie wymaga zgody osoby najbardziej bezpośrednio zainteresowanej. Wskazał ponadto, że dalsze dochodzenie może być uzasadnione, nawet jeśli osoba, której dotyczy ono bezpośrednio, sprzeciwia się temu, jeżeli interes publiczny realizowany w ramach tego dochodzenia wyraźnie przeważa nad obawami tej osoby. W niniejszej sprawie nie można było jednak zidentyfikować takiego nadrzędnego interesu publicznego, który został otwarty głównie z myślą o interesie skarżącego.

73. W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował panią P., że jeżeli skarżący nie zmieni zdania, będzie musiał ograniczyć swoją ocenę niniejszej sprawy do informacji dostarczonych lub które mają zostać dostarczone przez Parlament oraz informacji będących już w jego posiadaniu.

74. W odpowiedzi na wniosek Rzecznika o udzielenie dalszych informacji Parlament wskazał, że jego Dział ds. Konkurencji i Procedur Naboru korzystał z jednego systemu plików. Oznacza to, że cała komunikacja z osobą znajdującą się na liście rezerwowej, a także komunikacja z innymi instytucjami i organami UE dotycząca tej osoby są umieszczane w jednym pliku. Dwa i pół roku po tym, jak odpowiednia lista rezerwowa przestanie mieć zastosowanie, Dział ds. Konkursów i Procedur Naboru niszczy takie akta w całości, ponieważ nie ma żadnego interesu w anonimizacji i przechowywaniu takich dokumentów ani środków na ich anonimizację i przechowywanie, mając na uwadze, że wszystkie terminy składania skarg i wszczynania postępowań sądowych wyraźnie upłynęły do tego czasu.

75. Akta skarżącego zostały zniszczone zgodnie z tą standardową polityką w marcu 2010 r. Ponadto po tym, jak w decyzji Rzecznika z dnia 22 października 2007 r. nie stwierdzono niewłaściwego administrowania ze strony Parlamentu, jego administracja nie miała powodu, aby przechowywać tę sprawę przez dłuższy czas. W rzeczywistości Parlament nie mógłby tego zrobić bez złamania podstawowej zasady nieodłącznie związanej z ochroną danych, tj. że akta nie powinny być przechowywane dłużej, niż uzasadnia to ich cel.

76. W związku z tym Parlament potwierdził, że nie posiada już żadnych pism ani e-maili informujących inne instytucje i organy UE o tym, że nazwisko skarżącego zostało umieszczone na odpowiedniej liście rezerwowej.

77. Parlament stwierdził ponadto, że komunikacja z innymi instytucjami i organami dotycząca konkretnego kandydata co do zasady nie jest rejestrowana w oficjalnym rejestrze korespondencji, ponieważ istnieje wiele codziennych wymian e-maili dotyczących szybko zmieniających się informacji. Parlament stwierdził, że w związku z tym nie posiada żadnych zapisów w swoim wewnętrznym rejestrze korespondencji dotyczących skarżącego lub konkursu otwartego EUR/A/151798, które zostałyby wysłane między majem 2005 r. a sierpniem 2007 r.

78. Parlament przypomniał, że przy okazji kontroli przedstawiciele Rzecznika uzyskali dostęp do „dokumentu zbiorczego” oraz do wiadomości elektronicznej wysłanej przez Parlament do Rady w 2006 r., do której załączono życiorys skarżącego i jego wniosek. Twierdziła ona, że z dokumentów tych wyraźnie wynika, iż EPSO i Rada zostały należycie poinformowane. W przeciwnym razie Rada nie zażądałaby życiorysu skarżącego.

79. Opinia Parlamentu i jego odpowiedź na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji zostały przekazane p. P. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag do dnia 28 lutego 2011 r. Nie otrzymano żadnych takich uwag od posła do PE.

B. Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

80. Przed rozpatrzeniem sprawy co do istoty Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że należy przypomnieć, iż może on prowadzić dochodzenia zarówno na podstawie złożonej do niego skargi, jak i z własnej inicjatywy. Ostatnia wspomniana możliwość potwierdza, że Rzecznik Praw Obywatelskich ma ogólny mandat do badania, w interesie publicznym, przypadków ewentualnego niewłaściwego administrowania, niezależnie od tego, czy skarga została do niego złożona, czy nie. Realizacja tego zadania mogłaby być poważnie utrudniona, gdyby Rzecznik Praw Obywatelskich mógł wszcząć takie dochodzenie wyłącznie z własnej inicjatywy w przypadkach, w których osoby dotknięte ewentualnym niewłaściwym administrowaniem wyraziły na to zgodę. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa ponadto, że jest uprawniony do wszczęcia dochodzenia z własnej inicjatywy, nawet w przypadkach, gdy takie osoby sprzeciwiają się takiemu dochodzeniu. Uważa on zatem, że dochodzenie, które przeprowadził w niniejszej sprawie, było i pozostaje uzasadnione. Jednakże, jak wyjaśniono poniżej, Rzecznik uważa, że zastrzeżenia podniesione przez skarżącego i pana W. powinny jednak zostać uwzględnione przy podejmowaniu decyzji, czy należy zwrócić się o informacje do instytucji lub organów UE innych niż Parlament.

81. W odniesieniu do kwestii, czy Parlament powinien był udzielić wyraźnej odpowiedzi na pismo skarżącego z dnia 15 maja 2007 r., należy przypomnieć, że w piśmie tym skarżący zwrócił się do Parlamentu o przedłużenie ważności odpowiedniej listy rezerwowej. Rzecznik uważa za oczywiste, że dobra praktyka administracyjna wymagała od Parlamentu udzielenia odpowiedzi na to pismo. Dokładna analiza uwag złożonych w ramach skargi 3480/2006 wskazuje jednak, że taka odpowiedź została wysłana. Pismem z dnia 6 czerwca 2007 r. Parlament poinformował skarżącego, że na wniosek Rzecznika podjął decyzję o przedłużeniu ważności listy rezerwowej do dnia 31 sierpnia 2007 r. Kopia tego pisma została przekazana Rzecznikowi Praw Obywatelskich przez skarżącego w dniu 8 czerwca 2007 r. Nie można zatem stwierdzić niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

82. Jeżeli chodzi o fakt, że skarżący miał niewiele ponad 2 lata ¼ na znalezienie zatrudnienia przed wygaśnięciem odpowiedniej listy rezerwowej, podczas gdy kandydaci, których nazwiska zostały pierwotnie umieszczone na tej liście, mieli prawie 6 lat ½ na znalezienie odpowiedniego stanowiska, Parlament wyjaśnił, że ci inni kandydaci zostali w rzeczywistości zatrudnieni w ciągu dwóch lat od opublikowania listy rezerwowej i że w związku z tym skarżący został umieszczony w wykazie przez dłuższy okres niż ktokolwiek inny. Rzecznik uważa to wyjaśnienie za przekonujące. Nie można zatem stwierdzić niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

83. W odniesieniu do głównej kwestii, którą Rzecznik starał się wyjaśnić w ramach niniejszego dochodzenia, tj. gdy Parlament poinformował inne instytucje i organy o dodaniu nazwiska skarżącego do odpowiedniej listy rezerwowej, Parlament stwierdził, że nie jest w stanie przedstawić żadnych dowodów w postaci dokumentów wykraczających poza to, co zostało już udostępnione Rzecznikowi.

84. W tym kontekście Parlament odniósł się do „dokumentu zbiorczego” oraz do wiadomości elektronicznej, którą przesłał Radzie w 2006 r., wraz z życiorysem skarżącego i jego wnioskiem. Dokumenty te są jednak niejednoznaczne w odniesieniu do kwestii, którą należy zbadać w niniejszej sprawie. „Dokument połączenia” wydaje się potwierdzać, że inne instytucje i organy UE wiedziały o tym, że jedna osoba (skarżący) pozostała na odpowiedniej liście rezerwowej w momencie sporządzania tego dokumentu, tj. w dniu 14 maja 2007 r. Nie podaje jednak żadnych informacji na temat tego, kiedy Parlament przekazał te informacje EPSO lub innym instytucjom. Jeśli chodzi o e-mail Parlamentu do Rady z 2006 r., oczywiste jest, że Rada wiedziała o tym, że nazwisko skarżącego znajdowało się na liście rezerwowej najpóźniej po otrzymaniu e-maila Parlamentu. Wiadomość ta nie dowodzi jednak, że Parlament poinformował o tym Radę oraz inne instytucje i organy UE w czasie, gdy w dniu 19 maja 2005 r. lub wkrótce potem dodał do tego wykazu nazwisko skarżącego.

85. Z opinii Parlamentu i jego odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji wynika, że akta, w których znajdowałyby się pisma lub e-maile informujące pozostałe instytucje i organy UE o dodaniu nazwiska skarżącego do odpowiedniej listy rezerwowej, to akta dotyczące komunikacji Parlamentu ze skarżącym. Z informacji przekazanych przez Parlament wynika jednak, że sprawa ta została zniszczona w marcu 2010 r.

86. Parlament stwierdził, że zniszczenie tego dossier jest zgodne z jego ogólną polityką w tej dziedzinie i było konieczne do wypełnienia jego obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych. Dostarczyła kopię odpowiednich przepisów, z których wynika, że dane dotyczące niewybranych kandydatów mają zostać zniszczone 2 lata po tym, jak odpowiednia lista rezerwowa przestanie mieć zastosowanie. Parlament wyjaśnił ponadto, dlaczego nie ogranicza się do zniszczenia danych osobowych dotyczących danego kandydata, które znajdują się w takiej dokumentacji, ale dochodzi do zniszczenia całej dokumentacji. Rzecznik zauważa, że sposób, w jaki Parlament zajmował się swoimi aktami dotyczącymi skarżącego, wydaje się być zgodny z jego ogólnym podejściem w takich przypadkach, tj. niszczenia odpowiednich dokumentów 2 ½ lata po tym, jak odpowiednia lista rezerwowa przestanie mieć zastosowanie. Uważa on, że w niniejszej sprawie nie ma potrzeby badania, czy Parlament działał prawidłowo, niszcząc nie tylko dane osobowe skarżącego, ale całą dokumentację. W rzeczywistości istotne dla niniejszych celów jest to, że z informacji przekazanych przez Parlament wynika, iż Parlament nie posiada już kopii żadnych pism ani wiadomości elektronicznych informujących inne instytucje i organy Unii o tym, że nazwisko skarżącego zostało dodane do odpowiedniej listy rezerwowej, która mogła istnieć wcześniej. Nic nie wskazuje na to, że Parlament zniszczył odnośne akta w celu ukrycia dowodów.

87. Po otrzymaniu powyższych informacji Rzecznik Praw Obywatelskich zapytał Parlament, czy takie pismo lub e-maile można odnaleźć w wewnętrznym rejestrze korespondencji Parlamentu. W swojej odpowiedzi Parlament wyjaśnił, że tak nie jest. Rzecznik Praw Obywatelskich nie ma powodu, by wątpić w poprawność tych informacji.

88. W związku z powyższym Rzecznik rozważał możliwość przesłuchania w charakterze świadków osób, które rozpatrzyły wniosek skarżącego. W swojej opinii Parlament wyjaśnił jednak, że wobec braku dowodów w postaci dokumentów musiał oprzeć się na pamięci swoich urzędników, którzy wówczas prowadzili sprawę, aby odpowiedzieć na pytania Rzecznika Praw Obywatelskich. Biorąc pod uwagę, że Parlament w oczywisty sposób skonsultował się już z tymi urzędnikami, Rzecznik uważa, że jest bardzo mało prawdopodobne, aby zebranie zeznań od tych urzędników dostarczyło dalszych informacji, które mogłyby mieć inne światło na obecne dochodzenie.

89. W tych okolicznościach jedyną możliwością sprawdzenia daty lub dat, w których Parlament poinformował pozostałe instytucje i organy UE o dodaniu nazwiska skarżącego do odpowiedniej listy rezerwowej, byłoby skierowanie do tych instytucji lub organów wniosków o udzielenie informacji. Biorąc pod uwagę, że konkurs otwarty EUR/A/151/98 został zorganizowany przez Parlament i Radę, najbardziej logicznym krokiem byłoby zwrócenie się najpierw do Rady w tym kontekście.

90. Skarżący wyjaśnił jednak, że zdecydowanie sprzeciwia się takim dochodzeniom i, jak wspomniano powyżej, dochodzeniu z własnej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich jako takiemu.

91. Rzecznik początkowo był zdania, że prowadzenie dalszych dochodzeń wobec instytucji lub organów UE innych niż Parlament będzie możliwe tylko wtedy, gdy skarżący wyrazi na to zgodę. Pogląd ten opierał się na stwierdzeniu, że niniejsza sprawa dotyczyła poważnej sprawy, że nie należy ignorować woli skarżącego, a w szczególności, że skarżący zwrócił się o zachowanie poufności w odniesieniu do skargi 3480/2006.

92. Jak wspomniano powyżej, okazało się jednak, że kwestia, która ma zostać tutaj przeanalizowana, nie może zostać wyjaśniona bez zwrócenia się o informacje do instytucji lub organów UE innych niż Parlament. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że takie dochodzenia mogą być prowadzone bez zgody skarżącego, a nawet wbrew jego wyraźnej woli, jeżeli wymaga tego nadrzędny interes publiczny. Jednakże, jak już wyjaśniono w piśmie Rzecznika do pani P. z dnia 22 listopada 2010 r., w niniejszej sprawie, która została otwarta głównie z myślą o interesie skarżącego, nie można stwierdzić istnienia takiego nadrzędnego interesu publicznego.

93. W tych okolicznościach Rzecznik z żalem stwierdza, że stanowisko przyjęte przez skarżącego uniemożliwia mu kontynuowanie wysiłków w celu ustalenia faktów dotyczących wyżej wymienionej kwestii.

94. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w tej sprawie, gdy Parlament poinformował pozostałe instytucje i organy o dodaniu nazwiska skarżącego do odpowiedniej listy rezerwowej.

95. W odniesieniu do kwestii, czy Parlament skonsultował się z Radą przed podjęciem decyzji o przedłużeniu ważności odpowiedniej listy rezerwowej poza dzień 1 czerwca 2007 r., Parlament potwierdził, na podstawie informacji dostarczonych przez właściwe służby, że takie konsultacje rzeczywiście miały miejsce.

96. Wobec braku dowodów z dokumentów będących w posiadaniu Parlamentu jedyną realistyczną możliwością sprawdzenia przez Rzecznika, czy takie konsultacje miały miejsce, byłoby przedłożenie Radzie pytania w tej sprawie. Jednak z powodów przedstawionych powyżej Rzecznik nie jest w stanie przeprowadzić takich dalszych dochodzeń.

97. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w kwestii tego, czy Parlament skonsultował się z Radą przed podjęciem decyzji o przedłużeniu ważności odpowiedniej listy rezerwowej na okres po dniu 1 czerwca 2007 r.

C. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w tej sprawie Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Nie stwierdzono niewłaściwego administrowania przy rozpatrywaniu przez Parlament pisma skarżącego z dnia 15 maja 2007 r. ani w odniesieniu do okresu, w którym nazwisko skarżącego zostało umieszczone na liście rezerwowej konkursu EUR/A/151/98. Nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w odniesieniu do pozostałych kwestii poruszonych w tej sprawie.

Parlament Europejski i P. zostaną poinformowane o tej decyzji.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 31 marca 2011 r.

---

[1] Dla uproszczenia termin „skarżący” będzie używany w niniejszej decyzji w odniesieniu do osoby, która złożyła skargę 3480/2006.

[2] Dz.U. L 145, s. 43.

[3] Dz.U. 2001, L 8, s. 1.