De zaak betrof de weigering van de Raad van de Europese Unie om volledige toegang te verlenen tot juridische adviezen over de wetgevingsvoorstellen voor verordeningen tot instelling van het Europees Openbaar Ministerie (EOM) en over het Agentschap van de Europese Unie voor justitiële samenwerking in strafzaken (Eurojust).

In de loop van het onderzoek van de Ombudsman stemde de Raad ermee in twee van de vier documenten openbaar te maken, maar handhaafde hij zijn weigering om de twee resterende documenten volledig openbaar te maken, hoewel gedeeltelijke toegang werd verleend.

De Ombudsman aanvaardt dat de weigering om de juridische adviezen volledig openbaar te maken gerechtvaardigd was op grond van het feit dat dit de bescherming van juridisch advies en gerechtelijke procedures zou ondermijnen. Zij sluit de zaak derhalve af met de constatering dat er geen sprake is van wanbeheer, maar verzoekt de Raad zijn weigering te herzien in het licht van het verdere tijdsverloop.

De zaak betrof het verzoek van klager om toegang tot twee e-mails die vanaf de privé-e-mailaccount van de voorzitter van de raad van bestuur van het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad naar de leden van de Wetenschappelijke Raad van het Agentschap waren gestuurd. Toen het Agentschap de toegang weigerde op grond van het feit dat de twee e-mails niet in zijn bezit waren omdat ze waren verzonden vanaf een privérekening, wendde klager zich tot de Europese Ombudsman.

De Ombudsman opende een onderzoek naar de kwestie, waarna de voorzitter van de raad van bestuur het Agentschap kopieën van de twee e-mails verstrekte. Het Agentschap zou dus het verzoek van klager om toegang tot de e-mails op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001^[1] kunnen beoordelen. Het Agentschap heeft klager vervolgens gedeeltelijke toegang tot de documenten verleend. De Ombudsman verkreeg volledige kopieën van de twee e-mails en kon nagaan of de bewerkingen in de aan klager meegedeelde kopieën gerechtvaardigd waren.

De Ombudsman sloot het onderzoek derhalve af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer.

De zaak betrof de weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot ontwerpversies van een effectbeoordelingsverslag over indirecte veranderingen in landgebruik in verband met biobrandstoffen (ILUC). De openbaarmaking van de documenten werd geweigerd op grond dat dit het besluitvormingsproces van de Commissie zou ondermijnen. Klager, een groep organisaties, was van mening dat hem toegang moest worden verleend tot de door hem gevraagde documenten.

De Ombudsman onderzocht de kwestie. Zij merkte op dat het Parlement en de Raad in september 2015 Richtlijn 2015/1513 hebben vastgesteld. Deze richtlijn was gebaseerd op het wetgevingsvoorstel van de Commissie, waaraan het effectbeoordelingsverslag was gehecht, waarvan de ontwerpversies in casu aan de orde waren. De Ombudsman stelde daarom voor dat de Commissie, in het licht van deze nieuwe omstandigheden, het publiek toegang zou verlenen tot de gevraagde documenten. De Commissie was het daar niet mee eens en voerde aan dat er geen sprake was van wanbeheer van haar kant. In het licht van de nieuwe omstandigheden heeft zij klager echter verzocht een nieuw verzoek om toegang tot documenten in te dienen. Klager deelde de Ombudsman later mee dat de Commissie naar aanleiding van een nieuw verzoek om toegang tot documenten toegang had verleend tot de door haar gevraagde documenten. De Ombudsman sloot de zaak dus af met de bevinding dat verder onderzoek naar de klacht niet gerechtvaardigd was. Zij wees er ook op dat de Ombudsman het recht heeft een instelling te verzoeken om bij het beantwoorden van een voorstel voor een oplossing van de Ombudsman in een zaak inzake toegang tot documenten rekening te houden met nieuwe argumenten waarom een document moet worden vrijgegeven.

De zaak betrof de weigering van de Europese Commissie om het publiek toegang te verlenen tot evaluatieformulieren die zijn opgesteld om de aanvragen van de lidstaten voor medefinanciering door de Commissie van nationale systemen voor de verwerking van persoonsgegevens van passagiers (PNR[1])te beoordelen. De klacht is ingediend door een lid van het Europees Parlement.

Bij het weigeren van toegang tot de gevraagde beoordelingsformulieren heeft de Commissie zich gebaseerd op een arrest van het Gerecht waarin de noodzaak werd erkend om de vertrouwelijkheid van de procedures van de beoordelingscomités met betrekking tot aanbestedingsprocedures te handhaven. In die zaak oordeelde het Hof dat openbaarmaking van de adviezen van de leden van het evaluatiecomité hun onafhankelijkheid in gevaar zou brengen en dus het besluitvormingsproces van de betrokken instelling ernstig zou ondermijnen. Klager was echter van mening dat dit arrest niet van toepassing was op een beoordelingsprocedure betreffende de beoordeling van door de lidstaten ingediende financieringsaanvragen.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de weigering van de Commissie om de gevraagde documenten openbaar te maken niet gerechtvaardigd was. Bovendien was zij het ermee eens dat er een hoger openbaar belang bestond bij de openbaarmaking van de gevraagde documenten. De Ombudsman deed daarom een aanbeveling aan de Commissie om de gevraagde documenten vrij te geven (zij was het er echter mee eens dat de namen van de beoordelaars onleesbaar konden worden gemaakt).

De Commissie weigerde de aanbeveling van de Ombudsman te aanvaarden zonder haar standpunt overtuigend te motiveren. De Ombudsman sloot de zaak daarom af met een bevinding van wanbeheer.

[1] PNR-gegevens (Passenger Name Record) zijn gegevens die door passagiers worden verstrekt tijdens het reserveren en boeken van tickets en bij het inchecken op vluchten, en die door luchtvaartmaatschappijen voor hun eigen commerciële doeleinden worden verzameld. Het bevat verschillende soorten informatie, zoals reisdata, reisroute, ticketinformatie, contactgegevens, reisagent via wie de vlucht is geboekt, gebruikte betaalmiddelen, stoelnummer en bagage-informatie. De gegevens worden opgeslagen in de reserverings- en vertrekcontroledatabases van de luchtvaartmaatschappijen.

De zaak betrof het verzuim van de Commissie om te antwoorden op de correspondentie van klager in het kader van een financiële controle op het niveau van de lidstaten. Na tussenkomst van de Ombudsman heeft de Commissie geantwoord. Zij heeft het door klager gevraagde document openbaar gemaakt, maar enkele persoonsgegevens (namen van natuurlijke personen) onleesbaar gemaakt. De Ombudsman constateerde dat de Commissie de redactie op grond van Verordening (EG) nr. 45/2001 correct had gerechtvaardigd.

De zaak betrof de behandeling door de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) van het verzoek van klager om toegang van het publiek tot de “Overeenkomst inzake politieke dialoog en samenwerking” tussen de EU en Cuba. In de loop van het onderzoek van de Ombudsman heeft de EDEO het document vrijgegeven. Als gevolg daarvan heeft de Ombudsman de zaak als afgehandeld afgesloten.

De zaak betrof de weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot haar advies over het ontwerp van Servische wet inzake kosteloze rechtsbijstand.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en voerde een inspectie van het betrokken document uit. De Ombudsman beoordeelde de informatie in het dossier en constateerde dat de weigering van de Commissie gerechtvaardigd was op grond van de toepasselijke regels inzake toegang tot documenten (Verordening (EG) nr. 1049/2001).

Daarom sloot de Ombudsman de zaak af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer. De bevindingen van de Ombudsman zijn echter gebaseerd op de interpretatie van de wet zoals die van toepassing was op de datum waarop de Commissie een besluit nam over het confirmatief verzoek van klager. Niets belet de Commissie om, handelend in het algemeen belang, te streven naar meer transparantie in de wijze waarop zij de pretoetredingsonderhandelingen voert en naarmate de onderhandelingen vorderen of uiteindelijk worden afgesloten. De inwerkingtreding van het ontwerp van wet inzake kosteloze rechtsbijstand, de voorlopige afsluiting van hoofdstuk 23 van de toetredingsonderhandelingen en de uiteindelijke toetreding van Servië tot de EU zijn altijd momenten waarop de Commissie de situatie opnieuw zou kunnen beoordelen om vast te stellen of de redenen die haar weigering om toegang te verlenen tot het gevraagde document rechtvaardigen, nog steeds van toepassing zijn. De Ombudsman vertrouwt erop dat de Commissie deze reflectie zal uitvoeren.

Deze zaak betrof de weigering van de Europese Commissie om het publiek volledige toegang te verlenen tot de evaluatieverslagen van de voorstellen voor een door de EU gefinancierd project inzake Roma in Albanië.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat de Commissie terecht volledige toegang had geweigerd op basis van de uitzondering op de toegang van het publiek die commerciële belangen beschermt. Zij concludeerde derhalve dat er geen sprake was van wanbeheer door de Commissie.

Klager, een in Londen gevestigde financiële journalist, verzocht om toegang van het publiek tot documenten met gedetailleerde informatie over de twee programma's voor de aankoop van activa van de Europese Centrale Bank, die tot maart 2017 lopen. Het doel van deze programma's is de inflatie op een niveau van bijna 2% te brengen. Meer in het bijzonder was de klager geïnteresseerd in een uitsplitsing per land, per bank en per product van de aankoopprogramma's, met inbegrip van de betaalde prijzen voor effecten, de aangekochte hoeveelheden en de aan makelaars betaalde vergoedingen.

De ECB antwoordde dat, hoewel geaggregeerde informatie over de aankoopprogramma's beschikbaar was op haar website, geen toegang kon worden verleend tot de gevraagde gedetailleerde en uitgesplitste informatie over de aankoopprogramma's. De ECB voerde aan dat deze informatie valt onder de uitzonderingen met betrekking tot i) de bescherming van het algemeen belang met betrekking tot het financieel, monetair of economisch beleid van de Unie en ii) de bescherming van de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon. Klager wendde zich tot de Ombudsman en beweerde dat de ECB ten onrechte de toegang tot de gegevens had geweigerd.

Tijdens een vergadering met de ECB verzocht de Ombudsman om aanvullende toelichtingen en verduidelijkingen met betrekking tot de weigering van de ECB om toegang te verlenen. De ECB heeft verklaard dat zij beschikt over een specifieke interne databank over de aankoopprogramma’s en dat de ECB op basis van de daaruit verkregen informatie wekelijkse interne vertrouwelijke verslagen opstelt om de directie in staat te stellen de gedane aankopen te monitoren en te beslissen over mogelijke toekomstige aankopen. De ECB gaf de Ombudsman ook een voorbeeld van een wekelijks intern verslag. Het rapport bevatte spreadsheets met details over aankopen uitgesplitst naar land.

Op basis van de tijdens de vergadering verkregen aanvullende informatie concludeerde de Ombudsman dat de weigering van de ECB om toegang te verlenen tot de door klager gevraagde gedetailleerde gegevens in overeenstemming was met de relevante jurisprudentie en dus gerechtvaardigd was. Zij concludeerde dat er geen sprake was van wanbeheer door de ECB en sloot de zaak.

Dit strategisch onderzoek heeft betrekking op de transparantie van een belangrijk informeel deel van het wetgevingsproces van de EU, namelijk de transparantie van “trialogen”.

De twee wetgevende organen van de EU, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie, stellen op voorstel van de Europese Commissie wetgeving vast. Tijdens dit proces onderhandelen beide medewetgevers, bijgestaan door de Commissie, vaak in zogenaamde trialogen, d.w.z. informele bijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van de drie betrokken instellingen. Tijdens een trialoog proberen het Parlement en de Raad overeenstemming te bereiken over een gemeenschappelijke tekst op basis van hun oorspronkelijke standpunten, waarover vervolgens volgens de formele wetgevingsprocedure wordt gestemd. Trialogen zijn zeer doeltreffend gebleken om dergelijke overeenkomsten te bereiken, en de meeste wetgeving wordt nu op deze manier aangenomen.

De Europese Unie is een representatieve democratie, waarbij burgers het recht hebben hun vertegenwoordigers verantwoordelijk te stellen voor de politieke keuzes die namens hen worden gemaakt. Burgers hebben ook het recht om deel te nemen aan het democratische proces van de EU. De transparantie van trialogen is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat deze rechten doeltreffend worden gemaakt en om de wetgeving van de EU te legitimeren. Het Hof van Justitie van de EU heeft verklaard dat het vermogen van EU-burgers om kennis te nemen van de overwegingen die ten grondslag liggen aan wetgevingsmaatregelen een voorwaarde is voor de doeltreffende uitoefening van hun democratische rechten.

Hoewel het wetgevingsproces van de EU in het algemeen vrij transparant is, ook in vergelijking met veel lidstaten, heeft dit deel van het proces aanleiding gegeven tot bezorgdheid over het evenwicht tussen de efficiëntie van het trialoogproces en de transparantie ervan.

Tegen deze achtergrond heeft de Europese Ombudsman een strategisch onderzoek geopend. Zij onderzocht welke informatie en documenten proactief ter beschikking van het publiek moeten worden gesteld en op welk tijdstip, zodat burgers gebruik kunnen maken van hun rechten.

Triloogtransparantie is een essentieel element van de legitimiteit van de EU-wetgeving. Burgers moeten in staat zijn om de prestaties van hun vertegenwoordigers tijdens dit belangrijke onderdeel van het wetgevingsproces te controleren. Burgers hebben ook informatie nodig over de onderwerpen die tijdens trialogen worden besproken om doeltreffend aan het wetgevingsproces te kunnen deelnemen.

De Ombudsman is ingenomen met de vooruitgang die tot dusver is geboekt bij het verbeteren van de transparantie van trialogen; zij stelt echter voor dat de drie instellingen de volgende documentatie en informatie openbaar maken: Data van de trialoog, initiële standpunten van de drie instellingen, algemene agenda’s van de trialoog, documenten in vier kolommen, definitieve compromisteksten, openbaar gemaakte trialoognota’s, lijsten van de betrokken politieke besluitvormers en, voor zover mogelijk, een lijst van andere documenten die tijdens de onderhandelingen zijn ingediend. Al deze gegevens moeten beschikbaar worden gesteld in een gebruiksvriendelijke en gemakkelijk te begrijpen gezamenlijke databank. Hoewel sommige documenten tijdens de trialoogonderhandelingen beschikbaar kunnen worden gesteld, kunnen de instellingen het in het algemeen belang noodzakelijk achten om het publiek pas na afloop van de onderhandelingen proactieve toegang tot bepaalde soorten documenten te verlenen.