Uit een onderzoek van Ombudsvrouw Anjinho is gebleken dat er sprake is van wanbeheer bij de behandeling door de Europese Commissie van een verzoek om toegang van het publiek tot een sms-bericht van de Franse president aan de voorzitter van de Europese Commissie over de handelsovereenkomst tussen de EU en Mercosur.

In antwoord op het verzoek om toegang, dat afkomstig was van een journalist, heeft de Commissie aangegeven dat het bericht automatisch was verwijderd omdat de functie “verdwijnende berichten” op de telefoon van de voorzitter was geactiveerd.

Bij het onderzoek naar de wijze waarop de Commissie de zaak naar aanleiding van een klacht van de journalist heeft behandeld, kon de ombudsvrouw niet vaststellen of het sms-bericht vóór of na de indiening van het verzoek om toegang van het publiek was verwijderd.

Ook kon niet worden vastgesteld of de Commissie bij de ontvangst van het verzoek naar de tekst heeft gezocht of pas een jaar later bij de beantwoording van het verzoek. De ombudsvrouw merkte op dat het feit dat deze relevante termijnen niet konden worden vastgesteld, op zich al een probleem was.

Uit de tijdens het onderzoek verkregen informatie bleek echter dat het verzoek om toegang gedurende een periode van 15 maanden niet werd behandeld door het kabinet van de voorzitter van de Commissie (persoonlijk kantoor).

Om de problemen aan te pakken die bij de behandeling van dit verzoek door de Commissie aan de orde zijn gesteld, heeft de ombudsvrouw de Commissie aanbevolen de manier waarop zij met verzoeken om toegang van het publiek omgaat, te herzien en te verbeteren wanneer het kabinet van de voorzitter of van een commissaris erbij betrokken is. De voortgang van dergelijke verzoeken moet ook actief en nauwlettend worden gevolgd om vertragingen te voorkomen.

De ombudsvrouw heeft de Commissie ook verzocht om alle sms-berichten tussen staatshoofden en regeringsleiders en commissarissen, en tussen ministers en commissarissen, gedurende een redelijke periode te bewaren om de mogelijkheid van publieke controle door middel van verzoeken om toegang mogelijk te maken.

Daarnaast moet de Commissie ervoor zorgen dat zodra een verzoek om toegang tot documenten is ontvangen, het document in kwestie wordt bewaard totdat het verzoek om toegang volledig is voltooid. Dit zou een onafhankelijke instantie zoals de Europese Ombudsman of het Hof van Justitie van de Europese Unie in staat stellen na te gaan of een weigering om toegang te verlenen gerechtvaardigd is.

Achtergrond

De klager vroeg in januari 2024 om toegang van het publiek tot het sms-bericht. De Commissie heeft geen gevolg gegeven aan het verzoek totdat de klager in juli 2025 een nieuw verzoek (bevestigend verzoek) heeft ingediend.  

Uit de geïnspecteerde documenten bleek dat het secretariaat-generaal geen herinnering heeft gestuurd of verdere maatregelen heeft genomen om na te gaan hoe het kabinet van de voorzitter van de Commissie gevolg gaf aan het verzoek.

Onder verwijzing naar de rechtspraak en de wet inzake toegang tot EU-documenten (Verordening 1049/2001) was de ombudsvrouw het niet eens met de redenering van de Commissie dat zij het verzoek om toegang “slapend” kon laten, aangezien de klager na het verstrijken van de termijn voor het oorspronkelijke verzoek niet onmiddellijk een vervolgverzoek had ingediend.

Het onderzoeksteam van de ombudsvrouw heeft het dossier van de Commissie over het verzoek om toegang van het publiek geïnspecteerd en in het kader van het onderzoek een bijeenkomst gehouden met vertegenwoordigers van de Commissie.