Voorzitter
Europese Commissie

Geachte voorzitter,

Ik heb een klacht ontvangen tegen de Europese Commissie over een verzoek om toegang van het publiek tot een sms-bericht van de Franse president over de handelsbesprekingen tussen de EU en Mercosur in januari 2024. Ik heb besloten een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de Commissie het verzoek van klager heeft behandeld op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten (Verordening 1049/2001 [1]).

Op 31 januari 2024 verzocht de klager om toegang tot “het sms-bericht dat de Franse president Emmanuel Macron vorige week aan president Ursula von der Leyen heeft gestuurd over de handelsovereenkomst met Mercosur, volgens een verslag van Politico van 30 januari.”[2].

Klager heeft gedurende meer dan 15 maanden geen update van of antwoord op zijn verzoek ontvangen. Bij ontstentenis van een eerste besluit heeft de klager op 14 mei 2025 een confirmatief verzoek ingediend. De Commissie heeft op 28 juli 2025 een confirmatief besluit over het verzoek om toegang van de klager vastgesteld, waarin zij verklaarde dat zij het betrokken sms-bericht uitputtend had doorzocht, maar niet kon identificeren.

De Commissie heeft ook meegedeeld dat u en uw kabinetschef het bericht kort na ontvangst van het litigieuze sms-bericht (op 28 of 29 januari 2024) hebben beoordeeld. Op basis van de geldende interne regels van de Commissie was de beoordeling dat er geen verplichting bestond om het tekstbericht in kwestie te registreren [3].

Volgens het bevestigende besluit werd de functie “verdwijnende berichten” van de mobiele applicatie voor instant messaging “Signal” geactiveerd op de telefoon waarop het bericht was ontvangen. De Commissie voegde daaraan toe dat dit verklaart waarom het sms-bericht in kwestie niet kon worden gevonden in de zakelijke mobiele telefoon die u gebruikt.

Klager is van mening dat de Commissie het tekstbericht in kwestie had moeten behouden en openbaar toegankelijk had moeten maken, aangezien het een “document” in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vormde. Hij is van mening dat in het kader van de betrekkingen tussen een staatshoofd en de voorzitter van de Europese Commissie het herhalen van een bekend standpunt nog steeds belangrijk kan zijn, zelfs met een kleine redactionele wijziging.

Klager maakt ook in de eerste plaats bezwaar tegen het feit dat de Commissie ervoor heeft gekozen het sms-bericht niet te behouden na ontvangst van zijn verzoek om toegang, en vervolgens tegen het gebruik door de Commissie van de functie “verdwijnende berichten” van Signal.

Als eerste stap acht ik het noodzakelijk om een vergadering tussen de diensten van de Commissie en mijn onderzoeksteam te plannen waarop deze zaak kan worden besproken en het concrete tijdschema van de gebeurtenissen kan worden verduidelijkt.

Ik zou het op prijs stellen als uw kantoor contact zou kunnen opnemen met de heer Nicholas Hernanz, die verantwoordelijk is voor dit onderzoek, om overeenstemming te bereiken over de regelingen voor de vergadering die vóór medio oktober 2025 zal plaatsvinden.

Bovendien acht ik het noodzakelijk om het dossier van de Commissie over het verzoek om toegang van klager vóór de vergadering te herzien. Het dossier moet het volgende bevatten:

• documenten waarin alle stappen worden beschreven die de Commissie heeft ondernomen bij de behandeling van het verzoek om toegang, zowel in de initiële als in de confirmatieve fase, met inbegrip van uitwisselingen tussen de diensten van de Commissie en tussen het secretariaat-generaal en het kabinet van de voorzitter;
• documenten die een weerspiegeling zijn van het beleid van de Commissie inzake het gebruik van zakelijke mobiele telefoons/apparaten, instant messaging-toepassingen en/of bewaartermijnen voor berichten, met inbegrip van tijdsintervallen in verband met de functie “verdwijnend bericht” die op de telefoon van de voorzitter is geactiveerd;
• informatie over de wijze waarop naar het sms-bericht is gezocht.

Ik zou het op prijs stellen als de Commissie mijn bureau vóór de vergadering en in ieder geval vóór 1 oktober 2025 de gevraagde documenten zou kunnen verstrekken, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [4].

Alle materiaal of documenten die de Commissie met mijn bureau wil delen, worden vertrouwelijk behandeld. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van de Commissie is uiteengezet in haar confirmatief besluit van 28 juli 2025. Indien de Commissie echter aanvullende standpunten wenst mee te delen waarmee tijdens dit onderzoek rekening moet worden gehouden, gelieve deze vóór de vergadering mee te delen.

Houd er rekening mee dat ik deze inleidende brief met de klager heb gedeeld en deze ook op mijn website zal publiceren.

Met vriendelijke groet,

Teresa Anjinho
Europese Ombudsman

Straatsburg, 19/09/2025

[1] Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[2] Klager verwees naar het volgende persbericht: https://www.politico.eu/article/macrons-bombshell-text-threatens-to-wreck-von-der-leyens-trade-deal/. De Commissie heeft het verzoek om toegang geregistreerd onder het referentienummer EASE 2024/0618.

[3] Artikel 7, lid 1, van Besluit (EU) 2021/2121, in het licht van artikel 5, lid 2, punt a), van de gedetailleerde regels voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[4] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.