Gemaakt overeenkomstig artikel 4, lid 1, van het Statuut van de Europese Ombudsman ^[1]

Achtergrond van de klacht

1. In januari 2024 heeft de klager een verzoek ingediend om toegang van het publiek [2] tot een sms-bericht van de president van de Franse Republiek aan de voorzitter van de Europese Commissie over de handelsbesprekingen tussen de EU en Mercosur. Bij gebrek aan een eerste besluit heeft de klager in mei 2025 een confirmatief verzoek ingediend.

2. In haar confirmatief besluit van juli 2025 verklaarde de Commissie dat zij een uitputtende zoekopdracht had uitgevoerd, maar het gevraagde sms-bericht niet had geïdentificeerd.

3. Ontevreden over het antwoord van de Commissie wendde klager zich in september 2025 tot de Europese Ombudsman.

Het onderzoek

4. In september 2025 opende de Ombudsman een onderzoek naar de wijze waarop de Commissie het verzoek van klager om toegang van het publiek heeft behandeld [3].

5. Tijdens het onderzoek heeft de Ombudsman het dossier van de Commissie over het verzoek om toegang van het publiek geïnspecteerd.

6. In oktober 2025 had het onderzoeksteam van de Ombudsman een ontmoeting met de vertegenwoordigers van de Commissie om nadere informatie over de zaak te verkrijgen. Vervolgens heeft het onderzoeksteam een verslag van de vergadering [4] opgesteld dat werd gedeeld met klager, die vervolgens zijn opmerkingen heeft ingediend.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

7. In haar confirmatief besluit erkende de Commissie dat de president van de Franse Republiek op 28 of 29 januari 2024 inderdaad contact had opgenomen met de voorzitter van de Commissie via de instant messaging-applicatie “Signal”. Het gevraagde bericht kon echter niet worden opgehaald, aangezien de functie “verdwijnende berichten” was geactiveerd op de telefoon van de voorzitter van de Commissie. De Commissie voerde aan dat de boodschap slechts het gevestigde standpunt van Frankrijk herhaalde, “geen bijzondere administratieve of juridische gevolgen” had en dat de inhoud ervan al bekend was bij beide partijen en het publiek. De Commissie heeft derhalve geconcludeerd dat zij niet verplicht was deze te registreren [5].

8. Voorts heeft de Commissie uitgelegd dat de voorzitter de instant messaging-applicatie “Signal” gebruikt op basis van een interne aanbeveling, die het gebruik van de applicatie alleen toestaat voor het communiceren van openbaar beschikbare informatie en in elk geval geen gevoelige of vertrouwelijke informatie.[6] De Commissie heeft ook verklaard dat de functie “verdwijnende berichten” in “Signal” was geactiveerd op basis van een aanbeveling van de relevante diensten om mogelijke datalekken te voorkomen [7].

9. In zijn klacht bij de Ombudsman betoogde klager dat de Commissie het sms-bericht had moeten bewaren en openbaar maken. Hij voerde aan dat in de communicatie tussen een staatshoofd en de voorzitter van de Commissie zelfs een herhaling van een bekend standpunt belangrijk kan zijn. Hij bekritiseerde ook het gebruik van de functie “verdwijnende berichten”, omdat dit de externe controle en het recht op toegang tot documenten ondermijnt. Hij voegde daaraan toe dat de Commissie het verwijderingsinterval voor het gevraagde bericht niet had gespecificeerd, waardoor hij niet kon begrijpen of het bericht vóór of na de registratie van het verzoek om toegang van het publiek was verwijderd. Klager wees op een tegenstrijdigheid in de argumentatie van de Commissie: indien volgens de interne regels van de Commissie “kortstondige” sms-berichten ongeschikt zijn voor de uitwisseling van belangrijke informatie, lijkt het gebruik van de functie “verdwijnende berichten” overbodig, aangezien dergelijke berichten nauwelijks een groot datalek kunnen veroorzaken indien zij aan het publiek worden bekendgemaakt.

10. Tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman benadrukten de vertegenwoordigers van de Commissie de zeer strenge beveiligingseisen voor het gebruik van bedrijfsapparatuur in de Commissie, waaronder de verplichting voor gebruikers om de functie “verdwijnende berichten” op de Signal-app te activeren om veiligheidsrisico’s (cyberaanvallen) tot een minimum te beperken. Naast de richtsnoeren en regels die in het confirmatief besluit zijn vastgesteld, verwijzen zij naar de bijlage bij het reglement van orde van de Commissie, waarin ook staat dat sms-verzoeken niet mogen worden gebruikt voor belangrijke informatie die niet van korte duur is (tenzij dit in het belang van de dienst vereist is) en moeten voldoen aan de aanbevelingen voor het automatisch verdwijnen van berichten.[8] De vertegenwoordigers van de Commissie merkten op dat de bijlage bij het reglement van orde momenteel bij het Gerecht wordt aangevochten en verzochten de Ombudsman te beoordelen of het onderzoek moet worden afgesloten om de gerechtelijke procedure niet te verstoren.

11. Tijdens de vergadering vroeg het onderzoeksteam van de Ombudsman de vertegenwoordigers van de Commissie naar het tijdsinterval in de instellingen met betrekking tot “verdwijnende berichten” in de Signal-app op de telefoon van de voorzitter. De vertegenwoordigers van de Commissie verklaarden dat het tijdsinterval om veiligheidsredenen niet kon worden bekendgemaakt. Zij verduidelijkten het tijdschema van het verzoek van de klager om toegang van het publiek: het verzoek is op 31 januari 2024 door het secretariaat-generaal van de Commissie geregistreerd en vervolgens op 2 februari 2024 doorgestuurd naar het kabinet van de voorzitter van de Commissie. Het kabinet heeft niet gereageerd op het verzoek. De vertegenwoordigers van de Commissie legden uit dat het team “Archives” in het kabinet, dat het verzoek had ontvangen, verantwoordelijk was voor de behandeling van een groot aantal verzoeken en correspondentie, niet alleen met betrekking tot de toegang van het publiek. Zij merkten op dat klager ervoor koos 15 maanden te wachten voordat hij een confirmatief verzoek indiende en zijn verzoek daarom “slapend” liet.

12. In zijn opmerkingen over het verslag van de vergadering was de klager het niet eens met de uitleg van de Commissie en was hij van mening dat het tijdschema van de gebeurtenissen onduidelijk bleef. Hij was met name van mening dat de Commissie niet had verduidelijkt of de voorzitter en haar kabinetschef op de hoogte waren van het verzoek ten tijde van hun bespreking van de boodschap. Hij zei dat het argument van de Commissie dat de bewaringstermijn om “veiligheidsredenen” niet openbaar kan worden gemaakt, onvoldoende was onderbouwd. Er lijkt geen verder schriftelijk traject te bestaan met betrekking tot de behandeling van het verzoek na 2 februari 2024. Een dergelijke praktijk geeft volgens klager aanleiding tot ernstige bezorgdheid over de interne verantwoordingsplicht en de correcte documentatie van administratieve procedures. Hij maakte ook bezwaar tegen het concept van een “slapend verzoek” dat door de Commissie wordt gebruikt om de aanzienlijke vertraging in de verwerking ervan uit te leggen.

Beoordeling van de Ombudsman die tot een aanbeveling heeft geleid

Opmerkingen vooraf

13. Uit artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie volgt dat de Ombudsman “onderzoeken verricht waarvoor hij gegrond acht […], behalve wanneer tegen de vermeende feiten een gerechtelijke procedure loopt of is gevoerd”.

14. Tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman merkten de vertegenwoordigers van de Commissie op dat de bijlage bij het reglement van orde van de Commissie, waarop zij zich in het confirmatieve besluit had gebaseerd, momenteel wordt aangevochten bij het Gerecht.[9] De vertegenwoordigers van de Commissie waren van mening dat het onderzoek van de Ombudsman in deze zaak in wezen tot doel heeft het kenmerk “verdwijnende berichten” te beoordelen, dat een van de elementen van de bijlage is die voor het Hof wordt aangevochten. Zij verzochten de Ombudsman te beoordelen of het onderzoek moest worden afgesloten om de gerechtelijke procedure niet te verstoren.

15. De Ombudsman herhaalt haar standpunt [10] dat zij, tenzij en totdat het Hof uitspraak doet over de wettigheid van de betrokken bijlage, geen standpunt zal innemen over de bijlage als zodanig. De Ombudsman heeft reeds duidelijk gemaakt dat zij, aangezien de bijlage in ieder geval in overeenstemming moet blijven met Verordening (EG) nr. 1049/2001 [11], zal blijven beoordelen of individuele confirmatieve besluiten van de Commissie in overeenstemming zijn met Verordening (EG) nr. 1049/2001, zoals uitgelegd door de rechterlijke instanties van de EU, en met de beginselen van behoorlijk bestuur.

Over het tijdstip van de schrapping van het litigieuze tekstbericht

16. Volgens vaste rechtspraak van de EU bestaat er, indien de betrokken instelling verklaart niet in het bezit te zijn van een opgevraagd document, een wettelijk vermoeden dat deze verklaring waar en juist is.^[12] Hoewel dit vermoeden kan worden weerlegd met relevant en samenhangend bewijs dat het opgevraagde document bestaat en in het bezit is van de betrokken instelling, is het aan de verzoeker om dergelijk bewijs te leveren. De bewering van een verzoeker dat het vermeende ontbreken van een document in strijd is met goede administratieve praktijken, volstaat niet om dit wettelijk vermoeden te weerleggen ^[13].

17. In casu heeft de Commissie bevestigd dat het litigieuze sms-bericht op een bepaald moment bestond, maar dat zij het niet langer in haar bezit heeft. Er is geen reden om te twijfelen aan de waarheidsgetrouwheid van de verklaring van de Commissie dat zij niet langer in het bezit is van het gevraagde document.

18. De vraag is dan wanneer het sms-bericht automatisch is verwijderd.

19. De Ombudsman heeft consequent geoordeeld [14] dat een instelling, orgaan of instantie van de EU in de regel een document waarvoor een verzoek om toegang van het publiek is ingediend, niet mag verwijderen totdat de procedure voor het aanvechten van een weigering om toegang te verlenen is voltooid. Het bij de hand hebben van het document maakt een behoorlijke toetsing van de weigering mogelijk, hetzij door de Europese Ombudsman, hetzij door het Hof van Justitie van de EU.

20. In dit geval stelde noch de inzage in het dossier, noch de door de Commissie tijdens de vergadering verstrekte uitleg de Ombudsman in staat met zekerheid vast te stellen of het gevraagde bericht automatisch werd verwijderd vóór of nadat de klager zijn verzoek om toegang van het publiek had ingediend. Op basis van de verstrekte informatie kon de Ombudsman ook niet vaststellen op welk moment de Commissie naar het gevraagde document heeft gezocht, dat wil zeggen of zij dat bij ontvangst van het verzoek om toegang heeft gedaan dan wel of de zoekopdracht pas een jaar later werd uitgevoerd toen de Commissie op het verzoek om toegang antwoordde. Het feit dat de Ombudsman de relevante termijnen niet kon vaststellen, is op zich al een probleem.

21. De Ombudsman behandelt de vertraging bij de behandeling van het verzoek om toegang in het volgende deel. Wat het tijdstip van de schrapping van het bericht betreft, stelt de Ombudsman voor dat de Commissie haar interne regels aanpast om te eisen dat een document wordt bewaard zodra een verzoek om toegang van het publiek tot dat document is ontvangen, ongeacht de dienst die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de behandeling van de inhoud ervan en ongeacht of het voldoet aan de criteria voor de registratie van documenten van de Commissie, totdat een proces van betwisting van een weigering om toegang te verlenen is voltooid.

De vertraging bij de behandeling van het verzoek om toegang van het publiek

22. Uit de inspectie van het dossier van de Commissie is gebleken dat het verzoek van de klager op 31 januari 2024 door het secretariaat-generaal van de Commissie is geregistreerd en op 2 februari 2024 naar het kabinet van de voorzitter van de Commissie is doorgestuurd. Het verzoek bleef onbeantwoord totdat de klager zijn confirmatief verzoek 15 maanden later, dat wil zeggen op 28 juli 2025, indiende.

23. De Ombudsman merkt in dit verband op dat het team „Archieven” van het kabinet niet heeft gereageerd op de toewijzing van het verzoek. Tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman legden de vertegenwoordigers van de Commissie uit dat het team “Archives” een groot aantal verzoeken en correspondentie behandelt, niet alleen met betrekking tot de toegang van het publiek. Uit de geïnspecteerde documenten blijkt dat het secretariaat-generaal geen enkele herinnering heeft afgegeven en evenmin verdere maatregelen heeft genomen om toezicht te houden op de behandeling van het verzoek om toegang van het publiek totdat de klager zijn confirmatief verzoek 15 maanden later indiende.

24. Tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman voerden de vertegenwoordigers van de Commissie aan dat klager ervoor koos om gedurende 15 maanden geen confirmatief verzoek in te dienen en zijn verzoek dus “slapend” achterliet. De Commissie leek te impliceren dat de klager onmiddellijk na het verstrijken van de termijn van 15 werkdagen voor de Commissie om op het oorspronkelijke verzoek te antwoorden, een confirmatief verzoek had moeten indienen.

25. In artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 is het volgende bepaald: Een verzoek om toegang tot een document wordt onverwijld behandeld. Aan de aanvrager wordt een ontvangstbevestiging toegezonden. Binnen 15 werkdagen na de registratie van het verzoek verleent de instelling toegang tot het gevraagde document […] of vermeldt zij in een schriftelijk antwoord de redenen voor de gehele of gedeeltelijke weigering […]. 2. In geval van gehele of gedeeltelijke weigering kan de aanvrager binnen 15 werkdagen na ontvangst van het antwoord van de instelling een confirmatief verzoek […] indienen. 3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld in het geval van een verzoek met betrekking tot een zeer lang document of een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 bedoelde termijn met 15 werkdagen worden verlengd […]. 4. Indien de instelling niet binnen de gestelde termijn antwoordt, heeft de aanvrager het recht een confirmatief verzoek in te dienen”. (nadruk toegevoegd)

26. Het is dus duidelijk dat het ontbreken van een confirmatief verzoek binnen 15 werkdagen na een impliciete weigering de instelling niet het recht geeft om de behandeling van het verzoek om toegang stop te zetten. Zoals het Hof heeft geoordeeld: “Het mechanisme van een stilzwijgend weigeringsbesluit is ingesteld om het risico tegen te gaan dat de administratie ervoor zou kiezen om niet te antwoorden op een verzoek om toegang tot documenten en te ontsnappen aan rechterlijke toetsing, en om niet elk te laat genomen besluit onwettig te maken. Anderzijds is de administratie in beginsel verplicht om – zelfs laattijdig – een met redenen omkleed antwoord te geven op elk verzoek van een burger. Deze benadering is in overeenstemming met de functie van het mechanisme van het stilzwijgende weigeringsbesluit, dat erin bestaat burgers in staat te stellen het stilzitten van de administratie aan te vechten met het oog op het verkrijgen van een met redenen omkleed antwoord”.[15] Het argument van de Commissie dat het verzoek van klager ‚slapend’ was geworden en op de een of andere manier de vertraging van de behandeling ervan (tot de indiening van zijn confirmatief verzoek) kon rechtvaardigen, is dus niet in overeenstemming met de geest van verordening nr. 1049/2001 en de vaste rechtspraak. Het verschuift ten onrechte de verantwoordelijkheid voor vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek van de instelling naar de verzoeker.

27. De Ombudsman merkt op dat in de werkmethoden van de Europese Commissie is bepaald dat transparantie kenmerkend moet zijn voor het werk van de leden van de Commissie en hun kabinetten, en benadrukt het belang van dagelijkse samenwerking en wederzijdse bijstand tussen de kabinetten en de diensten van de Commissie [16].

28. Bovendien is in artikel 41 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie het recht op behoorlijk bestuur verankerd, dat onder meer de verplichting van de administratie omvat om binnen een redelijke termijn besluiten te nemen en haar besluiten met redenen te omkleden [17].

29. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de manier waarop de Commissie het verzoek van klager om toegang van het publiek heeft behandeld, wanbeheer vormde. Zij doet daarom hieronder een overeenkomstige aanbeveling met betrekking tot de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek wanneer het kabinet van de voorzitter - of van een commissaris - erbij betrokken is.

30. De Ombudsman is van mening dat de Commissie verdere stappen moet ondernemen om de manier waarop zij verzoeken om toegang van het publiek behandelt, zoals in dit geval, te verbeteren en ervoor te zorgen dat de voortgang ervan nauwlettend wordt gevolgd om onnodige vertragingen te voorkomen. Het is aan de Commissie om hiervoor de meest geschikte middelen te kiezen. Niettemin is de Ombudsman van mening dat maatregelen zoals de oprichting van een speciale functionele mailbox, de invoering van een volgsysteem en het (automatisch) verzenden van herinneringen aan de verantwoordelijke dienst ervoor kunnen zorgen dat verzoeken om toegang naar behoren en binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijnen worden behandeld.

Hoe de Commissie uitwisselingen met staatshoofden en regeringsleiders opslaat

31. De Ombudsman heeft erkend [18] dat de instellingen, organen en instanties van de EU niet wettelijk verplicht zijn kopieën te bewaren van elk document dat in hun bezit komt; zij beschikken over een zekere discretionaire bevoegdheid om te bepalen welke documenten zij registreren. Tegelijkertijd hebben zij de plicht om documentatie met betrekking tot hun activiteiten op te stellen en te bewaren, en dit voor zover mogelijk en op een niet-willekeurige en voorspelbare manier te doen [19].

32. De Commissie heeft uitgelegd dat haar regels inzake het beheer van registers bepalen dat “documenten [worden] geregistreerd indien zij belangrijke informatie bevatten die niet van korte duur is of indien zij actie of follow-up door de Commissie of een van haar diensten kunnen inhouden”. [20] De Commissie was van mening dat het litigieuze tekstbericht, waarin de president van de Franse Republiek een reeds door Frankrijk aan de Commissie meegedeeld standpunt over de handelsbesprekingen tussen de EU en Mercosur herhaalde, niet aan deze registratiecriteria voldeed.

33. Tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman zeiden de vertegenwoordigers van de Commissie dat sms-berichten met belangrijke inhoud of onderwerpen die door de Commissie moeten worden opgevolgd, in de praktijk voor registratie en verdere verwerking naar de relevante diensten worden doorgestuurd.

34. De Ombudsman is van mening dat sms-berichten met betrekking tot het beleid, de activiteiten en de besluiten van de Commissie [21] die worden uitgewisseld tussen leden van de Europese Commissie en staatshoofden en regeringsleiders, op zijn minst in een bepaalde vorm en gedurende een redelijke periode moeten worden bewaard, gezien het waarschijnlijke belang ervan. Dit is om ervoor te zorgen dat mogelijke verzoeken om toegang van het publiek tot dergelijke berichten dienovereenkomstig kunnen worden behandeld en om een latere toetsing door de Ombudsman of het Hof mogelijk te maken. Hoewel dit specifieke onderzoek geen betrekking had op berichten die met ministers werden uitgewisseld, zou dezelfde redenering naar analogie ook voor dergelijke mededelingen moeten gelden.

35. Zonder een passende administratie wordt het voor de Ombudsman of zelfs het Hof zeer moeilijk om na te gaan of, zoals de Commissie heeft betoogd, berichten die via een mobiele berichtenapplicatie tussen, in dit geval, de president van de Franse Republiek en de voorzitter van de Commissie over de handelsovereenkomst tussen de EU en Mercosur werden uitgewisseld, de standpunten van Frankrijk weerspiegelden die reeds bekend waren en met de Commissie waren besproken. De Ombudsman blijft ervan overtuigd dat een hoge mate van transparantie op dit gebied het vertrouwen van de burgers in het optreden van hun regeringen en van de EU-instellingen vergroot.

36. De Ombudsman stelt met name voor dat de Commissie er in de toekomst voor zorgt dat alle tekst- en chatberichten met betrekking tot het beleid, de activiteiten en de besluiten van de Commissie die worden uitgewisseld tussen staatshoofden en regeringsleiders, of ministers, en leden van de Commissie, met inbegrip van die welke na een bepaalde periode automatisch worden gewist, gedurende een redelijke periode naar behoren worden bewaard.

Aanbeveling

Op basis van het onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman de volgende aanbeveling aan de Commissie:

De Commissie moet de manier waarop verzoeken om toegang van het publiek worden behandeld wanneer het kabinet van de voorzitter - of van een commissaris - erbij betrokken is, evalueren en verbeteren. De Commissie moet ook actief en nauwlettend toezien op de voortgang van deze verzoeken om onnodige vertragingen te voorkomen.

De Commissie en de klager zullen van deze aanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 4, lid 2, van het Statuut van de Europese Ombudsman zendt de Commissie uiterlijk op 3 september 2026 een omstandig advies toe.

Suggesties voor verbetering

De Commissie moet haar interne regels aanpassen om te eisen dat een document wordt bewaard zodra een verzoek om toegang van het publiek tot dat document is ontvangen en totdat een proces van betwisting van een weigering om toegang te verlenen is voltooid, ongeacht de dienst die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de behandeling van de inhoud ervan en ongeacht of het voldoet aan de criteria van de Commissie voor de registratie van documenten.

De Commissie moet ervoor zorgen dat alle tekst- en chatberichten met betrekking tot het beleid, de activiteiten en de besluiten van de Commissie die worden uitgewisseld tussen staatshoofden en regeringsleiders, of ministers, en leden van de Commissie, met inbegrip van die welke na een bepaald tijdsinterval automatisch worden gewist, gedurende een redelijke periode naar behoren worden bewaard.

 

Teresa Anjinho

Europese Ombudsman

Straatsburg, 03/06/2026

 

[1] Beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC.

[2] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R104.

[3] De openingsbrief aan de Commissie is beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/211703

[4] Verslag van de vergadering beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/217450.

[5] De Commissie verwees naar artikel 7, lid 1, van Besluit (EU) 2021/2121 betreffende het beheer van registers en archieven, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj en artikel 5, lid 2, punt a), van de gedetailleerde regels voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001, bijlage bij Besluit (EU) 2024/3080 van de Commissie van 4 december 2024 tot vaststelling van het reglement van orde van de Commissie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj/eng.

[6] “Richtsnoeren van de Commissie voor aanvaardbaar gebruik van openbare instant messaging-toepassingen” van 1 september 2019, niet openbaar.

[7] De Commissie verwees naar een “Checklist om uw signaal veiliger te maken” van 8 juli 2022, gepubliceerd op het intranet van de Commissie (niet openbaar).

[8] Artikel 5, lid 4, van de “Gedetailleerde regels voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001”, zie voetnoot 5.

[9] Zaken T-146/25, De Capitani e.a./Commissie, en T-641/25, Client Earth/Commissie.

[10] Zie in dit verband punt 30 van het eindbesluit van de Ombudsman in zaak 1405/2024/OAM, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/213196.

[11] Overeenkomstig artikel 15, lid 3, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, op grond waarvan elke instelling, elk orgaan of elke instantie "in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen [moet] opnemen betreffende de toegang tot haar documenten, overeenkomstig de in de tweede alinea bedoelde verordeningen". Het Gerecht heeft geoordeeld dat het reglement van orde van de Commissie (in de gevoegde zaken T-371/20 en T-554/20, Pollinis/Commissie, punt 93) of de conclusies van de Raad (in zaak T-255/24, Nouwen/Raad, punt 103) in overeenstemming moeten blijven met Verordening (EG) nr. 1049/2001. In laatstgenoemd geval heeft het Hof geoordeeld dat “[d]e omvang van de verplichtingen die krachtens verordening nr. 1049/2001, zoals uitgelegd door de Unierechter, op een instelling van de Unie rusten, [...] niet [kan] afhangen van de inhoud van handelingen, zoals de conclusies van de Raad, die de betrokken instelling zelf heeft vastgesteld”.

[12] Arrest van het Gerecht van 23 april 2018, Verein Deutsche Sprache/Commissie, zaak T-468/16, punten 35-37; beschikbaar op: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-468/16

[13] Zie beschikking van het Hof van 30 januari 2019, Verein Deutsche Sprache eV/Europese Commissie, zaak C-440/18 P, punten 23-24; beschikbaar op: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-440/18&language=en

[14] Zie het besluit van de Europese Ombudsman over de wijze waarop de Europese Commissie is omgegaan met een verzoek om toegang van het publiek tot e-mails van haar in Griekenland gevestigde vertegenwoordigers over de migratiesituatie in twee hotspots (zaak 211/2022/TM), paragraaf 24: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/157768.

[15] Arrest van het Gerecht van 19 januari 2010, Co-Frutta Soc. coop/Europese Commissie, gevoegde zaken T‐355/04 en T‐446/04, punt 59, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=ecli:ECLI%3AEU%3AT%3A2010%3A15.

[16] Mededeling van de voorzitter aan de Commissie: “The Working Methods of the European Commission”, 1 december 2019, P(2019) 2, beschikbaar op: https://commissioners.ec.europa.eu/document/download/0dbda7ed-b7fb-4d7e-9e62-6c8b0f54be62_en?filename=working-methods.pdf. De nieuwe “werkmethoden” die in december 2024 zijn vastgesteld (niet van toepassing ten tijde van de oorspronkelijke aanvraag) bevatten dezelfde beginselen.

[17] Artikel 41, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, beschikbaar op: http://data.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[18] Zie het besluit van de Europese Ombudsman in zaak 2134/2018/FP over de weigering van de Europese Commissie om het publiek toegang te verlenen tot briefingmateriaal dat door haar voorzitter is gebruikt tijdens een ontmoeting met de president van de Verenigde Staten, paragraaf 12: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/120381.

[19] Arrest van het Gerecht van 20 september 2019, T‑433/17, Dehousse/HvJ-EU, punten 47-48, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62017TJ0433.

[20] Artikel 7, lid 1, van Besluit (EU) 2021/2121 betreffende het beheer van registers en archieven, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj

[21] Volgens artikel 3, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 wordt onder "document" verstaan "alle inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een onderwerp dat verband houdt met het beleid, de activiteiten en de besluiten die onder de bevoegdheid van de instelling vallen" (cursivering van mij).