Locatie: Bureau van de Europese Ombudsman, Brussel

Aanwezig:

Europese Commissie:

• Directeur-generaal, Juridische Dienst
• Assistent van de directeur-generaal Juridische Dienst
• Coördinator interinstitutionele betrekkingen, transparantie en ethiek (SG.A.3), secretariaat-generaal
• Juridisch en beleidsmedewerker, Document Management & Toegang tot documenten (SG.A.2), secretariaat-generaal

Europese Ombudsman:

• Lampros Papadias, kabinetschef
• Rosita Hickey, onderzoeksdirecteur
• Tanja Ehnert, onderzoekscoördinator
• Diana Riochet, juridisch adviseur in het kabinet
• Michaela Gehring, onderzoeksambtenaar
• Nicholas Hernanz, onderzoeksofficier

Doel van de vergadering

Het doel van de vergadering was dat het onderzoeksteam van de Ombudsman de zaak besprak en het concrete tijdschema voor de behandeling door de Commissie van het verzoek om toegang van het publiek verduidelijkte.

Voorafgaand aan de vergadering heeft de Commissie het onderzoeksteam van de Ombudsman 17 documenten verstrekt met betrekking tot de behandeling van het verzoek om toegang van de klager, zowel in de initiële als in de confirmatieve fase, en met betrekking tot haar beleid inzake het gebruik van zakelijke mobiele telefoons/apparaten.

Inleiding en procedurele informatie

Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde zich voor, bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun ontmoeting en zette het doel van de bijeenkomst uiteen. Zij schetsten het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman zonder voorafgaande toestemming van de Commissie geen door de Commissie als vertrouwelijk aangemerkte informatie openbaar zou maken, noch aan de klager, noch aan enige andere persoon buiten het Bureau van de Ombudsman ^[1].

Het onderzoeksteam legde uit dat zij een ontwerpverslag over de vergadering zouden opstellen dat aan de Commissie zou worden toegezonden om ervoor te zorgen dat de inhoud feitelijk juist en volledig was. Het verslag van de vergadering zou dan worden afgerond, in het dossier worden opgenomen en aan de klager worden verstrekt. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan de klager of een derde worden verstrekt.

Uitgewisselde informatie

Inleiding door de Commissie

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben de volgende feiten van de zaak uiteengezet. Op 31 januari 2024 heeft de klager overeenkomstig de regels van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [2] een verzoek om toegang van het publiek ingediend tot een sms-bericht van de president van de Franse Republiek aan de voorzitter van de Europese Commissie over de handelsbesprekingen tussen de EU en Mercosur. Bij gebrek aan een eerste besluit heeft de klager op 14 mei 2025, 15 maanden later, een confirmatief verzoek ingediend. De Commissie heeft op 28 juli 2025 een confirmatief besluit over het verzoek om toegang van de klager vastgesteld, waarin zij verklaarde dat zij het betrokken sms-bericht uitputtend had doorzocht, maar niet kon identificeren.

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben het onderzoeksteam van de Ombudsman enige achtergrondinformatie verstrekt over de wijze waarop de Commissie omgaat met verzoeken om toegang van het publiek tot sms-berichten of instant messaging-toepassingen. Zij merkten op dat de Commissie meer dan 30.000 personeelsleden in dienst heeft die regelmatig instant messages gebruiken voor hun werk. Vanwege het grote aantal uitgewisselde berichten houdt de Commissie rekening met drie belangrijke elementen met betrekking tot de registratie van tekstberichten in haar documentbeheersysteem:

• transparantieverplichtingen;
• de realiteit van moderne communicatie (snelheid van instant messaging-toepassingen); en
• Veiligheidsoverwegingen (de Commissie noemde het risico van cyberaanvallen waarbij met name prominente doelwitten betrokken zijn).

De vertegenwoordigers van de Commissie merkten op dat bezorgdheid over de veiligheid van instant messaging-apps ertoe heeft geleid dat andere instellingen hun personeelsleden hebben opgedragen helemaal geen instant messaging te gebruiken [3].

De Commissie heeft zeer strenge beveiligingseisen vastgesteld voor het gebruik van bedrijfsapparatuur, onder meer dat personeel de functie “verdwijnende berichten” op de Signal-app activeert om risico’s tot een minimum te beperken.

Zij herinnerden eraan, zoals reeds uiteengezet in het bevestigend besluit, dat alle personeelsleden de volgende regels in acht moeten nemen:

• Artikel 5, lid 4, van de bijlage bij het reglement van orde van de Commissie, dat luidt als volgt: “Tekstberichten op zakelijke mobiele telefoons mogen niet worden gebruikt voor belangrijke informatie die niet van korte duur is, tenzij dit strikt noodzakelijk is in het belang van de dienst. Toepassingen voor tekstberichten voldoen aan de aanbevelingen van de Commissie inzake de beveiliging van informatietechnologie voor het automatisch verdwijnen van berichten."
• De richtsnoeren van de Commissie voor aanvaardbaar gebruik van openbare instant messaging-toepassingen van 1 september 2019.
• de “C heck list to make your Signal safer” van 8 juli 2022, waarin de betrokken diensten van de Commissie aanbevelen de functie “verdwijnende berichten” van Signal te activeren.

De vertegenwoordigers van de Commissie merkten op dat de bijlage bij het Reglement voor de procesvoering, zoals hierboven vermeld, momenteel wordt aangevochten voor het Gerecht.[4] Zij waren van mening dat het onderzoek van de Ombudsman in deze zaak in wezen tot doel heeft het kenmerk “verdwijnende berichten” te beoordelen dat voor de rechtbank wordt aangevochten. Zij verzochten de Ombudsman te beoordelen of het onderzoek in deze omstandigheden moest worden afgesloten, overeenkomstig artikel 2, lid 9, van het Statuut van de Ombudsman, teneinde de gerechtelijke procedure niet te verstoren.

Voorts hebben zij verklaard dat de bijlage bij het Reglement voor de procesvoering intussen overeenkomstig artikel 278 VWEU onverkort van toepassing blijft. Zij voerden aan dat de Commissie niet van wanbeheer kan worden beschuldigd indien zij de geldende regels volgt.

Vragen van het onderzoeksteam van de Ombudsman

Het onderzoeksteam van de Ombudsman merkte op dat het litigieuze sms-bericht volgens het confirmatief besluit van de Commissie op 28 of 29 januari 2024 door de voorzitter van de Commissie is ontvangen en dat de functie “verdwijnende berichten” er naar alle waarschijnlijkheid kort daarna op van toepassing was. Het onderzoeksteam vroeg de vertegenwoordigers van de Commissie naar het tijdsinterval in de instellingen met betrekking tot “verdwijnende berichten” in de Signal-app op de telefoon van de voorzitter.

De vertegenwoordigers van de Commissie zeiden dat het tijdsinterval om veiligheidsredenen niet kon worden bekendgemaakt en dat het daarom niet mogelijk was te schatten hoeveel tijd was verstreken voordat de functie voor verdwijnende berichten van toepassing was. Bovendien wezen ze erop dat de Signal-app gebruikers in staat stelt om in de instellingen elk tijdsinterval tussen één seconde en vier weken in te stellen. De “verdwijnende berichten” kunnen worden ingesteld voor alle nieuwe chats of in elke chat met een specifieke ontvanger of groep. Het kan ook worden toegepast op bestaande chats. De functies “verdwijnende berichten” kunnen door beide zijden van de chat worden ingesteld en gelden voor alle uitgewisselde berichten. Met andere woorden: zelfs wanneer de termijn aan de kant van de Commissie is vastgesteld op vier weken, kan de andere kant van de chat een kortere periode kiezen.

Het onderzoeksteam merkte op dat uit de documenten die vóór de vergadering ter inspectie waren verzonden, bleek dat het verzoek van de klager om toegang van het publiek op 31 januari 2024 door het secretariaat-generaal van de Commissie werd geregistreerd en vervolgens op 2 februari 2024 aan het kabinet van de voorzitter van de Commissie werd toegezonden. Het onderzoeksteam vroeg of het kabinet op dat bericht had gereageerd.

De vertegenwoordigers van de Commissie verduidelijkten dat het verzoek om toegang werd doorgestuurd naar het team “Archives” in het kabinet, een team dat verantwoordelijk is voor de behandeling van een groot aantal verzoeken en correspondentie die niet alleen betrekking hebben op de toegang van het publiek. Zij legden uit dat er meestal enige tijd kan verstrijken voordat een toegangsverzoek wordt doorgestuurd en verwerkt. Zij herinnerden aan de zeer grote hoeveelheid correspondentie die dagelijks aan de voorzitter en haar kabinet wordt gericht.

Het onderzoeksteam merkte op dat uit de inspectie van de documenten bleek dat het verzoek van het secretariaat-generaal van de Commissie van 2 februari 2024 onbeantwoord bleef. Het secretariaat-generaal heeft op 20 februari 2024 de termijn voor de vaststelling van een besluit over het verzoek om toegang verlengd [5]. De Commissie herinnerde eraan dat haar verzuim om binnen de in artikel 7, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 gestelde termijn te antwoorden klager het recht gaf een confirmatief verzoek in te dienen. Hij heeft ervoor gekozen dit niet te doen en het verzoek 15 maanden inactief te laten, totdat hij zijn confirmatief verzoek in mei 2025 heeft ingediend.

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben het tijdschema bevestigd. Zij hebben uitgelegd dat de bepalingen van verordening nr. 1049/2001 de rechten van de verzoeker beschermen wanneer de instellingen niet binnen de voorgeschreven termijnen antwoorden, omdat de verzoeker onmiddellijk een confirmatief verzoek kan indienen. Voorts herinnerde de Commissie eraan dat, in strijd met de algemene beginselen van het bestuursrecht in de lidstaten, slapende verzoeken op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zonder tijdsbeperking kunnen worden gereactiveerd, zelfs jaren na het oorspronkelijke verzoek.

Het onderzoeksteam merkte op dat uit de geïnspecteerde documenten blijkt dat er in de zomer van 2025, toen het ontwerp van confirmatief besluit werd voorbereid, geen schriftelijke uitwisselingen tussen het kabinet en het secretariaat-generaal hebben plaatsgevonden.

De vertegenwoordigers van de Commissie legden uit dat de uitwisselingen mondeling plaatsvonden. Het secretariaat-generaal bereidde destijds drie afzonderlijke bevestigende besluiten ter zake voor (waaronder de in deze zaak aan de orde zijnde) en ontving mondelinge feedback van het kabinet over de inhoud van deze besluiten.

Zoals uiteengezet in het confirmatief besluit herinnerde het kabinetshoofd van de voorzitter van de Commissie eraan dat de voorzitter van de Commissie op 28 of 29 januari 2024 een bericht heeft ontvangen via de sms-applicatie “Signal” van de Franse president. De voorzitter van de Commissie en haar kabinetschef bespraken deze boodschap kort na ontvangst. Zij waren van mening dat deze boodschap een vaststaand standpunt herhaalde dat Frankrijk in het verleden reeds in Raadsformaties aan de Commissie had meegedeeld en ook algemeen bekend was [6].

De vertegenwoordigers van de Commissie verzekerden het onderzoeksteam dat sms-berichten met belangrijke inhoud of onderwerpen die door de Commissie zouden moeten worden opgevolgd, in de praktijk voor registratie en verdere verwerking naar de relevante diensten worden doorgestuurd. Een tekstbericht van een staatshoofd aan de voorzitter van de Commissie over bepaalde beleidskwesties in een lidstaat zou bijvoorbeeld worden geregistreerd en de politieke inhoud ervan zou voor verdere verwerking worden doorgestuurd naar het bevoegde directoraat-generaal, indien een dergelijke follow-up nodig was.

Het onderzoeksteam en de vertegenwoordigers van de Commissie voerden vervolgens een discussie over het juiste evenwicht tussen transparantie en veiligheid. De Commissie benadrukte dat de C-hecklijst om uw signaal veiliger te maken is vastgesteld als reactie op de identificatie van concrete veiligheidsrisico’s in het geval van een cyberaanval op mobiele telefoons, om ervoor te zorgen dat een dergelijke aanval slechts een zeer beperkt aantal berichten kan ontvangen. Het onderzoeksteam benadrukte dat “verdwijnende” berichten moeten worden bewaard zodra de betrokken ambtenaar een verzoek om toegang van het publiek tot die berichten ontvangt, om ervoor te zorgen dat de Europese Ombudsman en de Rekenkamer hun toezichthoudende rol kunnen vervullen. Dit zou een herziening van de bestaande regels vereisen en de Commissie zou dit moeten overwegen.

Geïnspecteerde documenten

Voorafgaand aan de vergadering:

• 15 documenten (e-mails en bijlagen) met de stappen die de Commissie heeft ondernomen voor de behandeling van het verzoek om toegang van de klager, vanaf de ontvangst van het oorspronkelijke verzoek om toegang op 31 januari 2024 tot de toezending van het confirmatief besluit en de bijlagen aan de klager op 27 juli 2025.
• 1 document getiteld “Richtsnoeren voor de registratie van documenten van 16 november 2018”(Ref. Ares(2018)5874624 - 16/11/2018).
• 1 document in verband met lopende gerechtelijke procedures in zaak T-641/25, Client Earth/Commissie.

Tijdens de vergadering:

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben het onderzoeksteam van de Ombudsman de belangrijkste argumenten toegelicht die in de lopende gerechtelijke procedures in de zaken T-146/25 De Capitani e.a./Commissie en T-641/25 Client Earth/Commissie naar voren zijn gebracht.

De Commissie heeft verzocht om vertrouwelijke behandeling van alle bovengenoemde documenten.

Afsluiting van de vergadering

Het onderzoeksteam bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg, en de vergadering eindigde.

Brussel, 19.12.2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Directeur van Inquiries Inquiries Officer

[1] Artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[2] Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [voetnoot toegevoegd door de Commissie na de vergadering:] Zie voor de Raad van de Europese Unie het antwoord van de Raad van de Europese Unie op het strategisch initiatief van de Ombudsman inzake de registratie van tekst- en chatberichten (SI/4/2021/MIG), bijlage V, nota van de directeur-generaal belast met digitale diensten, waarin het personeel van de Raad wordt opgedragen commerciële sms-apps alleen te gebruiken voor “kortstondige, kortstondige chats over openbare of niet-gevoelige onderwerpen” en “niet te gebruiken voor het delen van inhoudelijke inhoud over gevoelige aangelegenheden”.

[4] Zaken T-146/25, De Capitani e.a./Commissie, en T-641/25, Client Earth/Commissie. De vertegenwoordigers van de Commissie deelden aan het einde van de vergadering vertrouwelijke documenten in verband met de gerechtelijke procedure.

[5] Overeenkomstig artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[6] De vertegenwoordigers van de Commissie verwezen naar een persverklaring van de Franse regering na een buitengewone bijeenkomst van de Europese Raad op 1 februari 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.