Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit in zaak 66/2016/DK over het optreden van het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad met betrekking tot een verzoek om toegang tot documenten
Besluiten
Zaak 66/2016/DK - Geopend op Woensdag | 17 februari 2016 - Besluit over Donderdag | 21 december 2017 - Betrokken instelling Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad ( Geen wanbeheer vastgesteld ) - Land Verenigd Koninkrijk
De zaak betrof het verzoek van klager om toegang tot twee e-mails die vanaf de privé-e-mailaccount van de voorzitter van de raad van bestuur van het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad naar de leden van de Wetenschappelijke Raad van het Agentschap waren gestuurd. Toen het Agentschap de toegang weigerde op grond van het feit dat de twee e-mails niet in zijn bezit waren omdat ze waren verzonden vanaf een privérekening, wendde klager zich tot de Europese Ombudsman.
De Ombudsman opende een onderzoek naar de kwestie, waarna de voorzitter van de raad van bestuur het Agentschap kopieën van de twee e-mails verstrekte. Het Agentschap zou dus het verzoek van klager om toegang tot de e-mails op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001[1] kunnen beoordelen. Het Agentschap heeft klager vervolgens gedeeltelijke toegang tot de documenten verleend. De Ombudsman verkreeg volledige kopieën van de twee e-mails en kon nagaan of de bewerkingen in de aan klager meegedeelde kopieën gerechtvaardigd waren.
De Ombudsman sloot het onderzoek derhalve af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer.
Achtergrond van de klacht
1. In oktober 2015 heeft klager het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad[2] („het Agentschap”) verzocht hem toegang te verlenen tot bepaalde documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Het Agentschap verleende gedeeltelijke toegang tot zeven documenten en volledige toegang tot één document. Zij heeft gepreciseerd dat alleen documenten die in het bezit zijn van het Agentschap, dat wil zeggen documenten die afkomstig zijn van het Agentschap of door het Agentschap zijn ontvangen en in zijn bezit zijn, in aanmerking kunnen worden genomen op grond van verordening nr. 1049/2001.
2. In november 2015 heeft klager het Agentschap verzocht hem, naast andere documenten, toegang te verlenen tot twee e-mails die vanaf het privé-e-mailaccount van de voorzitter van de Wetenschappelijke Raad van het Agentschap waren verzonden aan leden van de Wetenschappelijke Raad[3].
3. In december 2015 antwoordde het Agentschap klager dat de twee e-mails in kwestie niet in zijn bezit waren omdat ze waren verzonden vanaf het privé-e-mailaccount van de president. Daarom kon het Agentschap klager geen toegang tot deze correspondentie verlenen.
4. Ontevreden over het antwoord van het Agentschap en gezien het feit dat de e-mails van de privé-e-mailaccount van de voorzitter werkgerelateerd waren, wendde klager zich tot de Europese Ombudsman om een klacht in te dienen over de weigering van het Agentschap om de e-mails openbaar te maken.
Het onderzoek
5. De Ombudsman opende een onderzoek naar de volgende kwesties die in de klacht aan de orde werden gesteld:
1) Het ERCEA moet verzoeken om de betwiste e-mails die vanaf het privé-e-mailaccount van de voorzitter naar de leden van de Wetenschappelijke Raad worden gestuurd.
2) Het ERCEA moet de klager daarna toegang verlenen tot die e-mails.
6. In de loop van het onderzoek heeft het Agentschap de kopieën van de twee betrokken e-mails van de voorzitter verkregen en vervolgens gedeeltelijke toegang daartoe verleend. Naar aanleiding van deze informatie die aan de Ombudsman werd meegedeeld, voerde het onderzoeksteam van de Ombudsman een inspectie uit in de gebouwen van het Agentschap.
Beoordeling door de Ombudsman
7. Overeenkomstig de beginselen van behoorlijk bestuur heeft het Agentschap van de voorzitter kopieën van de twee e-mails in kwestie verkregen en deze aan klager vrijgegeven, zij het in een onleesbare versie. Als zodanig heeft het Agentschap de aanvankelijk vastgestelde problemen opgelost.
8. De vraag blijft echter of het Agentschap de klager terecht slechts gedeeltelijke toegang tot de twee betrokken e-mails heeft verleend.
9. Het Agentschap verklaarde dat de gedeeltelijke openbaarmaking gerechtvaardigd was op grond van artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Deze bepaling bepaalt dat de instellingen de toegang tot een document moeten weigeren wanneer de openbaarmaking ervan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zou ondermijnen, met name in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Nadat het Agentschap kopieën van de twee e-mails had verkregen, heeft het de voorzitter geraadpleegd over de mogelijke openbaarmaking ervan. De voorzitter is het in beginsel eens met de openbaarmaking van de e-mails. Voorts moest het Agentschap bepaalde delen van de e-mails onleesbaar maken om de persoonsgegevens van andere personen te beschermen, met name de namen en e-mailadressen van de ontvangers van de e-mails en de namen van de in de tekst van de e-mails vermelde personen.
10. In zijn opmerkingen over bovengenoemd antwoord van het Agentschap bevestigde klager de ontvangst van de twee e-mails in een bewerkte versie. Hij dacht echter dat de twee e-mails zo zwaar waren bewerkt dat het moeilijk was om ze te begrijpen. Hij vermoedde ook dat er veel meer werd bewerkt dan persoonsgegevens, en wilde daarom de e-mails volledig verkrijgen, met uitzondering van persoonsgegevens, met het oog op het algemeen belang in deze zaak.
11. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft vervolgens het dossier van het Agentschap geïnspecteerd, met daarin de niet-geredigeerde versies van de twee e-mails in kwestie, en heeft ook een vergadering gehouden met de vertegenwoordigers van het Agentschap om bepaalde vragen in verband met de inspectie te stellen.
12. Na de volledige versie van de twee e-mails te hebben onderzocht, merkt de Ombudsman op dat de bewerkte delen inderdaad het soort informatie en verklaringen vormen dat onder de uitzondering ter bescherming van de privacy en de integriteit van personen kan vallen. In dit verband moet worden opgemerkt dat dit in dwingende bewoordingen is geformuleerd en dat de instellingen dus verplicht zijn de toegang tot documenten die onder deze verordening vallen, te weigeren. Wat de motiveringsplicht met betrekking tot de toepasselijkheid van de aangevoerde uitzondering betreft, wijst de Ombudsman erop dat het weliswaar aan de betrokken instelling staat om aan te tonen dat de documenten waartoe om toegang wordt verzocht inderdaad onder de aangevoerde uitzondering vallen, maar dat het soms onmogelijk kan zijn om volledige redenen op te geven die de noodzaak van vertrouwelijkheid rechtvaardigen zonder de uitgezonderde inhoud van het document openbaar te maken en daardoor de uitzondering zijn eigenlijke doel te ontnemen.
13. Met betrekking tot de wens van klager dat de twee e-mails volledig openbaar zouden worden gemaakt in het licht van het openbaar belang ter zake, merkt de Ombudsman op dat de desbetreffende uitzondering in artikel 4, lid 1, onder b), niet, anders dan sommige andere uitzonderingen in Verordening 1049/2001, onderworpen is aan een hoger openbaar belang dat openbaarmaking gebiedt. Het is een absolute uitzondering.[4]
14. Daarom is de Ombudsman van mening dat het Agentschap de bepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 correct heeft toegepast toen het besloot slechts gedeeltelijke toegang tot de twee e-mails in kwestie te verlenen. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer door het Agentschap vast.
15. Tot slot merkt de Ombudsman op dat het Agentschap e-mails die zijn verzonden en ontvangen van particuliere e-mailaccounts terecht heeft behandeld als onder Verordening (EG) nr. 1049/2001 vallend indien zij betrekking hebben op beroepskwesties die verband houden met de functies van het Agentschap. Zij is ingenomen met de toezegging van het Agentschap om de beginselen van openheid en transparantie na te leven.
Conclusie
Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:
De Ombudsman constateert geen wanbeheer door het Agentschap.
De klager en het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Emily O ⁇ Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 21/12/2017
[1] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43). Beschikbaar op: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.
[2] Het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA) voert de strategie van de Europese Onderzoeksraad (ERC) uit, zoals vastgesteld door de Wetenschappelijke Raad, en is verantwoordelijk voor het dagelijkse subsidiebeheer. Meer informatie is te vinden op: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.
[3] De Wetenschappelijke Raad is het bestuursorgaan van de Europese Onderzoeksraad en bepaalt de wetenschappelijke financieringsstrategie en -methoden. Het treedt op namens de wetenschappelijke gemeenschap in Europa om creativiteit en innovatief onderzoek te bevorderen. De leden van de Wetenschappelijke Raad worden benoemd door de Europese Commissie, op aanbeveling van een onafhankelijk comité. De voorzitter van de Wetenschappelijke Raad is de voorzitter van de Europese Onderzoeksraad. Het Uitvoerend Agentschap van de ERC voert de door de Wetenschappelijke Raad vastgestelde ERC-strategie uit en is verantwoordelijk voor het dagelijkse subsidiebeheer.
[4] Openbaarmaking kan geschieden in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende gegevensbescherming.