Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Settembru 2015, l-ilmentatur applika għall-kariga ta’ Uffiċjal Internazzjonali għall-Għajnuna/Kooperazzjoni mad-Delegazzjoni tal-UE għall-Albanija (id-Delegazzjoni). Skont l-avviż ta' pożizzjoni vakanti, id-Delegazzjoni kellha tikkuntattja lill-kandidati magħżula sa mhux aktar tard mis-7 ta' Ottubru 2015. Fit-8 ta' Ottubru 2015, peress li ma rċeviet l-ebda notifika u jekk wieħed jassumi li hija ma kinitx ġiet magħżula, l-ilmentatur ikkuntattja lid-Delegazzjoni permezz ta' email fejn talab li jiġi infurmat bir-raġunijiet li għalihom l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet miċħuda. Id-Delegazzjoni la rrikonoxxiet li rċeviet it-talba tagħha għal informazzjoni u lanqas ma wieġbet lill-ilmentatur. B'riżultat ta' dan, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman fis-27 ta' Ottubru 2015.

2. Peress li l-ilmentatur huwa ċittadin Iżraeljan u Albaniż residenti fl-Iżrael, l-Ombudsman ma setax jiftaħ inkjesta dwar l-ilment tagħha direttament[1]. Madankollu, minħabba l-importanza tal-kwistjoni għall-immaġni pubblika tal-UE f’pajjiż mhux tal-UE, l-Ombudsman iddeċidiet li kien hemm raġunijiet biex twettaq inkjesta fuq inizjattiva tagħha stess.  

L-inkjesta

3. L-Ombudsman staqsiet dwar l-affermazzjoni tal-ilmentatur li d-Delegazzjoni kienet naqset milli twieġeb għat-talba tagħha għal informazzjoni u kienet naqset milli tispjega r-raġunijiet għar-rifjut tal-applikazzjoni tagħha. L-inkjesta indirizzat ukoll l-affermazzjoni tal-ilmentatur li r-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti kienu vagi wisq. L-ilmentatur ried li d-Delegazzjoni tispjega l-pożizzjoni tagħha u, fl-aħħar mill-aħħar, tannulla d-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta l-applikazzjoni tagħha u tistedinha għal intervista.

4. Fl-10 ta' Diċembru 2015, matul l-inkjesta, id-Delegazzjoni infurmat lill-ilmentatur li l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet miċħuda. L-Ombudsman sussegwentement irċieva t-tweġibatas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) [2] rigward l-ilment fil-5 ta' Jannar 2016. Wara t-talba tal-Ombudsman għal informazzjoni u kjarifiki addizzjonali[3], is-SEAE bagħat tweġiba oħra fid-19 ta' Ottubru 2016. L-ilmentatur issottometta l-kummenti tiegħu dwar it-tweġibiet fid-9 ta' Mejju[4] u fis-27 ta' Novembru 2016, rispettivament. Fid-19 ta' Jannar 2017, it-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman spezzjona ċerti dokumenti relatati mal-proċedura tal-għażla[5]. Wara l-ispezzjoni, is-SEAE ntalab jipprovdi aktar kjarifiki[6]. Fit-twettiq tal-investigazzjoni, l-Ombudsman qies l-argumenti u l-opinjonijiet imressqa mill-partijiet.

Nuqqas ta’ tweġiba għat-talba tal-ilmentatur għal informazzjoni fil-ħin

Argumenti magħmula mill-ilmentatur u mill-istituzzjoni

5. L-ilmentatur argumenta li d-Delegazzjoni naqset milli twieġeb għall-email tagħha tat-8 ta' Ottubru 2015 fejn talbet informazzjoni dwar l-applikazzjoni tagħha. Id-Delegazzjoni finalment wieġbet fl-10 ta' Diċembru 2015, wara li l-ilmentatur kien ikkuntattja lill-Ombudsman.

6. Is-SEAE spjega li d-Delegazzjoni kienet organizzat tliet proċeduri tal-għażla fl-istess ħin. Dan, flimkien mal-kumplessità tal-proċeduri u l-għadd kbir ta’ applikazzjonijiet riċevuti, fisser li l-proċedura tal-għażla għall-kariga ta’ Uffiċjal Internazzjonali għall-Għajnuna/Kooperazzjoni kienet għadha għaddejja meta l-ilmentatur talab informazzjoni dwar l-applikazzjoni tiegħu. Id-Delegazzjoni ddikjarat li ma setgħetx tiddivulga informazzjoni dwar proċedura tal-għażla li kienet għaddejja peress li din kienet kunfidenzjali.

7. Is-SEAE rrikonoxxa li d-Delegazzjoni kienet naqset milli tikkonforma mal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba, li jistabbilixxi skadenza ta’ ġimagħtejn għar-rikonoxximent tal-wasla ta’ talba għal informazzjoni. Hija attribwiet dan id-dewmien għall-ammont ta’ xogħol sinifikanti deskritt hawn fuq. Is-SEAE ddikjara li, fl-10 ta’ Diċembru 2015, id-Delegazzjoni kienet infurmat lill-ilmentatur li hija ma kinitx ġiet magħżula. Is-SEAE skuża ruħu f’isem id-Delegazzjoni għad-dewmien fit-tweġiba għat-talba tal-ilmentatur.  

8. Fl-osservazzjonijiet tagħha dwar it-tweġibiet tas-SEAE, l-ilmentatur ikkritika l-fatt li d-Delegazzjoni kienet naqset milli tirrispetta l-iskadenza stabbilita fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti. Hija sostniet li, mill-inqas, kellha tinforma lill-kandidati ladarba ssir taf li kien hemm dewmien fil-proċedura tal-għażla[7]. 

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

9. L-Ombudsman tinnota li d-Delegazzjoni naqset milli tirrikonoxxi li rċeviet it-talba tal-ilmentatur għal informazzjoni u naqset milli tinformaha dwar id-dewmien fil-proċedura tal-għażla. L-Ombudsman tħeġġeġ lis-SEAE jipprovdi gwida u appoġġ lid-Delegazzjoni bil-ħsieb li jiġu evitati inċidenti ta' dispjaċir simili li jseħħu fil-futur. Fl-istess ħin, l-Ombudsman tirrimarka li, wara l-intervent tat-tim ta' inkjesta tagħha, id-Delegazzjoni wieġbet lill-ilmentatur fl-10 ta' Diċembru 2015. Fit-tweġiba tiegħu lill-Ombudsman, is-SEAE rrikonoxxa l-imġiba ħażina tad-Delegazzjoni u skuża ruħu. Għalhekk hija tqis li l-kwistjoni ġiet solvuta. Madankollu, hija prattika amministrattiva tajba li l-kandidati jiġu infurmati dwar dewmien fi proċedura tal-għażla u l-Ombudsman se jagħmel suġġeriment relatat għal titjib għal dan il-għan.  

Nuqqas ta’ ġustifikazzjoni taċ-ċaħda tal-applikazzjoni tal-ilmentatur

Argumenti magħmula mill-ilmentatur u mill-istituzzjoni

10. L-ilmentatur argumenta li hija ssodisfat ir-rekwiżiti kollha stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti (lawrja universitarja rilevanti, livell C1[8] ta’ Ingliż mitkellem u miktub, mill-inqas ħames snin ta’ esperjenza professjonali relatata u “għarfien dwar il-baġit, il-finanzi u l-kuntratti”) u, għalhekk, kellha tiġi magħżula. Hija sostniet li, matul it-trasportatur professjonali tagħha, hija kienet ipparteċipat f’għadd ta’ programmi ta’ taħriġ iffinanzjati mill-UE dwar kwistjonijiet baġitarji u finanzjarji, u kienet kisbet esperjenza dwarhom. Il-“kumitat tal-għażla” deher li ma ħax dan inkunsiderazzjoni. Barra minn hekk, l-ilmentatur jemmen li n-nazzjonalità Albaniża tagħha u l-għarfien tal-lingwa Albaniża għandhom jitqiesu bħala assi.

11.  L-ilmentatur ma kienx sodisfatt bit-tweġibiet tas-SEAE. Hija nnotat li, fl-ewwel tweġiba tiegħu lill-Ombudsman tal-5 ta' Jannar 2016, is-SEAE ma pprovdiex biżżejjed informazzjoni dwar ir-raġunijiet li għalihom l-applikazzjoni tagħha kienet ġiet miċħuda, l-għadd ta' kandidati magħżula u r-raġunijiet għaliex kienu ġew magħżula. L-ilmentatur ikkunsidra t-tieni tweġiba tas-SEAE tad-19 ta' Ottubru 2016 bħala ugwalment mhux sodisfaċenti[9]. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur talab lill-Ombudsman jew jirrieżamina s-CVs tal-applikanti kollha jew, alternattivament, jaħtar espert professjonali tar-Riżorsi Umani biex iwettaq rieżami indipendenti, sabiex jivverifika l-imparzjalità tal-proċedura tal-għażla kollha.

12. Is-SEAE informa lill-Ombudsman li 93 kandidat kienu applikaw għall-kariga ta' Uffiċjal Internazzjonali għall-Għajnuna/Kooperazzjoni. Il-proċedura ta’ skrinjar inizjali kienet tinkludi żewġ stadji. Il-kumitat tal-għażla l-ewwel ivverifika l-eliġibbiltà tal-kandidati abbażi tar-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti. Imbagħad hija eżaminat is-CVs fir-rigward tar-rilevanza tal-esperjenza tax-xogħol ta’ kull kandidat għall-kompiti tal-kariga, kif stabbilit fid-deskrizzjoni tal-impjieg. Dan kien jinvolvi wkoll tqabbil tal-kwalifiki u l-esperjenza tal-kandidati. Wara l-verifika tal-eliġibbiltà u l-iskrinjar tal-applikazzjonijiet eliġibbli (jiġifieri, l-ewwel eżerċizzju ta’ preselezzjoni), 25 kandidat ġew preselezzjonati għat-tieni skrinjar. L-ilmentatur ma kienx fosthom. Wara t-tieni skrinjar, tfasslet lista qasira ta’ 14-il kandidat. Dawn ġew mistiedna jagħmlu eżami bil-miktub. Abbażi ta’ dak l-eżami, tmien kandidati ġew mistiedna għal intervista.

13. Is-SEAE qal li d-Delegazzjoni kienet ħolqot spreadsheet tal-Excel li telenka l-kandidati kollha, li kienet tinkludi informazzjoni relatata mal-issodisfar tagħhom tar-rekwiżiti[10]. F’din l-ispreadsheet ġew inklużi wkoll kummenti addizzjonali sabiex jiġi ffaċilitat l-ewwel skrinjar tas-CVs. Skont is-SEAE, dan żgura r-reġistrazzjoni preċiża tal-applikazzjonijiet kollha riċevuti u ffaċilita l-proċedura ta’ preselezzjoni.

14. L-applikazzjoni tal-ilmentatur kienet eliġibbli iżda ġiet miċħuda matul l-ewwel skrinjar ta’ qabel l-għażla. Is-SEAE qal li “l-Kumitattal-Għażla qies li l-applikant ma kienx fost l-aħjar kandidati eliġibbli” u li l-esperjenza professjonali tal-ilmentatur kienet “iffukatawisq fuq is-settur tal-edukazzjoni u ssodisfat il-ħtiġijiet deskritti fid-deskrizzjoni tal-impjieg sa ċertu punt inqas mis-CVs tal-kandidati magħżula minn qabel”[11]. Is-SEAE sostna li d-Delegazzjoni wettqet il-proċedura tal-għażla f'konformità sħiħa mal-“Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali”[12]. Hija indikat ukoll li, fil-produzzjoni tal-ispreadsheet Excel, id-Delegazzjoni marret lil hinn minn dak li kien meħtieġ mil-linji gwida applikabbli dak iż-żmien. Fl-aħħar nett, is-SEAE ċċara li l-proċedura ta’ reklutaġġ stabbilita skont il-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali ma tirrikjedix li d-delegazzjonijiet jallokaw punteġġi minimi ta’ “limitu” għall-evalwazzjoni tal-kandidati.  

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

15. L-Ombudsman tinnota li l-kumitati tal-għażla jgawdu minn setgħat diskrezzjonali wiesgħa fil-valutazzjoni tar-rilevanza tal-kwalifiki tal-kandidati għar-rekwiżiti tal-kariga li għandha timtela. Ir-rwol tal-Ombudsman huwa, għalhekk, li jaċċerta jekk, meta wasal għad-deċiżjoni tiegħu, il-kumitat tal-għażla kkonformax mar-rekwiżiti proċedurali rilevanti u ma għamilx żball manifest ta’ valutazzjoni [13]. Skont il-ġurisprudenza rilevanti, il-kundanna personali ta’ kandidat dwar kif l-applikazzjoni tiegħu kellha tiġi evalwata ma tistax tissostitwixxi l-valutazzjoni tal-kumitat tal-għażla u ma tikkostitwixxix evidenza inkonfutabbli ta’ żball manifest imwettaq mill-kumitat tal-għażla[14].

16. F'dan l-isfond, l-Ombudsman eżaminat: (i) l-applikazzjoni tal-ilmentatur (is-CV u l-ittra ta’ “motivazzjoni”); (ii) l-ispreadsheet tal-Excel li kienet tinkludi informazzjoni dwar it-93 applikant[15]; (iii) ir-“rapport ta’ evalwazzjoni” tal-kumitat tal-għażla, li huwa ppreżenta lill-Kap tad-Delegazzjoni[16]; u (iv) il-“Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali” li kienet applikabbli fl-2015.

17.  L-ispezzjoni tal-Ombudsman stabbiliet li l-ispreadsheet Excel kienet tinkludi informazzjoni dettaljata ħafna dwar l-edukazzjoni u l-esperjenza professjonali tal-kandidati kollha. Minkejja l-fatt li l-oqsma “esperjenza rilevanti” u “kummenti” fl-ispreadsheet ma mtlewx għall-kandidati kollha, jidher li l-ispreadsheet għenet lill-kumitat tal-għażla fil-preselezzjoni tal-kandidati, fil-verifika li l-kwalifiki tal-applikanti kienu jissodisfaw ir-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti, u fit-tqabbil tal-kwalifiki tal-applikanti.

18. L-Ombudsman tinnota li l-użu tal-ispreadsheet Excel jidher li huwa utli fil-ġestjoni ta’ tali proċedura ta’ preselezzjoni. Huwa pożittiv li l-verżjoni attwali tal-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali tinkludi referenza ċara għall-obbligu tal-kumitat tal-għażla li “jfassallista (preferibbilment f’format excel) li tirriproduċi l-lista tal-ismijiet tal-applikanti, id-data tal-wasla tal-applikazzjoni u jekk ġewx magħżula jew le (jiġifieri meqjusa bħala fost l-aħjar kandidati)” [17]. L-Ombudsman temmen li l-inklużjoni ta' informazzjoni addizzjonali f'din l-ispreadsheet tkun utli ħafna u se tagħmel suġġeriment f'dan ir-rigward.

19. L-Ombudsman isib li l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti stabbilixxa kriterji tal-għażla preċiżi[18] u ddeskriva wkoll il-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-kariga b’mod dettaljat. Hija għamlitha ċara li l-għarfien u l-esperjenza fi kwistjonijiet finanzjarji u baġitarji kienu fattur importanti fl-evalwazzjoni tal-kandidati. L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur irrefera b’mod ċar, kemm fis-CV tagħha kif ukoll fl-ittra ta’ “motivazzjoni”, għall-esperjenza tagħha fi kwistjonijiet ta’ “baġit, finanzi u kuntratti” (eż. akkwist, “sejħiet għall-offerti”, valutazzjoni tal-proġetti). Hija spjegat ukoll fid-dettall il-parteċipazzjoni tagħha fi programmi ffinanzjati mill-UE, kif ukoll il-familjarità tagħha mal-istrument tal-UE għall-Assistenza Teknika u Skambju ta’ Informazzjoni (TAIEX), użat mill-Kummissjoni Ewropea. Madankollu, l-esperjenza professjonali tagħha kienet fil-biċċa l-kbira fis-settur tal-edukazzjoni

20. Id-deċiżjoni tal-kumitat tal-għażla li ma jqassarx lill-ilmentatur, minħabba li l-esperjenza professjonali tiegħu kienet fil-biċċa l-kbira fis-settur tal-edukazzjoni, tidher raġonevoli. L-ispezzjoni mill-Ombudsman tal-ispreadsheet tal-Excel uriet li l-25 kandidat inizjalment magħżula minn qabel dehru li għandhom esperjenza professjonali aktar rilevanti għad-deskrizzjoni tal-impjieg. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman jenfasizza li proċess ta’ selezzjoni ta’ dan it-tip huwa essenzjalment evalwazzjoni komparattiva tal-kandidati kollha bil-għan li jintgħażel l-iktar kandidat xieraq.

21. Barra minn hekk, l-Ombudsman tinnota li, abbażi tal-ittra ta’ “motivazzjoni” tagħha, l-ilmentatur deher li kien konxju li s-CV tiegħu jista’ ma jissodisfax bis-sħiħ ir-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti. Fl-ittra tagħha, hija rreferiet għaż-żewġ postijiet l-oħra rreklamati u qalet li tkun kuntenta li tapplika għal wieħed minnhom, jekk il-ħiliet jew l-esperjenza tagħha jkunu aktar adattati għal dawk il-pożizzjonijiet.

22. Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li l-fatt li wieħed ikollu nazzjonalità Albaniża u jitkellem bl-Albaniż għandu jitqies bħala assi, l-Ombudsman tinnota li l-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE ma tistabbilixxi l-ebda rekwiżit fir-rigward tan-nazzjonalità[19]. L-ispreadsheet tal-Excel kienet tinkludi informazzjoni dwar l-għarfien ta’ ċerti kandidati tal-lingwa Albaniża iżda l-kumitat tal-għażla ma qiesx li dan kien kriterju deċiżiv[20].

23. Abbażi tal-informazzjoni inkluża fil-fajl u l-eżitu tal-ispezzjoni, l-Ombudsman ma jqisx li huwa meħtieġ li jeżamina l-applikazzjonijiet kollha ppreżentati għall-kariga ta’ Uffiċjal Internazzjonali għall-Għajnuna/Kooperazzjoni, kif mitlub mill-ilmentatur. L-ispreadsheet tal-Excel kien fiha informazzjoni dwar il-kandidati kollha li l-ilmentatur tqabbel magħhom. L-Ombudsman tqis li din l-informazzjoni hija biżżejjed biex jiġi konkluż li l-valutazzjoni tal-kumitat tal-għażla ma tissuġġerixxi l-ebda żball manifest fil-valutazzjoni tal-applikazzjoni tal-ilmentatur meta mqabbla ma’ kandidati oħra.

24. L-Ombudsman tinnota li l-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali tagħti struzzjonijiet lid-delegazzjonijiet biex jispjegaw lill-applikanti miċħuda li jfittxu tali informazzjoni r-raġunijiet għaliex ma ntgħażlux[21].F’dan il-każ, l-Ombudsman tinnota li kellha tikkuntattja lis-SEAE diversi drabi u tispezzjona wkoll id-dokumenti rilevanti sabiex tikseb spjegazzjoni suffiċjenti tar-regoli rilevanti u tad-deċiżjoni li tirrifjuta l-applikazzjoni tal-ilmentatur. Għalhekk, hija titlob lis-SEAE jipprovdi lid-delegazzjonijiet tal-UE bi gwida u appoġġ aħjar dwar kif għandhom iwieġbu għat-talbiet li jikkonċernaw il-proċeduri ta’ reklutaġġ.

Nuqqas ta’ osservanza tar-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti

Argumenti magħmula mill-ilmentatur u mill-istituzzjoni

25. L-ilmentatur argumenta li r-rekwiżiti stabbiliti fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti (lawrja universitarja rilevanti, għarfien tal-lingwa Ingliża, mill-inqas ħames snin ta’ esperjenza professjonali relatata u “għarfien dwar il-baġit, il-finanzi u l-kuntratti”) kienu ġeneriċi wisq. Hija sostniet li dan ippermetta diskrezzjoni wiesgħa fir-rigward tal-applikazzjoni tagħhom u l-evalwazzjoni tal-kandidati. Hija kkritikat ukoll in-nuqqas li jiġi inkluż l-għarfien tal-lingwa Albaniża bħala rekwiżit. Fl-aħħar nett, hija sostniet li l-kriterji tal-għażla stabbiliti fl-avviżi ta’ pożizzjoni vakanti għaż-żewġ pożizzjonijiet l-oħra ppubblikati fl-istess ħin kienu aktar dettaljati u speċifiċi, u b’hekk jippermettu evalwazzjoni aktar oġġettiva tal-kandidati.

26. Is-SEAE argumenta li l-kriterji ġew iddeterminati b’mod oġġettiv, issodisfaw il-ħtiġijiet tad-Delegazzjoni, u ppermettew evalwazzjoni oġġettiva tal-applikazzjonijiet riċevuti, meta kkombinati mad-deskrizzjoni tal-impjieg. Fl-aħħar nett, hija rrilevat li l-fatt li tliet avviżi ta’ pożizzjoni vakanti ġew ippubblikati fl-istess ħin ma kienx jimplika li kull wieħed minnhom kellu jinkludi l-istess rekwiżiti ta’ għażla.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

27. Fir-rigward tal-affermazzjoni li l-avviż ta' pożizzjoni vakanti kien vag, hija l-prerogattiva tal-awtorità tal-ħatra li tfassal avviżi ta' reklutaġġ u tidentifika l-kwalifiki u r-rekwiżiti meqjusa xierqa għall-kariga li għandha timtela u fl-interess tal-istituzzjoni/uffiċċju[22]. Barra minn hekk, l-Ombudsman jinnota li l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti speċifika r-rekwiżiti li, flimkien mad-deskrizzjoni dettaljata tal-kariga, jipprovdu l-bażi għall-evalwazzjoni u l-valutazzjoni komparattiva tal-kandidati. Bħala tali, jista’ jitqies li l-kandidati kellhom biżżejjed informazzjoni biex jiddeċiedu jekk kellhomx kwalifiki xierqa għall-kariga jew le. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li t-tweġiba tas-SEAE hija raġonevoli[23].

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman għalaqha bil-konklużjonijiet li ġejjin[24]:

Fir-rigward tan-nuqqas tad-Delegazzjoni li twieġeb għat-talba tal-ilmentatur għal informazzjoni fil-ħin, il-kwistjoni ġiet solvuta.

Peress li l-Ombudsman tqis li l-ispjegazzjoni tad-Delegazzjoni hija raġonevoli, ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina rigward id-deċiżjoni tagħha li ma tagħmilx lista qasira tal-ilmentatur.

L-ilmentatur u s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Suġġerimenti għal titjib

Jenħtieġ li s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna jinkludi, fil-“Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali”, gwida dwar kif il-kandidati jiġu infurmati b’mod proattiv dwar dewmien fil-proċeduri tal-għażla, pereżempju permezz ta’ tħabbira fuq is-siti web tagħhom.

Jenħtieġ li s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna jinkludi, fil-“Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali”, rekwiżiti aktar dettaljati dwar it-tip ta’ informazzjoni li għandha tiġi inkluża fil-lista/spreadsheet tal-excel imfassla mill-kumitati tal-għażla. Ikun utli li tiġi inkluża informazzjoni dwar ir-rekwiżiti ewlenin ta’ eliġibbiltà tal-kompetizzjoni partikolari, pereżempju, l-esperjenza professjonali u l-kisba edukattiva. Il-Gwida għandha tenfasizza wkoll l-importanza li l-oqsma kollha tal-ispreadsheets jimtlew b’mod konsistenti.

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 10/07/2017

 

[1] Skont l-Artikolu 2.2 tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, ilment jista' jiġi aċċettat biss minn "ċittadintal-Unjoni jew minn kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi jew li jkollha l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru tal-Unjoni."

[2] Meta l-Ombudsman tirċievi lmenti dwar Delegazzjoni tal-UE, il-korrispondenza kollha sseħħ permezz tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), li jissorvelja d-delegazzjonijiet.

[3] L-Ombudsman talbet lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna jipprovdi lill-Ombudsman b’informazzjoni preċiża dwar il-proċess tal-għażla u, b’mod partikolari, ir-raġunijiet li għalihom l-applikazzjoni tal-ilmentatur ġiet miċħuda. L-Ombudsman talab ukoll li jiġi infurmat dwar: (i) l-istadju li fih l-applikazzjoni tal-ilmentatur ġiet miċħuda; (ii) il-punteġġi ta’ limitu fl-evalwazzjoni; (iii) il-punteġġi rispettivi tal-ilmentatur; u (iv) in-numru ta’ kandidati magħżula.

[4] L-ilmentatur kien bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu lill-Ombudsman fl-1 ta' Frar 2016 iżda, minħabba problema teknika, l-Ombudsman ma rċevihomx. Wara li ġie kkuntattjat mit-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman, l-ilmentatur reġa' bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu f'Mejju 2016.

[5] L-ispezzjoni saret fil-bini tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna fi Brussell.

[6] E-mails mibgħuta lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna fis-17 ta’ Marzu u t-2 ta’ Mejju 2017 li jitolbu kjarifika dwar il-kontenut tal-verżjoni tal-2015 tal-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali. Il-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE hija dokument amministrattiv intern li jiġbor ir-regoli, il-proċeduri u l-aħjar prattiki kollha li d-delegazzjonijiet għandhom isegwu fir-rigward tal-ġestjoni tal-persunal lokali.

[7] Fl-osservazzjonijiet tiegħu tad-9 ta' Mejju 2016, l-ilmentatur innota li s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna kien iddikjara bi żball li kien ressaq l-ilment tiegħu quddiem l-Ombudsman fit-8 ta' Ottubru 2015, filwaqt li kienet għamlet dan fis-27 ta' Ottubru 2015. Mill-kuntest huwa ċar li, fir-risposta tiegħu, is-SEAE kien qed jirreferi għad-data li fiha l-persuna li ressqet l-ilment kienet bagħtet it-talba tagħha għal informazzjoni lid-Delegazzjoni.

[8] Skont l-iskala tal-Qafas Komuni Ewropew ta’ Referenza għal-Lingwi.

[9] L-ilmentatur tenna li minħabba l-isfond professjonali tagħha dwar il-programmi tal-UE u tal-UE kif ukoll it-taħriġ li kienet irċeviet mill-Kummissjoni Ewropea, hija ssodisfat il-kriterji kollha stabbiliti fis-Sejħa u għalhekk kellha tiġi magħżula u mistiedna għal intervista.

[10] L-ispreadsheet kienet tinkludi informazzjoni dwar (i) jekk l-applikanti kinux issodisfaw l-iskadenza; (ii) l-edukazzjoni (lawrja universitarja rilevanti); (iii) l-esperjenza professjonali (il-perjodu, il-kariga okkupata, l-impjegatur); (iv) il-lingwi; (v) għarfien dwar il-baġit, il-finanzi u l-kuntratti.

[11] It-tweġiba tas-SEAE tad-19 ta' Ottubru 2016. 

[12] Skont is-SEAE, il-“Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali” hija “Gwida amministrattiva interna li tiġbor ir-regoli, il-proċeduri u l-aħjar prattiki kollha li għandhom jiġu segwiti fid-Delegazzjonijiet fir-rigward tal-ġestjoni tal-persunal lokali”.

[13] Sentenza tal-Qorti tal-Prim'Istanza tal-11 ta' Mejju 2005, de Stefano vs Il-Kummissjoni, T-25/03, ECLI: EU:T:2005:168, il-paragrafu 34; Is-Sentenza tal-Qorti tal-Prim’Istanza tal-11 ta’ Frar 1999, Mertens vs Il-Kummissjoni, T-244/97, ECLI:EU:T:1999:27, il-punt 44.

[14] Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali (il-Qorti tal-Prim’Istanza) tal-15 ta’Lulju 1993, C amara Alloisio e.a. vs il-Kummissjoni, T-17/90, il-Kawżi Magħquda T-28/91 u T-17/92, ECLI:EU:T:1993:69, il-punt 90; Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali (il-Qorti tal-Prim’Istanza) tal-1 ta’ Diċembru 1994, Michaël-Chiou vs Il-Kummissjoni, T-46/93, ECLI:EU:T:1994:285, il-punt 50; Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tat-23 ta’ Jannar 2003, Angioli vs Il-Kummissjoni, T-53/00, ECLI:EU:T:2003:12, il-punt 94.

[15] Dan id-dokument ġie kklassifikat mis-SEAE bħala “kunfidenzjali”, li jfisser li ma jista’ jiġi żvelat lil ħadd, inkluż lill-ilmentatur.

[16] Dan id-dokument ġie kklassifikat ukoll mis-SEAE bħala “kunfidenzjali”, li jfisser li ma jista’ jiġi żvelat lil ħadd, inkluż lill-ilmentatur. Ta’ min jinnota li dan id-dokument wera li ma kienx rilevanti għall-inkjesta peress li jikkonċerna passi fil-proċedura tal-għażla li huma lil hinn mill-ambitu tal-inkjesta (lista mqassra tal-14-il kandidat, testijiet bil-miktub, stadju tal-intervista, u kandidati magħżula wara l-intervisti).

[17] Il-linji gwida rilevanti ġew riveduti f'April u Ġunju 2016. 

[18] Lawrja universitarja rilevanti; Ingliż (mogħti u miktub fil-livell C1); 5 snin ta’ esperjenza professjonali rilevanti; u “għarfien dwar il-baġit, il-finanzi u l-kuntratti”.

[19] Il-verżjoni tal-2015 tal-Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE tistipula li “l-KundizzjonijietSpeċifiċi tal-Impjieg tal-persunal lokali li jservi fid-Delegazzjonijiet ma jimponu l-ebda rekwiżit ta’ nazzjonalità: il-Kap tad-Delegazzjoni huwa liberu li jagħżel il-persunal li jrid, sakemm naturalment, l-aġent lokali jiġi reklutat lokalment u jkollu d-dritt li jgħix u jaħdem fil-pajjiż (permess validu ta' xogħol u residenza)".

[20] Kien hemm kummenti mill-Bord tas-Selezzjoni dwar l-ebda għarfien tal-Albaniż f’kandidati li ġew miċħuda, għalkemm għal raġunijiet oħra, iżda wkoll fir-rigward ta’ kandidat li ġie preselezzjonat u li wasal fil-lista finali.

[21] Gwida tad-Delegazzjonijiet tal-UE għall-Aġenti Lokali: Reklutaġġ tal-karriera; Il-proċedura, il-gwida u l-aħjar prattiki, il-punt 7. Ukoll fil-verżjoni applikabbli fl-2015, Taqsima 3, Pubblikazzjoni tal-post vakanti.

[22] Ara wkoll il-każistika stabbilita: Is-Sentenza tal-Qorti tal-Prim’Istanza (L-Ewwel Awla) tal-15 ta’ Frar 2005, Pyres vs Il-Kummissjoni, il-Kawża T-256/01, ECLI:EU:T:2005:45, il-punt 36; Is-Sentenza tal-Qorti tal-Prim’Istanza (L-Ewwel Awla) tas-27 ta’ Settembru 2006, Blacker vs Il-Parlament, T-420/04, ECLI:EU:T:2006:282, il-punt 45 u l-ġurisprudenza ċċitata. 

[23] Rigward l-argument tal-ilmentatur dwar in-nuqqas tad-Delegazzjoni li tinkludi l-għarfien tal-lingwa Albaniża bħala rekwiżit, ara l-punt 20.

[24] L-informazzjoni dwar il-proċedura ta’ rieżami tista’ tinstab fuq is-sit web tal-Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark