The case concerned how the European Union Agency for the Space Programme (EUSPA) handled a complaint by a staff member hired through an external contractor, alleging psychological harassment by their supervisor.

The Ombudsman found that EUSPA took the allegations seriously, opened an administrative inquiry, interviewed relevant persons and witnesses, and reached a conclusion following that inquiry. EUSPA thereby followed the procedural framework in place. The Ombudsman found no indication of a manifest error of assessment and thus no maladministration in EUSPA’s handling of the harassment complaint.

The Ombudsman nevertheless made a suggestion to EUSPA to develop better methods of communication for this type of harassment complaint, to ensure that persons not covered by the procedural safeguards in the EU Staff Regulations receive clear and consistent information throughout the procedure, including proper reasoning when the procedure is closed.

The case concerned how the European Union Agency for the Space Programme (EUSPA) handled a complaint by a staff member hired through an external contractor, alleging psychological harassment by their supervisor.

The Ombudsman found that EUSPA took the allegations seriously, opened an administrative inquiry, interviewed relevant persons and witnesses, and reached a conclusion following that inquiry. EUSPA thereby followed the procedural framework in place. The Ombudsman found no indication of a manifest error of assessment and thus no maladministration in EUSPA’s handling of the harassment complaint.

The Ombudsman nevertheless made a suggestion to EUSPA to develop better methods of communication for this type of harassment complaint, to ensure that persons not covered by the procedural safeguards in the EU Staff Regulations receive clear and consistent information throughout the procedure, including proper reasoning when the procedure is closed.

Il-każ kien jikkonċerna kif l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA) ittrattat ir-riintegrazzjoni tal-ilmentatur wara perjodu ta’ liv għal raġunijiet personali. L-ilmentatur ikkunsidra li l-EMSA kienet naqset milli terġa’ ddaħħalha mill-aktar fis possibbli wara li talbet li terġa’ lura għax-xogħol fl-2022 u argumenta li, bħala konsegwenza, l-anzjanità u l-iskala tas-salarju tagħha jenħtieġ li jiġu kkalkolati mill-ġdid daqslikieku reġgħet iddaħħlet minn dik id-data.

L-Ombudsman sabet li l-EMSA kienet ivvalutat l-adegwatezza tal-ilmentatur għall-postijiet vakanti rilevanti kollha li rriżultaw matul il-perjodu kkonċernat u kienet tatha l-kunsiderazzjoni ta’ prijorità meħtieġa skont ir-regoli applikabbli. L-Ombudsman ma sab l-ebda evidenza ta’ żball manifest fl-evalwazzjoni tal-EMSA li dawk il-postijiet vakanti ma kinux adattati għall-ilmentatur u għalhekk l-ebda bażi biex jiġi konkluż li r-reintegrazzjoni tagħha kienet ġiet ittardjata b’mod żbaljat. Madankollu, l-inkjesta enfasizzat l-importanza ta’ informazzjoni ċara, segwitu regolari u dokumentazzjoni robusta f’każijiet fejn ir-reintegrazzjoni wara liv għal raġunijiet personali tiġi ttardjata.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta b'sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Fl-istess ħin, l-Ombudsman għamlet suġġeriment għal titjib li l-EMSA għandha tiżgura li l-membri tal-persunal li jitolbu liv għal raġunijiet personali li jaqbeż is-sitt xhur jiġu infurmati b’mod ċar dwar ir-riskji potenzjali ta’ riintegrazzjoni mdewma u li l-membri tal-persunal li jkunu qed jistennew ir-riintegrazzjoni jirċievu aġġornamenti regolari dwar kif il-profili tagħhom qed jiġu vvalutati skont il-postijiet vakanti disponibbli.

Il-każ kien jikkonċerna r-rifjut tal-Bank Ewropew tal-Investiment (BEI) li jagħti aċċess pubbliku sħiħ għal dokumenti fir-rigward ta’ investigazzjonijiet u rakkomandazzjonijiet mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF). Il-BEI identifika diversi dokumenti bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tal-ilmentatur, inklużi r-rapporti u r-rakkomandazzjonijiet finali tal-OLAF, kif ukoll id-deċiżjonijiet dixxiplinari tal-BEI stess. Filwaqt li l-BEI ta aċċess parzjali għal għaxra mit-13-il rapport finali identifikati tal-OLAF, huwa rrifjuta l-aċċess għad-dokumenti li kien fadal fl-intier tagħhom. Fir-rigward tad-deċiżjonijiet dixxiplinari tal-BEI, il-BEI pprovda sommarju tal-azzjonijiet ta’ segwitu dixxiplinari meħuda. B’dan il-mod, il-BEI bbaża ruħu fuq eċċezzjonijiet għall-aċċess pubbliku fir-regoli ta’ trasparenza tiegħu, billi argumenta li l-iżvelar sħiħ idgħajjef il-protezzjoni tad-data personali, l-iskop tal-investigazzjonijiet u l-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu.

L-Ombudsman fetħet inkjesta, u t-tim ta’ inkjesta tagħha spezzjona d-dokumenti inkwistjoni fit-talba għal aċċess pubbliku tal-ilmentatur. L-ispezzjoni wriet li ammont sinifikanti tal-informazzjoni li tinsab f’dawk id-dokumenti kienet tikkostitwixxi data personali, li, jekk tiġi żvelata, tista’ tagħmel lill-membri individwali tal-persunal tal-BEI investigati mill-OLAF identifikabbli. Minħabba l-eżerċizzju delikat ta’ bbilanċjar meħtieġ biex jiġi ddeterminat jekk id-divulgazzjoni tistax twassal għall-identifikazzjoni ta’ individwi u meta jitqies li l-BEI kien ipprovda lill-ilmentatur b’ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet ta’ segwitu meħuda u s-sanzjonijiet imposti, l-Ombudsman qieset li r-rifjut tal-BEI li jagħti aċċess pubbliku sħiħ kien ġeneralment raġonevoli. Għalhekk għalqet il-każ billi ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina. Minkejja dan, filwaqt li ammont sinifikanti tal-informazzjoni li tinsab fid-dokumenti miżmuma jikkostitwixxi b’mod ċar data personali, l-Ombudsman innota li ammont tal-informazzjoni, anki jekk limitat, kien ta’ natura amministrattiva u ma kienx jikkostitwixxi data personali. Għalhekk hija għamlet suġġeriment għal titjib li l-BEI jikkunsidra jekk mill-inqas xi partijiet tad-deċiżjonijiet dixxiplinari tiegħu li fihom informazzjoni purament amministrattiva jistgħux jiġu żvelati mingħajr ma jirriskja l-iżvelar ta’ data personali.

Il-każ kien jikkonċerna t-trattament mill-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE) ta' aspetti proċedurali relatati ma' rapport ta' informatur li l-ilmentatur [1] issottometta fl-2022. Ir-rapport tal-informatur kien jikkonċerna allegata relazzjoni familjari bejn uffiċjal tar-reklutaġġ u l-persuna li ġiet impjegata.

L-ilmentatur esperjenza mġiba mill-allegati awturi ta’ reati li huma kienu jemmnu li kienet tammonta għal imġiba mhux xierqa (inkluż fastidju). L-ilmentatur talab investigazzjoni amministrattiva relatata.

Il-BĊE ddeċieda li jivvaluta r-rapport tal-informatur b'mod konġunt mal-kwistjoni tal-allegata mġiba mhux xierqa. Hija infurmat ukoll lill-ilmentatur li l-evidenza ppreżentata ma kinitx tiġġustifika l-ftuħ ta’ investigazzjoni amministrattiva. L-ilmentatur ikkontesta ż-żewġ punti permezz ta’ lment amministrattiv, li l-BĊE ddikjara inammissibbli minħabba nuqqas ta’ interess individwali (it-trattament konġunt taż-żewġ kwistjonijiet) jew minħabba nuqqas ta’ kwalunkwe deċiżjoni li tista’ tiġi kkontestata (in-nuqqas li tinfetaħ investigazzjoni amministrattiva).

L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman, u kkontesta d-deċiżjoni ta' inammissibbiltà tal-BĊE. Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, l-ilmentatur talab ukoll lill-Ombudsman biex iħares aktar mill-qrib lejn it-trattament tar-rapporti u l-ilmenti tal-informaturi fil-BĊE.

L-Ombudsman sabet li r-raġunijiet mogħtija mill-BĊE biex jiddikjara l-ilment amministrattiv tal-ilmentatur inammissibbli ma kinux konvinċenti.

L-Ombudsman innotat ukoll li, matul l-inkjesta tagħha, kienu seħħew żviluppi sinifikanti fil-kwistjoni u li l-investigazzjonijiet interni ta’ livell għoli relatati kienu għadhom għaddejjin. Barra minn hekk, il-BĊE kien qed jiffinalizza rieżami fuq inizjattiva proprja tal-qafas ta’ rappurtar, investigazzjoni u dixxiplina tiegħu. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman ikkonkluda li l-ebda inkjesta oħra ma kienet ġustifikata f'dak il-mument, u għalaq l-inkjesta.

 

[1] Għal raġunijiet ta’ anonimità, inkluż fir-rigward tal-ġeneru tal-ilmentatur, it-test jirreferi għall-ilmentatur bħala “huma”/“tagħhom”/“huma”.