Il-każ kien jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti, ippreżentata lill-Kummissjoni Ewropea, rigward l-implikazzjonijiet tal-opinjoni konsultattiva tal-Qorti Internazzjonali tal-Ġustizzja (QIĠ) tad-19 ta’ Lulju 2024 dwar il-ftehim kummerċjali bejn l-UE u Iżrael. Il-Kummissjoni identifikat “nota għall-fajl” (“in-nota”) li għaliha rrifjutat l-aċċess fl-intier tiegħu, b’referenza għal eċċezzjoni skont il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. B’mod speċifiku, il-Kummissjoni argumentat li jista’ jiġi preżunt li l-iżvelar tan-nota jimmina l-protezzjoni tal-parir legali. L-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrieżamina d-deċiżjoni tagħha, filwaqt li argumenta li kien hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Meta l-Kummissjoni żammet ir-rifjut tagħha li tiddivulga n-nota, filwaqt li żiedet li d-divulgazzjoni tagħha timmina wkoll il-protezzjoni tad-data personali, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spezzjona d-dokument inkwistjoni u ltaqa’ ma’ rappreżentanti tal-Kummissjoni. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni ċċaraw matul il-laqgħa li, filwaqt li l-Kummissjoni bbażat ruħha fuq preżunzjoni ġenerali ta’ nuqqas ta’ żvelar li, fil-fehma tagħha, tapplika għall-pariri legali kollha mhux mogħtija bħala parti minn proċedura leġiżlattiva, hija kienet wettqet ukoll valutazzjoni individwali tan-nota.

L-Ombudsman sabet li, billi invokat preżunzjoni ġenerali ta’ nuqqas ta’ divulgazzjoni li tapplika għal kwalunkwe parir legali, fi kwalunkwe qasam tad-dritt tal-UE sakemm ma jkunx relatat ma’ fajl leġiżlattiv, il-Kummissjoni tbiegħdet mill-ġurisprudenza stabbilita dwar il-protezzjoni tal-parir legali u mir-raġunament li jirfed kwalunkwe waħda mill-preżunzjonijiet ġenerali rikonoxxuti mill-qrati tal-UE.

Abbażi tal-ispezzjoni tad-dokument u l-informazzjoni addizzjonali pprovduta matul il-laqgħa, l-Ombudsman ikkonkludiet, madankollu, li kien raġonevoli għall-Kummissjoni li tikkunsidra, wara valutazzjoni individwali tan-nota, li l-iżvelar tagħha jista’ jimmina l-interess tal-istituzzjoni li tfittex u tirċievi pariri legali sinċieri, oġġettivi u komprensivi. Hija qieset ukoll li kien raġonevoli għall-Kummissjoni li tikkonkludi li ma kien hemm l-ebda interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar tan-nota.

L-Ombudsman għalhekk għalaq il-każ bil-konklużjoni li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata. Minkejja dan, l-Ombudsman iddispjaċih li kienet meħtieġa laqgħa biex jiġi kkonfermat li l-Kummissjoni kienet wettqet valutazzjoni individwali tan-nota, u biex jinkisbu spjegazzjonijiet dwar kif l-iżvelar tan-nota jippreġudika speċifikament u effettivament l-interess tal-istituzzjoni li tfittex u tirċievi pariri legali sinċieri, oġġettivi u komprensivi.

Il-każ kien jikkonċerna kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat talba għal aċċess pubbliku għal ittra mill-membri tal-persunal tal-UE indirizzata lill-President tal-Kummissjoni rigward il-pożizzjoni tagħha dwar il-kunflitt bejn l-Iżrael u l-Palestina. L-eżistenza tal-ittra kienet ġiet irrapportata fil-media f’Ottubru 2023.

Bi tweġiba għat-talba tal-ilmentatur, il-Kummissjoni qalet li ma kellha l-ebda dokument li jikkorrispondi għad-deskrizzjoni tal-ittra. L-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrevedi l-pożizzjoni tagħha (billi tagħmel applikazzjoni konfermatorja). Aktar minn sena wara, il-Kummissjoni kkonfermat li, fiż-żmien tat-talba inizjali, hija ma kellha l-ebda dokument li jikkorrispondi għad-deskrizzjoni tal-ittra. Madankollu, il-Kummissjoni rreġistrat fuq inizjattiva tagħha stess talba ġdida għal aċċess pubbliku fir-rigward tal-ittra inkwistjoni. Peress li ma kienx sodisfatt bit-trattament tat-talba tiegħu, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Fil-fehmiet preliminari tagħha dwar il-każ, l-Ombudsman qieset li ma kienx ċar mid-deċiżjoni tal-Kummissjoni għaliex ma setgħetx tidentifika d-dokument mitlub. L-Ombudsman innotat ukoll li, anki jekk il-Kummissjoni ma kellhiex l-ittra mitluba, ma kienx ċar għaliex ma infurmatx lill-ilmentatur dwar dan hekk kif kienet irċeviet l-applikazzjoni konfermatorja, u fi kwalunkwe każ fil-limiti ta’ żmien applikabbli. L-Ombudsman kienet tal-fehma preliminari li l-mod kif il-Kummissjoni ttrattat l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina.

Fit-tweġiba tagħha lill-Ombudsman, il-Kummissjoni ċċarat li l-ittra mitluba qatt ma waslet għand il-Kabinett tal-President. Minflok, il-Kummissjoni kienet irċeviet l-ittra mitluba fit-23 ta’ April 2024 bħala anness għal ittra indirizzata lill-Kummissarju għall-Baġit u l-Amministrazzjoni ta’ dak iż-żmien. Peress li d-data limitu għall-identifikazzjoni tad-dokumenti hija r-reġistrazzjoni tat-talba inizjali, l-ittra mitluba ma kinitx taqa’ taħt il-kamp ta’ applikazzjoni temporali tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur. Għalhekk, il-Kummissjoni rreġistrat talba ġdida fuq inizjattiva tagħha stess. 

L-Ombudsman sabet diversi nuqqasijiet fil-mod kif il-Kummissjoni ttrattat it-talba għal aċċess. L-ewwel nett, l-Ombudsman kienet imħassba dwar kif il-Kummissjoni kienet ikkomunikat mal-ilmentatur, peress li l-ilmentatur ma rċeviex, għal aktar minn sena (jiġifieri, bejn l-applikazzjoni inizjali tiegħu f’Ottubru 2023 u t-tweġiba tal-Kummissjoni lill-Ombudsman f’Marzu 2025), informazzjoni ċara dwar għaliex il-Kummissjoni ma setgħetx tidentifika d-dokument li kien talab. Min-naħa l-oħra, l-Ombudsman irrileva li, għalkemm ma huwiex ikkontestat li l-Kummissjoni kienet taf bl-eżistenza tad-dokument mitlub fil-mument tal-adozzjoni tad-deċiżjoni finali tagħha, hija ma evalwatx l-ittra fid-dawl tal-iżvelar potenzjali tagħha. Minflok, hija rreġistrat talba ġdida fir-rigward tal-ittra, b’referenza għal data limitu għall-identifikazzjoni tad-dokumenti fir-regoli ta’ proċedura tagħha. Tali approċċ formalistiku jidher diffiċli li jiġi rrikonċiljat mal-ispirtu tal-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, u ċertament la huwa faċli għaċ-ċittadini u lanqas orjentat lejn is-servizzi. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman innotat id-dewmien sinifikanti fit-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur.

B’mod ġenerali, l-Ombudsman issib li l-mod kif il-Kummissjoni ttrattat it-talba għall-aċċess tal-ilmentatur kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Madankollu, peress li l-Kummissjoni sadanittant adottat deċiżjoni inizjali ġdida u pprovdiet aċċess sħiħ għall-ittra mitluba, l-Ombudsman ma jara l-ebda skop utli biex jagħmel rakkomandazzjoni formali.

Il-każ kien jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni Ewropea relatati ma’ tħassib dwar imġiba professjonali mqajma minn membri tal-Operazzjoni Internazzjonali ta’ Monitoraġġ fl-Albanija. Il-Kummissjoni identifikat dokument wieħed (ittra) bħala li jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba u tat aċċess parzjali għalih. Hija rrifjutat l-aċċess għal partijiet tal-ittra abbażi tal-ħtieġa li jiġu protetti l-privatezza u l-interess pubbliku fir-rigward tar-relazzjonijiet internazzjonali tal-UE.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman irrieżamina d-dokument u kkonferma li l-partijiet miżmuma fihom data personali u informazzjoni sensittiva. L-Ombudsman sabet li l-argumenti tal-Kummissjoni li jiġġustifikaw ir-redazzjonijiet tad-data personali kienu raġonevoli. Hija sabet ukoll li ma kienx manifestament żbaljat għall-Kummissjoni li targumenta li l-iżvelar ta’ ċerti partijiet sensittivi tal-ittra jimmina r-relazzjonijiet internazzjonali tal-UE mal-Albanija.

Għalhekk, l-Ombudsman għalqet l-inkjesta u sabet li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.