Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante è il presidente di due organizzazioni che gestiscono programmi per la gioventù finanziati dall'UE a Cipro. Le organizzazioni ricevono sovvenzioni dell'UE per l'attuazione di Erasmus+, un programma dell'UE nel settore dell'istruzione, della formazione, della gioventù e dello sport. A livello nazionale, il programma Erasmus+ è promosso e attuato dalle agenzie nazionali. Le agenzie nazionali fungono anche da collegamento tra l'UE, vale a dire la Commissione europea, e le organizzazioni partecipanti a livello locale, regionale e nazionale.

2. Nel novembre 2016 il denunciante si è rivolto alla Commissione europea in merito all'agenzia nazionale cipriota Erasmus+ (l'agenzia nazionale). Sostiene che, nell'attuazione di vari progetti, le sue organizzazioni hanno ripetutamente incontrato problemi nei loro contatti con l'agenzia nazionale. I problemi comprendevano, tra l'altro, ritardi nei pagamenti e nella finalizzazione dei progetti, nonché comportamenti ostili, audit superflui e mancanza di risposte alle e-mail.

3. Nel febbraio 2017 la Commissione ha risposto ad alcune delle preoccupazioni del denunciante e ha dichiarato che avrebbe monitorato i progressi compiuti con l'agenzia nazionale per quanto riguarda le restanti preoccupazioni. La Commissione ha dichiarato che avrebbe adottato le misure necessarie per indagare su eventuali comportamenti discriminatori e irregolarità da parte dell'agenzia nazionale.

4. Il denunciante si è rivolto al Mediatore nel luglio 2018, sostenendo che la Commissione non aveva adottato misure adeguate in relazione alle questioni denunciate. A suo avviso, ciò ha permesso di peggiorare la situazione problematica.

L'indagine

5. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulle misure adottate dalla Commissione per rispondere alle preoccupazioni del denunciante.

6. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta della Commissione alla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta alla risposta della Commissione.

Argomenti presentati al Mediatore

Argomentazioni del denunciante

7. Il denunciante ha sostenuto che l'agenzia nazionale aveva un atteggiamento prepotente e ostile nei confronti delle sue organizzazioni. L'agenzia nazionale ha inoltre registrato notevoli ritardi nel trattamento delle relazioni finali e nei pagamenti, in violazione delle convenzioni di sovvenzione. La Commissione aveva accettato la carenza di personale come giustificazione di tali ritardi. Tuttavia, il denunciante ha sostenuto che la carenza di personale non giustifica una violazione degli obblighi giuridici.

8. Il denunciante ha sostenuto che l'agenzia nazionale aveva sottoposto ad audit quasi tutti i suoi progetti, mentre in media gli audit sono effettuati solo nel 10% dei progetti. Alcuni degli audit erano controlli sistemici, il che significa che l'agenzia nazionale ha deliberatamente scelto di sottoporre ad audit i progetti attuati dalle sue organizzazioni. Secondo il denunciante, alcuni dei controlli non erano giustificati e le risultanze finali dell'agenzia nazionale a seguito di uno dei controlli sistemici non tenevano conto delle osservazioni presentate dalle organizzazioni del denunciante. Inoltre, gli audit sono molto dispendiosi in termini di tempo e perturbano il lavoro quotidiano delle sue organizzazioni.

9. Il denunciante ha inoltre sostenuto che alcuni volontari non hanno ricevuto la formazione cui avevano diritto. Inoltre, l'agenzia nazionale ha sistematicamente omesso di rispondere o di rispondere tempestivamente alle e-mail delle organizzazioni del denunciante.

10. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha indagato adeguatamente sulle sue preoccupazioni. La Commissione si è basata sulla risposta dell’agenzia nazionale e non lo ha mai contattato per chiedere chiarimenti sulle sue affermazioni.

Argomenti della Commissione

11. La Commissione svolge un ruolo di monitoraggio e supervisione sulle agenzie nazionali, ossia monitora e valuta le prestazioni dell'agenzia nazionale e il rispetto delle norme applicabili, compresa la tempestività dei pagamenti ai beneficiari ^[1]. La Commissione effettua visite di supervisione e monitoraggio presso le agenzie nazionali. Alla fine del 2015 la Commissione ha effettuato una visita di vigilanza presso l'agenzia nazionale cipriota. Essa non ha ravvisato alcun trattamento iniquo o diseguale dei richiedenti sovvenzioni dell’Unione.

12. La Commissione non può intervenire nelle controversie tra le agenzie nazionali e i beneficiari in merito all’interpretazione e all’applicazione delle convenzioni di sovvenzione, di cui la Commissione non è parte. I reclami relativi al comportamento di un'agenzia nazionale devono essere indirizzati all'autorità nazionale competente ^[2].

13. La Commissione ha valutato le accuse di frode del denunciante, ma ha concluso che non poteva trasmettere il caso all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) perché le accuse non erano sufficientemente comprovate e non avevano un'incidenza finanziaria sul bilancio dell'UE. La Commissione ha chiesto al denunciante di fornire prove concrete di frode, ma il denunciante non ha risposto.

14. La Commissione ha dichiarato che l’agenzia nazionale aveva compiuto notevoli sforzi per porre rimedio ai ritardi incontrati nella valutazione delle relazioni finali dei beneficiari. I ritardi cui fa riferimento il denunciante erano dovuti principalmente a problemi tecnici con un nuovo strumento informatico e alla mancanza di personale alla fine del 2015 e all'inizio del 2016. A seguito della visita di vigilanza alla fine del 2015, la Commissione ha formulato raccomandazioni all'agenzia nazionale. L'organo di audit indipendente di Cipro e l'autorità nazionale hanno monitorato l'attuazione di tali raccomandazioni. Nel 2017 la Commissione ha nuovamente riscontrato ritardi nella gestione delle relazioni finali e ha formulato un'altra raccomandazione. L'agenzia nazionale alla fine ha risolto il problema. Nel 2018 vi è stato un solo ritardo da parte dell'agenzia nazionale in un progetto attuato dall'organizzazione del denunciante. In una relazione di audit presentata alla Commissione nell'ottobre 2018, l'autorità nazionale ha confermato che l'agenzia nazionale aveva affrontato i ritardi e che l'autorità nazionale avrebbe monitorato più da vicino la tempestività dei pagamenti.

15. Per quanto riguarda la formazione dei volontari, la Commissione ha affermato che l'agenzia nazionale subappalta l'organizzazione della formazione a un organismo esterno dal marzo 2017. L'agenzia nazionale comunica le date della formazione ai volontari a tempo debito e tutti i volontari ricevono la formazione a cui hanno diritto.

16. La Commissione ritiene che l'agenzia nazionale controlli i beneficiari delle sovvenzioni in linea con le norme applicabili. Gli audit delle organizzazioni del denunciante non erano superflui, né potevano essere qualificati come atti di bullismo. Le organizzazioni rappresentate dal denunciante sono tra i principali beneficiari delle sovvenzioni Erasmus+. È quindi normale che siano soggetti a numerosi audit. In ogni caso, gli audit non erano così numerosi come sostenuto dal denunciante. La maggior parte dei controlli è stata selezionata su base casuale. Alcuni erano controlli basati sul rischio e alcuni controlli sistemici. Uno dei controlli sistemici è stato effettuato perché l'agenzia nazionale aveva ricevuto diverse denunce da parte di volontari su una delle organizzazioni del denunciante. La Commissione ha spiegato in dettaglio le circostanze in cui è stato effettuato il controllo sistemico. Ha concluso che il controllo era necessario per garantire una buona qualità dell'attuazione del progetto e il benessere dei volontari.

17. La Commissione ha sottolineato che né l'agenzia nazionale né la Commissione avevano ricevuto alcuna denuncia da parte di volontari relativa a comportamenti inappropriati del personale dell'agenzia nazionale. L'agenzia nazionale non ha nemmeno ricevuto reclami in merito alla comunicazione con le organizzazioni beneficiarie o i partecipanti. La Commissione non ha riscontrato alcuna prova che l'agenzia nazionale si sia comportata in modo inappropriato o che vi fossero problemi sistemici nella comunicazione con le organizzazioni beneficiarie e i partecipanti.

Valutazione del Mediatore

18. Il Mediatore esamina le denunce che riguardano il lavoro amministrativo delle istituzioni e degli organi dell'UE ^[3]. L'esame del Mediatore in questo caso si limita pertanto a esaminare se la Commissione europea abbia gestito la denuncia nei confronti dell'agenzia nazionale in modo ragionevole e conformemente ai principi di buona amministrazione. Il Mediatore non può esaminare le azioni dell'agenzia nazionale o valutare prove contrastanti su fatti contestati.

19. A norma del regolamento Erasmus+, la gestione e la supervisione del programma Erasmus+ sono svolte principalmente a livello nazionale. L'agenzia nazionale è principalmente responsabile della supervisione dei beneficiari delle sovvenzioni, al fine di garantire che la sovvenzione sia utilizzata come previsto e nel rispetto delle norme dell'UE ^[4]. La Commissione riesamina i sistemi nazionali di gestione e di controllo del programma Erasmus+^[5] ed è responsabile dei controlli di supervisione delle azioni del programma ^[6]. Tuttavia, la gestione del programma Erasmus+ è monitorata e controllata dall'autorità nazionale ^[7].

20. In tale contesto, le spiegazioni fornite dalla Commissione in merito al seguito dato alle preoccupazioni sollevate dal denunciante sono del tutto ragionevoli. La Commissione ha dato seguito al monitoraggio da parte dell'autorità nazionale dei ritardi nei pagamenti. La Commissione ha inoltre chiesto chiarimenti sulla formazione offerta ai volontari e ha verificato direttamente il numero e il tipo di audit effettuati dall'agenzia nazionale, nonché se gli audit fossero giustificati. Nulla suggerisce che la Commissione non abbia svolto il suo ruolo di supervisione ai sensi del regolamento Erasmus+, lasciando il monitoraggio e la supervisione primari all'organismo di audit di Cipro e all'autorità nazionale.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea nel modo in cui ha gestito le denunce relative all'agenzia nazionale cipriota per Erasmus+.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 20/11/2019

[1] A norma dell'articolo 27, paragrafo 4, e degli articoli 29 e 31 del regolamento (UE) n. 1288/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 dicembre 2013, che istituisce "Erasmus+": il programma dell'Unione per l'istruzione, la formazione, la gioventù e lo sport e che abroga le decisioni n. 1716/2006/CE, n. 1712/2006/CE e n. 1298/2008/CE (regolamento Erasmus+), disponibile all'indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R1288&from=EN

[2] L'autorità nazionale designa l'agenzia nazionale ed effettua controlli e audit dell'agenzia nazionale.

[3] Cfr. articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea.

[4] Articolo 31, paragrafo 3, del regolamento Erasmus+.

[5] Articolo 29, paragrafo 6, del regolamento Erasmus+.

[6] Articolo 31, paragrafo 2, del regolamento Erasmus+.

[7] Articolo 27, paragrafo 8, del regolamento Erasmus+.