Il caso riguardava il modo in cui l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha gestito le richieste di riesame di un candidato che non ha avuto successo in due procedure di selezione. Tra l'altro, il denunciante ha sostenuto che l'EPSO non aveva affrontato adeguatamente le sue preoccupazioni e si è chiesto se avesse riesaminato adeguatamente le sue prestazioni.

Dopo che il Mediatore ha avviato l'indagine, l'EPSO ha fornito ulteriori risposte al denunciante. Il Mediatore ha rilevato che vi erano incongruenze tra queste e le risposte inizialmente ricevute e che non era chiaro se l'EPSO avesse effettivamente riesaminato le sue decisioni iniziali. Nel corso dell'indagine, l'EPSO ha fornito ulteriori chiarimenti per spiegarlo.

La Mediatrice ha archiviato il caso constatando che non sono giustificate ulteriori indagini, in quanto l'EPSO ha infine fornito spiegazioni ragionevoli sul modo in cui ha gestito le richieste di riesame del denunciante. Tuttavia, l'indagine ha rivelato problemi con le risposte standard dell'EPSO alle richieste di riesame. Per far fronte a tali problemi, la Mediatrice ha avanzato un suggerimento di miglioramento all'EPSO, chiedendogli di garantire che, in futuro, i candidati che hanno presentato una richiesta di riesame ricevano una risposta chiara, accurata e completa che li informi dell'avvenuto riesame e dei motivi della decisione dell'EPSO.

 

Il caso riguardava il modo in cui l'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA) ha risolto il contratto di un esperto esterno a seguito di accuse di condotta non professionale nei confronti degli interpreti durante una missione di sostegno in materia di asilo. Il denunciante ha sostenuto che la decisione non era sufficientemente motivata, che non era stato adeguatamente informato del merito delle accuse, che i suoi diritti della difesa non erano stati rispettati e che le misure adottate erano sproporzionate. L’EUAA ha sostenuto che la risoluzione del contratto si basava su molteplici segnalazioni credibili di cattiva condotta, che il denunciante era stato informato delle preoccupazioni attraverso riunioni e altre comunicazioni e che considerazioni di riservatezza limitavano la divulgazione di determinati dettagli.

Il Mediatore ha rilevato che, sebbene la lettera di risoluzione di per sé non illustrasse in modo chiaro e sufficiente la motivazione fattuale e giuridica alla base della decisione, il contesto più ampio dimostrava che l’EUAA si era impegnata con il denunciante in diverse occasioni prima della risoluzione del suo contratto. Il Mediatore ha ritenuto che il denunciante fosse stato informato della natura delle preoccupazioni e avesse avuto la possibilità di rispondere. L’EUAA aveva inoltre tentato di affrontare la situazione con misure meno severe prima di procedere alla risoluzione. Sebbene sarebbe stato più in linea con la buona prassi amministrativa che l’EUAA tenesse registri più strutturati e fornisse una motivazione più dettagliata nella lettera di risoluzione, il Mediatore non ha individuato un errore manifesto di valutazione o una carenza procedurale sufficientemente grave da costituire un caso di cattiva amministrazione.

La Mediatrice ha chiuso l’indagine constatando l’assenza di cattiva amministrazione nel trattamento da parte dell’EUAA della decisione di risolvere il contratto del denunciante.

I tre casi riguardavano il modo in cui la Commissione europea ha applicato le sue norme per legiferare meglio e altri requisiti procedurali nell'elaborazione delle proposte legislative relative al dovere di diligenza delle imprese ai fini della sostenibilità (983/2025/MIK), alla lotta contro il traffico di migranti (2031/2024/VB) e alla politica agricola comune (1379/2024/MIK). La Commissione ha ritenuto che tali proposte fossero urgenti e, pertanto, ha omesso le misure previste nelle sue norme, come le valutazioni d'impatto e le consultazioni pubbliche. I denuncianti, che sono organizzazioni della società civile, hanno ritenuto che tali omissioni violassero le norme della Commissione per legiferare meglio. In due casi i denuncianti hanno inoltre sostenuto che la Commissione non ha valutato la coerenza delle proposte legislative con gli obiettivi climatici dell'UE, come richiesto dalla normativa europea sul clima. In un caso, il denunciante era inoltre preoccupato che la Commissione avesse violato il suo regolamento interno sulle consultazioni interservizi.

Sulla base delle sue indagini, la Mediatrice ha riscontrato carenze procedurali nel modo in cui la Commissione ha preparato le proposte legislative in questione, che, considerate nel loro insieme, equivalevano a cattiva amministrazione. Per ovviare a tali carenze, la Mediatrice ha raccomandato alla Commissione di garantire un'applicazione prevedibile, coerente e non arbitraria delle sue norme per legiferare meglio, definendo situazioni "urgenti" che giustifichino una deroga ai loro requisiti, nonché registrando e spiegando i motivi di eventuali deroghe concesse. Inoltre, qualora siano concesse deroghe, la Commissione dovrebbe stabilire una procedura per garantire che la preparazione urgente delle proposte legislative sia ancora conforme ai principi di un processo legislativo trasparente, basato su dati concreti e inclusivo. Per assistere la Commissione in questo compito, il Mediatore ha anche formulato quattro suggerimenti di miglioramento, tra cui: chiarire le norme in materia di consultazione delle parti interessate per le proposte urgenti; garantire che i documenti analitici che sostituiscono le valutazioni d'impatto e illustrano le prove a sostegno delle sue proposte siano pubblicati tempestivamente per consentire un dibattito pubblico prima dell'adozione della legislazione; emanare orientamenti sull'attuazione delle valutazioni della coerenza climatica; fornire e registrare giustificazioni quando si abbreviano i periodi di consultazione interservizi al di sotto delle soglie stabilite.

Nella sua risposta al Mediatore, la Commissione ha convenuto di riflettere sulla definizione di situazioni "urgenti" durante la prossima revisione delle norme per legiferare meglio, nonché di registrare e pubblicare i motivi dell'applicazione di eventuali deroghe alle loro prescrizioni. La Commissione si è inoltre impegnata a garantire consultazioni mirate sulle sue proposte "urgenti", a pubblicare i documenti analitici con elementi di prova a sostegno delle sue proposte entro tre mesi dall'adozione, a includere valutazioni della coerenza climatica sia nei documenti analitici che nelle note esplicative per le proposte future e a fornire giustificazioni per consultazioni interservizi abbreviate.

Nelle loro osservazioni sulla risposta della Commissione, i denuncianti hanno ritenuto che gli impegni della Commissione non siano né chiari né sufficientemente concreti da garantire un processo legislativo trasparente, inclusivo e basato su dati concreti.

La Mediatrice ha accolto con favore la risposta complessivamente costruttiva della Commissione alle sue raccomandazioni e ai suoi suggerimenti di miglioramento. Ciò detto, la risposta della Commissione non fornisce ancora sufficiente chiarezza sulle misure concrete che intende adottare per attuare le raccomandazioni e i suggerimenti di miglioramento del Mediatore.

Il Mediatore monitorerà pertanto la questione sulla base di future denunce e una volta che la Commissione avrà ultimato la revisione delle norme per legiferare meglio. In questa fase non sono giustificate ulteriori indagini e il Mediatore ha archiviato i tre casi.