Il caso riguardava una procedura di assunzione organizzata dall'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) per il personale temporaneo del suo corpo permanente. Il denunciante, candidato a questa procedura, aveva ottenuto il punteggio complessivo minimo richiesto per un test eliminatorio a scelta multipla («test MCQ»). Tuttavia, Frontex lo ha escluso dall’ulteriore partecipazione alla procedura di assunzione in quanto non aveva ottenuto il punteggio minimo in ciascuna delle sezioni distinte del test a scelta multipla. Il denunciante ha sostenuto che la sua esclusione dalla procedura di assunzione era ingiusta in quanto tale requisito, che egli considerava arbitrario, non era stato comunicato ai candidati prima del test a scelta multipla.

Il Mediatore ha ritenuto che Frontex avesse il potere discrezionale di stabilire le soglie per il test a scelta multipla su computer in una fase successiva della procedura di assunzione, a condizione che lo facesse prima di conoscere le prestazioni individuali dei candidati. Poiché Frontex aveva fissato le soglie prima dello svolgimento del test, il Mediatore ha constatato che non vi era cattiva amministrazione.

Tuttavia, il Mediatore ha suggerito che, ove possibile, Frontex prenda in considerazione la possibilità di informare i candidati nelle sue procedure di assunzione delle soglie per qualsiasi prova eliminatoria prima della prova, al fine di migliorare la trasparenza e consentire ai candidati di prepararsi meglio alla prova.

Il Mediatore ha inoltre individuato carenze nel modo in cui Frontex ha tenuto registri del lavoro interno svolto dal comitato di selezione. Il Mediatore ha pertanto suggerito che, per motivi di trasparenza e responsabilità, Frontex migliori gli standard di chiarezza e accessibilità a tali registri.

 

I casi riguardavano la decisione di Frontex di non rimborsare i denuncianti, che erano candidati a una procedura di assunzione di Frontex per i membri del suo "corpo permanente", per le spese di viaggio e di soggiorno dopo essersi recati a Varsavia, in Polonia, ai fini delle prove di nuoto e delle visite mediche. Le norme di Frontex in materia di assunzioni prevedono che i costi relativi alla visita medica finale saranno rimborsati solo se un candidato assumerà successivamente la propria posizione presso Frontex, mentre i denuncianti non lo hanno fatto.

La Mediatrice ha rilevato che, secondo le norme di Frontex in vigore, sebbene Frontex abbia combinato i test di nuoto con la visita medica a causa della pressione sulle sue procedure di assunzione, avrebbe dovuto effettuare una valutazione separata dei costi relativi ai test di nuoto.

Il Mediatore ha presentato una proposta di soluzione secondo cui Frontex dovrebbe riconsiderare la sua decisione di non rimborsare ai denuncianti la totalità delle spese di viaggio e di soggiorno e dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di rimborsare loro i costi inevitabili relativi ai test di nuoto cui sono stati sottoposti. Frontex ha accettato di contribuire sotto forma di indennità di soggiorno per il numero di giorni supplementari che i denuncianti hanno soggiornato a Varsavia per sostenere i test di nuoto.

Il Mediatore ha chiuso l'indagine constatando che Frontex aveva accettato la proposta di soluzione.

 

Il caso riguardava il modo in cui il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea (in prosieguo: il «Centro di traduzione») ha valutato un’offerta nel settore dei servizi di traduzione e di redazione. In particolare, il denunciante era preoccupato per l'interpretazione da parte del Centro di traduzione dei criteri di selezione e di aggiudicazione e per il modo in cui ha valutato i criteri di aggiudicazione, nonché per la decisione del Centro di traduzione di rinunciare a una fase procedurale del " capitolato d'oneri" (le norme applicabili alla procedura di appalto).

Il Mediatore ha rilevato che il Centro di traduzione non ha definito chiaramente e distinto tra criteri di selezione e criteri di aggiudicazione nel capitolato d'oneri. Si trattava di cattiva amministrazione. Tuttavia, poiché alla fine il Centro di traduzione non ha aggiudicato alcun appalto per i servizi di traduzione di cui trattasi nella denuncia, il Mediatore ha ritenuto che non sarebbe stato utile formulare una raccomandazione.

Il Mediatore ha tuttavia avanzato una proposta di miglioramento secondo cui, nei futuri inviti, il Centro di traduzione dovrebbe distinguere chiaramente tra criteri di selezione e criteri di aggiudicazione nel capitolato d'oneri al fine di conformarsi al regolamento finanziario dell'UE. A tale riguardo, il Centro di traduzione dovrebbe anche fornire istruzioni chiare sul tipo di prove da fornire sia per i criteri di selezione che per quelli di aggiudicazione. La Mediatrice ha inoltre dichiarato che avrebbe monitorato i futuri bandi di gara e avrebbe preso in considerazione la possibilità di indagare nuovamente sulla questione, se necessario.

Il Mediatore ha inoltre sottolineato che è buona prassi amministrativa assicurarsi che gli offerenti siano a conoscenza di qualsiasi decisione di rinunciare alle fasi procedurali stabilite nel capitolato d'oneri e che è deplorevole che il Centro di traduzione non lo abbia fatto. Anche la mancata comunicazione agli offerenti della rinuncia a un atto processuale costituiva un caso di cattiva amministrazione. Inoltre, il Mediatore ha ritenuto che la rinuncia alla fase procedurale sia contraria alle norme applicabili. Ha formulato un corrispondente suggerimento di miglioramento a tale riguardo.

Il caso riguardava uno studio realizzato da un organismo di ricerca nell'ambito di un contratto con la delegazione dell'UE in Guinea-Bissau. L'organizzazione ha espresso preoccupazione per le condizioni relative alla pubblicazione dello studio, in particolare per il fatto che dovrebbe essere distribuito gratuitamente. L'organizzazione ha ritenuto che questa condizione avrebbe effettivamente impedito la pubblicazione dello studio come libro accademico, in quanto gli editori accademici sono entità commerciali che traggono profitto dai libri che pubblicano.

L'indagine ha dimostrato che lo studio era stato commissionato nell'ambito di un "contratto di servizi", nell'ambito del quale la Commissione europea, responsabile del bilancio complessivo in questione, ha acquisito la proprietà dello studio. In quanto tale, lo studio è stato considerato un «bene pubblico» e la Commissione ha giustamente insistito affinché fosse messo a disposizione del pubblico gratuitamente.

Il Mediatore ha ritenuto ragionevole che la Commissione insistesse affinché lo studio fosse distribuito gratuitamente, dato che è stato prodotto utilizzando fondi dell'UE e quindi non dovrebbe essere commercializzato. Tuttavia, il Mediatore ha ritenuto deplorevole che la Commissione avesse specificato in modo chiaro le condizioni relative alla pubblicazione solo dopo il completamento dello studio. Il Mediatore ha archiviato il caso ritenendo che non fossero giustificate ulteriori indagini, ma ha avanzato un suggerimento per evitare che in futuro si verifichino problemi simili.

Il caso riguardava il modo in cui l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha trattato una richiesta di un candidato che aveva partorito di recente di riprogrammare una prova orale (intervista) in una procedura di selezione per esperti di supporto tecnico. L'EPSO ha accettato di riprogrammare un colloquio, ma lo ha riprogrammato per lo stesso giorno di un altro colloquio relativo alla procedura di selezione. La denunciante era insoddisfatta del modo in cui l'EPSO aveva trattato la sua denuncia amministrativa in materia.

Il Mediatore ha ritenuto che non fosse ragionevole per l'EPSO programmare due prove nello stesso giorno, in quanto tutti gli altri candidati potevano sostenere le prove in giorni separati. Ciò è stato particolarmente difficile per la denunciante, in quanto aveva partorito di recente. Il modo in cui l'EPSO ha trattato la richiesta costituiva pertanto un caso di cattiva amministrazione. A tal fine, il Mediatore ha suggerito all'EPSO di avviare un dialogo con il denunciante al fine di trovare una soluzione adeguata ed equa.