Érintett intézmény vagy szerv: Európai Bizottság

Dátum és időpont: 2017. június 8., 11.30–12.15

Helyszín: Rue de la Loi 200, 1049 Brüsszel, BERL 6/B

ombudsman

képviseli:
Rosita Hickey,
a Stratégiai Vizsgálatok Osztályának vezetője, Nastasja Fuxa, 4. osztály – Vizsgálatok
Pieter van der Ploeg, Stratégiai Vizsgálatok Osztálya

A Bizottság képviseletében :
Christophe Keller, SG.F.3
Henning Klaus, SG.B.2
Dorthe Christensen, SG.B.2
Antonello Maschio, SG.B.2
Bernard De Cock De Rameyen, SG.B.2
Gitte Olsen, SG.B.2
Kevin Rieger, SG.B.2

1. Bevezetés és eljárási szempontok

Az ombudsman és a Bizottság képviselői bemutatkoztak. Az ombudsman vizsgálócsoportja kifejtette, hogy az ülés célja az volt, hogy további információkat gyűjtsön a Bizottságtól annak meghatározásához, hogy a Bizottság milyen mértékben fogadta el és alkalmazta az ombudsman két konkrét ajánlását [1] a szakértői csoportok üléseiről készült jegyzőkönyvek tartalmával és a szakértői csoportok tanácskozásainak bizalmas jellegével kapcsolatban. Az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a szakértői csoportokra vonatkozó új horizontális szabályok megállapításáról szóló bizottsági határozat [2] elfogadása óta elegendő idő telt el ahhoz, hogy a vizsgálat e szakaszába lépjen.

Az ombudsman vizsgálócsoportja felvázolta az ülésre alkalmazandó jogi keretet [3], és arról is tájékoztatta a Bizottságot, hogy az ombudsman az ülés során szerzett érdemi információkat fel kívánja használni vizsgálatának következő lépéséhez.

2. Eszmecsere és a Bizottság által nyújtott tájékoztatás

Az ülés előkészítése során az ombudsman felkérte a Bizottságot, hogy bocsásson rendelkezésére tíz példát a szakértői csoportok közelmúltban elfogadott jegyzőkönyveire, amelyek a Bizottság szerint megfelelnek a bizottsági szakértői csoport határozatában meghatározott normáknak, valamint tíz példát a szakértői csoportok jegyzőkönyveire, amelyek esetében a Bizottság úgy véli, hogy még van mit javítani [4].

Az ombudsman vizsgálócsoportja több ponton is felvilágosítást kért e jegyzőkönyvvel kapcsolatban, beleértve azt is, hogy a Bizottság vagy maguk a szakértői csoportok készítik-e el a jegyzőkönyvet. A Bizottság képviselői jelezték, hogy az esetek túlnyomó többségében a Bizottság felelős a jegyzőkönyvek elkészítéséért.

Az ombudsman előzetesen arról is tájékoztatta [5] a Bizottságot, hogy hasznosnak tartja, ha az ülés során választ kap a következő kérdésekre:

1. Milyen konkrét intézkedéseket hozott a Bizottság a szakértői csoportok üléseit követően készített jegyzőkönyvek jelentőségének és teljességének javítása érdekében? Kidolgoztak-e és terjesztettek-e iránymutatásokat? Ha igen, kérjük, nyújtsa be az ülés során felülvizsgálandó másolatokat, vagy ha lehetséges, a fent kért anyaggal együtt.
2. Ismertetné-e a Bizottság azokat az akadályokat, amelyekkel az ombudsman fenti ajánlásainak végrehajtása során szembesült?
3. Milyen további lépéseket fog tenni a Bizottság annak érdekében, hogy a jövőben javítsa a szakértői csoport üléseinek jegyzőkönyvei érthetőségét és teljességét?
4. Milyen előrelépés történt a szakértői csoportok üléseinek napirendjei, háttérdokumentumai és jegyzőkönyvei időben történő közzététele terén? Milyen lépéseket tett a Bizottság annak érdekében, hogy felgyorsítsa a szakértői csoportok üléseinek napirendjét, háttérdokumentumait és jegyzőkönyveit?
5. Milyen gyakran és mely szakértői csoportok éltek a nyilvános tanácskozás lehetőségével?
6. Milyen gyakran és milyen gyakorisággal élnek a szakértői csoportok azon tagjai, akik egy vélemény, ajánlás vagy jelentés ellen szavaztak (vagy tartózkodtak a szavazástól) azzal a jogukkal, hogy eltérő véleményüket melléklet tartalmazza?

Ami az ombudsman első kérdését illeti, a Bizottság az ülés előtt [6] megküldte az ombudsmannak a szakértői csoportok üléseinek jegyzőkönyvmintáját, amelyet a Főtitkárság készített el és bocsátott a Bizottság főigazgatóságai (DG-k) rendelkezésére, és amelyet 2016 novemberétől kell használni. A sablon konkrét iránymutatást tartalmaz a jegyzőkönyvek elkészítésére vonatkozóan. Különösen arra kéri a főigazgatóságokat, hogy egyenként sorolják fel a szakértői csoport által megvitatott valamennyi pontot, és úgy készítsék el a jegyzőkönyvet, hogy az lehetővé tegye a napirenden szereplő témák és az ülésen megvitatott bármely más téma, a résztvevők által az egyes megvitatott témákkal kapcsolatban kifejtett álláspontok, valamint az egyes megvitatott témákkal kapcsolatos lehetséges következtetések vagy szavazás alapos megértését. A sablon azt is lehetővé teszi a főigazgatóságok számára, hogy jelezzék, hogy az ülés nyilvános vagy nem nyilvános volt-e.

Az ombudsman második kérdésével kapcsolatban a Bizottság képviselői kijelentették, hogy kihívást jelentett a szakértői csoportjaira vonatkozó új horizontális szabályok megállapításáról szóló határozatában bevezetett egyes új kötelezettségek időben történő végrehajtásának biztosítása. Az átmeneti időszak 2016. december 31-én ért véget. 2016 második felében a Bizottság rendelkezésére álló erőforrások jelentős részét annak biztosítására fordították, hogy az érdekeltségi nyilatkozatokat közzétegyék a szakértői csoportok nyilvántartásában, hogy a tagokat az új besorolás szerint kategorizálják, és hogy a szakértői csoportok átláthatósági nyilvántartás hatálya alá tartozó tagjait ténylegesen felvegyék az átláthatósági nyilvántartásba. Ami az ombudsman konkrét ajánlásainak végrehajtását illeti, a Bizottság képviselői a szabványok javítása és a szakértői csoporton belüli koherencia biztosítása tekintetében a következő fő kihívásokat említették: a szakértői csoportok nagy száma [7], és így a megtartott ülések puszta száma, valamint a . csoportoktól származó jegyzőkönyvek száma.

Az ombudsman harmadik kérdésével kapcsolatban a Bizottság képviselői kijelentették, hogy a Bizottság továbbra is nyomon fogja követni, hogy főigazgatóságai hogyan használják a jegyzőkönyvsablont, és hogyan követik a jegyzőkönyvek elkészítésére vonatkozó iránymutatást. A Bizottság különösen az ülések jegyzőkönyveivel kapcsolatos bevált gyakorlatok példáit fogja eljuttatni főigazgatóságaihoz, és felkéri őket, hogy támaszkodjanak ezekre a példákra saját szakértői csoportjaik üléseiről készült jegyzőkönyvek jelentőségének további javítása érdekében. A Bizottság továbbra is iránymutatást nyújt főigazgatóságainak konkrét kérdésekben, és rendszeres képzéseket kínál személyzete számára.

Az ombudsman negyedik kérdését illetően a Bizottság képviselői kifejtették, hogy a szakértői csoportok üléseinek dokumentumai közzétételének időzítése alapvetően a csoportokon belüli munkamegállapodásoktól függ, amelyek a csoportok megbízatásától és az általuk végzett konkrét munkától függően eltérőek. Számos képviselőcsoport csak a következő ülésen fogadja el az ülés jegyzőkönyvét, ami bizonyos időeltolódáshoz vezet az adott ülés időpontja és a jegyzőkönyv közzétételének időpontja között. Egyes csoportok azonban eltérő munkamegállapodásokkal rendelkeznek, és az online platformok használata révén jegyzőkönyveket fogadnak el. Tekintettel a szakértői csoportok által végzett munka különböző típusaira és azok eltérő munkarendjére, a Bizottság képviselői kijelentették, hogy a Bizottság által ezen a területen megvalósítható szabványosításnak vannak korlátai. A gyakorlatban különösen nem lehetséges, hogy a Bizottság Főtitkársága minden egyes szakértői csoportülés esetében nyomon kövesse, hogy pontosan mikor teszik közzé a háttérdokumentumokat vagy az ülések jegyzőkönyveit a szakértői csoportok nyilvántartásában [8]. A Bizottság azonban 2017 végéig létrehoz egy új szakaszt a szakértői csoportok nyilvántartásában, amely kifejezetten a szakértői csoportok munkájával kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik. A Bizottság elvárja, hogy ez az új szakasz, amely típus szerint osztályozza a dokumentumokat, növelje a dokumentumok láthatóságát, és ösztönözze a főigazgatóságokat a dokumentumok időben történő közzétételére [9].

Az ombudsman ötödik kérdésére válaszul a Bizottság képviselői arra a tényre hivatkoztak, hogy a Bizottság az ülés jegyzőkönyvének mintájába belefoglalt egy külön fejezetet „az ülés jellege” címmel, amely meghatározza, hogy egy adott szakértői csoport ülésére nyilvánosan került-e sor. A Bizottság szándéka ezzel arra irányul, hogy főigazgatóságai és maguk a szakértői csoportok is elgondolkodjanak azon, hogy az ülés tárgyától függően egy adott ülés esetleg megnyitható-e a nyilvánosság számára. Az adott ülés nyilvánossá tételére vonatkozó döntést szükségszerűen az ülés előtt kell meghozni, hogy lehetővé váljon a vonatkozó gyakorlati intézkedések, például a megfelelő ülésterem lefoglalása vagy az internetes közvetítés létrehozása. Összességében a Bizottság célja ezen a területen az, hogy ösztönözze a nagyobb nyitottságot, és még inkább népszerűsítse főigazgatóságaival azt az elképzelést, hogy szükség esetén nyilvános szakértői csoportüléseket tartsanak. A Bizottság képviselői kijelentették, hogy tudomásuk szerint eddig három szakértői csoport ülésére került sor nyilvánosan, internetes közvetítésen keresztül. Egy másik szakértői csoport nyilvános munkaértekezletet szervezett munkájának témájáról.[10] Az ombudsman vizsgálócsoportja örömmel értesült arról, hogy néhány – akár néhány – szakértői csoport élt azzal a lehetőséggel, hogy üléseit online közvetítse [11].

Az ombudsman hatodik kérdésére válaszolva a Bizottság képviselői kijelentették, hogy tudomásuk szerint a tagok eltérő véleményeit eddig három szakértői csoportban rögzítették, akár közvetlenül a vonatkozó jegyzőkönyvben, akár a jegyzőkönyv mellékletében.[12] Az a tény, hogy az eltérő véleményeket ritkán rögzítik hivatalosan, abból ered, hogy a szakértői csoportok hagyományosan kollektív módon végezték munkájukat, ami azt jelenti, hogy az esetlegesen eltérő álláspontok gyakran idővel megoldódnak. A Bizottság benyomása szerint a szakértői csoportok arra törekednek, hogy munkájukkal kapcsolatban konszenzusra jussanak annak érdekében, hogy véleményeiket, ajánlásaikat és jelentéseiket nagyobb hatáskörrel ruházzák fel.

Az átláthatósági nyilvántartás hatálya alá tartozó szakértői csoportok tagjainak nyilvántartásba vételére vonatkozó új követelménnyel kapcsolatban a Bizottság képviselői kijelentették, hogy a szakértői csoportokra vonatkozó új horizontális szabályok Bizottság általi elfogadását követő hat–kilenc hónapban észrevehetően nőtt az átláthatósági nyilvántartásban való nyilvántartásba vételek száma.

Az ombudsman vizsgálócsoportja megköszönte a Bizottság képviselőinek a gyümölcsöző találkozót.

Brüsszel, 2017. 07. 04.

Rosita Hickey a stratégiai vizsgálatok
vezetője

Nastasja Fuxa
egység jogi tisztviselője (ügyintéző)

[1] Az ombudsman ajánlása itt érhető el: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/63441/html.bookmark

[2] A Bizottság 2016. május 30-án elfogadta a szakértői csoportokra vonatkozó új horizontális szabályok megállapításáról szóló határozatát. A határozat 2016. december 31-ig tartó átmeneti időszakot ír elő egyes új szabályok végrehajtására.

[3] Az európai ombudsman végrehajtási rendelkezései 4. cikkének (5) és (8) bekezdése.

[4] A Bizottság 2017. május 31-én e-mailben benyújtotta a kért dokumentumokat.

[5] Az ombudsman ülésre és dokumentumokra vonatkozó kérése itt érhető el: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/78385/html.bookmark

[6] 2017. május 31-i e-mail útján.

[7] Jelenleg mintegy 800 szakértői csoport működik.

[8] A Bizottság szakértői csoportjainak nyilvántartása itt érhető el: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/

[9] A szakértői csoportok nyilvántartásában a dokumentumokra vonatkozó új szakasz a felhatalmazáson alapuló jogi aktusok új nyilvántartásához is kapcsolódik majd, amelynek létrehozása a Bizottságnál folyamatban van. Egyes szakértői csoportok sajátos feladata, hogy tanácsot és szakértelmet nyújtsanak a Bizottság felhatalmazáson alapuló jogi aktusainak előkészítésével kapcsolatban.

[10] 2017. június 8-i és 13-i e-mailjeiben a Bizottság megküldte az ombudsmannak a szakértői csoportok vonatkozó nyilvános üléseinek listáját, beleértve a vonatkozó ülések jegyzőkönyveire és/vagy az internetes közvetítésre mutató linkeket is.

[11] Lásd például: https://webcast.ec.europa.eu/6th-meeting-of-the-structured-dialogue-with-european-structural-and-investment-funds-partners-group-of-experts; https://webcast.ec.europa.eu/inaugural-meeting-of-the-platform-on-animal-welfare

[12] 2017. június 8-i és 13-i e-mailjeiben a Bizottság megküldte az ombudsmannak a szakértői csoportokban kifejtett vonatkozó eltérő vélemények listáját, beleértve a vonatkozó eltérő véleményekre mutató linkeket is.