Keresés a vizsgálatok között

Az ügy elsősorban a Frontex arra vonatkozó határozatára vonatkozott, hogy nem kommunikál tovább e-mailben olyan személyekkel, akik nyilvános hozzáférést kérnek a dokumentumokhoz. A Frontex kötelezi a kérelmezőket az online hozzáférési portáljának használatára. Ez könnyen elkerülhető problémákat okoz a kérelmezőknek, valamint az online átláthatósági platformoknak, amelyeket a civil társadalmi szervezetek azért hoztak létre, hogy elősegítsék az EU-nak a minél nyíltabb munkavégzésre irányuló célját.

Az ombudsman nem talált indokokolást a Frontex határozatára vonatkozóan. Javaslatot adott ki arra vonatkozóan, hogy a Frontex-nek lehetővé kellene tennie a kérelmezők számára, hogy e-mailben kommunikáljanak vele anélkül, hogy igénybe vennék a dokumentumokat tartalmazó portálhoz való jelenlegi hozzáférésüket. Ezenkívül arra kérte a Frontex-et, hogy tájékozódjon az Európai Bizottság által e tekintetben az új nyilvánosan hozzáférhető portáljára vonatkozóan megállapított legjobb gyakorlatról, és a lehető leghamarabb hajtsa végre ezt a legjobb gyakorlatot.

Az ombudsman továbbá azt javasolta, hogy a Frontex rendeljen szükséges mértékű erőforrásokat a jövőben valószínűleg rendszeresen érkező nagyszámú hozzáférési kérelem kezelésére. Azt is javasolta, hogy a Frontex készítsen részletes kézikönyvet arról, hogyan kezeli a nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket, és tegye közzé azt.

A Frontex elutasította az ombudsman azon ajánlását, hogy a kérelmezőknek lehetővé tegye a vele e-mailben történő kommunikációt. A Frontex nem reagált érdemben arra a javaslatra sem, hogy tájékozódjon az Európai Bizottság ezzel kapcsolatos legjobb gyakorlatáról, és hajtsa végre azt.

Az ombudsman vizsgálatát hivatali visszásság megállapításával zárta le.

Az ombudsman egyéb javaslataival kapcsolatban a Frontex kijelentette, hogy a közelmúltban egy további félmunkaidős állást jelölt ki a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére, és bejelentette, hogy az ombudsman javaslatának megfelelően kézikönyvet készít. Korábban a vizsgálat során a Frontex végrehajtotta az ombudsman arra vonatkozó javaslatait, hogy felülvizsgálja szerzői jogi nyilatkozatát, és két éven keresztül elérhetővé teszi a nyilvános hozzáférésű fiókjaiban található dokumentumokat. Azzal is egyetértett, hogy egy külön e-mail címet vezet be a fellebbezések benyújtására.