Podnositelj pritužbe, predstavnik interesne skupine iz Francuske, izrazio je zabrinutost zbog sustava „akreditacije” kojim se Europski parlament koristi kako bi olakšao pristup svojim prostorima. Konkretno, smatrao je da je postupak zbunjujući te je izrazio sumnju u činjenicu da su neki od dokumenata sa smjernicama dostupni samo na engleskom jeziku.

U okviru istrage Parlament se obvezao staviti predmetnu dokumentaciju na raspolaganje na francuskom i njemačkom jeziku te je također objasnio kako pomaže onima koji podnose zahtjev za akreditaciju.

Ombudsmanica je to pozdravila i zaključila istragu zaključivši da daljnje istrage nisu opravdane.

Nakon što je otkriveno da je (bivši) glavni direktor Europske komisije otputovao u Katar i primio povezano gostoprimstvo na štetu trećih strana, što je dovelo do zabrinutosti u pogledu sukoba interesa, Ombudsman je prvi put pisao Komisiji u ožujku 2023. Zatražila je informacije o opsegu te prakse i načinu na koji Komisija provjerava postoje li sukobi interesa kada treće strane pokrivaju troškove osoblja Komisije.

Ubrzo nakon toga Komisija je ažurirala svoja pravila o doprinosima trećih strana za radna putovanja. Ombudsmanica je tada zaključila da bi se tim pravilima, ako se primjenjuju s dužnom pažnjom, spriječili doprinosi trećih strana za radna putovanja koji bi doveli do sukoba interesa.

Međutim, odgovor Komisije pokazao je da, iako su postojali samo ograničeni primjeri putovanja osoblja Komisije na posao koje su platile treće strane, neki od njih bili su na najvišoj razini upravljanja Komisije.

U tom je kontekstu Ombudsman pokrenuo istragu na vlastitu inicijativu kako bi pregledao uzorak takvih slučajeva prije stupanja na snagu ažuriranih pravila. Svrha ove istrage bila je utvrditi kako je Komisija procijenila moguće sukobe interesa povezane s putovanjima na posao koja plaćaju treće strane i koje je korake poduzela kako bi ublažila rizike od utvrđenih sukoba interesa.

Istragom nije utvrđen nijedan predmet koji je izazvao zabrinutost u pogledu sukoba interesa osim onog (bivšeg) glavnog direktora Komisije na kojeg se odnose prethodno navedena otkrića. Međutim, istraga je pokazala da su pitanja šireg opsega. S obzirom na to da je Europski ured za borbu protiv prijevara istražio to pitanje i da je Ured europskog javnog tužitelja pokrenuo istragu, Ombudsmanica je smatrala da daljnje istrage o tom pitanju nisu opravdane.  

Međutim, istraga je pokazala nedostatke u pogledu načina na koji je Komisija provela svoja prethodna pravila o radnim putovanjima. Ombudsmanica je posebno utvrdila da Komisija nije zabilježila kako je sadržajno procijenila rizike od sukoba interesa povezane s doprinosima trećih strana. Komisija također nije zabilježila vrijednost doprinosa trećih strana. Budući da su ti nedostaci i dalje relevantni u načinu na koji Komisija primjenjuje ažurirana pravila, Ombudsmanica je u tu svrhu iznijela dva prijedloga za poboljšanje.

Ta se istraga odnosila na usklađenost Europske komisije s odredbama o lobiranju za duhan, kako je utvrđeno u Okvirnoj konvenciji o nadzoru nad duhanom (FCTC) Svjetske zdravstvene organizacije. Ombudsmanica je posebno procijenila kako Komisija osigurava transparentnost svojih interakcija s duhanskom industrijom.

Prijašnji rad Ombudsmana pokazao je kako Komisijine Glavne uprave za zdravlje i sigurnost hrane (GU SANTE) i Glavna uprava za oporezivanje (GU TAXUD) ispunjavaju obveze u tom području. Ovom se istragom nastojalo procijeniti kako Komisija ispunjava svoje obveze u svim odjelima i u pogledu svih članova osoblja Komisije.

Tijekom istrage ombudsmanica je s Komisijom podijelila svoje preliminarne nalaze. Naznačila je da činjenica da Komisija nije zauzela dosljedan pristup u svim svojim službama kako bi ispunila svoje obveze u pogledu transparentnosti interakcija s predstavnicima duhanske industrije predstavlja nepravilnost u postupanju. To je uključivalo neodržanje i nedostupnost zapisnika sa sastanaka s predstavnicima interesnih skupina za duhan, kao i neosiguravanje sustavne procjene u svim glavnim upravama o tome jesu li potrebni potencijalni sastanci s predstavnicima duhanske industrije.

Komisija je u svojem odgovoru ponovila svoj standardni pristup transparentnosti lobiranja i uputila na dodatne mjere koje su poduzeli GU SANTE i GU TAXUD, a koje su postojale prije istrage Ombudsmana. Ombudsmanica je stoga potvrdila svoj zaključak da činjenica da Komisija nije osigurala sveobuhvatan pristup transparentnosti sastanaka s predstavnicima duhanske industrije u svim svojim službama predstavlja nepravilnost u postupanju.

Međutim, Komisija je dodala da će svojem rukovodstvu naložiti da provede procjenu rizika od izloženosti duhanskoj industriji. Ombudsmanica je pozdravila tu predanost kao znak da bi se stvari mogle poboljšati u budućnosti. Ombudsmanica će početkom 2024. pisati Komisiji s točkama koje poziva da pri provedbi te procjene obavijesti svoje glavne direktore, voditelje službi i voditelje kabineta. Ombudsmanica će od Komisije zatražiti i da do 30. lipnja 2024. izvijesti o ishodu procjene i napretku ostvarenom na toj osnovi.

Predmet se odnosio na zahtjev za javni pristup dokumentima povezanima sa sastankom predstavnika Instituta za globalno upravljanje Tony Blair (TBI) i dvaju članova kabineta mađarskog povjerenika 19. lipnja 2024. Konkretno, podnositelj pritužbe bio je zainteresiran znati je li na sastanku bio prisutan određeni predstavnik TBI-ja, kojeg je podnositelj pritužbe smatrao javnom osobom koja je prethodno obnašala javnu dužnost.

Komisija je podnositelju pritužbe omogućila djelomičan pristup izvješću sa sastanka i e-poruci koju je primila od društva TBI prije sastanka. Komisija je prikrila imena predstavnika TBI-ja. Smatrala je da se argumentima koje je iznio podnositelj pritužbe ne može utvrditi konkretna potreba u javnom interesu za otkrivanjem tih osobnih podataka („nužnost”). Neovisno o nepostojanju nužnosti, Komisija je smatrala da bi otkrivanje ugrozilo legitimne interese dotičnih pojedinaca. Kad je riječ o zahtjevu za pristup koji se odnosio na identificiranu osobu, Komisija je odgovorila da ne može potvrditi ni poreći je li dotična osoba bila na sastanku jer se i to smatralo osobnim podacima.

Ombudsmanica je utvrdila da je bilo razumno da Komisija smatra da podnositelj pritužbe nije iznio dostatne argumente kojima bi se utvrdila potreba da mu se osobni podaci prenesu u određenu svrhu u javnom interesu. Ombudsmanica je stoga zaključila istragu i zaključila da daljnje istrage nisu opravdane. Međutim, Ombudsmanica je napomenula da se Komisija mogla savjetovati s TBI-jem o pitanju otkrivanja imena njihovih predstavnika na sastanku, s ciljem uklanjanja bilo kakve osnove za javne špekulacije, te je iznijela odgovarajući prijedlog.

Predmet se odnosio na vođenje evidencije Europske komisije u vezi sa sastancima na visokoj razini s predstavnicima interesnih skupina. Na temelju odgovora Komisije na niz zahtjeva za javni pristup dokumentima podnositelj pritužbe, novinar, bio je zabrinut da Komisija ne dokumentira uvijek što povjerenici (i/ili članovi njihovih kabineta) i glavni direktori raspravljaju s predstavnicima industrije ili civilnog društva kada se sastaju. Točnije, podnositelj pritužbe smatrao je da Komisija nije vodila evidenciju o 15 sastanaka.

Ombudsmanica je od Komisije zatražila da dostavi svoje primjedbe na pritužbu. Komisija je u odgovoru navela da je podnositelju pritužbe dostavila dokumentaciju s više od 100 sastanaka u relevantnom razdoblju. Komisija je također objasnila da vodi zapisnike ili slične zapise o svim predmetnim sastancima, osim dvaju sastanaka koji zapravo nisu održani. Podnositelj pritužbe nije odgovorio na te informacije.

Ombudsmanica je stoga smatrala da daljnje istrage nisu opravdane i zaključila je predmet.