Strasbourg, 1. listopada 2020.

Zajedničke pritužbe 1261/2020/MAS i 1361/2020/MAS

Predmet: Sastanak o načinu na koji Agencija za europsku graničnu i obalnu stražu (Frontex) rješava zahtjeve za javni pristup dokumentima

Poštovani gospodine Leggeri,  

 Posljednjih sam mjeseci zaprimio nekoliko pritužbi o Frontexovu postupanju sa zahtjevima za javni pristup dokumentima, a posebno o Frontexovu portalu za javni pristup dokumentima (u daljnjem tekstu: portal). Odlučio sam pokrenuti istragu o pritužbama.

Pritužbu 1261/2020/MAS podnijela je [...], a pritužbu 1361/2020/MAS podnijela je [...].

Te se pritužbe odnose na činjenicu da Frontex odgovara na zahtjeve za pristup dokumentima samo putem portala i isključuje druga sredstva, primjerice e-poštu i vanjske portale kao što su AskTheEU.org i FragDenStaat.de.

Podnositelji pritužbe u predmetu 1261/2020/MAS istaknuli su sljedeća dodatna pitanja:

• Sadržaj na portalu dostupan je samo 15 radnih dana.
• Ne postoji mogućnost daljnje komunikacije s Frontexom nakon zaključenja predmeta.
• Svi objavljeni dokumenti sadržavaju izjavu u kojoj se tvrdi da Frontex ima autorska prava nad tim dokumentima.

U tom kontekstu upućujem i na pritužbu 948/2020/MIG^[1], u kojoj je podnositelj pritužbe istaknuo činjenicu da Frontex od podnositelja zahtjeva zahtijeva da dostave presliku svoje osobne iskaznice i ne pruža siguran način da to učine.

Za potrebe moje istrage potrebno je sastati se s relevantnim predstavnicima Frontexa kako bi se razjasnila pitanja koja su iznijeli podnositelji pritužbe. Kako bi se olakšala rasprava, u prilogu ovom pismu pronaći ćete popis tema o kojima će se raspravljati na sastanku.

Bio bih Vam zahvalan kad bi se Vaš ured mogao obratiti g. Markusu Spoereru, koji je zadužen za ovu istragu, radi dogovora o organizaciji sastanka koji će se održati prije 30. listopada 2020.

Informacije ili dokumenti koje vaša institucija smatra povjerljivima neće se otkriti podnositeljima pritužbe ili bilo kojoj drugoj osobi bez prethodne suglasnosti Frontexa. Informacije i dokumenti te vrste brišu se iz spisa Europskog ombudsmana ubrzo nakon završetka istrage^[2].

Tvoje iskreno,

Emily O’Reilly

Europski ombudsman

Kućišta:

Popis tema za sastanak

Pritužba 948/2020/MIG

Pritužba 1261/2020/MAS

Pritužba 1271/2020/MAS

Prilog: Popis tema o kojima će se raspravljati tijekom sastanka

1. Kontekst i postupak izrade portala (razlog za razvoj, postupak razvoja, savjetovanje s dionicima, pravna i tehnička pozadina)

2. Funkcionalnosti i rad portala (uključujući demonstraciju funkcija front-end i back-end)

3. Pitanja istaknuta u pritužbama

• Isključivo korištenje portala/ograničavanje mogućnosti podnošenja i primanja dokumenata e-poštom.
• Mogućnost sigurnog podnošenja dokumenata (kao što su osobne iskaznice) izvan portala
• Dugoročna dostupnost dokumenata i korespondencije zaprimljenih putem portala
• Komunikacija nakon zaključenja predmeta, uključujući ponovne zahtjeve
• Autorsko pravo Frontexovih dokumenata i uporaba znaka autorskog prava

4. Daljnje postupanje u vezi s odlukom Europskog ombudsmana u predmetu 104/2020/EWM o odbijanju Frontexa da obradi zahtjev za javni pristup dokumentima na temelju postupovnih razloga^[3]

5. Svijest o postojećim praksama i budućim planovima u drugim institucijama, uključujući projekt Europske komisije za portal za javni pristup dokumentima predviđen za 2021.

[1] Vidjeti dopis mog Ureda od 15. rujna 2020.

[2] U skladu s člancima 4.8. i 9.4. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces  

[3] https://europa.eu/!nD63Pd