Poštovani gospodine Leggeri,

Pišem vam kako bih vam predložio neka poboljšanja u postupanju vaše Agencije sa zahtjevima za javni pristup dokumentima.

Iznimno cijenim vaš pozitivan odgovor na moj prethodni prijedlog ^[1] da bi Frontex mogao preispitati dijelove svojeg administrativnog postupka kako bi učinkovitije rješavao zahtjeve za pristup. Zapravo ste otišli korak dalje i uveli integrirani sustav za obradu zahtjeva za pristup, uključujući javni pristupni portal ^[2]. Željela bih prepoznati tu inicijativu na kraju tih istraga.

Nadalje, smatram da se vaš uspjeh u tom sustavu može poboljšati rješavanjem niza tehničkih nedostataka koji ne postoje u postupcima glavnih institucija EU-a. Uvjeren sam da bi se taj problem mogao riješiti brzo i bez nerazmjernog rada za vašu agenciju. U osnovi se odnose na komunikaciju s osobama koje traže pristup dokumentima:

• Frontex trenutačno upotrebljava tvrdnju o autorskim pravima koja se čini pretjerano ograničavajućom. Frontex podnositeljima zahtjeva zabranjuje dijeljenje dokumenata, iako se pravilima EU-a od institucija zahtijeva da omoguće javni pristup dokumentima ^[3]. Nisam upoznat s drugim institucijama EU-a koje na sličan način zabranjuju takvo dijeljenje. Shvaćam da je Frontex u postupku uspostave „registra javnog pristupa”, koji će sadržavati i učiniti dostupnim javnosti sve dokumente kojima je pristup odobren. Nakon što se taj registar uspostavi, zahtjev za autorska prava u svakom će slučaju izgubiti svoj značaj. Vjerujem da ćete se složiti da su, u skladu s načelima dobre uprave, trenutačna upozorenja da su pitanja Frontexa (koja neki mogu protumačiti kao pravnu prijetnju) u pogledu slobode pojedinca da dijeli, upotrebljava ili upućuje na javno objavljene dokumente nepotrebna.
• Također napominjem da se čini da je Frontexova opća politika o autorskim pravima mnogo restriktivnija od politika o autorskim pravima drugih institucija koje sam razmatrao. Bio bih Vam zahvalan kad biste od svojeg osoblja zatražili da ažurira Frontexovu politiku zaštite autorskih prava kako bi bila u skladu s najboljim praksama drugih institucija EU-a.
• Frontex je također odlučio ograničiti rok u kojem podnositelji zahtjeva mogu pregledati dokumente koje prime putem novog javnog pristupnog portala (15 radnih dana). Smatram da se ne pojavljuju nikakvi administrativni ili pravni problemi u omogućavanju podnositeljima zahtjeva da pristupe dokumentima tijekom mnogo duljeg razdoblja.
• Naposljetku, čini se da novi javni pristupni portal vaše agencije ne pruža mogućnost primanja odgovora i dokumenata Frontexa izravno e-poštom. Osim što predstavlja novu prepreku za pojedince, time se smanjuje neometana tehnička komunikacija s nekim internetskim platformama za transparentnost koje djeluju u Europi ^[4].

U prilogu ovom dopisu iznio sam poseban prijedlog rješenja kojim se odražava način na koji smatram da bi Frontex mogao najbolje riješiti ta pitanja.

Nadam se da će vaša osobna pozornost na gore navedene stvari osigurati da predložene promjene budu izvršene.  To bi mi omogućilo da zatvorim ovu istragu i dva slučaja. Bio bih Vam zahvalan na Vašem odgovoru prije 11. lipnja 2021. Nakon što primim vaš odgovor, poslat ćemo ga podnositelju pritužbe zajedno s preslikom ovog dopisa.

Hvala vam na nastavku suradnje.

Tvoje iskreno,

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 7. svibnja 2021.

Kućište: Poseban prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

Aneks

Poseban prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje ^[5]

1. Frontex se više ne bi trebao koristiti svojim trenutačnim zahtjevom za zaštitu autorskih prava pri odgovaranju na zahtjeve za javni pristup dokumentima. Kao prijedlog za poboljšanje ^[6] Frontex bi trebao razmotriti ažuriranje svoje politike o autorskim pravima na temelju najboljih praksi drugih institucija EU-a.

2. Frontex bi trebao osigurati da podnositelji zahtjeva mogu pristupiti svim dokumentima učitanima na njegov javni pristupni portal najmanje dvije godine.^[7]

3. Kada primi zahtjeve za javni pristup dokumentima putem platformi civilnog društva ^[8] ili kada je to inače izričita želja podnositelja zahtjeva, Frontex bi svoje odgovore trebao slati e-poštom, a ne putem svojeg javnog pristupnog portala. To znači da bi se stvarni odgovor na zahtjev za pristup dokumentima ili na ponovni zahtjev, a ne samo obavijest o pristupu Frontexovu javnom portalu za pristup, trebao poslati podnositelju zahtjeva e-poštom, osim ako postoji vrlo dobar razlog (koji bi trebalo objasniti) da to ne učini.^[9] Kako bi se pojedincima omogućilo da se obrate Frontexu s dodatnim pitanjima ili da podnesu ponovne zahtjeve ^[10] na jednostavan način, Frontex bi u svojim odgovorima trebao navesti adresu e-pošte putem koje podnositelji zahtjeva mogu stupiti u kontakt s Frontexom.

[1] Prijedlog rješenja u predmetu 1616/2016/MDC: https://europa.eu/!vP84HY.

[2] https://pad.frontex.europa.eu/padrequests/create. 

[3] Vidjeti Uredbu (EZ) 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj.

[4] Na primjer, internetske stranice AskTheEU.org ili FragDenStaat.de.

[5] U skladu s člankom 3. stavkom 5. Statuta Europskog ombudsmana i člankom 5. njegovih provedbenih odredbi.

[6] U skladu s člankom 6. stavkom 1. provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.

[7] U skladu s člankom 2. stavkom 4. Statuta Europskog ombudsmana, pritužba se može podnijeti u roku od dvije godine od dana kada je osoba koja je podnijela pritužbu saznala za činjenice na kojima se temelji.

[8] Kao što su FragDenStaat.de ili AskTheEU.org.

[9] Vrlo dobar razlog, na primjer, može biti da su pojedinačni dokumenti preveliki da bi se poslali e-poštom.

[10] U skladu s člankom 7. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.