Pozadina

1. U svibnju 2011. Ombudsman je pokrenuo program posjeta agencijama EU-a s ciljem utvrđivanja i širenja najboljih praksi koje agencije primjenjuju u svojim odnosima s građanima [1]. Ti se posjeti službeno provode na temelju nadležnosti Europskog ombudsmana za provođenje istraga na vlastitu inicijativu. Posjet Eurojustu održan je 6. lipnja 2012.

2. Eurojust je osnovan Odlukom Vijeća 2002/187/PUP od 28. veljače 2002. („Odluka o Eurojustu”)[2]. Njegova je misija podupirati i jačati koordinaciju i suradnju među nacionalnim tijelima nadležnima za istragu i kazneni progon u vezi s teškim kaznenim djelima. Nadležnost Eurojusta obuhvaća kaznena djela kao što su terorizam, trgovina drogom, trgovina ljudima, pranje novca, kaznena djela koja utječu na financijske interese Europske unije i sudjelovanje u zločinačkoj organizaciji.

3. Europski ombudsman dosad je proveo samo ograničen broj istraga (ukupno sedam) u kojima je sudjelovao Eurojust. Te su istrage uglavnom pokazale da je Eurojust spreman surađivati s Ombudsmanom kako bi dodatno poboljšao svoju administraciju. Jedna od sedam prethodno navedenih istraga (predmet 2168/2012/BEH) zaključena je 10. prosinca 2012. jer se smatralo da je učinkovitije rješavati pitanja istaknuta u toj pritužbi u okviru ove istrage na vlastitu inicijativu.

4. Nakon posjeta u ovom slučaju Ombudsman je sastavio izvješće [3] u kojem je iznio devet prijedloga. Direktor Eurojusta detaljno je odgovorio na te prijedloge [4], potvrđujući da „Eurojust nastoji održati svoju visoku predanost administrativnoj kulturi pružanja usluga građanima i pozdravlja prijedloge čiji je cilj daljnje jačanje”. U analizi u nastavku Europski ombudsman pojedinačno će ispitati odgovore Eurojusta na njegove prijedloge. Primjedbe podnositelja pritužbe u predmetu 2168/2012/BEH također će se uzeti u obzir u okviru ove istrage.

(1) Prijedlog da se Kodeks o dobrom ponašanju zaposlenih u upravi Eurojusta učini vidljivijim na njegovim internetskim stranicama

Odgovor Eurojusta

5. Eurojust je izjavio da je njegov Kodeks dobrog administrativnog postupanja objavljen na njegovim internetskim stranicama [5].

Procjena Europskog ombudsmana

6. Ombudsman napominje da je prijedlog iznesen u njegovu izvješću od 16. siječnja 2013. povezan s poteškoćama u pronalasku Kodeksa na internetskim stranicama Eurojusta (građanin bi trebao otići u odjeljak knjižnice dokumenata na internetskim stranicama, a zatim u „druge relevantne dokumente” u okviru „pravnog okvira Eurojusta”). Eurojustov odgovor ne pokazuje da je Kodeks vidljiviji. Ombudsmanica će stoga ponoviti prijedlog iznošenjem dodatne napomene.

(2) Prijedlog za uspostavu javnog registra dokumenata

Odgovor Eurojusta

7. Eurojust je izjavio da trenutačno nema javni registar dokumenata, ali da namjerava imati takav registar dokumenata koji nisu povezani s predmetom.

8. Kad je riječ o dokumentima koji nisu povezani s predmetom, Eurojust je objasnio da ima sustav za upravljanje dokumentima (DMS) u kojem pohranjuje takvu dokumentaciju. U bliskoj budućnosti Eurojust planira migrirati u novi DMS, čije bi tehničke specifikacije olakšale razvoj javnog registra dokumenata koji nisu povezani s predmetom. Međutim, Eurojust je naveo da će knjižnica dokumenata na svojoj internetskoj stranici biti dodatno proširena kako bi što više dokumenata bilo javno dostupno.

9. Kad je riječ o dokumentima povezanima s predmetima, Eurojust je objasnio da su pohranjeni u sigurnom okruženju sustava vođenja predmeta (CMS) koji su dostupni samo nacionalnim članovima Eurojusta i onima koji su odobreni Odlukom o Eurojustu. CMS je ključan alat u upravljanju i koordinaciji istraga i kaznenih progona za koje Eurojust pruža pomoć. Stoga, zbog prirode „pravosudne suradnje” dokumenata Eurojusta povezanih s predmetima, javni registar nije bio predviđen kada je Kolegij Eurojusta donio Odluku od 13. srpnja 2004. o donošenju pravila o javnom pristupu dokumentima Eurojusta [6]. U budućnosti se ne razmatraju ni dokumenti povezani s predmetom.

Primjedbe podnositelja pritužbe u predmetu 2168/2012/BEH

10. Podnositelj pritužbe, pozivajući se na izjavu Eurojusta da namjerava imati registar dokumenata koji nisu povezani s predmetom, izjavio je da se može očekivati da će takav registar sadržavati samo mali dio dokumenata koje je Eurojust izradio ili primio. Također je tvrdio da je potreban točan datum.

Procjena Europskog ombudsmana

11. Ombudsmanica sa zadovoljstvom primjećuje da Eurojust namjerava uspostaviti javni registar za dokumente koji nisu povezani s predmetom. Nada se da će Eurojust što prije razviti takav javni registar. Budući da je njezin vlastiti ured u završnim fazama uspostave javnog registra, ponavlja da Eurojustu nudi pomoć u razvoju njegova javnog registra. Ombudsmanica očekuje da će je Eurojust obavijestiti čim se uspostavi registar te će u tom pogledu dati dodatnu primjedbu.

(3) Prijedlog da se, nakon uspostave javnog registra, informacije o broju osjetljivih dokumenata koji nisu upisani u registar uključe u pregled „javnog pristupa dokumentima Eurojusta” u njegovim godišnjim izvješćima.

Odgovor Eurojusta

12. Eurojust je izjavio da će taj prijedlog biti uključen u rasprave povezane s postupkom preoblikovanja pravila Eurojusta o javnom pristupu dokumentima s obzirom na ishod preinake Uredbe 1049/2001.

Primjedbe podnositelja pritužbe u predmetu 2168/2012/BEH

13. Podnositelj pritužbe tvrdio je da se „osjetljivi dokumenti” ne mogu smatrati kategorijom dokumenata kojima se automatski odbija pristup. Podnositelj pritužbe izjavio je da Eurojust nije odgovorio na prijedlog Ombudsmana da se barem referentni broj upiše u javni registar. Podnositelj pritužbe istaknuo je i da Eurojust zna da već više od tri godine postoji institucionalna „impresija” u pogledu preinake Uredbe 1049/2001 te da nema mnogo izgleda da će se to riješiti u bliskoj budućnosti. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Eurojust trebao odmah izmijeniti svoja pravila o javnom pristupu dokumentima.

Procjena Europskog ombudsmana

14. Ombudsmanica pozdravlja izjavu Eurojusta da će taj prijedlog biti dio rasprava čiji je cilj preoblikovanje Odluke Eurojusta o pristupu dokumentima. Međutim, Ombudsmanica napominje da Eurojust nije izričito odgovorio na prijedlog iz stavka 29. izvješća da bi barem referentni broj osjetljivih dokumenata trebalo upisati u javni registar na način kojim se ne bi identificirao njihov sadržaj. Ombudsmanica će iznijeti dodatnu napomenu kojom poziva Eurojust da to uzme u obzir pri usklađivanju svoje odluke s Uredbom 1049/2001 u sadašnjem obliku, bez obzira na potrebu za ponovnim razmatranjem tog pitanja u slučaju revizije Uredbe 1049/2001.

(4) Prijedlog da se Odluka Eurojusta o javnom pristupu dokumentima uskladi s Uredbom 1049/2001 u pogledu a) roka za obradu početnih i ponovnih zahtjeva za pristup i b) navođenja mogućnosti žalbe

Odgovor Eurojusta

15. U pogledu točke (a) Eurojust je naveo da se zbog njegove posebne nadležnosti smatra da je u kontekstu obrade zahtjeva za pristup dokumentima koji se odnose na pitanja povezana s predmetom potreban rok od 30 (a ne 15) radnih dana kako bi se nacionalnim članovima Eurojusta dalo dovoljno vremena za savjetovanje s odgovarajućim tijelima u nacionalnim tijelima i za naknadno interno savjetovanje. Isti rok primjenjuje se na sve zahtjeve za pristup dokumentima kako bi se izbjegle nejasnoće za podnositelje zahtjeva, posebno u pogledu "mješovitih zahtjeva" koji se odnose i na dokumente povezane s predmetom i na dokumente koji nisu povezani s predmetom te u interesu administrativne učinkovitosti. Neovisno o tome, Eurojust nastoji obraditi zahtjeve za pristup u kraćem vremenskom razdoblju ako je to moguće.

16. Kad je riječ o točki (b), Eurojust je naveo da je u slučaju djelomičnog ili potpunog odbijanja pristupa uobičajena praksa (od stupanja na snagu Odluke Eurojusta o javnom pristupu dokumentima) obavijestiti podnositelje zahtjeva o mogućnostima žalbe u odgovorima na ponovne zahtjeve. Eurojust je dodao da se obvezao da će u svojoj budućoj revidiranoj odluci izričito navesti mogućnosti žalbe.

Primjedbe podnositelja pritužbe u predmetu 2168/2012/BEH

17. Kad je riječ o točki (a), podnositelj pritužbe tvrdio je da bi, iako može prihvatiti da bi moglo biti potrebno 30 dana za savjetovanje s nacionalnim članovima o dokumentima povezanima s predmetom, zahtjeve za pristup dokumentima koji nisu povezani s predmetom trebalo obraditi u roku od 15 radnih dana. Kad je riječ o točki (b), podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Eurojust trebao odmah revidirati svoju Odluku o javnom pristupu dokumentima. Podnositelj pritužbe izjavio je da je prilično izvanredno da je Eurojustu bilo dopušteno djelovati devet godina odlukom koja znatno odstupa od načela Uredbe 1049/2001. Podnositelj pritužbe tvrdio je da Eurojust u budućnosti odgađa reviziju svoje Odluke na nedefiniranu točku.

Procjena Europskog ombudsmana

18. Ombudsmanica napominje da se u uvodnoj izjavi 1. Odluke o javnom pristupu dokumentima Eurojusta navodi da, u skladu s člankom 39. Odluke o osnivanju Eurojusta (2002/187/PUP), Kolegij Eurojusta donosi pravila za pristup dokumentima Eurojusta „uzimajući u obzir načela i ograničenja” iz Uredbe 1049/2001. Jedno je od načela Uredbe da se početni i ponovni zahtjevi rješavaju u roku od 15 radnih dana. Ombudsmanica nije uvjerena argumentima koje je iznio Eurojust da je za rješavanje takvih zahtjeva, kad je riječ o dokumentima povezanima s predmetom, za njegovu posebnu nadležnost i savjetovanje s nacionalnim tijelima potrebno 30 radnih dana (odnosno šest tjedana) umjesto 15 radnih dana. Ombudsmanica smatra da savjetovanje s nacionalnim tijelima ne opravdava opće produljenje roka za dodatnih 15 radnih dana. Uredbom 1049/2001 ne predviđa se automatsko produljenje roka u slučaju potrebe za savjetovanjem s trećom stranom. Tumačenje odredbi o savjetovanju s državama članicama od strane Suda (u predmetu Švedska protiv Komisije [7]) potvrđuje to stajalište. Ombudsman je još manje uvjeren dodatnim argumentom Eurojusta da bi se, kako bi se izbjegla zabuna, rok od 30 radnih dana trebao primjenjivati i na dokumente koji nisu povezani s predmetom, posebno jer, kako je istaknuto u stavku 17. njegova izvješća, brojke pokazuju da Eurojust zapravo odgovara na zahtjeve za pristup dokumentima koji nisu povezani s predmetom u roku od dva tjedna (10 radnih dana). Nadalje, Ombudsman skreće pozornost Eurojusta na činjenicu da FRONTEX, agencija EU-a koja se također poziva na posebnu i osjetljivu prirodu svojih zadaća i koja jednako tako blisko surađuje s tijelima država članica, u svojoj nedavno donesenoj odluci o javnom pristupu dokumentima i u skladu s Uredbom 1049/2001 predviđa rok od 15 radnih dana za obradu početnih i ponovnih zahtjeva [8]. Ombudsman stoga poziva Eurojust da slijedi taj primjer i izmijeni svoja pravila u skladu s načelima Uredbe 1049/2001. U tom će pogledu iznijeti još jednu primjedbu.

19. Kad je riječ o navođenju mogućnosti žalbe, ombudsmanica sa zadovoljstvom primjećuje da je Eurojust u svojim odgovorima na ponovne zahtjeve obavijestio podnositelje zahtjeva o mogućnostima žalbe. Ombudsmanica također pozdravlja predanost Eurojusta da u svojoj budućoj revidiranoj odluci navede mogućnosti žalbe. Kako je prethodno navedeno, ombudsmanica poziva Eurojust da što prije revidira svoju Odluku.

(5) Prijedlog za usklađivanje Odluke Eurojusta o javnom pristupu dokumentima s člankom 4. stavkom 3. Uredbe 1049/2001

Odgovor Eurojusta

20. Eurojust je pristao provesti prijedlog Europskog ombudsmana u budućoj revidiranoj Odluci o javnom pristupu dokumentima.

Procjena Europskog ombudsmana

21. Ombudsmanica pozdravlja predanost Eurojusta provedbi tog prijedloga i potiče Eurojust da što prije revidira svoju Odluku.

(6) Prijedlog za obavješćivanje kandidata koji nisu u užem izboru u postupcima odabira o ishodu njihove prijave

Odgovor Eurojusta

22. Eurojust je izjavio da je već izmijenio svoju praksu u tom pogledu: od 21. veljače 2013. Eurojust obavješćuje sve podnositelje zahtjeva, uključujući neuspješne, o ishodu njihovih zahtjeva.

Procjena Europskog ombudsmana

23. Ombudsmanica pohvaljuje Eurojust što je poduzeo konkretne mjere kao odgovor na taj prijedlog.

(7) Prijedlog da se kandidati u obavijesti o slobodnom radnom mjestu obavijeste da se mogu žaliti Ombudsmanu

Odgovor Eurojusta

24. Eurojust je naveo da će od travnja 2013. nadalje sustavno obavještavati kandidate, u obavijesti o slobodnom radnom mjestu, da se mogu žaliti Europskom ombudsmanu.

Procjena Europskog ombudsmana

25. Ombudsmanica pohvaljuje djelovanje Eurojusta u tom pogledu.

(8) Prijedlog da se u natječajnu i ugovornu dokumentaciju te na njezinim internetskim stranicama uključe informacije o pravu na pritužbu Europskom ombudsmanu

Odgovor Eurojusta

26. Eurojust je naveo da je 1. veljače 2013. na svoju internetsku stranicu o postupcima nabave unio sljedeći tekst:

„Pravni lijekovi

Sud nadležan za odlučivanje u žalbenom postupku jest Opći sud Europske unije. Europski ombudsman istražuje pritužbe o nepravilnostima u postupanju u institucijama i tijelima Europske unije.

27. Osim toga, Eurojust je u predložak natječajnih specifikacija unio isti tekst i uključio adrese internetskih stranica Općeg suda i Europskog ombudsmana.

Procjena Europskog ombudsmana

28. Ombudsmanica pohvaljuje Eurojust što je poduzeo konkretne mjere za provedbu tog prijedloga.

(9) Prijedlog da se osoblje obavijesti o načelima javnih službi i da se ta načela i Vodič Ombudsmana za pritužbe stave na raspolaganje na njegovim internetskim stranicama.

Odgovor Eurojusta

29. Eurojust je izjavio da je već proveo taj prijedlog: 25. ožujka 2013. objavila je Načela javne službe i Vodič za pritužbe Europskog ombudsmana na svojoj internetskoj stranici [9]. Eurojust je nadalje objasnio da je ta dva dokumenta objavio na svojoj intranetskoj stranici.

Procjena Europskog ombudsmana

30. Ombudsmanica pohvaljuje Eurojust što je poduzeo konkretne mjere za obavješćivanje svojeg osoblja o načelima javnih službi.

Zaključak

31. Na temelju ispitivanja odgovora Eurojusta, Ombudsmanica zaključuje da je Eurojust poduzeo odgovarajuće korake kako bi usvojio većinu prijedloga iznesenih u pismu Ombudsmana od 16. siječnja 2013. Međutim, kad je riječ o nekim prijedlozima koji se odnose na pristup dokumentima, Ombudsman iznosi daljnje napomene u nastavku. Posebno potiče Eurojust da slijedi primjer Frontexa u pogledu rokova za obradu zahtjeva za pristup. Ombudsmanica naglašava važnost agencija koje provode politike pristupa dokumentima koje su u skladu s okvirom utvrđenim u Uredbi 1049/2001. Ombudsmanica vjeruje da će Eurojust pozitivno odgovoriti na njezine daljnje primjedbe. Ombudsmanica stoga zaključuje svoju istragu.

Eurojust i podnositelj pritužbe u predmetu 2168/2012/BEH bit će obaviješteni o toj odluci.

Dodatne napomene

Eurojust bi svoj Kodeks dobrog administrativnog ponašanja mogao učiniti vidljivijim na svojoj internetskoj stranici.

Eurojust bi mogao razmotriti reviziju, što je prije moguće, Odluke Kolegija Eurojusta od 13. srpnja 2004. o donošenju pravila o javnom pristupu dokumentima Eurojusta kako bi se uskladila s Uredbom 1049/2001, i to neovisno o reviziji Uredbe koja je u tijeku. Ta bi se revizija mogla posebno odnositi i. na rokove za obradu početnih i ponovnih zahtjeva, ii. na navođenje mogućnosti žalbe i iii. na formulaciju članka 4. stavka 3. Odluke Kolegija Eurojusta.

Eurojust bi mogao razmotriti uspostavu javnog registra dokumenata što je prije moguće. Taj bi registar trebao sadržavati barem upućivanja na osjetljive dokumente na način kojim se ne bi utvrdio njihov sadržaj.

 

Emily O'Reilly

Sastavljeno u Strasbourgu 11. lipnja 2014.

---

[1] Informacije o posjetima agencijama EU-a dostupne su na: www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

[2] Odluka Vijeća 2002/187/PUP od 28. veljače 2002. kojom se osniva Eurojust s ciljem jačanja borbe protiv teških kaznenih djela , kako je izmijenjena Odlukom Vijeća 2003/659/PUP od 18. lipnja 2003. , i Odlukom Vijeća 2009/426/PUP od 16. prosinca 2008. o jačanju Eurojusta . Pročišćena verzija Odluke o Eurojustu dostupna je na:

http://eurojust.europa.eu/doclibrary/Eurojust-framework/ej-legal-framework/Pages/ej-decision.aspx

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/48925/html.bookmark

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/50149/html.bookmark

[5] http://eurojust.europa.eu/doclibrary/eurojust-framework/ej-legal-framework/pages/other-relevant-documents.aspx

[6] http://eurojust.europa.eu/about/Pages/Access-to-documents.aspx

[7] Predmet 64/05 P Švedska protiv Komisije [2007.] ECR I-11389, vidjeti posebno stavak 86.

[8] Vidjeti odluku Upravnog odbora FRONTEX-a od 19. veljače 2014. o javnom pristupu dokumentima FRONTEX-a, dostupnu na http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/54007/html.bookmark

[9] http://www.eurojust.europa.eu/doclibrary/Pages/eu-framework.aspx