Podnositelj pritužbe, neprofitna organizacija sa sjedištem u Belgiji, sudjelovao je u projektu financiranom sredstvima EU-a čiji je cilj bio riješiti probleme s kojima se suočavaju starije osobe pri korištenju IKT rješenja. Financijskom revizijom utvrđeno je da je sustav kojim se podnositelj pritužbe koristio za evidentiranje radnog vremena nepouzdan. Zbog toga je Komisija od podnositelja pritužbe zatražila povrat više od 85 000 EUR.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da su revizori uvidjeli da je rad podnositelja pritužbe na dvama konkretnim „obvezama” legitiman, kao i radno vrijeme. Stoga je smatrala da Komisija nije opravdano odbila troškove osoblja povezane s tim radom. Kako bi odgovorila na to pitanje, dala je preporuku Komisiji da smanji iznos koji je nastojala na odgovarajući način naplatiti.

Komisija je u potpunosti prihvatila preporuku Europskog ombudsmana i pristala smanjiti iznos povrata za gotovo 37 000 EUR. U tom je kontekstu Europski ombudsman zaključio predmet. Međutim, Ombudsmanica i dalje provodi zasebnu istragu o povratu sredstava u vezi s drugim „rezultatima”.

Predmet se odnosio na raskid ugovora o uslugama od strane Europske komisije. Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije odgovorila na njegove dopise, da je raskinula ugovor o uslugama bez opravdanog razloga i da je sporo platila račune koji su mu poslani. Također je zatražio naknadu za zakašnjela plaćanja i naknadu štete.

Ombudsmanica je istražila te navode. Kad je riječ o prvom, zaključila je da je, s obzirom na to da je Komisija naposljetku odgovorila na dopise podnositelja pritužbe, to pitanje riješeno. Što se tiče drugog prigovora, koji se odnosi na navodni raskid ugovora bez valjanog razloga, Ombudsman je zaključio da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije jer je ugovor Komisiji dao pravo da ga u svakom trenutku raskine i da je u svakom slučaju Komisija doista pružila dobar razlog za raskid. Kad je riječ o trećem prigovoru, Ombudsman je zaključio da je pronađeno rješenje za problem zakašnjelog plaćanja računa jer je Komisija podnositelju pritužbe konačno platila iznose dugovane za obavljeni posao i pristala platiti zatezne kamate. Naposljetku, kad je riječ o zahtjevu za naknadu štete, Ombudsman je zaključio da nema potrebe za daljnjom istragom u tom području jer je Komisija podnositelju pritužbe isplatila naknadu pretrpljene štete, a ugovorom nije predviđena nikakva naknada za bilo koju drugu vrstu štete.

Predmet se odnosio na Komisijino odbijanje i prijedlog povrata određenih troškova povezanih s podugovorenim aktivnostima u kontekstu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava u okviru programa FP6. Na temelju istrage Ombudsmana Komisija je odlučila da neće izvršiti povrat troškova u ukupnom iznosu od gotovo 87 000 EUR. Komisija je objasnila da je odlučila promijeniti svoju prvotnu odluku na temelju činjenice da je podnositelj pritužbe postupao u dobroj vjeri i u skladu sa savjetima koje je sama dala.

Ombudsmanica je pozdravila tu novu odluku; međutim, smatrala je da je bila nesretna što je podnositelj pritužbe nekoliko godina imao izglede za veliki povrat sredstava koja su nad njim visjela.

Podnositelj pritužbe, istraživački institut sa sjedištem u zemlji Z, sudjelovao je u projektu koji je financirao EU u okviru Sedmog okvirnog programa za istraživanje i tehnološki razvoj.

Revizijom su otkrivene nepravilnosti u vezi s projektom, zbog čega je Komisija zatražila povrat više od 300 000 EUR od podnositelja pritužbe, unatoč pojašnjenjima u pogledu nepravilnosti koje je dostavila. Podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan ishodom i podnio je pritužbu Europskom ombudsmanu.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da su neki nalazi revizora manjkavi. Budući da je najvažnije pitanje bilo utvrditi stvarni datum početka projekta, Ombudsman je kao rješenje predložio da se Komisija savjetuje sa stručnjakom kako bi provjerila nalaze revizora u tom pogledu ili naložila „tehničku reviziju”, kako je predviđeno u „Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava”. Komisija je prihvatila rješenje pod uvjetom da troškove ugovaranja vještaka zajednički snose obje strane. Ombudsmanica je zatražila od Komisije i podnositelja pritužbe da se međusobno dogovore o odabiru stručnjaka koji će se imenovati i zaključiti predmet.

Većina proračuna EU-a svake se godine dodjeljuje fondovima i programima kojima upravlja Europska komisija na zajedničkoj osnovi s državama članicama. Ombudsmanica je u lipnju 2015. pokrenula istragu na vlastitu inicijativu o pravodobnosti plaćanja Komisije, s naglaskom na plaćanjima privatnim ugovarateljima i korisnicima, koji će vjerojatno najviše trpjeti zbog zakašnjelih plaćanja. Ova istraga uslijedila je nakon četiri ranije istrage o istoj temi.

Ombudsmanica je zatražila informacije o broju i postotku slučajeva u kojima je došlo do kašnjenja u plaćanju, opsegu kašnjenja, predmetnim iznosima i slučajevima u kojima su kamate plaćene zbog zakašnjelog plaćanja. Ombudsmanica je provela i inspekciju na licu mjesta kako bi bolje razumjela kako postupak plaćanja funkcionira u praksi.

Ombudsmanica napominje da se ukupni udio zakašnjelih plaćanja povećao od 2013. zbog dvaju glavnih čimbenika. Prvo, važećom Financijskom uredbom, koja je stupila na snagu 1. siječnja 2013., uvedeni su stroži rokovi plaćanja. Drugo, proračunsko tijelo EU-a (tj. Parlament i Vijeće) ograničilo je 2014. iznos „odobrenih sredstava za plaćanje”, što je novac dodijeljen institucijama za plaćanje računa tijekom godine.

Ombudsmanica pozdravlja napredak koji je Komisija ostvarila u smanjenju broja i vrijednosti zakašnjelih plaćanja 2015., nakon što su 2014. dosegnula vrhunac. Priznaje da je manjak odobrenih sredstava za plaćanje bio izvanredan čimbenik izvan kontrole Komisije. Ombudsmanica nadalje napominje da povećani prosjeci zakašnjelih plaćanja od 2013. nadalje nisu značili da se uspješnost Komisije pogoršala u apsolutnom smislu. Ombudsmanica istodobno naglašava da Komisija mora uložiti znatne napore kako bi poštovala strože zakonske rokove uvedene postojećom Financijskom uredbom.

Inspekcija Ombudsmana pokazala je da Komisija pomno prati svoju uspješnost u tom području i da je razvila mnoge dobre prakse. Međutim, Ombudsmanica je zabrinuta zbog toga što su neke od nedavnih mjera koje je najavila Komisija pokrenute već 2010. nakon savjetovanja koje je Ombudsman pokrenuo u kontekstu prethodne istrage.

Komisija je u srpnju 2014. odbila zahtjev podnositelja pritužbe da radi kao stručnjak na projektu u Indoneziji jer se već obvezala raditi na projektu koji financira EU u Liberiji koji se odvija u isto vrijeme. Podnositeljica pritužbe ponovno je podnijela zahtjev kada je projekt u Liberiji odgođen zbog krize uzrokovane ebolom, ističući da je zapravo bila dostupna za rad na projektu u Indoneziji.

Ombudsmanica je utvrdila da Komisija ima pravo zatražiti da stručnjaci budu dostupni za rad isključivo na projektima tijekom određenih razdoblja. Napomenula je da je podnositelj pritužbe izjavio da će biti na raspolaganju za rad, isključivo, na dvama projektima koji se preklapaju. Podnositeljica pritužbe nije objasnila tu proturječnost kada je podnijela svoj prvotni zahtjev. Na temelju dostavljenih informacija Ombudsmanica smatra da je Komisija ispravno odbila prvi zahtjev podnositelja pritužbe. Kad je riječ o drugom zahtjevu, podnositelj pritužbe zapravo je naveo da je trenutačna kriza uzrokovana ebolom u Liberiji značila da je ona zapravo bila slobodna raditi na projektu u Indoneziji. Komisija je zatim ponovno razmotrila njezinu situaciju. Ombudsmanica smatra da je donijela poštenu i razumnu prosudbu kada je zaključila da podnositelj pritužbe nije mogao jamčiti njezinu dostupnost. Stoga ombudsmanica zaključuje da Komisija nije pogriješila ni kada je odbila njezin drugi zahtjev za rad na indonezijskom projektu. Međutim, u njemu se postavljaju pitanja o tome kako Komisija postupa s pravima stručnjaka pogođenih krizama kao što je izbijanje ebole.

Ombudsmanica je zatvorila istragu i utvrdila da nije bilo nepravilnosti u postupanju. Predložila je Komisiji da, ako se projekt mora obustaviti, bude spremna osloboditi svakog pogođenog stručnjaka obveze isključivosti.

Predmet se odnosio na razrješenje voditelja tima u projektu u Srednjoj Americi koji financira EU.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da je Komisija postupila razumno dopuštajući korisniku projekta da otpusti voditelja tima nakon potpisivanja ugovora. Ombudsmanica je stoga zaključila predmet.

Podnositelj pritužbe imao je s Europskom komisijom ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava za financiranje projekta u Egiptu. U skladu s tim ugovorom podnositelj pritužbe morao je dostaviti financijsko jamstvo banke ili financijske institucije s poslovnim nastanom u EU-u kako bi osigurao Komisijino pretfinanciranje projekta. Nakon što je ugovor stupio na snagu, pokazalo se da podnositelj pritužbe nije mogao pružiti potrebno financijsko jamstvo. Zbog toga je Komisija raskinula ugovor.

Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija ispunila svoju ugovornu obvezu savjetovanja s podnositeljem pritužbe prije raskida ugovora. S obzirom na informacije koje je podnositelj pritužbe dostavio Komisiji o svojim financijskim sposobnostima, Ombudsman je utvrdio i da je Komisija mogla razumno razumjeti da podnositelj pritužbe ne bi mogao provesti projekt bez pretfinanciranja i da su stoga daljnja savjetovanja bila nepotrebna.

Ombudsmanica je zaključila da je Komisija postupala zakonito i razumno u raskidu ugovora s podnositeljem pritužbe. Međutim, Ombudsmanica je predložila da Komisija u budućim ugovorima razmotri uključivanje odredbe kojom se korisniku bespovratnih sredstava daje pravo da se odrekne pretfinanciranja Komisije u standardne uvjete ugovora. Time bi se uklonila obveza pružanja financijskog jamstva ako bi korisnik mogao dokazati da raspolaže financijskim sredstvima potrebnima za provedbu projekta. Ombudsmanica je također zatražila od Komisije da se pobrine da se u dopisu o raskidu uvijek navede točna pravna osnova za tu odluku, kao i mogućnosti žalbe na odluku.

Predmet se odnosio na odluku Komisije da ne prihvati određene troškove koje je partner prijavio za projekt koji financira EU. Odluka Komisije značila je da je njezino konačno plaćanje konzorciju smanjeno za iznos koji je taj partner primio pretfinanciranjem. Koordinator je tvrdio da je dužnost Komisije osigurati povrat nepravilno isplaćenih sredstava predmetnom partneru.

Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija ispravno riješila to pitanje jer je mogla pokrenuti povrat samo da je postojao dug prema Uniji. Raspodjela financiranja među projektnim partnerima pitanje je različite prirode u kojem Komisija nije obvezna intervenirati. Ombudsmanica stoga nije utvrdila nepravilnosti u postupanju Komisije.

Predmet se odnosio na odluku Komisije da određene troškove koje je partner prijavio za projekt koji financira EU proglasi neprihvatljivima. Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da su razlozi zbog kojih Komisija nije prihvatila predmetne troškove bili razumni. Ombudsmanica je stoga zaključila predmet zaključujući da nije bilo nepravilnosti u postupanju.

Podnositelj pritužbe MSP je koji je kao korisnik sudjelovao u projektu Komisije. Svoje osoblje djelomično nadoknađuje isplatama dividendi. Kada je Komisija 2014. odbacila dio troškova osoblja podnositelja pritužbe kao neprihvatljive, podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija prethodno odobrila njegov model primitaka i da je stoga imala legitimna očekivanja da će njegovi troškovi osoblja biti nadoknađeni u skladu s tim. Podnositelj pritužbe obratio se pučkom pravobranitelju.

Nakon pregleda spisa Komisije ombudsmanica je utvrdila da Komisija nije izričito odobrila model naknade podnositelja pritužbe i da nisu ispunjeni uvjeti za postojanje legitimnih očekivanja. Ombudsmanica je nadalje utvrdila da je stajalište Komisije bilo pravno ispravno i u skladu sa Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava. Međutim, Ombudsmanica je također utvrdila da je Komisija mogla biti pažljivija i upozorila podnositelja pritužbe da pri ulasku u projekt njezin model naknade ne bi bio prihvatljiv. U dodatnom dopisu podnositelju pritužbe Komisija je izrazila žaljenje zbog razvoja događaja, ali i nadu da će podnositelj pritužbe nastaviti sudjelovati u projektu. Ombudsmanica je utvrdila da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u ovom predmetu iako je bilo nesretno što je podnositelj pritužbe shvatio da će Komisija prihvatiti njegov model naknade.