Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana ^[1]

Podnositelj pritužbe, neprofitna organizacija sa sjedištem u Belgiji, sudjelovao je u projektu financiranom sredstvima EU-a čiji je cilj bio riješiti probleme s kojima se suočavaju starije osobe pri korištenju IKT rješenja.

Tijekom financijske revizije revizori su zaključili da je sustav bilježenja vremena koji je upotrebljavao podnositelj pritužbe u potpunosti nepouzdan. Zbog toga je Komisija od podnositelja pritužbe nastojala naplatiti više od 85 000 EUR.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da su revizori uvidjeli da je rad podnositelja pritužbe na dvama konkretnim „obvezama” legitiman, kao i radno vrijeme o kojem je riječ. Stoga smatra da Komisija nije opravdano odbila troškove osoblja povezane s tim radom. U tom pogledu preporučuje Komisiji da ponovno razmotri svoje stajalište i u skladu s time smanji iznos koji nastoji naplatiti.

Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, neprofitna organizacija sa sjedištem u Belgiji, sudjelovao je u projektu SENIOR [2], financiranom sredstvima EU-a, čiji je cilj bio riješiti probleme s kojima se suočavaju starije osobe pri korištenju IKT rješenja. Projekt je financiran kroz Sedmi okvirni program (FP7) za istraživanje i tehnološki razvoj. Podnositelj pritužbe dostavio je stručna izvješća o etičkim pitanjima projektu.  

2. Tijekom naknadne financijske revizije revizori su zaključili da je sustav evidencije radnog vremena koji je upotrebljavao podnositelj pritužbe bio „u potpunosti nepouzdan” kao osnova za potraživanje troškova osoblja za svoj rad. Međutim, revizori su prihvatili kao legitimno djelo koje je „isporuka”[3] u prvoj godini projekta („isporuka A”): Dokument sa 76 stranica. Revizori su utvrdili da su dodatna pojašnjenja i različite verzije dokumenta koji je dostavio podnositelj pritužbe dokazali da je vrijeme za koje je tvrdio da je potrošio na taj rezultat bilo opravdano.

3. Osim toga, revizori su prihvatili kao legitiman rad povezan sa zasebnim rezultatom u vezi s „aktivnostima širenja” („isporuka B”) i radnim vremenom zatraženim za to [4]. Međutim, revizori nisu prihvatili sate koje je podnositelj pritužbe zatražio za rad na preostalim rezultatima u okviru projekta.

4. Međutim, Komisija je odbila sve troškove osoblja podnositelja pritužbe, uključujući troškove za rezultate A i B. Nakon toga nastojala je od podnositelja pritužbe naplatiti više od 85 000 EUR.

5. Podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan postupanjem Komisije te se obratio Ombudsmanu.

Istraga

6. Ombudsmanica je pokrenula istragu o pritužbi i prvotno zatražila od Komisije da riješi sljedeća pitanja:

i) Europska komisija pogrešno je odbacila sve troškove osoblja podnositelja pritužbe i proglasila ih neprihvatljivima iako su revizori vrijeme utrošeno na rezultate A i B smatrali opravdanim.

ii. Komisija pogrešno nije uzela u obzir alternativne dokaze koje je podnositelj pritužbe dostavio o obavljenom intelektualnom radu te je stoga neopravdano nastojala od podnositelja pritužbe naplatiti sredstva.

7. Tijekom istrage ombudsmanica je primila odgovor Komisije na pritužbu, a zatim i primjedbe podnositelja pritužbe kao odgovor na odgovor Komisije.

8. U svojem odgovoru podnositelju pritužbe od 18. travnja 2016. Komisija je predložila sastanak s podnositeljem pritužbe kako bi se pronašlo sporazumno rješenje. Podnositelj pritužbe složio se s tim te je u rujnu 2016. istražni tim Ombudsmana prisustvovao sastanku u svojstvu promatrača. Nakon toga su Komisija i podnositelj pritužbe započeli povjerljive pregovore bez sudjelovanja Ombudsmana.

9. Podnositelj pritužbe zatražio je 28. ožujka 2017. dodatnu pomoć Ombudsmana jer pregovori nisu doveli do zadovoljavajućeg ishoda.

10. Ombudsmanica je odlučila podijeliti ovaj predmet na dva dijela. Prvi se predmet odnosi na rad podnositelja pritužbe i troškove povezane s rezultatima A i B. Drugi se predmet odnosi na preostale rezultate [5]. Ova se preporuka odnosi samo na prvi slučaj. U preporuci Europskog ombudsmana uzimaju se u obzir argumenti i stajališta stranaka.

Odbijanje troškova osoblja podnositelja pritužbe povezanih s „rezultatima” A i B

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

11. Podnositelj pritužbe naveo je da je Komisija odbila odgovarajuće troškove osoblja iako su revizori prihvatili da su sati za koje su prijavljeni rezultati A i B opravdani. Podnositelj pritužbe to je smatrao nepoštenim.

12. Komisija je u svojem odgovoru potvrdila zaključak revizora da su evidencije radnog vremena podnositelja pritužbe koje se odnose na osam očekivanih rezultata prikazane većima od stvarnih, ali da su one za očekivane rezultate A i B opravdane. Komisija je dodala da je podnositelj pritužbe dostavio alternativne dokaze kojima dokazuje da je njegov rad na rezultatima A i B obavljen u roku od sati navedenih u odgovarajućim evidencijama radnog vremena. Međutim, s obzirom na to da je „sustav bilježenja vremena bio nepouzdan” za cijeli projekt, revizori nisu mogli utvrditi i kvantificirati stvarno nastale troškove osoblja za rad podnositelja pritužbe [6]. Revizori su stoga odbacili sve troškove osoblja podnositelja pritužbe. U prilog svojem stajalištu Komisija je uputila na članak II.14.1. Općih uvjeta, u kojem se utvrđuje niz uvjeta prihvatljivosti za troškove prijavljene na temelju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava u okviru programa FP7 [7].

Procjena Europskog ombudsmana koja je dovela do preporuke

13. Ombudsmanica cijeni činjenicu da je Komisija podnositelju pritužbe pružila nekoliko mogućnosti za podnošenje dodatnih dokaza o vremenu utrošenom na rezultate A i B. Također pozdravlja činjenicu da je Komisija bila otvorena za pregovore s podnositeljem pritužbe kako bi se u ovom slučaju pronašlo sporazumno rješenje.

14. Međutim, Ombudsman žali zbog toga što Komisija strogo tumači članak II.14. Općih uvjeta. Čini se da se tom odredbom ne zabranjuje odvojeno razmatranje dokumentacije koja se odnosi na različite dijelove projekta. Također ne zabranjuje da se troškovi smatraju prihvatljivima za rad na određenim rezultatima za koje je dostavljena ispravna dokumentacija. Ombudsmanica napominje da bi, iako su revizori i Komisija slijedili ispravan postupak prikupljanja relevantnih alternativnih dokaza za rezultate A i B, ti koraci bili suvišni da Komisija nije mogla zasebno priznati prihvatljive troškove za svaki rezultat.

15. Ombudsmanica ističe da su, unatoč zaključku revizora da je sustav bilježenja vremena podnositelja pritužbe općenito manjkav, revizori prepoznali i prihvatili rad povezan s rezultatima A i B. Komisija je potvrdila zaključak revizora da su sati zabilježeni u evidencijama radnog vremena koji se odnose na rezultate A i B opravdani. Nadalje, Ombudsmanica napominje da je uspješnost cijelog projekta prepoznata kao „odlična do izvrsna”[8] u izvješću o tehničkom pregledu.

16. U tim okolnostima Ombudsmanica smatra nepravednim i nerazmjernim da bi Komisija nastojala nadoknaditi sredstva povezana s troškovima osoblja za rezultate A i B, koje su revizori priznali kao zakonite, zbog općih nedostataka u sustavu bilježenja vremena podnositelja pritužbe.

17. Ombudsmanica napominje da se primjenjivim pravilima zahtijeva da Komisijine mjere povrata budu u skladu s načelom proporcionalnosti [9]. To znači da sankcija za neusklađenost mora biti razumna i razmjerna težini neusklađenosti. Također navodi da bi Komisija trebala uzeti u obzir druge okolnosti, kao što su dobra vjera i marljivost korisnika. Nadalje, člankom 91. stavkom 1. točkom (c) Pravila za primjenu Financijske uredbe [10] zahtijeva se odricanje od postupka povrata ako bi to bilo „neu skladu s načelom proporcionalnosti”. Ombudsmanica smatra da potpuni povrat sredstava predloženih u ovom konkretnom slučaju ne bi bio u skladu s načelom proporcionalnosti. 

18. Ombudsmanica smatra da je postupanje Komisije u tom pogledu bilo nepravedno i nerazmjerno te da predstavlja nepravilnosti u postupanju. Stoga u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana daje odgovarajuću preporuku u nastavku.

Zaključak

Preporuka

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman Komisiji daje sljedeću preporuku:

Komisija bi trebala revidirati svoju odluku i ne bi trebala tražiti povrat sredstava za troškove rada povezane s rezultatima A i B.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o toj preporuci.  U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisija dostavlja detaljno mišljenje do 2. rujna 2017.

 

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 2. lipnja 2017.

 

[1] Odluka Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o propisima i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana (94/262/EZUČ, EZ, Euratom), SL 1994., L 113, str. 15.

[2] Društvene etičke i privatne potrebe u IKT-u za starije osobe: plan dijaloga – SENIOR, koji je pokrenuo etičku raspravu o IKT-u za starije osobe, dostupan na: http://cordis.europa.eu/news/rcn/29203_en.html

[3] U završnom izvješću o reviziji na stranici 29. očekivani rezultat A opisan je kako slijedi:

„Dokument 1/ Dostava D.2.2. Dostava sadrži 76 stranica. Korisnik je prijavio da je rad na tom dokumentu bio potreban ukupno 419,26 sati (...). Budući da je korisnik dostavio različite verzije dokumenta, revizori mogu pratiti napredak rada (ispravci na prethodne verzije, proširenje dokumenta), međutim, nije moguće povezati rad s navedenim vremenskim okvirom i osobom koja na njemu radi. Primili smo samo dvije poruke e-pošte u kojima možemo povezati rad s [osobom koja radi na dokumentu] od 2. listopada 2008. i od 21. listopada 2008., dok bi navedeni vremenski okvir tog rada trebao biti od 8. siječnja 2008. do 31. listopada 2008. prema pojašnjenju koje je dao korisnik. Unatoč tome i na temelju analize rezultata, revizori smatraju da su prijavljeni sati opravdani”.

[4] U završnom izvješću o reviziji na stranici 30. očekivani rezultat B opisan je kako slijedi: „Dokument 10/ Širenje. Korisnik je pripremio diseminacijske aktivnosti, uključujući tečaj o etici e-uključenosti i prezentaciju konferencije o IKT-u za starije osobe. Korisnik je povezan s tom aktivnošću ukupno 274 sata (...). Alternativni dokazi koje je dostavio korisnik opravdavaju sate prijavljene za tu aktivnost”. 

[5] Drugi predmet rješava se pod referentnim brojem pritužbe 646/2017/JAP.

[6] Revizori su smatrali da nije bilo dovoljno alternativnih dokaza koje je podnositelj pritužbe dostavio kako bi pokušao dokazati da su prijavljeni troškovi osoblja bili legitimni. Budući da su „sustav bilježenja vremena u cijelosti [bio] nepouzdan” i „sati zabilježeni u vremenskim listovima i povezani s različitim rezultatima i aktivnostima [bili] u većini slučajeva jasno precijenjeni”, revizori su odbili sve troškove osoblja podnositelja pritužbe. 

[7] Članak II.14. Prihvatljivi troškovi projekta

1. „Troškovi nastali provedbom projekta moraju ispunjavati sljedeće uvjete kako bi se smatrali prihvatljivima:

a) moraju biti stvarni;

b) moraju biti nastali od strane korisnika;

c) moraju nastati tijekom trajanja projekta, osim troškova nastalih u vezi sa završnim izvješćima i izvješćima koja odgovaraju posljednjem razdoblju, kao i potvrdama o financijskim izvještajima kada se to zatraži u posljednjem razdoblju i završnim preispitivanjima, ako je primjenjivo, koji mogu nastati tijekom razdoblja od najviše 60 dana nakon završetka projekta ili datuma završetka, ovisno o tome što nastupi ranije;

d) moraju se utvrditi u skladu s uobičajenim računovodstvenim i upravljačkim načelima i praksama korisnika. Računovodstveni postupci koji se primjenjuju pri knjiženju troškova i primitaka moraju biti u skladu s računovodstvenim pravilima države u kojoj korisnik ima poslovni nastan. Unutarnji računovodstveni i revizijski postupci korisnika moraju omogućiti izravno usklađivanje troškova i primitaka prijavljenih u vezi s projektom s odgovarajućim financijskim izvještajima i popratnom dokumentacijom;

e) moraju se koristiti isključivo u svrhu postizanja ciljeva projekta i njegovih očekivanih rezultata, na način koji je u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti;

f) moraju biti evidentirani u poslovnim knjigama korisnika; u slučaju doprinosa trećih strana, oni se moraju knjižiti u poslovnim knjigama trećih strana;

g) moraju biti navedeni u procijenjenom ukupnom proračunu u Prilogu I.

Neovisno o točki (a), korisnici mogu odlučiti prijaviti prosječne troškove osoblja ako se temelje na certificiranoj metodologiji koju je odobrila Komisija i koja je u skladu s načelima upravljanja i uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika. Smatra se da se prosječni troškovi osoblja koje na temelju ovog sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava naplaćuje korisnik koji je dostavio potvrdu o metodologiji ne razlikuju znatno od stvarnih troškova osoblja.

Takva se svjedodžba izdaje u skladu s odredbama utvrđenima u članku II.4.

i odgovarajući dio obrasca E iz Priloga VII., osim ako je već podnesen za

prethodni sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava u okviru Sedmog okvirnog programa i metodologija

certificirani nije promijenio”.

[8] To znači da je projekt u potpunosti ostvario svoje ciljeve i tehničke ciljeve za to razdoblje te je čak premašio očekivanja.

[9] Prethodna bilješka 8., Financijska uredba

Članak 80. Pravila o povratu

2. „Ako se dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja planira odreći ili se djelomično odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, on osigurava da je odricanje pravilno i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti (...)”.

Europski kodeks dobrog administrativnog postupanja

Članak 6. Proporcionalnost

1. „Pri donošenju odluka dužnosnik osigurava da su poduzete mjere razmjerne cilju koji se želi postići. Dužnosnik posebno izbjegava ograničavanje prava građana ili nametanje optužbi građanima ako ta ograničenja ili pristojbe nisu u razumnoj vezi sa svrhom mjere koja se provodi.”

2. „Pri donošenju odluka dužnosnik poštuje pravednu ravnotežu između interesa privatnih osoba i općeg javnog interesa.”

[10] Članak 91. Uredbe 1268/2012 (Provedbena uredba Financijske uredbe), SL L 362, 31.12.2012., kako je izmijenjena.