Pozadina

1. Kašnjenja i zakašnjela plaćanja u poslovnim transakcijama imaju negativne učinke na ugovaratelje, posebno na mala poduzeća s ograničenim novčanim tokom ^[1]. Europski parlament i Vijeće donijeli su 16. veljače 2011. Direktivu 2011/7/EU o borbi protiv kašnjenja u plaćanju u poslovnim transakcijama radi zaštite poduzeća, a posebno malih i srednjih poduzeća (MSP-ovi), od kašnjenja u plaćanju privatnih poduzeća i javnih tijela ^[2].

2. Europska komisija u cijelosti je odgovorna za upravljanje proračunom EU-a. Svake se godine gotovo 94 % proračuna EU-a dodjeljuje fondovima i programima u okviru izravnog, neizravnog ili podijeljenog upravljanja ^[3]. Kako bi mogla obavljati svoje zadaće, Komisija mora kupiti i robu i usluge putem poziva na podnošenje ponuda. Zakašnjela plaćanja mogu naštetiti ugledu Komisije i odvratiti MSP-ove i male organizacije od odgovaranja na pozive na podnošenje ponuda ili sudjelovanja u programima financiranja EU-a.

3. Ombudsmanica od 1999. provodi četiri istrage na vlastitu inicijativu o tom pitanju ^[4]. U svojoj odluci o zatvaranju istrage OI/2/2013/EIS ombudsmanica je napomenula da se prosječno vrijeme plaćanja Komisije smanjilo 2011. i 2012., kao i broj i vrijednost zakašnjelih plaćanja. Budući da se uspješnost Komisije pozitivno promijenila, u to vrijeme nije bilo razloga za daljnje istrage. Ombudsmanica je ipak smatrala da je to pitanje potrebno i dalje preispitivati te je pozvala Komisiju da joj dostavi statističke podatke o zakašnjelim plaćanjima za 2013. čim budu dostupni.

4. Komisija je u svibnju 2014. dostavila zatražene brojke, koje su pokazale da su se broj i vrijednost zakašnjelih plaćanja u 2013. povećali u odnosu na 2012. Ombudsmanica je stoga odlučila pokrenuti novu istragu kako bi razumjela razloge za ta povećanja i ocijenila korektivne mjere koje poduzima Komisija.

Istraga

5. Ova istraga odnosi se na plaćanja koja je Komisija izvršila u okviru izravnog i neizravnog upravljanja, s posebnim naglaskom na privatne ugovaratelje i korisnike bespovratnih sredstava i subvencija, za koje je vjerojatnije da će se javna tijela suočiti s poteškoćama zbog kašnjenja u plaćanju.

6. Ombudsmanica je zatražila informacije o broju i postotku slučajeva u kojima je došlo do kašnjenja u plaćanju, opsegu kašnjenja, predmetnim iznosima i slučajevima u kojima su kamate plaćene zbog zakašnjelog plaćanja. Ombudsmanica je također pitala Komisiju zašto je došlo do kašnjenja i koje korektivne mjere poduzima.

7. Osoblje Ombudsmana provelo je i izravni nadzor 16 predmeta povezanih s plaćanjima sedam glavnih uprava (GU-ova) i jedne izvršne agencije ^[5]. Iako su te inspekcije bile ograničene u smislu broja obuhvaćenih glavnih uprava i pregledanih spisa, pružile su koristan uvid u probleme koji su se pojavili te su utvrdile neke od korisnih praksi uvedenih u određenim područjima, kao i neke problematične prakse. Kako bi informacije bile dostupne u najvećoj mogućoj mjeri, Ombudsmanica je odlučila odgoditi dovršetak te istrage dok Komisijina godišnja izvješća o radu za 2015. ne postanu dostupna.

8. U provedbi svoje istrage Ombudsmanica je razmotrila i dužnost Komisije da osigura dobro financijsko upravljanje, posebno izbjegavanjem nepravilnih ili pogrešnih plaćanja, i temeljno pravo ugovaratelja i korisnika na dobru upravu, posebno rješavanjem njihovih zahtjeva za plaćanje u razumnom roku. Ombudsmanica je nadalje razmotrila važnost izbjegavanja nerazmjernog administrativnog opterećenja za ugovaratelje i korisnike.

Informacije dobivene tijekom istrage

A. Poštovanje rokova plaćanja od strane Komisije

9. Ombudsmanica je zatražila i dobila statističke podatke za 2013., 2014. i 2015.[6].

10. Komisija je 2015. izvršila 379 220 plaćanja u ukupnoj vrijednosti od 26,67 milijardi EUR. Komisija je utvrdila da je 67 805 plaćanja, u iznosu od 2,47 milijardi EUR, izvršeno izvan zakonskih rokova. Zakašnjela plaćanja u 2015. stoga su činila 17,9 % svih plaćanja Komisije po broju i 9,3 % vrijednosti.

a. Komisijino neto vrijeme plaćanja ^[7] (u danima)

 

2011	2012	2013	2014	2015
26	25	24	28	24

b. Broj i vrijednost zakašnjelih plaćanja

	2011	2012	2013*	2014*	2015*
Broj	50.481	46.815	64.647	74.439	67.805
Vrijednost (u milijunima EUR)	1.516	1.377	1.857	2.904	2.472

c. Postotak zakašnjelih plaćanja

* Zakašnjela plaćanja izračunavaju se na temelju važeće Financijske uredbe za ugovore i sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava potpisane od 2013. i na temelju Financijske uredbe iz 2007. za ugovore i sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava potpisane prije 2013.

d. Prosječno kašnjenje plaćanja izvršenih izvan zakonskih rokova (u danima)

11. Neto vrijeme plaćanja Komisije smanjilo se od 2011. (osim 2014., kako će biti objašnjeno u nastavku). Od 2011. smanjuje se i prosječan broj dana zakašnjelih plaćanja (osim 2015.). S druge strane, dok se postotak zakašnjelih plaćanja u razdoblju od 2009. do 2012. smanjio, znatno je porastao te je 2014. dosegnuo vrhunac. U 2015. došlo je do poboljšanja, ali taj je postotak i dalje viši od razina iz 2013.

e. Tipologija zakašnjelih plaćanja

*Plaćanja među službama i drugim institucijama i tijelima EU-a

12. Naknade i povrati troškova stručnjacima, koji su obično plaćanja male vrijednosti, daleko su najveća kategorija zakašnjelih plaćanja u smislu broja (53 608 u 2015., tj. 79,2 % svih zakašnjelih plaćanja). Međutim, oni predstavljaju samo 33 milijuna EUR, tj. 1,3 % zakašnjelih plaćanja u vrijednosti. S druge strane, bespovratna sredstva i nabava, koji uključuju veće iznose novca, čine relativno mali broj plaćanja (10 061 ili 14,8 % svih zakašnjelih plaćanja), ali iznose 91,9 % zakašnjelih plaćanja u smislu vrijednosti (2,27 milijardi EUR).

13. Od 1. siječnja 2008.^[8] vjerovnici automatski imaju pravo na zatezne kamate u slučaju zakašnjelog plaćanja, pod uvjetom da obračunate kamate premašuju 200 EUR. Ako je kamata jednaka ili manja od 200 EUR, plaća se samo na zahtjev. Broj zahtjeva za zatezne kamate i ukupan iznos kamata koje je platila Komisija znatno su se povećali 2014. i 2015. zbog povećanog broja plaćanja izvan zakonskih rokova.

f. Broj zahtjeva za zatezne kamate

g. Zatezne kamate koje plaća Komisija (u milijunima EUR)

B. Glavni razlozi viših prosječnih zakašnjelih plaćanja

14. U svojem prvom odgovoru Ombudsmanu Komisija je utvrdila dva glavna razloga za povećanje prosjeka zakašnjelih plaćanja u 2013. i 2014.: kraći rokovi plaćanja koji su uvedeni od početka 2013. stupanjem na snagu Uredbe 966/2012 ^[9] (dalje u tekstu „sadašnja Financijska uredba”) i manjak odobrenih sredstava za plaćanje [10] s kojim se Komisija suočila 2014.

Prvi glavni razlog: stroži rokovi plaćanja

15. Do 31. prosinca 2012. Komisijini zakonski rokovi za plaćanje iznosili su 30 kalendarskih dana za uslugu ili isporuku i 45 kalendarskih dana za ugovore, bespovratna sredstva i odluke koji nisu ovisili o odobrenju izvješća ili potvrde. Za plaćanja za koja je bilo potrebno izvješće ili potvrda rok od 45 dana počeo je teći tek nakon odobrenja izvješća. Rok za odobrenje nije mogao biti dulji od 20 dana za jednostavne ugovore koji se odnose na isporuku robe i usluga, 45 dana za druge ugovore, bespovratna sredstva i odluke te 60 dana za slučajeve koji uključuju tehničke usluge ili djelovanja koja su bila posebno složena za ocjenjivanje ^[11]. Plaćanje je stoga moglo trajati do 105 kalendarskih dana u složenom slučaju u kojem je bilo potrebno 60 dana za odobrenje izvješća i dodatnih 45 dana za izvršenje plaćanja.

16. Rokovi i njihov izračun izmijenjeni su i zbog toga smanjeni postojećom Financijskom uredbom. U skladu s člankom 92. stavkom 1. postojeće Financijske uredbe „[p]ajam se izvršava u okviru:

(a) 90 kalendarskih dana za sporazume o delegiranju, ugovore, sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava i odluke koje uključuju tehničke usluge ili aktivnosti koje je posebno složeno evaluirati i za koje plaćanje ovisi o odobrenju izvješća ili potvrde;

(b) 60 kalendarskih dana za sve druge sporazume o delegiranju, ugovore, sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava i odluke čije plaćanje ovisi o odobrenju izvješća ili potvrde;

(c) 30 kalendarskih dana za sve ostale sporazume o delegiranju, ugovore, sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava i odluke”.

17. Ti rokovi uključuju vrijeme koje je Komisiji potrebno za procjenu i odobravanje svih popratnih dokumenata. To znači da, u skladu s postojećom Financijskom uredbom, rok za plaćanje ne smije biti dulji od 90 dana čak ni u najsloženijim slučajevima [12].

Drugi glavni razlog: nedostatak odobrenih sredstava za plaćanje u 2014.

18. Drugi glavni razlog znatnog povećanja zakašnjelih plaćanja između 2013. i 2014. bio je manjak odobrenih sredstava za plaćanje koji je dogovorilo proračunsko tijelo (Parlament i Vijeće). Taj je problem, koji se pojavio 2014.[13], doveo do zaostataka u plaćanjima.

19. Ombudsmanica je od Komisije zatražila da joj dostavi broj i vrijednost zakašnjelih plaćanja do kojih je došlo zbog manjka odobrenih sredstava za plaćanje u 2014. i 2015. Komisija je dostavila podatke koji pokazuju da je nedostatak odobrenih sredstava za plaćanje činio 2,5 % svih zakašnjelih plaćanja u 2014. (tj. 1 851 od ukupno 74 439) i 26 % vrijednosti (tj. 755 milijuna EUR od ukupno 2,90 milijardi EUR). Taj se problem uglavnom odnosio na bespovratna sredstva i račune za javnu nabavu.

h. Analiza broja i vrijednosti zakašnjelih plaćanja

20. Komisija je obavijestila Ombudsmana da, unatoč naporima koje je uložila u svibnju 2014. kako bi dobila potrebno povećanje odobrenih sredstava za plaćanje, proračunsko tijelo nije pristalo odobriti odobrena sredstva za plaćanje do sredine prosinca 2014. Pritom je osigurao 1,1 milijardu EUR manje od iznosa koji je zatražila Komisija. Zbog toga Komisija 2014. nije mogla ispuniti sve svoje pravne obveze. Nedostatak odobrenih sredstava za plaćanje također je utjecao na brojke za 2015.; zaostaci u plaćanjima iz 2014. uzrokovali su određena kašnjenja početkom 2015.

21. U svojem zahtjevu za dodatne informacije ombudsmanica je od Komisije zatražila informacije o mjerama koje je poduzela kako bi ublažila učinke tog nedostatka odobrenih sredstava za plaćanje. Ombudsmanica je bila posebno zainteresirana za to je li Komisija dala prednost financijski osjetljivim korisnicima. Komisija je kao odgovor na te zabrinutosti navela sljedeće mjere:

(i) Komisija je prednost dala zahtjevima za plaćanje osjetljivih subjekata koji su bili izloženi riziku od nesolventnosti u slučaju kašnjenja u plaćanju (nevladine organizacije, mala privatna poduzeća i pojedinci) pred zahtjevima za plaćanje velikih privatnih poduzeća, međunarodnih organizacija i agencija država članica.

ii. Komisija je dala prednost zahtjevima za plaćanje konzorcijima koji su uključivali MSP-ove.

iii. Komisija je odgodila plaćanja korisnicima nižeg prioriteta kako bi raspolagala pričuvom za plaćanja osjetljivim korisnicima.

iv. Komisija je dala prednost većem broju manjih zahtjeva za plaćanje, koji uglavnom potječu od MSP-ova i drugih osjetljivih korisnika, u odnosu na velika plaćanja korisnicima s niskim prioritetom.

v. Komisija je prednost dala zahtjevima za plaćanje za politički osjetljivije projekte ili korisnike.

22. Kako bi dodatno dala prednost plaćanjima osjetljivim korisnicima, Komisija je uvela druge mjere ublažavanja, kao što su: odgađanje poziva na podnošenje prijedloga, datum početka projekata i potpisivanje pravnih obveza; odgađanje ili smanjenje plaćanja pretfinanciranja ili predujmova; odgoda plaćanja nižeg prioriteta ili djelomičnih plaćanja; odgoda završnih plaćanja kako bi se odgovorilo na hitne nove potrebe; i osiguravanje aktivnog upravljanja odobrenim sredstvima za plaćanje kontinuiranim prijenosima između proračunskih linija ^[14].

Ostali razlozi

23. Komisija je utvrdila sljedeće razloge, osim nedostatka odobrenih sredstava za plaćanje i novih zakonskih rokova, kojima se mogu pripisati kašnjenja u plaćanju:

• sve veći broj plaćanja i njihova nejednaka raspodjela tijekom godine u kombinaciji sa smanjenjem broja osoblja;
• dugotrajni postupci za postupanje s plaćanjima stručnjacima; i
• zakašnjelo podnošenje popratne dokumentacije od strane korisnika.

24. Komisija je skrenula pozornost i na sljedeće korektivne mjere koje je poduzela:

• centralizirala je registraciju računa unutar glavnih uprava;
• prešlo je sa sekvencijalne analize završnih izvješća operativnih i financijskih agenata na paralelnu analizu s istim rokom i sa samo jednim (ako je potrebno) zahtjevom za dodatne informacije;
• razvio je internetske alate za korisnike za podnošenje zahtjeva za plaćanje i popratne dokumentacije;
• uspostavila je mehanizme praćenja, kao što su izvješća i ključni pokazatelji uspješnosti;
• podigla je svijest među operativnim i financijskim agentima;
• poduzela je mjere za učinkovitu primjenu suspenzija; i
• za velik broj plaćanja male vrijednosti pojednostavnila je financijske procese, centralizirala financijske tokove i u nekim slučajevima prenijela znatan dio tih plaćanja na usluge koje su specijalizirane i učinkovitije u rješavanju velikog broja plaćanja.

25. Naposljetku, Komisija je utvrdila sljedeće korake koje je poduzela kako bi osigurala da se plaćanja suspendiraju samo ako je to ispravno:

• poboljšao je smjernice za podnositelje zahtjeva s pomoću priručnika, informativnih dana i početnih sastanaka, jasnijih uputa o tome kako predstaviti potrebne informacije, internih radionica i smjernica operativnim i financijskim zastupnicima;
• ima standardizirane zahtjeve za dodatne informacije, specifične za svaku vrstu troškova; i
• uvela je ili u većoj mjeri iskoristila plaćanja jednokratnih iznosa i jedinične troškove [15] kako bi pojednostavnila i ubrzala postupak plaćanja.

Procjena Europskog ombudsmana

A. Manjak odobrenih sredstava za plaćanje u 2014.

26. Ombudsmanica napominje da je manjak odobrenih sredstava za plaćanje bio izvan kontrole Komisije i pozdravlja mjere poduzete kako bi se osiguralo da se prednost da plaćanjima MSP-ovima i drugim financijski osjetljivim primateljima. Nadalje napominje da je, osim negativnog učinka na ugovaratelje i korisnike, suočavanje s tim manjkom odobrenih sredstava za plaćanje dovelo do dodatnog administrativnog rada Komisije.

B. Promjene u uspješnosti Komisije

27. Ombudsmanica je usredotočena na zakašnjela plaćanja koja proizlaze iz drugih čimbenika osim nedostatka odobrenih sredstava za plaćanje, što se može vidjeti na slici i. u nastavku.

i. – Postotak zakašnjelih plaćanja među svim plaćanjima koja je izvršila Komisija

* Isključujući zakašnjela plaćanja zbog nedostatka odobrenih sredstava za plaćanje

28. Ombudsmanica razumije da je povećani postotak (u ukupnom broju i vrijednosti) zakašnjelih plaćanja od 2013. nadalje uglavnom posljedica kraćih rokova uvedenih postojećom Financijskom uredbom. Uspješnost Komisije nije se negativno promijenila u apsolutnom smislu; Naprotiv, Komisijino neto vrijeme plaćanja skratilo se tijekom godina. Ombudsmanica istodobno ističe da će Komisija morati uložiti znatne napore kako bi ispunila trenutačne zakonske rokove. Iako trenutačni kraći rokovi pomažu u objašnjavanju povećanog udjela zakašnjelih plaćanja, oni za njih ne mogu poslužiti kao opravdanje.

C. Mjere koje je Komisija poduzela kako bi općenito poboljšala svoj postupak plaćanja

29. Prije davanja prijedloga za poboljšanje važno je detaljnije ispitati činjenicu da se situacija znatno razlikuje unutar Komisije, što je vidljivo iz godišnjih izvješća o radu Komisije ^[16]. Postotak zakašnjelih plaćanja (po broju) kretao se od manje od tri posto u 2015. za nekoliko glavnih uprava i izvršnih agencija do 24 posto za GU za međunarodnu suradnju i razvoj (DEVCO). Iako Komisija napominje da relativnu uspješnost prati računovodstveni službenik i da se poduzimaju daljnje mjere u slučajevima u kojima su utvrđeni problemi s određenim glavnim upravama, Ombudsmanica primjećuje da su neke glavne uprave od 2013. imale visok postotak zakašnjelih plaćanja. To ne znači automatski da su glavne uprave s najvišim prosjecima najproblematičnije jer neke upravljaju vrlo složenim programima financiranja, dok druge upravljaju jednostavnijim ugovorima. Međutim, Komisija treba obratiti posebnu pozornost na uprave koje se bave trećim zemljama (kao što su GU DEVCO, GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu (GU ECHO)) ili Služba za instrumente vanjske politike (FPI) sa zakašnjelim plaćanjima u rasponu od 15 do 25 % svih plaćanja tijekom nekoliko godina. Ombudsmanica istodobno uviđa da se te uprave mogu suočiti s posebnim poteškoćama koje proizlaze iz činjenice da se velik dio njihove potrošnje odnosi na treće zemlje.  

30. Ombudsmanica također napominje da su neke od mjera koje je spomenula Komisija, posebno bolja koordinacija između financijskih i operativnih provjera te ubrzana plaćanja stručnjacima, opetovani problemi koji su se već pojavili u odgovorima na savjetovanje koje je Ombudsman pokrenuo 2010. u kontekstu istrage na vlastitu inicijativu OI/1/2009/GG [17].

31. Inspekcijom Europskog ombudsmana otkriveno je da kašnjenja u plaćanju mogu proizlaziti iz različitih uzroka na financijskoj i operativnoj razini: nerazumijevanje radnog postupka, nedostatak osoblja u financijskoj službi, zakašnjelo podnošenje tehničke evaluacije od strane vanjskog stručnjaka ili zakašnjelo odobrenje dokumentacije o plaćanju na operativnoj razini.

32. Tijekom inspekcije ombudsmanica je utvrdila i da Komisija pomno prati svoje ključne pokazatelje uspješnosti u pogledu vremena plaćanja i da su uvedene mnoge dobre prakse, kao što su sustavna upotreba kontrolnih popisa za operativnu i financijsku provjeru, uspostava zajedničkog centra za potporu istraživačkim programima i stroža primjena rokova pri vanjskoj tehničkoj provjeri. Kad je riječ o plaćanjima stručnjacima, koji čine veliku većinu zakašnjelih plaćanja u smislu broja, Komisija je razvila nekoliko internetskih alata za stručnjake za podnošenje zahtjeva za plaćanje za koje Ombudsman smatra da će ubrzati postupak.

33. Ombudsmanica potvrđuje da je njezina inspekcija uključivala ograničen broj predmeta i da nije trebala biti iscrpna. Osim toga, zbog raznolikosti situacija među službama Komisije mogu biti potrebna različita rješenja. Međutim, pri usporedbi praksi diljem Komisije Ombudsman je utvrdio da ima prostora za poboljšanje u trima posebnim područjima:

(i) Daljnje jačanje suradnje između službi Komisije koje se bave operativnim dijelom projekata i službi koje se bave financijskim aspektima. To pitanje, koje je već spomenuto u savjetovanju koje je Ombudsman pokrenuo 2010., postavljeno je tijekom inspekcije u GU-u ECHO, koji je poduzeo korake za poboljšanje situacije.

ii. uvođenje krugova za obradu računa bez papira (neke glavne uprave koje je posjetilo osoblje Ombudsmana i dalje se oslanjaju na papirnate datoteke). Ombudsmanica razumije da je postignut napredak u tom području jer je cijeli postupak podnošenja troškovnika i popratne dokumentacije u drugim glavnim upravama elektronički.

iii. Uvijek se poštuje interni rok Komisije od sedam kalendarskih dana za registraciju računa, što je prvi korak u postupku plaćanja. To je pitanje posebno važno za GU DEVCO i utvrđeno je u internim izvješćima u kojima se analiziraju ključni pokazatelji uspješnosti GU-a.

34. Naposljetku, inspekcija je pokazala da fluktuacija osoblja unutar financijskih i operativnih jedinica može dovesti do kašnjenja u slučaju složenih projekata koji su osmišljeni tako da traju nekoliko godina. Ombudsmanica priznaje da ne postoji jednostavno ili kratkoročno rješenje tog problema. Međutim, to je navedeno tijekom Ombudsmanove inspekcije kao važno pitanje u cjelokupnom kontekstu, posebno u području istraživanja [18].

D. Upravljanje suspenzijama

35. Komisija je 2015. utvrdila 26 511 suspenzija ^[19] zahtjeva za plaćanje, od kojih je 91 % potaknuto dokumentima koji nedostaju, ispravcima, zahtjevima za dodatne informacije ili potrebom za izmjenom ugovora. Prema godišnjim izvješćima o radu Komisije postotak suspendiranih plaćanja (po broju) u 2015. razlikovao se među glavnim upravama od manje od 5 % u 2015. do 35 % u slučaju Glavne uprave za istraživanje i inovacije (RTD).

36. Ombudsmanica je svjesna činjenice da se suspenzijama nastoje izbjeći nepravilna ili pogrešna plaćanja i da su one temeljni alat za osiguravanje dobrog financijskog upravljanja. Suspenzije također mogu pružiti priliku osoblju Komisije da pruži savjete korisnicima. Međutim, suspenzije bi trebale biti ograničene na ono što je strogo nužno s obzirom na to da, kao i kašnjenja u plaćanju, dugotrajne suspenzije mogu imati štetne učinke na male organizacije s ograničenim novčanim tokom. Visok udio obustavljenih plaćanja u nekim glavnim upravama upućuje na to da, unatoč nastojanjima Komisije da poboljša svoje smjernice i pojednostavni svoje ugovore, korisnici i dalje nailaze na poteškoće koje opravdavaju njihove zahtjeve za povrat troškova.

37. Ombudsmanica napominje da Komisijina godišnja izvješća o radu, iako često analiziraju „neto vrijeme potrebno za plaćanje”, ne pružaju uvijek informacije o „bruto vremenu potrebnom za plaćanje”, što uključuje razdoblja u kojima su plaćanja obustavljena ^[20]. Dok se „neto vrijeme za plaćanje” mjeri kako Komisija poštuje zakonske rokove, „bruto vrijeme za plaćanje” mjeri stvarno vrijeme koje korisnici moraju čekati prije primanja plaćanja. Objavljivanje više informacija o „bruto vremenu potrebnom za plaćanje” poslužilo bi kao koristan pokazatelj za mjerenje napora Komisije da dodatno pojednostavni dodjelu sredstava EU-a. Time bi se povećala i transparentnost u pogledu učinka mehanizama koje je Komisija uspostavila za provjeru zahtjeva za plaćanje [21]. Ombudsman stoga daje odgovarajući prijedlog Komisiji.

38. Naposljetku, Komisija je navela da je, među mjerama provedenima za poboljšanje postupka plaćanja, pri analizi završnih izvješća „podnijela samo jedan (ako je potrebno) zahtjev za dopunske informacije”. Međutim, u jednom slučaju koji su pregledale službe Ombudsmana, privremenom plaćanju prethodilo je 13 uzastopnih zahtjeva za informacije poslanih korisniku u okviru uredske provjere, raspoređenih na više od jedne godine s dugim razdobljima administrativne neaktivnosti. Iako podupire pravodobnu primjenu suspenzija kao temeljnog alata za osiguravanje dobrog financijskog upravljanja i poštovanje rokova za plaćanje, Ombudsmanica smatra da bi, na temelju načela dobre uprave, Komisija trebala pojačati napore kako bi ograničila broj uzastopnih zahtjeva poslanih korisnicima.

E. Plaćanje zateznih kamata

39. Nakon isteka rokova utvrđenih u Financijskoj uredbi vjerovnici, osim država članica, automatski imaju pravo na zatezne kamate [22]. U članku 111. stavku 4. Pravila za primjenu Financijske uredbe [23] navodi se da se „kad god je kamata izračunana u skladu s prvim podstavkom manja ili jednaka 200 EUR, isplaćuje vjerovniku samo na zahtjev podnesen u roku od dva mjeseca od primitka zakašnjelog plaćanja”.

40. Ombudsmanica je pregledala spise u trima predmetima s najvišim zateznim kamatama isplaćenima 2014. Njezin je zaključak da nijedan slučaj nije posljedica nepravilnosti u postupanju jer je jedan pokrenut sudskom odlukom, a druga dva zbog nedostatka odobrenih sredstava za plaćanje.

Zaključci

41. Ombudsmanica pozdravlja napredak postignut u smanjenju broja i vrijednosti zakašnjelih plaćanja u 2015., nakon što je vrhunac dosegnut 2014. Priznaje da je manjak odobrenih sredstava za plaćanje u 2014. bio izvan kontrole Komisije. Posebno pozdravlja mjere koje je Komisija u tom kontekstu uvela kako bi se prednost dala financijski osjetljivim korisnicima. Nadalje, uviđa da je rješavanje tog manjka odobrenih sredstava za plaćanje dovelo do dodatnog administrativnog rada Komisije. Osim tog iznimnog čimbenika, Ombudsmanica smatra da povećani prosjeci zakašnjelih plaćanja iz 2013., i u pogledu broja i u pogledu vrijednosti, ne znače da se uspješnost Komisije u apsolutnom smislu pogoršala. Međutim, one pokazuju da će Komisija morati pojačati svoje napore ako želi poštovati strože zakonske rokove koji su na snazi od siječnja 2013.

42. Ombudsmanica je svjesna, na temelju pritužbi pojedinačnih korisnika ili ugovaratelja, da se neki MSP-ovi i manje nevladine organizacije teško nose s teretom ispunjavanja zahtjeva Komisije u pogledu financijskog izvješćivanja. Postoji rizik da će se manji subjekti odvratiti od sudjelovanja u projektima koje financira EU samo zbog rizika od toga da Komisija ne dopusti nastale troškove. Iako cijeni potrebu da Komisija štiti od svake zlouporabe sredstava EU-a, Ombudsmanica smatra da bi Komisija mogla imati prostora za daljnju prilagodbu svojih zahtjeva u slučaju manjih subjekata. Zapravo bi moglo biti korisno da Komisija dobije vanjske savjete o tome kako bi mogla prilagoditi svoje zahtjeve kako bi se bolje olakšale potrebe manjih gospodarskih subjekata.

43. Ombudsman stoga zaključuje ovu istragu i daje Komisiji sljedeće prijedloge [24]:

1. Komisija bi trebala nastaviti ulagati napore kako bi:

• ubrzati registraciju računa, što je prvi korak u postupku plaćanja;
• bolju koordinaciju financijskih i operativnih provjera;
• daljnji razvoj podnesaka bez papira i krugova bez papira;
• istražiti koje su daljnje prilagodbe moguće kako bi se zadovoljile potrebe manjih gospodarskih subjekata;
• osigurati da je broj uzastopnih zahtjeva za pojašnjenje poslanih korisnicima ograničen na ono što je strogo nužno; i
• upravljati mobilnošću osoblja kako bi se negativne posljedice prekomjerne fluktuacije osoblja svele na najmanju moguću mjeru.

2. Komisija bi trebala objaviti više informacija o svojem bruto vremenu plaćanja u svojim godišnjim izvješćima o radu.

 

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 19. prosinca 2016.

 

 

[1] Vidjeti, na primjer, Komisijin gospodarski dokument 531 „The Economic Impact of Late Payments” (Gospodarski učinak zakašnjelih plaćanja), rujan 2014.

[2] Direktiva 2011/7/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. veljače 2011. o borbi protiv kašnjenja u plaćanju u poslovnim transakcijama, SL 2011., L 48, str. 1. Ova je Direktiva upućena državama članicama EU-a, ali Ombudsmanica smatra da bi Komisija, koja je pripremila prijedlog, trebala služiti kao primjer.

[3] Kad je riječ o programima pod izravnim upravljanjem, Komisija je zadužena za sve zadaće izvršenja proračuna. U slučaju programa u okviru neizravnog upravljanja Komisija povjerava izvršenje proračuna partnerskim zemljama, javnim razvojnim agencijama ili međunarodnim organizacijama. Kad je riječ o programima u okviru podijeljenog upravljanja, Komisija delegira provedbene zadaće državama članicama EU-a.

[4] Vidjeti istrage OI/5/99/(IJH)GG, zaključene 16. veljače 2001.; OI/5/2007/GG, zatvoren 20. lipnja 2008.; OI/1/2009/GG, zatvoren 8. veljače 2001.; i OI/2/2013/EIS, zaključeno 17. prosinca 2013.

[5] Pregledana dokumentacija odnosila se na tri slučaja s najdužim kašnjenjima u plaćanju primateljima koji nisu javni korisnici u 2014., tri slučaja u kojima je najveći iznos kamata isplaćen privatnim primateljima, tri slučaja s najvećim brojem uzastopnih suspenzija, tri slučaja povezana sa zakašnjelim plaćanjima MSP-ovima i četiri slučaja koja je Komisija smatrala primjerom.

[6] Kako bi se ti podaci stavili u širi kontekst, dodani su podacima dobivenima tijekom prethodnih istraga Europskog ombudsmana kad god je to bilo moguće. Izvorne tablice koje je dostavila Komisija dostupne su na internetskoj stranici Europskog ombudsmana na sljedećoj adresi: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/68950/html.bookmark http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/68951/html.bookmark

[7] Prosječan broj dana potreban za plaćanje, ne uzimajući u obzir suspenzije.

[8] Članak 106. stavak 5. Uredbe Komisije (EZ, EURATOM) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica, SL 2002., L 357, str. 1.

[9] Uredba 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća 1605/2002, SL 2012., L 298, str. 1.

[10] Proračun EU-a sastoji se od „odobrenih sredstava za preuzimanje obveza” i „odobrenih sredstava za plaćanje”. Odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza pokrivaju se ukupni troškovi pravnih obveza (ugovora, sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava itd.) koje Komisija može potpisati u financijskoj godini. Odobrenim sredstvima za plaćanje pokrivaju se iznosi dospjeli u tekućoj godini koji proizlaze iz pravnih obveza potpisanih iste godine ili ranije.

[11] Članak 106. Uredbe 2342/2002.

[12] Komisija je 14. rujna 2016. predstavila prijedlog nove Financijske uredbe. Međutim, odredbe koje se odnose na rokove za plaćanje i plaćanje zateznih kamata uglavnom ostaju nepromijenjene.

[13] Na primjer, vidjeti: http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-14-550_en.htm

[14] Nadalje, 19. svibnja 2015., nakon prijedloga Komisije, Europski parlament, Vijeće i Komisija postigli su dogovor o "zajedničkoj izjavi o planu plaćanja za razdoblje 2015. - 2016.".

[15] Za jedinične troškove nadoknada se izračunava na temelju isporučene količine pomnožene s jediničnim troškom. Paušalni iznosi fiksni su iznos koji se nadoknađuje nakon ispunjenja uvjeta sporazuma o aktivnostima ili ostvarenjima.

[16] Kako je predviđeno člankom 111. stavkom 5. Pravila za primjenu Financijske uredbe, službe Komisije objavljuju informacije o poštovanju rokova za plaćanje u svojem godišnjem izvješću o radu i u sažetku koji se podnosi Europskom parlamentu i Vijeću. Vidjeti godišnja izvješća o radu za 2015. (tablica 6. Priloga 3.): http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/amp/mplans2015_en.htm

[17] http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10076/html.bookmark

[18] U jednom nadziranom slučaju Ombudsman je utvrdio da su četiri uzastopna projektna službenika bila zadužena za praćenje projekta između 1. siječnja 2011. i 30. lipnja 2014., što je u prosjeku manje od jedne godine po službeniku.

[19] U skladu s člankom 92. stavkom 2. Financijske uredbe službe Komisije imaju pravo suspendirati rok za plaćanje ako iznos zahtjeva za plaćanje nije dospio ili ako nisu dostavljeni odgovarajući popratni dokumenti.

[20] „bruto vrijeme potrebno za plaćanje” pojavljuje se u samo nekoliko godišnjih izvješća o radu glavnih uprava i izvršnih agencija, uglavnom u području istraživanja.

[21] Opsežne prethodne provjere zahtjeva za plaćanje doista mogu smanjiti broj pogrešaka, ali vjerojatno će i povećati bruto vrijeme plaćanja. Naprotiv, selektivne kontrole vjerojatno će skratiti bruto vrijeme plaćanja, ali mogu dovesti do većeg broja pogrešnih plaćanja.

[22] Cilj zateznih kamata je dvostruk. Prvo, cilj mu je ugovaratelju/korisniku nadoknaditi troškove uzrokovane zakašnjelim plaćanjem (na primjer, ako su u međuvremenu pretrpjeli smanjeni novčani tok ili su morali posuđivati novac). Kao drugo, riječ je o proračunskoj sankciji koja se primjenjuje na instituciju odgovornu za zakašnjelo plaćanje i koja služi kao poticaj za pravodobno plaćanje.

[23] Delegirana uredba Komisije br. 1268/2012 od 29. listopada 2012. o pravilima za primjenu Uredbe br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije, SL 2012., L 362, str. 1.

[24] S obzirom na razlike u uspješnosti u Komisiji, Ombudsmanica uviđa da neki od tih prijedloga možda nisu relevantni za neke glavne uprave Komisije.