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Recommandation du Médiateur européen dans l’affaire 934/2018/RM sur le fait que la Commission européenne n’a pas traité une demande d’accès à des documents d’information à l’intention du commissaire chargé du budget et des ressources humaines dans un délai acceptable
Recommandation
Affaire 934/2018/RM - Ouvert le Jeudi | 31 mai 2018 - Recommandation le Jeudi | 12 juillet 2018 - Décision le Mardi | 04 décembre 2018 - Institution concernée Commission européenne ( Mauvaise administration constatée ) - Pays Allemagne
L’affaire concernait une demande d’accès à des documents d’information préparés pour les réunions du commissaire au budget et aux ressources humaines et de ses conseillers avec des tiers. La Commission n'a pas pris de décision sur la demande après plus d'un an.
Au cours de l'enquête, la Commission a indiqué qu'elle n'était toujours pas en mesure de prendre une décision. Le Médiateur a estimé que ce retard constituait un cas de mauvaise administration et a recommandé à la Commission de prendre une décision sans délai et de fournir au plaignant une liste de tous les documents couverts par sa demande.
Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen [1]
Antécédents de la plainte
1. Le 3 mai 2017, le plaignant – un citoyen allemand – a demandé l’accès à des documents d’information préparés pour les réunions du commissaire au budget et aux ressources humaines et de son équipe de conseillers (ci-après le «cabinet») avec des tiers entre le 1er septembre 2016 et le 3 mai 2017 [2]. La demande a été présentée conformément aux règles de l’UE relatives à l’accès du public aux documents [3] (règlement (CE) no 1049/2001). La référence de la Commission est Gest Dem 2017/2627.
2. Le 29 mai 2017, la Commission européenne a écrit au plaignant pour l’informer qu’elle prolongeait le délai de traitement de sa demande de 15 jours ouvrables, comme le prévoit le règlement (CE) no 1049/2001. Cela était dû à la taille des fichiers qu'il devait examiner pour récupérer les documents demandés.
3. Le 20 juin 2017, la Commission a écrit au plaignant pour proposer une «solution équitable». En particulier, elle a demandé s’il accepterait de restreindre la portée de sa demande, étant donné que la «charge administrative» impliquée dans l’analyse de tous les dossiers en question était «trop élevée» pour le cabinet du commissaire.
4. En réponse, le plaignant a demandé à la Commission de lui fournir une liste des documents couverts par sa demande dans un délai défini [4]. Il indiquerait ensuite les documents auxquels il souhaite avoir accès, en tenant compte des exceptions prévues par le règlement (CE) no 1049/2001 [5].
5. N’ayant pas reçu de réponse de la Commission au 30 juin 2017, le plaignant a supposé qu’il rejetait implicitement sa demande. En conséquence, il a demandé à la Commission de réexaminer sa décision (en introduisant une «demande confirmative», comme le prévoit le règlement (CE) no 1049/2001).
6. Le 25 juillet 2017, la Commission a écrit au plaignant pour l’informer qu’elle prolongeait le délai de traitement de sa demande confirmative de 15 jours ouvrables, comme le prévoit le règlement (CE) no 1049/2001.
7. Le 17 août 2017, la Commission a déclaré qu’elle n’était toujours pas en mesure de prendre une décision sur la demande en raison de «consultations internes».
8. En réponse, le plaignant a demandé à la Commission d'indiquer quand elle serait en mesure de prendre une décision. La Commission a répondu que le retard était dû à la portée de la demande et qu’elle n’était pas en mesure d’indiquer combien de temps prendrait la consultation interne correspondante.
9. Le 20 mars 2018, le plaignant a demandé une mise à jour à la Commission, qui a répondu qu’elle n’avait pas conclu l’évaluation des documents concernés par la demande, mais qu’elle le ferait «dans les meilleurs délais».
10. Le 22 mai 2018, n’ayant pas entendu la Commission, le plaignant s’est adressé au Médiateur.
L'enquête
11. La Médiatrice a ouvert une enquête sur le temps pris par la Commission pour répondre à la demande d’accès aux documents.
12. Au cours de l'enquête, le Médiateur a écrit à la Commission pour l'inviter à prendre une décision sur la demande et, dans l'intervalle, à fournir au plaignant une liste des documents visés par sa demande. En réponse, la Commission a indiqué qu’elle préparait sa réponse à la demande confirmative du plaignant et qu’elle «espérait» l’envoyer «avant les vacances d’été».
Évaluation du Médiateur aboutissant à une recommandation
13. Cela fait maintenant plus d’un an que le plaignant a présenté pour la première fois sa demande d’accès aux documents, et les délais et prorogations prévus par le règlement (CE) no 1049/2001 se sont écoulés depuis longtemps. Il est compréhensible qu’il considère que le retard de la Commission, ainsi que l’absence de réponse à sa proposition de « solution équitable », sont déraisonnables. En effet, le délai de traitement de la demande confirmative en question est particulièrement important.
14. Dans sa réponse au Médiateur, la Commission n’a offert aucune garantie qu’elle répondrait de manière imminente à la demande confirmative du plaignant.
15. Sur la base de ce qui précède, la Médiatrice estime que le temps pris par la Commission pour traiter la demande d’accès aux documents du plaignant dans un délai acceptable constitue clairement un cas de mauvaise administration. Elle formule donc une recommandation correspondante ci-dessous, conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen.
16. À ce jour, l’enquête de la Médiatrice n’a porté que sur le fait que la Commission n’a pas statué sur cette demande. En temps utile, d'autres enquêtes peuvent être nécessaires dans le cas où le plaignant n'est pas satisfait du fond de la décision à prendre.
Recommandation
Sur la base de l’enquête sur cette plainte, la Médiatrice adresse la recommandation suivante à la Commission européenne:
La Commission devrait statuer sans plus tarder sur la demande d’accès aux documents et la demande confirmative du plaignant. À titre provisoire, il devrait immédiatement lui fournir une liste des documents visés par sa demande.
La Commission et le plaignant seront informés de cette recommandation. Conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen, la Commission transmet un avis circonstancié au plus tard le 15 octobre 2018.
Emily O'Reilly
Médiateur européen
Strasbourg, le 12 juillet 2018
[1] Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (94/262/CECA, CE, Euratom), JO L 113, p. 15.
[2] Le plaignant a précisé qu’il faisait référence aux réunions de cette période, qui sont répertoriées en ligne dans le cadre de l’«initiative de transparence» de la Commission: http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meeting/meeting.do?host=f24e4f06-d181-4f58-9604-3aaf3ce391ea et http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=595cf53f-c018-4fc8-afa0-9d66c289795c&d-6679426-p=1.
[3] Règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.
[4] 45 jours ouvrables pour les documents concernant le commissaire lui-même et 60 jours pour ceux concernant son cabinet.
[5] L’article 4 du règlement 1049/2001 prévoit certaines exceptions en vertu desquelles une institution peut refuser l’accès à certains documents ou à certaines parties de ceux-ci.