Contexte de la plainte

1. Le plaignant a rejoint le Bureau européen d’appui en matière d’asile (EASO) en tant qu’agent temporaire au printemps 2015. Elle a ensuite purgé une période probatoire de neuf mois. La plaignante a reçu la description de travail lors de son recrutement, mais ses objectifs de travail détaillés n'ont été convenus que plus tard, au cours de sa période de stage. Au cours de la période de stage, l’évaluateur et l’administration de la plaignante ont eu un certain nombre de discussions sur ses performances et ont partagé leurs points de vue sur son travail.

2. Vers la fin de la période de stage, la plaignante a reçu une copie de la première ébauche du rapport de stage (ci-après le «rapport»), qui recommandait son licenciement avant la fin de la période de stage. La plaignante était d'avis qu'il y avait des irrégularités de procédure et des lacunes dans l'évaluation de son rendement. Elle a donc introduit deux plaintes au sujet de la procédure d’évaluation auprès de l’EASO au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut [1].

3. Plus d’un mois avant la fin de sa période de stage, la plaignante a été informée du résultat du rapport final. Sur la base de l’évaluation de ses prestations comme insatisfaisantes, l’évaluateur a recommandé que le contrat de la plaignante soit résilié à la fin de la période de stage. 

4. Conformément aux règles applicables à l’époque, et afin de respecter son droit d’être entendue, l’EASO a proposé à la plaignante une réunion avec le directeur exécutif, qui prendrait la décision finale sur son emploi. Toutefois, le directeur exécutif, dont le mandat touchait à sa fin, n'a pas été en mesure de rencontrer le plaignant avant la fin de son mandat. En conséquence, l’EASO a examiné la possibilité d’organiser une réunion avec un membre de son conseil d’administration. Cependant, étant donné le court préavis, aucun des membres n'était disponible. À la suite du départ du directeur exécutif, le conseil d’administration de l’EASO a choisi le chef de l’administration comme directeur exécutif faisant fonction.

5. Par la suite, le directeur exécutif faisant fonction, qui avait précédemment été l’évaluateur du plaignant, a décidé de ne pas entendre le plaignant lui-même, afin d’éviter tout conflit d’intérêts. Au lieu de cela, il a délégué les «pouvoirs de l’autorité investie du pouvoir de nomination [2]» pour la période de stage du plaignant au chef du centre de formation de l’EASO (ci-après l’«autorité investie du pouvoir de nomination par intérim»), qui était alors le deuxième membre du personnel d’encadrement supérieur de l’EASO.

6. Le plaignant n'était pas satisfait de la façon dont le processus de rapport a été traité. Elle a donc introduit une nouvelle réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut concernant la décision du directeur exécutif faisant fonction de déléguer ses pouvoirs, tout en répétant ses préoccupations antérieures. Elle a déclaré qu'elle avait été traitée injustement et qu'il y avait eu des lacunes procédurales dans le rapport et l'évaluation de sa période probatoire. Selon elle, la décision du directeur exécutif faisant fonction de déléguer les pouvoirs de l’autorité investie du pouvoir de nomination avait été «falsifiée». En particulier, elle a soutenu que le document de décision avait été rétroactif et manipulé.

7. À la suite de la réunion de dialogue avec la plaignante, l’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim a recommandé son licenciement. Conformément à l’article 14 du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne (RAA), et quatre jours avant la fin de son contrat, la plaignante a été informée de l’échec de sa période de stage et a reçu une copie de la décision de licenciement.

8. Par la suite, le plaignant a introduit une autre réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, concernant la décision de licenciement. Cette plainte, ainsi que les plaintes antérieures adressées à l’EASO, sont restées sans réponse lorsque le plaignant s’est adressé au Médiateur européen le 4 avril 2016.

L'enquête

9. La Médiatrice a ouvert une enquête sur l’absence de réponse de l’EASO aux plaintes de la plaignante au titre de l’article 90, paragraphe 2, ainsi que sur ses prétendues lacunes dans le traitement de son évaluation. 

10. Au cours de l’enquête, la Médiatrice a demandé au plaignant des documents supplémentaires, a demandé des éclaircissements à l’EASO et a également consulté le dossier de l’EASO.

Absence de réponse aux plaintes du plaignant au titre de l’article 90, paragraphe 2

Arguments du plaignant et de l'institution

11. Le plaignant a fourni des copies des plaintes déposées auprès de l’EASO, qui étaient restées sans réponse malgré un certain nombre de rappels. Lors de ses contacts directs avec la plaignante, l’EASO lui a assuré qu’il répondrait dans le délai légal de quatre mois.

12. Dans sa réponse, à la suite de l’ouverture de l’enquête de la Médiatrice, l’EASO a relevé que le statut indique clairement qu’un défaut de réponse constitue un rejet implicite. Elle a également expliqué que certaines des plaintes avaient été prématurées, dont elle avait déjà informé le plaignant au préalable, ou irrecevables. Toutefois, l’EASO a ensuite répondu à tous les griefs que la plaignante avait soulevés dans ses plaintes au titre de l’article 90, paragraphe 2.  

Évaluation du Médiateur

13. L’article 90, paragraphe 2, du statut prévoit que l’absence de réponse dans un délai de quatre mois constitue une décision tacite négative et permet au plaignant de saisir le Tribunal. Toutefois, le Médiateur a toujours considéré qu'il était de bonne pratique administrative de fournir une réponse écrite à ces plaintes.

14. L’EASO a fourni à la plaignante une explication détaillée des raisons pour lesquelles elle considérait que certaines de ses plaintes étaient prématurées ou irrecevables.

15. En outre, la Médiatrice note que l’EASO a à présent répondu à toutes les plaintes déposées par le plaignant au titre de l’article 90, paragraphe 2, et a traité les questions qui y étaient soulevées. Elle se félicite également que l’EASO ait répondu à la dernière plainte du plaignant dans le délai de quatre mois. À la lumière de ce qui précède, la Médiatrice considère que l’EASO a réglé cet aspect de l’affaire et qu’il n’y a aucune raison de poursuivre cet aspect de l’enquête.

Lacunes procédurales dans le processus d’établissement des rapports

Évaluation du Médiateur

16. Le plaignant a présenté un certain nombre d'arguments à l'appui, qui

l’EASO a traité de manière approfondie dans ses réponses aux plaintes déposées par le plaignant au titre de l’article 90, paragraphe 2, ainsi que dans sa correspondance ultérieure avec le Médiateur.

i) des arguments selon lesquels plusieurs dispositions du guide de l’EASO relatif à l’évaluation du personnel stagiaire  (ci-après le «guide»)[3] étaient incompatibles avec le RAA et ii) d’autres dispositions du guide de l’EASO n’ont pas été suivies

17. L’EASO indique qu’au cours de la période d’évaluation probatoire, il y a eu une incohérence entre son guide et l’article 14 du RAA [4]. Il indique que le guide a été mis à jour le 30 novembre 2015. En outre, l’EASO a fait valoir que les dispositions du RAA avaient été correctement appliquées dans le cas du plaignant.

18. En ce qui concerne l’incompatibilité du guide avec les règles du RAA, le Médiateur se félicite que les éventuelles divergences aient été corrigées et que le guide reflète désormais correctement les dispositions des articles 14 et 84 du RAA.

19. La Médiatrice note que la plaignante s’est vu accorder le délai prescrit par le RAA (8 jours ouvrables) pour présenter ses observations sur le rapport de stage, qui avait été finalisé plus d’un mois avant la fin de sa période de stage. Elle a également profité de l’occasion pour tenir une réunion de dialogue avec l’autorité investie du pouvoir de nomination et a été informée de la décision de résiliation de son contrat dans les meilleurs délais. En outre, elle a été bien informée de la procédure prévue par le RAA et a convenu des prochaines étapes avec l’administration.

20. La Médiatrice estime que les mesures procédurales prises dans le cas du plaignant correspondaient à celles prévues par le RAA. En ce qui concerne l’argument du plaignant selon lequel le guide n’a pas été suivi, l’inspection a montré que, bien que toutes les règles énoncées dans le guide n’aient pas été appliquées, le traitement global du processus de rapport était satisfaisant. Étant donné que l’EASO a suivi les règles établies par le RAA, dans le respect des droits du plaignant, la Médiatrice ne trouve pas de raison d’approfondir cette question.

iii) l’argument selon lequel les objectifs professionnels du plaignant n’ont été convenus que deux mois avant la fin de la période d’essai;

21. L’EASO a indiqué que la plaignante avait reçu la description de poste immédiatement après son recrutement. Toutefois, son évaluateur a changé au cours de la période probatoire (après un mois et demi). L’EASO a également indiqué que les objectifs professionnels de la plaignante avaient finalement été finalisés au début du quatrième mois de sa période de stage, après un certain nombre de discussions. En outre, l’EASO a indiqué que l’évaluateur avait eu un certain nombre de discussions avec la plaignante au cours de sa période de stage. Il y a eu un échange régulier d'informations et un retour d'information a été donné à plusieurs reprises.

22. L’inspection de la Médiatrice et les éclaircissements fournis par l’EASO confirment que les objectifs professionnels de la plaignante ont été approuvés au cours du quatrième mois de sa période de stage (et non, comme elle l’a initialement allégué, deux mois avant la fin). Toutefois, les objectifs convenus n’ont pas été signés par le plaignant à ce stade. Conformément au guide [5], les objectifs du poste auraient dû être fixés au début de la période probatoire. Toutefois, l’EASO a démontré qu’il avait déployé des efforts raisonnables pour s’accorder au préalable avec la plaignante sur ses objectifs professionnels. Elle a également évoqué le retard causé par le changement d’évaluateur du plaignant.

23. Il aurait été préférable que l’EASO ait agi conformément aux exigences de son guide interne et ait fixé les objectifs du poste au début de la période d’essai. Il aurait également été préférable qu'elle obtienne plus tôt la signature du plaignant sur les objectifs convenus. Toutefois, les objectifs étaient liés à la description de poste et il semble que la plaignante ait exercé ses fonctions sur cette base. Bien que la procédure de fixation et d’approbation des objectifs de l’emploi aurait pu être meilleure, le Médiateur ne considère pas qu’il s’agisse d’un cas de mauvaise administration dans les circonstances. Le Médiateur proposera toutefois des améliorations à cet égard. 

iv) les arguments selon lesquels l’EASO a contredit la décision de déléguer les pouvoirs de l’autorité investie du pouvoir de nomination et qu’une personne non autorisée a résilié le contrat du plaignant;

24. L’EASO n’était pas d’accord avec l’avis du plaignant selon lequel le document exposant la décision de déléguer les pouvoirs de l’autorité investie du pouvoir de nomination avait été «falsifié». La plaignante a été informée de la délégation de pouvoirs de l'AIPN en ce qui concerne sa période de stage le lendemain de son approbation. Elle a également reçu une copie papier de la décision sur sa demande.

25. La Médiatrice observe que, compte tenu de la nomination de l’évaluateur du plaignant en tant que directeur exécutif faisant fonction, l’EASO a correctement évité un conflit d’intérêts potentiel. La Médiatrice convient que cela était nécessaire pour garantir l’impartialité de l’évaluation du plaignant. La plaignante n’a fourni aucun argument convaincant à l’appui de son point de vue selon lequel l’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim n’était pas habilitée à exercer ses pouvoirs discrétionnaires en ce qui concerne l’évaluation de ses prestations.

26. La plaignante n’a pas non plus fourni d’arguments convaincants ni produit d’éléments de preuve selon lesquels l’EASO a «falsifié» certains des documents liés à son processus d’évaluation. De l’avis du Médiateur, le fait qu’il y ait eu un retard dans l’enregistrement de la décision relative à la délégation de pouvoirs ne constitue pas une preuve de faute professionnelle. Lors de l’inspection des documents, l’EASO a fourni une explication raisonnable de ce retard, qui était lié à la restructuration de l’Office à l’époque. En outre, le plaignant a effectivement été informé de la décision le lendemain de sa prise. Immédiatement après, l’EASO a tenté à plusieurs reprises d’organiser une réunion de dialogue avec le plaignant. L'objet de la réunion et le statut de l'AIPN faisant fonction lui ont été clairement communiqués.

v) l’argument selon lequel la suggestion du plaignant de prolonger la période d’essai a été rejetée à tort

27. L’EASO indique que l’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim a exercé ses pouvoirs discrétionnaires en ce qui concerne la période d’essai du plaignant. L’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim a rejeté la suggestion de la plaignante de prolonger sa période de stage. L’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim a tenu compte des commentaires formulés dans le rapport sur sa période de stage, de la recommandation de son évaluateur et des commentaires de la plaignante lors de la réunion de dialogue avant de prendre la décision finale sur la cessation de ses fonctions.

28. L’EASO a également indiqué que le directeur exécutif faisant fonction avait pris la décision de déléguer les pouvoirs de l’autorité investie du pouvoir de nomination dans le cas particulier de la période de stage du plaignant afin de garantir une procédure de recours impartiale et le respect des principes de bonne administration. Cela a été fait pour prévenir tout conflit d'intérêts et pour garantir au plaignant un processus décisionnel impartial. En outre, l’EASO a noté que la plaignante avait demandé à l’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim de prolonger sa période de stage de six mois. Ce faisant, la plaignante avait reconnu le droit de l’autorité investie du pouvoir de nomination par intérim de prendre une décision sur sa période de stage.

29. La Médiatrice estime que l’EASO a agi dans le cadre de son pouvoir d’appréciation lorsqu’il n’a pas accepté de prolonger la période d’essai du plaignant. Conformément à l’article 14 du RAA, ces prolongations sont limitées à des circonstances exceptionnelles [6]. Le dossier ne contient aucun élément de preuve permettant d’établir l’existence de telles circonstances. 

vi) l’argument selon lequel l’EASO a rejeté à tort les nombreuses demandes de la plaignante visant à obtenir un préavis d’un mois de sa décision de licenciement;

30. L’EASO indique que, conformément à l’article 14, paragraphe 2, du RAA, un agent temporaire en stage ne doit recevoir un préavis d’un mois que si son emploi doit être résilié avant la fin de la période de stage. Étant donné que l’emploi de la plaignante a été résilié à la fin de sa période de stage, l’EASO a estimé qu’il n’était pas tenu de notifier à la plaignante la cessation de son emploi avant la fin de la période de stage.

31. Le RAA ne prévoit pas de préavis pour les agents temporaires dont l’engagement doit être résilié à la fin de la période d’essai. Toutefois, compte tenu de l'importance de la question pour le fonctionnaire concerné, il serait approprié que celui-ci soit informé sans retard indu de son licenciement. L’explication de l’EASO en l’espèce est conforme aux règles applicables. En outre, la Médiatrice note que l’EASO a informé le plaignant de la résiliation dans les meilleurs délais.

vii) l’argument selon lequel l’EASO n’a pas fourni à la plaignante la décision initiale de mettre fin à son emploi, mais une copie

32. L’EASO a déclaré que la plaignante avait reçu une version électronique de la décision et qu’une copie papier lui avait été remise par courrier ordinaire le 18 janvier 2016, «après une première tentative infructueuse de remise [...] en décembre 2015».

33. Le plaignant a envoyé une copie électronique de cette décision au bureau du Médiateur. La décision semble être un document officiel, avec un en-tête imprimé, un numéro de référence et une signature électronique de l’autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) faisant fonction. Le Médiateur souligne que l’argument du plaignant n’est pas clair étant donné que la décision a été préparée par voie électronique. L’EASO a fourni une explication raisonnable de ses efforts pour fournir des copies électroniques et papier au plaignant. La Médiatrice est donc convaincue que l’EASO a communiqué sa décision au plaignant de manière satisfaisante.

viii) argument selon lequel le plaignant a été traité injustement

34. Enfin, la Médiatrice ne trouve rien à l’appui de l’argument de la plaignante selon lequel elle a été traitée de manière injuste par l’EASO. Les pièces du dossier ne donnent pas à penser que le plaignant a fait l'objet d'un traitement inéquitable au cours du processus de rapport de la période probatoire.

35. En résumé, la Médiatrice estime qu’aucune autre enquête de sa part n’est justifiée. Le Médiateur a donc décidé de classer l’affaire et, ce faisant, d’adresser une suggestion d’amélioration à l’EASO.

Conclusion

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en formulant les conclusions et suggestions d’amélioration suivantes [7]:

L’EASO a réglé l’aspect procédural de la plainte (absence de réponse).

Des enquêtes supplémentaires sur les autres aspects de la plainte ne sont pas justifiées.

Suggestion d'amélioration

L’EASO devrait agir conformément à l’obligation, prévue dans son guide d’évaluation du personnel stagiaire, de fixer les objectifs professionnels des nouveaux membres du personnel dans les meilleurs délais.

Le plaignant et l’EASO seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 28/04/2017

[1] 2. Toute personne visée au présent statut peut saisir l'autorité investie du pouvoir de nomination d'une réclamation dirigée contre un acte lui faisant grief, soit lorsque ladite autorité a pris une décision, soit lorsqu'elle n'a pas pris une mesure prescrite par le statut. La réclamation doit être introduite dans un délai de trois mois. Le délai commence à courir:

— à la date de publication de l'acte s'il s'agit d'une mesure de caractère général;

— à la date de notification de la décision à la personne concernée, mais en aucun cas au-delà de la date à laquelle cette dernière a reçu cette notification, si la mesure concerne une personne déterminée ; si, toutefois, un acte affectant une personne déterminée est de nature à faire grief à une autre personne, le délai commence à courir à l'égard de cette autre personne à la date à laquelle elle en reçoit notification, mais en aucun cas au-delà de la date de publication;

— à la date d'expiration du délai de réponse lorsque la réclamation concerne une décision implicite de rejet d'une demande au sens du paragraphe 1.

L'autorité notifie sa décision motivée à l'intéressé dans un délai de quatre mois à compter de la date d'introduction de la réclamation. À l'expiration de ce délai, l'absence de réponse à la réclamation vaut décision implicite de rejet susceptible de faire l'objet d'un recours au titre de l'article 91.

[2] Conformément à l’article 2 du statut, chaque institution détermine qui exerce les pouvoirs dévolus par le statut à l’autorité investie du pouvoir de nomination.

[3] Le guide de l’EASO sur l’évaluation du personnel stagiaire est un document interne qui décrit la procédure de stage, le rôle de l’évaluateur et du stagiaire.

[4] L’article 14 du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne fixe les conditions de la période d’essai applicable aux agents temporaires.

[5] Le point A.4 de l’ancien guide se lit comme suit : «L’évaluateur doit rencontrer les stagiaires au début de leur stage afin d’expliquer ce qu’on attend d’eux, de confirmer leur description de poste et de fixer des objectifs».

[6] En particulier, lorsqu’un agent est absent pendant une période ininterrompue d’au moins un mois au cours de sa période d’essai, en cas de maladie, de maternité ou d’accident conformément à l’article 14, paragraphe 1, du RAA.

[7] Des informations sur la procédure de réexamen sont disponibles sur le site web du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu/fr/resources/otherdocument.faces/fr/70669/html.bookmark