L’affaire concernait la pratique de l’Office européen de sélection du personnel (ci-après l’«EPSO») consistant à ne pas autoriser les candidats à postuler à plus d’un concours de recrutement simultané pour des fonctionnaires de l’Union, même s’ils remplissaient les critères. L’EPSO a refusé d’autoriser le plaignant à postuler dans le cadre de deux concours simultanés de recrutement de traducteurs pour les institutions de l’UE et n’a pas expliqué de manière convaincante les raisons de l’application de cette pratique.

Le Médiateur a estimé que cette pratique pourrait avoir pour conséquence d’entraver le recrutement des personnes les plus qualifiées et que, par conséquent, l’EPSO devrait être en mesure de fournir une motivation convaincante quant aux raisons pour lesquelles il a cette pratique. La Médiatrice a estimé que le fait que l’EPSO n’ait pas fourni une telle motivation au plaignant constituait un cas de mauvaise administration. Elle a également estimé que toute poursuite de la pratique, en l’absence de motivation solide, constituerait nécessairement également un cas de mauvaise administration. Le Médiateur a donc recommandé à l'EPSO de revoir immédiatement sa politique en ce qui concerne cette pratique.

En réponse, EPSO a mis en place un groupe de réflexion interne chargé de procéder à une analyse d’impact détaillée de tout changement de politique dans ce domaine. L'évaluation sera présentée au conseil d'administration d'EPSO d'ici décembre 2018. La Commission doit prendre la décision finale. Étant donné que l’EPSO donne suite à sa recommandation, le Médiateur a décidé de classer l’affaire.

L’affaire concernait l’évaluation de la période de stage d’un agent temporaire au Bureau européen d’appui en matière d’asile (ci-après l’«EASO»). La plaignante, qui a été licenciée à la fin de sa période de stage, a fait valoir qu'il y avait un certain nombre de lacunes procédurales dans son évaluation. En outre, l’EASO n’aurait pas répondu à ses réclamations au titre du statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a demandé à l’EASO de répondre aux plaintes. Elle a estimé que l’EASO avait pris les mesures nécessaires pour garantir une évaluation impartiale de la période de stage de la plaignante et avait respecté le droit de la plaignante d’être entendue avant de prendre la décision finale concernant son nouvel emploi. Le Médiateur a donc clôturé l’affaire.

Les fonctionnaires de l'UE sont tenus de démontrer leur capacité à travailler dans une troisième langue avant leur première promotion. Lorsque le plaignant, qui travaille dans une agence de l’UE, a échoué à un examen de compétences linguistiques dans sa troisième langue, il a demandé à l’EPSO de lui donner les raisons du niveau relativement bas de l’épreuve écrite de l’examen et de l’informer également des mécanismes de réexamen possibles. Selon lui, les explications de l’EPSO concernant son grade semblaient incohérentes, tandis que sa réponse initiale sur les possibilités de réexamen était incorrecte. À la suite de l’insistance du plaignant, l’EPSO a accepté de réévaluer son épreuve de rédaction. Le deuxième évaluateur a confirmé la note initiale.

Le Médiateur a enquêté sur cette question. Elle a examiné le test du plaignant, ainsi que les évaluations des deux évaluateurs. La Médiatrice n’a trouvé aucune erreur manifeste ou indication de partialité dans l’appréciation de l’épreuve écrite du plaignant. En ce qui concerne les informations erronées sur les possibilités de réexamen, l’EPSO a reconnu son erreur et s’est excusé auprès du plaignant. Le Médiateur n’a pas estimé que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires et a clôturé l’affaire. Elle a toutefois suggéré des améliorations en ce qui concerne les informations fournies aux participants aux tests d’aptitude linguistique sur la procédure et leurs droits de réexamen/de recours.

L’affaire concernait la décision de l’ECDC de résilier le contrat d’un agent temporaire à l’issue d’une période probatoire.

Le Médiateur a mené une enquête à ce sujet et a estimé que, d’une manière générale, les explications fournies par l’ECDC au sujet de sa décision de ne pas maintenir le plaignant en poste à la fin de la période d’essai étaient raisonnables.

Toutefois, le Médiateur a estimé que l’ECDC n’avait pas précisé au plaignant, en temps utile, a) que les problèmes identifiés dans le cadre du dialogue sur l’évaluation des nouveaux arrivants étaient si graves qu’ils justifiaient la résiliation du contrat du plaignant, b) les domaines dans lesquels il devait s’améliorer, au moyen d’un plan d’action spécifique et clair. Le fait de ne pas le faire constituait un cas de mauvaise administration. En outre, la Médiatrice estime que, dans des circonstances où un organe de l’UE n’a pas suffisamment de temps pour évaluer correctement le travail d’un agent temporaire, ou lorsque l’agent temporaire n’a pas eu la possibilité adéquate de corriger des insuffisances dans ses performances, il serait de bonne administration d’examiner s’il existe des «circonstances exceptionnelles» justifiant la prolongation de la période d’essai. Étant donné que rien dans le dossier n’indique que l’ECDC ait sérieusement examiné la possibilité de prolonger la période d’essai du plaignant, le Médiateur a formulé une suggestion correspondante d’amélioration pour l’avenir. Enfin, étant donné qu’il est de bonne administration de présenter des excuses pour toute mauvaise pratique, le Médiateur estime que l’ECDC devrait reconnaître ses erreurs dans le traitement de cette affaire et présenter des excuses au plaignant pour ces erreurs.

L'affaire concernait la décision de la Commission de modifier sa proposition initiale relative au transfert des droits à pension du plaignant, acquis dans le régime de pension britannique, vers le régime de pension de l'UE.

La Commission a fait valoir qu’elle était tenue de modifier sa proposition initiale car elle était fondée sur des dispositions générales d’exécution qui étaient déjà obsolètes au moment où sa proposition a été présentée. La proposition révisée de la Commission, moins favorable au plaignant, était fondée sur les dispositions générales d'exécution révisées effectivement en vigueur à la date de la proposition initiale. Le plaignant a fait valoir que la Commission devrait honorer sa première proposition qu'il avait déjà acceptée.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a constaté que le Tribunal avait jugé que la Commission n’était pas légalement tenue de faire des propositions sur le transfert des droits à pension acquis en dehors du régime de pension de l’Union et que, en fait, une détermination effective de la valeur de ces droits à pension transférés ne pouvait être donnée qu’après le transfert. En fait, il s’agissait d’une pratique établie par la Commission simplement pour mieux informer ses fonctionnaires de ce à quoi ils pouvaient s’attendre une fois qu’ils avaient effectivement décidé de demander le transfert de leurs droits à pension dans le régime de pension de l’UE.

Le Médiateur a donc clos la plainte en concluant qu'il n'y avait pas de mauvaise administration de la part de la Commission.

L'affaire concernait les actions de l'OLAF à la suite de la réception d'un rapport de dénonciation liant l'Autorité européenne de la sécurité aérienne (AESA) à la manipulation présumée d'un rapport d'inspection de sûreté aérienne. À la suite d’une évaluation préliminaire, le Médiateur s’est inquiété de ce qui semblait être la décision de l’OLAF de classer l’affaire et de renvoyer l’affaire devant l’AESA, bien que le lanceur d’alerte ait délibérément choisi de faire rapport à l’OLAF plutôt qu’à l’AESA. La Médiatrice a estimé à titre préliminaire qu’une telle décision pourrait avoir une incidence négative sur l’efficacité des dispositions relatives à la dénonciation des dysfonctionnements en général. Elle a donc décidé de s'enquérir de la question.

À la suite d'une inspection des dossiers de l'OLAF, le Médiateur a constaté que l'OLAF avait dûment examiné l'opportunité d'ouvrir une enquête. Il est également apparu que l’OLAF n’avait pas clos l’affaire, mais avait demandé à l’AESA d’examiner la question et de rendre compte des résultats de son enquête. En outre, l’OLAF s’était réservé le droit d’ouvrir une enquête formelle à un stade ultérieur. Dans ce contexte, la Médiatrice a estimé que l’OLAF avait traité de manière appropriée le rapport de dénonciation du plaignant. La Médiatrice a noté que l’OLAF aurait dû informer plus explicitement le plaignant que sa saisine de l’AESA ne signifiait pas que l’OLAF ne prendrait aucune autre mesure en la matière. Elle a fait une autre remarque à cet égard.

L'affaire concernait le licenciement du requérant en tant qu'agent d'une mission de police de l'Union européenne et sa demande ultérieure d'accès aux documents contenus dans son dossier personnel.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a conclu que le licenciement du plaignant était légal. Toutefois, elle a également conclu que la mission aurait dû attendre l'achèvement du processus d'examen interne, qui traitait en fait de la situation du plaignant, avant de le licencier. La Médiatrice a donc jugé approprié de demander au Service européen pour l’action extérieure (SEAE), dans une proposition de solution, d’offrir au plaignant un paiement à titre gracieux en reconnaissance des erreurs commises par la mission. Le SEAE a accepté la proposition et a proposé d'effectuer un paiement à titre gracieux de 2000 EUR. Le plaignant n'a pas accepté l'offre. La Médiatrice a estimé que le montant proposé par le SEAE était approprié et qu’il n’y avait donc pas lieu de poursuivre l’enquête sur cet aspect de l’affaire.

En ce qui concerne l'accès du plaignant à son dossier personnel, le Médiateur a constaté qu'il n'y avait pas eu de mauvaise administration de la part du SEAE.

Depuis le 1er janvier 2014, les institutions de l’UE sont tenues d’introduire des règles internes en matière de dénonciation des dysfonctionnements qui couvrent la protection des lanceurs d’alerte, la fourniture d’informations à ceux-ci et la procédure de traitement des plaintes déposées par les lanceurs d’alerte concernant la manière dont ils ont été traités. Afin de veiller à ce que l’administration de l’UE fasse tout ce qui est en son pouvoir pour encourager les personnes qui ont connaissance de fautes graves ou d’actes répréhensibles à prendre la parole, le Médiateur a ouvert une enquête d’initiative à l’intention du Parlement européen, de la Commission européenne, du Conseil de l’Union européenne, de la Cour de justice de l’Union européenne, de la Cour des comptes européenne, du Service européen pour l’action extérieure, du Comité économique et social européen, du Comité des régions et du Contrôleur européen de la protection des données.

La Médiatrice est déçue d'apprendre de ses enquêtes que, jusqu'à présent, seules deux des neuf institutions en question ont adopté des règles du type requis. Les réponses des institutions montrent qu’il reste beaucoup à faire pour démontrer au public et aux lanceurs d’alerte potentiels que les institutions de l’UE accueillent favorablement les lanceurs d’alerte et les encouragent à aller de l’avant, que les lanceurs d’alerte seront protégés contre les actions négatives de l’institution pour laquelle ils travaillent et que leur signalement conduira à une enquête appropriée. Le Médiateur clôt donc l'affaire avec des lignes directrices en vue de nouvelles améliorations, encourageant les institutions à s'efforcer de finaliser leurs discussions au niveau interinstitutionnel dès que possible et, dans ce processus, à s'inspirer de l'exemple des règles internes du Médiateur en matière de dénonciation des dysfonctionnements. Le Médiateur félicite également la Commission et la Cour des comptes pour les progrès qu'elles ont réalisés jusqu'à présent dans ce domaine.

La plainte a été déposée par une organisation non gouvernementale et concerne le traitement par l'EFSA d'un conflit d'intérêts potentiel découlant d'une situation appelée «pantouflage».

La Médiatrice a ouvert une enquête sur l’allégation selon laquelle l’EFSA n’a pas traité de manière adéquate la question d’un conflit d’intérêts potentiel lié au transfert d’un ancien membre de son personnel vers le secteur privé et les allégations connexes.

À la suite de son enquête sur la plainte, le Médiateur a adressé trois projets de recommandations à l’EFSA. Dans son avis circonstancié, l'EFSA a fait valoir qu'elle s'était conformée aux projets de recommandations du Médiateur.

Dans sa décision clôturant l'affaire, le Médiateur a conclu que:

i) L'EFSA a pris des mesures pour renforcer ses règles et procédures en matière de négociations en servant les membres du personnel concernant les futurs emplois de type «pantouflage» et pour exiger des membres du personnel en service qu'ils les divulguent en temps utile. Toutefois, étant donné que l’EFSA a indûment restreint la portée de ce qui pourrait constituer un éventuel conflit d’intérêts dans de telles circonstances, la Médiatrice a conclu que l’EFSA n’avait que partiellement accepté le premier projet de recommandation de la Médiatrice.

ii) L’EFSA n’a pas dûment reconnu qu’elle n’avait pas respecté les règles de procédure pertinentes et qu’elle n’avait pas procédé à une évaluation suffisamment approfondie du conflit d’intérêts potentiel survenant en l’espèce et, par conséquent, n’a pas mis en œuvre le deuxième projet de recommandation du Médiateur.

iii) L’EFSA a pris des mesures pour faire en sorte que, si un cas similaire se présente à l’avenir, a) elle obtienne suffisamment d’informations, y compris, au minimum, un compte rendu approprié des tâches effectuées à l’EFSA, une description précise du nouvel emploi proposé et des informations concernant les liens possibles entre le nouvel emploi et l’emploi précédent, b) procède à une évaluation aussi approfondie que possible et c) consigne correctement les résultats de son évaluation. L'EFSA a donc accepté et mis en œuvre le troisième projet de recommandation du Médiateur.

En outre, afin d’améliorer la mise en œuvre du premier projet de recommandation, la Médiatrice a formulé quatre observations supplémentaires demandant à l’EFSA d’envisager d’apporter des modifications supplémentaires à ses procédures et à ses formulaires.

En 2001, le chef d’une délégation de l’Union européenne a autorisé trois agents locaux à travailler à temps partiel. En 2009, les trois agents locaux concernés ont demandé au chef de la délégation de prolonger l’autorisation de travail à temps partiel. Leur demande a été rejetée. À titre exceptionnel, une prolongation a été accordée jusqu’à la fin de l’année 2010 seulement. Dans leur plainte adressée au Médiateur, ces agents ont notamment fait valoir que le Service européen pour l’action extérieur (SEAE) n’avait pas motivé de manière convaincante son refus de les autoriser à travailler à temps partiel.

Le Médiateur a initialement ouvert une enquête à l’encontre de la Commission européenne. Le 1^er janvier 2011, à la suite d’un transfert de compétences, le Service européen pour l’action extérieure (SEAE) est devenu l’organe compétent pour toutes les décisions relatives au personnel des délégations de l’Union. Ainsi, le SEAE a remplacé la Commission dans le cadre de la présente enquête.

Dans son avis, le SEAE a expliqué qu’il ne pouvait prolonger l’autorisation qu’il avait accordée aux trois agents locaux de travailler à temps partiel pour les raisons suivantes: (i) il n’est pas courant, en vertu de la législation locale, d’autoriser le travail à temps partiel et il n’existe aucune «disposition contraignante» à cet égard; (ii) les règles de l’Union propres aux agents locaux n’incluent aucune disposition sur le travail à temps partiel; et (iii) il n’y a aucun «intérêt pour le service» à autoriser le travail à temps partiel.

Le Médiateur a estimé que le refus du SEAE de prolonger l’autorisation de travail à temps partiel qui avait été accordée aux trois agents locaux n’était pas justifié. Il a estimé que le travail à temps partiel était à tout le moins une option couramment prévue par la législation locale. Malgré l’absence de «dispositions contraignantes» générales dans la législation nationale obligeant à répondre favorablement aux demandes de travail à temps partiel, les parties aux contrats de travail sont libres de négocier et de prévoir cette possibilité. De plus, même si les règles européennes propres aux agents locaux ne mentionnent pas le travail à temps partiel, elles n’interdisent toutefois pas de conclure de tels accords. Enfin, le Médiateur a rappelé les normes de l’Organisation internationale du travail en la matière qui reconnaissent toutes le travail à temps partiel comme une forme d’emploi adaptée aux travailleurs ayant des responsabilités familiales.

Le Médiateur a d’abord proposé une solution à l’amiable au SEAE, avant de soumettre un projet de recommandation. Sur la base de ce projet de recommandation, le SEAE a expliqué pourquoi il était dans l’intérêt du service de rejeter la demande des plaignants. En outre, le SEAE a informé le Médiateur du fait qu’il avait relancé les débats avec la Commission sur la possibilité d’autoriser les agents locaux à travailler à temps partiel. Le Médiateur a accepté cette explication et a estimé que le SEAE avait pris des mesures appropriées en vue de la mise en œuvre de ce projet de recommandation. Il a par conséquent classé l’affaire.