Vyrobeno v souladu s čl. 4 odst. 1 statutu evropského veřejného ochránce práv ^[1]

Souvislosti stížnosti

1. V dubnu 2021 zveřejnily New York Times článek ^[2], v němž uvedly, že předseda Komise a generální ředitel farmaceutické společnosti si vyměnili texty a výzvy týkající se nákupu očkovacích látek proti COVID-19 a že „osobní diplomacie hrála velkou roli v dohodě, která má být dokončena [tento] týden, v němž [EU] uzamkne 1,8 miliardy dávek (...)“.

2. Dne 4. května 2021 stěžovatel, novinář, požádal Komisi o přístup veřejnosti ^[3] k „zprávám a dalším dokumentům týkajícím se výměny mezi [předsedkyní Komise] a [generálním ředitelem]“uvedeným v článku New York Times.

3. Komise zjistila, že do oblasti působnosti žádosti stěžovatele spadají tři dokumenty: e-mail, dopis a tiskovou zprávu. Poskytla stěžovateli široký přístup k těmto dokumentům a skryla pouze omezené osobní údaje.

4. Dne 28. května 2021 stěžovatel požádal Komisi, aby své rozhodnutí přezkoumala (podáním „potvrzující žádosti“). Stěžovatel konkrétně zpochybnil skutečnost, že Komise nezjistila žádné textové zprávy.

5. V červenci 2021 vydala Komise potvrzující rozhodnutí. Uvedla, že provedla novou důkladnou prohlídku, a potvrdila, že nemá k dispozici žádné další dokumenty, které by odpovídaly žádosti stěžovatele o přístup.

6. Stěžovatel nebyl s odpovědí Komise spokojen a obrátil se na veřejného ochránce práv.

Šetření

7. Veřejná ochránkyně práv zahájila v září 2021 šetření týkající se obavy stěžovatele, že Komise nezjistila a nezpřístupnila textové zprávy, k nimž žádá o přístup.

8. V průběhu šetření se vyšetřovací tým veřejného ochránce práv setkal se zástupci Komise, aby získal další informace o případu. Vyšetřovací tým následně vypracoval zprávu o schůzce (k dispozici níže)^[4], která byla sdělena stěžovateli, jenž poté předložil své připomínky. Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv rovněž přezkoumal dokumenty, které podrobně popisují, jak Komise vyřídila žádost o přístup veřejnosti.

Předložené argumenty

9. Stěžovatel v podstatě uvedl, že textové zprávy by měly být považovány za dokumenty podle pravidel EU pro přístup veřejnosti k dokumentům. Stěžovatel uvedl, že Komise nezveřejnila, zda dotčené textové zprávy existují nebo existovaly. S ohledem na článek v New York Times považoval za pravděpodobné, že k dotčeným výměnám skutečně došlo. Tvrdil tedy, že Komise neidentifikovala všechny dokumenty, na které se vztahuje jeho žádost o přístup.

10. Komise ve své replice uvedla, že právo veřejnosti na přístup se vztahuje pouze na existující dokumenty, které má orgán v držení. Komise rovněž uvedla, že „není povinna uchovávat každý dokument“. Komise odkázala na své rozhodnutí o správě záznamů, které stanoví, že „[d]oklady se zaregistrují, pokud obsahují důležité informace, které nejsou krátkodobé, nebo pokud mohou zahrnovat opatření nebo následná opatření ze strany Komise nebo některého z jejích útvarů“. Komise měla za to, že „textová zpráva nebo jiný druh instant messagingu je ze své povahy dokumentem s krátkou životností, který v zásadě neobsahuje důležité informace týkající se záležitostí souvisejících s politikami, činnostmi a rozhodnutími Komise, a proto se obvykle nepovažuje za dokument splňující kritéria pro registraci. V tomto ohledu by politika Komise v oblasti vedení záznamů v zásadě vylučovala zasílání rychlých zpráv.“

11. Během setkání s vyšetřovacím týmem veřejného ochránce práv Komise uvedla, že do svého systému správy dokumentů dosud nezaznamenala žádné textové zprávy. To je logické vzhledem k tomu, že texty mají obvykle krátkodobou povahu, nepoužívají se při formálním rozhodování Komise a nezavazují orgán.

12. Komise rovněž uvedla, že její zaměstnanci, kteří se zabývali žádostí stěžovatele, konzultovali osobní kancelář předsedy (kabinetu), která potvrdila, že neexistují žádné další dokumenty, které by splňovaly interní evidenční kritéria Komise.

13. Stěžovatel ve svých připomínkách ke zprávě ze zasedání uvedl, že stále není jasné, zda existují relevantní textové zprávy, zda byly tyto textové zprávy vymazány nebo nikdy neexistovaly.

Posouzení veřejné ochránkyně práv vedoucí k doporučení

14.  Podle veřejného ochránce práv je zřejmé, že textové zprávy spadají do oblasti působnosti právních předpisů EU o přístupu veřejnosti k dokumentům (nařízení č. 1049/2001)^[5]. Podle nařízení je dokument: „obsah na jakémkoli nosiči (psaný nebo tištěný na papíře nebo uložený v elektronické podobě nebo jako zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka) týkající se záležitostí, které se vztahují k politikám, činnostem a rozhodnutím spadajícím do oblasti působnosti orgánu“ ^[6].

15. Stejně tak je zřejmé, že nařízení č. 1049/2001 se vztahuje na všechny dokumenty v držení orgánu EU, tj. na „dokumenty, které tento orgán vypracoval nebo obdržel a které má v držení, a to ve všech oblastech činnosti Evropské unie“ ^[7].

16. Z tohoto znění jasně vyplývá, že rozhodujícím prvkem dokumentu není jeho nosič. Není relevantní ani to, zda byl dokument zaregistrován v systému správy dokumentů orgánu. Záleží na obsahu dokumentu a na tom, zda se týká „politik, činností a rozhodnutí“, za něž je orgán odpovědný, či nikoli. Pokud jde o existenci obsahu, unijní soudy shledaly, že definice dokumentu pro účely nařízení č. 1049/2001 je založena v podstatě na obsahu, který může být „uložen, zkopírován nebo konzultován poté, co byl vytvořen“^[8]. Textové zprávy tedy představují dokumenty a veřejnost může požádat o přístup k nim, pokud se týkají činnosti orgánu a pokud je má orgán v držení ^[9].

17. Zda jsou textové zprávy následně zaregistrovány v systému správy dokumentů dotčeného orgánu, není z právního hlediska relevantní pro účely definice „dokumentu“ podle nařízení č. 1049/2001. Registrace dokumentu je důsledkem existence dokumentu, a nikoli předpokladem jeho existence.

18. Otázka, zda by textové zprávy měly být registrovány, je důležitou otázkou, kterou se veřejná ochránkyně práv zabývá ve své probíhající strategické iniciativě (SI/4/2021/MIG) týkající se toho, jak orgány, instituce a jiné subjekty EU zaznamenávají textové zprávy a rychlé zprávy odeslané/přijaté zaměstnanci v rámci jejich profesní činnosti.^[10] Zaznamenávání informací do systému správy dokumentů orgánu značně usnadňuje přístup veřejnosti k dokumentům tím, že orgánům usnadňuje vyhledávání a identifikaci dokumentů. Unijní judikatura uznala, že unijní orgány mají povinnost vypracovávat a uchovávat dokumentaci týkající se jejich činnosti, a to v co největším možném rozsahu a způsobem, který není svévolný a předvídatelný ^[11].

19. V tomto případě se však nejedná o to, zda dotčené textové zprávy měly být nebo byly zaznamenány. Věc se spíše týká toho, zda v případě, že se sdělení týkají práce Komise a pokud je má k dispozici, měla k nim Komise poskytnout přístup veřejnosti. Způsob, jakým se Komise touto otázkou zabývala, neumožnil odpovědět na tyto otázky. Veřejný ochránce práv se domnívá, že se jednalo o nesprávný úřední postup z níže uvedených důvodů.

20. Ze žádosti stěžovatele o přístup jasně vyplynulo, že žádá o přístup veřejnosti k výměnám informací mezi předsedou Komise a generálním ředitelem farmaceutické společnosti. Odkázal na článek v médiích, který vycházel z rozhovoru s předsedkyní Komise, v němž údajně uvedla, že k dotčeným výměnám informací došlo. Výměna názorů proběhla v rámci jednání o smlouvě o nákupu očkovacích látek, která byla později uzavřena.

21. Zda byly textové zprávy součástí formálního řízení nebo zda se jakýmkoli způsobem zavázaly vůči Komisi, může mít vliv na to, zda měly být registrovány v systému Komise pro správu dokumentů, ale nemá vliv na to, zda spadají do oblasti působnosti pravidel pro přístup veřejnosti.

22. Ve své žádosti adresované kabinetu předsedy o dokumenty spadající do oblasti působnosti žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti požádala Komise o dokumenty, které splňují pouze její interní kritéria pro zaznamenávání. Kabinet předsedy poté potvrdil, že žádné takové dodatečné dokumenty neexistují. Navzdory výslovné žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti k „textovým zprávám“ Komise neobjasnila, zda tyto dokumenty skutečně existují. Místo toho požadovala pouze dokumenty, o nichž se kabinet domníval, že splňují kritéria pro záznam. Nebylo tedy posouzeno, zda existují jiné dokumenty a zda by měly být zpřístupněny v souladu s nařízením č. 1049/2001 ^[12].  

Doporučení

Na základě šetření této stížnosti předkládá veřejná ochránkyně práv Komisi následující doporučení:

Komise by měla požádat kabinet předsedy, aby znovu hledal příslušné textové zprávy, a jasně uvést, že vyhledávání by nemělo být omezeno na registrované dokumenty nebo dokumenty, které splňují kritéria pro záznam.

Pokud oznámené textové zprávy existují a jsou identifikovány, měla by Komise posoudit, zda k nim lze poskytnout přístup veřejnosti v souladu s nařízením č. 1049/2001.

Komise a stěžovatel budou o tomto doporučení informováni. V souladu s čl. 4 odst. 2 statutu evropského veřejného ochránce práv zašle Komise do 26. dubna 2022 podrobné stanovisko.

Emily O'Reilly
evropská veřejná ochránkyně práv

Štrasburk, 26. ledna 2022

[1] K dispozici na adrese:  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] K dispozici na adrese: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html.

[3] Podle nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Žádost o přístup byla podána prostřednictvím internetových stránek AskTheEU.org a je k dispozici na adrese: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_beten_president_von_d.

[4] Zpráva ze schůze je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí nedávnou odpověď Komise na parlamentní otázku, že se na textové zprávy nevztahují pravidla EU pro přístup veřejnosti k dokumentům (nařízení č. 1049/2001). Viz: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html. Z důvodů uvedených v tomto doporučení veřejný ochránce práv tento výklad práva nesdílí.

[6] Čl. 3 písm. a) nařízení č. 1049/2001 (kurzivou zvýraznil autor stanoviska).

[7] V souladu s čl. 2 odst. 3 nařízení č. 1049/2001.

[8] Rozsudek Tribunálu ze dne 22. února 2015, Breyer v. Komise, T-188/12, bod 42: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=162573&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=165954.

[9] Evropská agentura pro pohraniční a pobřežní stráž (Frontex) nedávno zveřejnila tyto zprávy v návaznosti na žádost o přístup veřejnosti k dokumentům podle nařízení č. 1049/2001: https://fragdenstaat.de/anfrage/whatsapp-nachrichten-an-die-libysche-kustenwache/.

[10] Strategická iniciativa SI/4/2021/MIG o tom, jak orgány, instituce a jiné subjekty EU zaznamenávají textové a rychlé zprávy odeslané/přijaté zaměstnanci v rámci jejich profesní činnosti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[11] Viz rozsudek Soudu prvního stupně ze dne 26. dubna 2007, WWF v. Rada EU, bod 61:

https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506.

[12] Posouzení veřejné ochránkyně práv v bodech 19–23 jejího rozhodnutí ve věci 1050/2018/DL je v této souvislosti relevantní. Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/en/127386.