Název případu: Odmítnutí Evropské komise poskytnout veřejnosti přístup k textovým zprávám vyměněným mezi předsedou Komise a generálním ředitelem farmaceutické společnosti o nákupu očkovací látky proti COVID-19

Datum: Úterý, 5. října 2021

Schůze na dálku (Webex)

Přítomni

Evropská komise (generální sekretariát)

Ředitel (Transparentnost, efektivita & amp; Zdroje)

Zástupce vedoucího oddělení (transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům)

Zástupce vedoucího oddělení (zdraví, vzdělávání a kultura)

Pracovník odpovědný za politiku – vedoucí týmu pro správu záznamů a archivy

Úředník pro právní záležitosti a politiku – přístup k dokumentům

vedoucí odborník – koordinátor pro interinstitucionální vztahy – vztahy s evropským veřejným ochráncem práv

Evropský veřejný ochránce práv (ředitelství pro šetření)

paní HICKEY Rosita, ředitelka pro vyšetřování

pan DYRBERG Peter, odborník na otázky a postupy

paní KING Jennifer, právní expertka

paní GEHRING Michaela, referentka pro šetření

paní EHNERT Tanja, referentka pro šetření

Účel schůze

Účelem schůzky bylo, aby vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv získal další informace o případu, konkrétně i) o politice Komise v oblasti vedení záznamů o textových zprávách (dále také jen „texty“) a o tom, jak je tato politika prováděna v praxi, a ii) zda, a pokud ano, jak a kde Komise hledala možné textové zprávy, na které se vztahuje žádost stěžovatele.

Úvod a procesní informace

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se představil, poděkoval zástupcům Komise za setkání s nimi a uvedl účel setkání. Nastínily právní rámec, který se vztahuje na schůze pořádané veřejným ochráncem práv, zejména to, že veřejný ochránce práv bez předchozího souhlasu Komise nezveřejní žádné informace, které Komise označila za důvěrné, a to ani stěžovateli, ani žádné jiné osobě mimo úřad veřejného ochránce práv ^[1].

Vyšetřovací tým vysvětlil, že vypracuje návrh zprávy o schůzce, která bude zaslána Komisi, aby bylo zajištěno, že je věcně přesná a úplná. Zpráva ze zasedání by pak byla dokončena, zařazena do spisu a poskytnuta stěžovateli. Ve zprávě by nebyly obsaženy žádné důvěrné informace ani by nebyly jinak poskytnuty stěžovateli nebo jakékoli třetí straně.

Informace poskytnuté Komisí

K politice Komise v oblasti vedení záznamů

Zástupci Komise vysvětlili, že pravidla Komise pro vedení záznamů jsou stanovena v jejím „rozhodnutí o správě záznamů a archivů“^[2], jakož i v „pokynech pro registraci dokumentů“^[3].

Článek 7 odst. 1 rozhodnutí obsahuje následující definici dokumentů, které musí být zaznamenány v systému Komise pro správu dokumentů:

„Dokumenty se zaregistrují, pokud obsahují důležité informace, které nejsou krátkodobé, nebo pokud mohou zahrnovat opatření nebo následná opatření ze strany Komise nebo některého z jejích útvarů.“

zatímco pokyny stanoví tato podrobná kritéria pro registraci:

„(...) Je-li odpověď na všechny následující otázky kladná, musí být dokument zaregistrován v systému Ares a/nebo v příslušném podnikovém systému správy dokumentů.

1. Souvisí dokument s politikami, činnostmi nebo rozhodnutími spadajícími do oblasti působnosti orgánu?

2. Jsou informace obsažené v dokumentu důležité a nejsou krátkodobé?

Tato otázka vyžaduje jemný úsudek s přihlédnutím k obsahu a kontextu dotčeného dokumentu.

• Dokument, který vyžaduje opatření nebo následná opatření ze strany Evropské komise nebo některého z jejích útvarů nebo který zahrnuje odpovědnost orgánu, je důležitý a nemá krátké trvání. Stejně tak dokument, který může být později zapotřebí jako důkaz v souladu s pravidly a předpisy platnými pro základní „obchodní proces“, je považován za důležitý a nemá krátkodobou životnost;
• Naproti tomu informace jsou považovány za nedůležité a krátkodobé, pokud by jejich neuchovávání nemělo pro Evropskou komisi žádné negativní administrativní nebo právní účinky.

3. Je dokument vypracován nebo obdržen Evropskou komisí?

• Dokument je považován za „vypracovaný“, pouze pokud je „stabilní“, tj. pokud byl schválen jako připravený k odeslání osobou, která je oprávněna převzít odpovědnost za jeho obsah v souladu s pravidly a předpisy platnými pro základní „obchodní proces“;
• Tato osoba nemusí být osobou pověřenou praktickým úkolem sepisování nebo psaní na stroji, ale spíše osobou nebo správním subjektem odpovědným za obsah v souladu s procesními požadavky a vnitřními pravidly Evropské komise pro daný obchodní proces;
• Dokument se považuje za „obdržený“, pokud byl Evropské komisi úmyslně doručen (vnějším) odesílatelem.“

Zástupci Komise se domnívali, že texty a podobná sdělení mají krátkodobou a pomíjivou povahu, v důsledku čehož nesplňují výše uvedená kritéria pro jejich zaznamenání v systému Komise pro správu dokumentů. Zástupci Komise však uvedli, že relevantním aspektem pro určení, zda jsou informace zaznamenávány, není jejich nosič, ale jejich obsah. Pokud by tedy obsah textu byl takový, že by odrážel rozhodnutí Komise nebo ji jakýmkoli způsobem zavazoval, musel by být zaznamenán stejně jako jiné dokumenty, například zaznamenáním informací ve formě poznámky v příslušném spisu.

Komise dosud do svého systému správy dokumentů nezaznamenala žádné textové zprávy. To je logické vzhledem k tomu, že texty jsou obvykle krátkodobé povahy, nepoužívají se při formálním rozhodování Komise a nezavazují orgán.

Vzhledem k tomu, že se má za to, že texty nesplňují kritéria pro registraci, nemá Komise pro tento účel technický mechanismus. Naproti tomu existuje mechanismus pro e-maily, které lze poměrně snadno zaznamenat do systému Komise pro správu dokumentů kliknutím na jedno tlačítko (pokud splňují tři kritéria stanovená v pokynech, jak je uvedeno výše). Vzhledem k tomu, že texty nejsou registrovány, nejsou následně zahrnuty do časového plánu Komise pro uchovávání údajů.

Aby byla zajištěna informovanost zaměstnanců o tom, co musí být zaregistrováno, poskytuje Komise pravidelná školení o správě dokumentů na všech úrovních, včetně referentů, vedoucích oddělení a členů kabinetu. Zatímco toto školení vychází z pokynů Komise, zpracování textů a rychlých zpráv není během školení výslovně zmíněno. Vzhledem k tomu, že textové zprávy nejsou registrovány, účastníci nedostávají pokyny, jak by měl být text zaznamenán. Pokyny, které má Komise k dispozici, však poukazují na to, že pokud by informace obsažené v textu byly považovány za důležité, dlouhodobé a za účelem splnění výše uvedených kritérií pro registraci, měly by být zachyceny a uchovávány jako záznam v jiném formátu, jako je například poznámka ke spisu.

Každé generální ředitelství (GŘ) má navíc odborníka na etiku a transparentnost, který absolvuje pravidelnou cílenou odbornou přípravu v oblasti vedení záznamů. Tito odborníci se scházejí každý měsíc, aby diskutovali o vývoji v této oblasti. Tito pracovníci následně školí své kolegy v rámci GŘ a v případě dotazů slouží jako kontaktní místo.

Pokud jde o kabinety komisařů, každý z nich má úředníka pro správu dokumentů (DMO), který na začátku každého nového funkčního období absolvuje školení v oblasti správy dokumentů. Poté je na kabinetech, aby zavedly své postupy k zajištění souladu s pravidly Komise pro vedení záznamů.

Pokud jde o identifikaci dokumentů, které je třeba zaznamenat, zástupci Komise uvedli, že je odpovědností každého autora/příjemce dokumentu, aby provedl posouzení a rozhodl, zda dokument splňuje kritéria.

Pokud jde o žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům, zástupci Komise vysvětlili, že v počáteční fázi vyřizování je žádost přidělena příslušnému útvaru, od něhož dokumenty (mohou) pocházet, s přihlédnutím k předmětu žádosti. Příslušné GŘ a kabinet ^[4] (pokud se žádost týká dokumentů kabinetu) poté provedou počáteční vyhledávání možných dokumentů. Neexistují-li žádné dokumenty a žalobce v tomto ohledu vznáší pochybnosti (podáním „potvrzující žádosti“), kontaktuje oddělení generálního tajemníka C1 „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ znovu příslušné GŘ a požádá jej, aby provedlo nové vyhledávání. V případě, že GŘ potvrdí, že žádné další dokumenty neexistují, vyžaduje oddělení C1 „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ podepsané sdělení generálního ředitele, které toto prohlášení potvrzuje. 

Pokud jde o používání profesionálních chytrých telefonů, zástupci Komise uvedli, že Komise má politiku týkající se toho, kdo může být vybaven chytrým telefonem, která zahrnuje veškeré řízení, tj. všechny zástupce vedoucích oddělení a výše. Komise však uplatňuje také přístup „přineste si svůj vlastní chytrý telefon“, což znamená, že zaměstnanci mohou nainstalovat příslušný software do svých osobních chytrých telefonů, aby měli přístup ke svým e-mailovým účtům Komise. V tomto případě jsou povinnosti zaměstnanců stanoveny v soukromém mobilním zařízení – chartě uživatele. Zástupci Komise uvedli, že zkontrolují, zda je tato politika stanovena písemně, a pokud existují příslušné dokumenty, poskytnou kopii veřejné ochránkyni práv.

K danému případu

Pokud jde o žádost stěžovatele o přístup, zástupci Komise vysvětlili, že po obdržení původní žádosti oddělení generálního sekretariátu, které se žádostí zabývalo, konzultovalo kabinet předsedy. Kabinet identifikoval tři dokumenty, které spadají do oblasti působnosti žádosti. Oddělení E.4 „Zdraví, vzdělávání a kultura“ generálního tajemníka odpovědného za vyřízení žádosti v počáteční fázi tyto tři dokumenty posoudilo a rozhodlo o poskytnutí širokého částečného přístupu stěžovateli.

Když stěžovatel podal potvrzující žádost, v níž tvrdil, že by měly existovat další dokumenty, konkrétně texty, oddělení C1 generálního tajemníka „Transparentnost, správa dokumentů & amp; přístup k dokumentům“ v souladu s vnitřním postupem znovu konzultovalo kabinet předsedy. Kabinet předsedy potvrdil, že neexistují žádné další dokumenty, které by splňovaly kritéria pro záznam. Generální tajemník poté toto posouzení zohlednil při odpovědi stěžovateli.

Výměna názorů s kabinetem předsedy byla zaznamenána v přístupovém spisu a bude sdílena s veřejným ochráncem práv.

Závěr schůze

Vyšetřovací tým poděkoval zástupcům Komise za jejich čas a za poskytnutá vysvětlení a schůze skončila.

Po této schůzce poskytla Komise veřejné ochránkyni práv kopie následujících dokumentů, které označila za důvěrné:

• výměna názorů s kabinetem předsedy o žádosti stěžovatele o přístup,
• Soukromé mobilní zařízení – charta uživatele
• firemní mobilní zařízení – charta uživatele a
• Dva dokumenty týkající se politiky Komise v oblasti přidělování vybavení IT.

V Bruselu dne 8. prosince 2021

Rosita Hickey Michaela Gehringová

Ředitel pro šetření Inquiries Officer

[1] Čl. 4 odst. 8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv.

[2] Rozhodnutí Komise ze dne 6. července 2020 o správě záznamů a archivů, k dispozici na adrese: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komise potvrdila, že tento dokument lze sdílet se stěžovatelem. Bude připojena k této zprávě.

[4] Je důležité zdůraznit, že kabinety neodpovídají na žádosti o přístup k dokumentům přímo. Žádosti, které se týkají dokumentů pocházejících z kabinetů, vyřizují příslušná GŘ/útvary, které poskytují služby příslušnému komisaři (včetně předsedy a místopředsedů Komise). Podle správní praxe Komise kabinety obvykle dokumenty identifikují a odpovědi připravuje příslušný útvar po konzultaci s dotčeným kabinetem ohledně možného zpřístupnění.