Název případu: Odmítnutí Evropské komise zpřístupnit veřejnosti textové zprávy vyměňované mezi předsedou Komise a generálním ředitelem farmaceutické společnosti o nákupu očkovací látky proti COVID-19

Datum: úterý 5. října 2021

Schůze na dálku (Webex)

Přítomni

Evropská komise (generální sekretariát)

Ředitel (Transparentnost, efektivita a inovace; Zdroje)

Zástupce vedoucího oddělení (Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům)

Zástupce vedoucího oddělení (Zdraví, vzdělávání a kultura)

Politický pracovník - Vedoucí týmu Správa záznamů a archivy

Právní a politický úředník – přístup k dokumentům

Hlavní odborník – koordinátor interinstitucionálních vztahů – vztahy s evropským veřejným ochráncem práv

Evropský veřejný ochránce práv (ředitelství pro šetření)

paní HICKEY Rosita, ředitelka pro vyšetřování

pan DYRBERG Peter, odborník na šetření a procesy

paní KING Jennifer, právní expertka

paní GEHRING Michaela, referentka pro šetření

paní EHNERT Tanja, referentka pro šetření

Účel zasedání

Účelem setkání bylo, aby vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv získal další informace o případu, konkrétně i) o politice Komise týkající se vedení záznamů o textových zprávách (dále také jen „texty“) a o tom, jak je tato politika prováděna v praxi, a ii) zda, a pokud ano, jak a kde Komise hledala možné textové zprávy spadající do žádosti stěžovatele.

Úvod a procesní informace

Představil se vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv, poděkoval zástupcům Komise za setkání s nimi a stanovil účel setkání. Nastínili právní rámec, který se vztahuje na schůze pořádané veřejným ochráncem práv, zejména to, že veřejný ochránce práv by bez předchozího souhlasu Komise nezveřejnil žádné informace, které Komise označila za důvěrné, ani stěžovateli, ani žádné jiné osobě mimo úřad veřejného ochránce práv ^[1].

Vyšetřovací tým vysvětlil, že vypracuje návrh zprávy o schůzce, která bude zaslána Komisi, aby bylo zajištěno, že je věcně přesná a úplná. Zpráva ze zasedání by pak byla dokončena, zařazena do spisu a poskytnuta stěžovateli. Ve zprávě by nebyly uvedeny žádné důvěrné informace ani jinak poskytnuty stěžovateli nebo jakékoli třetí straně.

Informace poskytnuté Komisí

K politice Komise týkající se vedení záznamů

Zástupci Komise vysvětlili, že pravidla Komise pro vedení záznamů jsou stanovena v „Rozhodnutí o správě záznamů a archivech“^[2] a v „Pokynech pro registraci dokumentů“^[3].

Ustanovení čl. 7 odst. 1 rozhodnutí obsahuje následující definici dokumentů, které musí být zaznamenány v systému Komise pro správu dokumentů:

„Dokumenty se zaregistrují, pokud obsahují důležité informace, které nemají krátkou životnost, nebo pokud mohou zahrnovat opatření nebo následná opatření ze strany Komise nebo některého z jejích útvarů.“

zatímco pokyny stanoví tato podrobná kritéria pro registraci:

„(...) Je-li odpověď na všechny následující otázky „ano“, musí být dokument zaregistrován v Aresu a/nebo v příslušném systému správy podnikových dokumentů.

1. Vztahuje se dokument k politikám, činnostem nebo rozhodnutím spadajícím do oblasti působnosti orgánu?

2. Jsou informace obsažené v dokumentu důležité a nejsou krátkodobé?

Tato otázka vyžaduje jemné posouzení s přihlédnutím k obsahu a kontextu dotčeného dokumentu.

• Dokument, který vyžaduje opatření nebo následná opatření ze strany Evropské komise nebo některého z jejích útvarů nebo zahrnuje odpovědnost orgánu, je důležitý a není krátkodobý. Stejně tak dokument, který může být později zapotřebí jako důkaz v souladu s pravidly a předpisy platnými pro základní „obchodní proces“, je považován za důležitý a není krátkodobý;
• Naproti tomu informace jsou považovány za nedůležité a krátkodobé, pokud by jejich neponechání nemělo pro Evropskou komisi žádné negativní administrativní nebo právní účinky.

3. Je dokument vypracován nebo obdržen Evropskou komisí?

• Dokument se považuje za „vypracovaný“, pouze pokud je „stabilní“, tj. pokud byl schválen jako připravený k předání osobou, která je oprávněna převzít odpovědnost za jeho obsah v souladu s pravidly a předpisy vztahujícími se na základní „obchodní proces“;
• Tato osoba nemusí být osobou pověřenou praktickým úkolem psaní nebo psaní, ale spíše osobou nebo správním subjektem odpovědným za obsah v souladu s procesními požadavky a vnitřními pravidly Evropské komise pro daný obchodní proces;
• Dokument se považuje za „přijatý“, pokud byl záměrně doručen Evropské komisi (externím) odesílatelem.“

Zástupci Komise se domnívali, že texty a podobná sdělení jsou krátkodobé a dočasné, takže nesplňují výše uvedená kritéria pro jejich zaznamenání do systému Komise pro správu dokumentů. Zástupci Komise však uvedli, že relevantním aspektem pro určení, zda jsou informace zaznamenávány, není jejich nosič, ale jejich obsah. Pokud by tedy obsah textu mohl odrážet rozhodnutí Komise nebo Komisi jakýmkoli způsobem zavazovat, musel by být zaznamenán jako jiné dokumenty, například zaznamenáním informací ve formě poznámky do příslušného spisu.

Komise dosud nezaznamenala do svého systému správy dokumentů žádné textové zprávy. To je logické vzhledem k tomu, že texty jsou obvykle krátkodobé povahy a při formálním rozhodování Komise se nepoužívají a nezavazují orgán.

Vzhledem k tomu, že se má za to, že texty nesplňují kritéria pro registraci, nemá Komise pro tento účel technický mechanismus. Naproti tomu existuje mechanismus pro e-maily, které lze poměrně snadno zaznamenat do systému Komise pro správu dokumentů kliknutím na jedno tlačítko (pokud splňují tři kritéria stanovená v pokynech, jak je uvedeno výše). Vzhledem k tomu, že texty nejsou registrovány, nevztahuje se na ně následně harmonogram uchovávání údajů Komise.

V zájmu zajištění informovanosti zaměstnanců o tom, co je třeba registrovat, zajišťuje Komise pravidelná školení v oblasti správy dokumentů na všech úrovních, a to i pro referenty, vedoucí oddělení a členy kabinetu. Ačkoli toto školení vychází z pokynů Komise, nakládání s texty a rychlými zprávami není během školení výslovně zmíněno. Vzhledem k tomu, že textové zprávy nejsou registrovány, účastníci nedostávají pokyny, jak by měl být text zaznamenán. Dostupné pokyny Komise však poukazují na to, že pokud by informace obsažené v textu byly považovány za důležité, dlouhodobé a aby splňovaly výše uvedená kritéria pro registraci, měly by být zachyceny a uchovávány jako záznam v jiném formátu, jako je například poznámka ke spisu.

Kromě toho má každé generální ředitelství (GŘ) odborníka na etiku a transparentnost, který pravidelně absolvuje cílené školení o vedení záznamů. Tito odborníci se scházejí každý měsíc, aby diskutovali o vývoji v této oblasti. Na oplátku školí své kolegy v rámci GŘ a v případě dotazů slouží jako kontaktní místo.

Pokud jde o kabinety komisařů, každý z nich má úředníka pro správu dokumentů, který na začátku každého nového funkčního období absolvuje odbornou přípravu v oblasti správy dokumentů. Poté je na kabinetech, aby zavedly své postupy k zajištění souladu s pravidly Komise pro vedení záznamů.

Pokud jde o identifikaci dokumentů, které je třeba zaznamenat, zástupci Komise uvedli, že je odpovědností každého autora/příjemce dokumentu provést posouzení a rozhodnout, zda splňuje kritéria.

Pokud jde o žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům, zástupci Komise vysvětlili, že v počáteční fázi vyřizování je žádost přidělena příslušnému útvaru, od něhož dokumenty (možná) pocházejí, s přihlédnutím k předmětu žádosti. Příslušné GŘ a kabinet ^[4] (pokud se žádost týká dokumentů kabinetu) poté provedou počáteční vyhledávání možných dokumentů. Pokud neexistují žádné dokumenty a žadatel o tom má pochybnosti (podáním „potvrzující žádosti“), oddělení C1 „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ generálního tajemníka se znovu obrátí na příslušné GŘ a požádá je, aby znovu vyhledalo. V případě, že GŘ potvrdí, že neexistují žádné další dokumenty, vyžaduje oddělení C1 „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ podepsané sdělení generálního ředitele potvrzující toto prohlášení. 

Pokud jde o používání profesionálních chytrých telefonů, zástupci Komise uvedli, že Komise uplatňuje politiku týkající se toho, kdo má nárok na poskytnutí chytrého telefonu, která zahrnuje veškerou správu, tj. všechny zástupce vedoucích oddělení a výše. Komise však také uplatňuje přístup „přineste si vlastní chytrý telefon“, což znamená, že zaměstnanci mohou do svých osobních chytrých telefonů nainstalovat příslušný software, aby měli přístup ke svým e-mailovým účtům Komise. V tomto případě jsou povinnosti zaměstnanců stanoveny v soukromém mobilním zařízení – chartě uživatele. Zástupci Komise uvedli, že prověří, zda je tato politika stanovena písemně, a pokud existují příslušné dokumenty, poskytnou veřejnému ochránci práv kopii.

K danému případu

Pokud jde o žádost stěžovatele o přístup, zástupci Komise vysvětlili, že po obdržení původní žádosti konzultovalo oddělení generálního sekretariátu, které se touto žádostí zabývalo, kabinet předsedy. Kabinet identifikoval tři dokumenty, které spadají do oblasti působnosti žádosti. Oddělení E.4 „Zdraví, vzdělávání a amp; kultura“ generálního tajemníka odpovědného za vyřízení žádosti v počáteční fázi poté tyto tři dokumenty posoudilo a rozhodlo se poskytnout stěžovateli široký částečný přístup.

Když stěžovatel podal potvrzující žádost, v níž tvrdil, že by měly existovat další dokumenty, konkrétně texty, oddělení C1 „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ generálního tajemníka v souladu s interním postupem znovu konzultovalo kabinet předsedy. Kabinet předsedy potvrdil, že neexistují žádné další dokumenty, které by splňovaly kritéria pro záznam. Generální tajemník poté toto posouzení zohlednil při odpovědi stěžovateli.

Výměny s kabinetem předsedy byly zaregistrovány v přístupovém spisu a budou sdíleny s veřejným ochráncem práv.

Závěr schůze

Vyšetřovací tým poděkoval zástupcům Komise za jejich čas a za poskytnutá vysvětlení a schůzka skončila.

Po schůzce poskytla Komise veřejné ochránkyni práv kopie následujících dokumentů, které označila za důvěrné:

• výměna názorů s kabinetem předsedy o žádosti stěžovatele o přístup,
• Soukromé mobilní zařízení – charta uživatelů
• Firemní mobilní zařízení – Charta uživatele a
• Dva dokumenty týkající se politiky Komise v oblasti přidělování vybavení IT.

V Bruselu dne 8. prosince 2021

Rosita Hickey Michaela Gehringová

Ředitel pro dotazy Inquiries Inquiries Officer

[1] Úř. věst. Článek 4.8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv.

[2] Úř. věst. Rozhodnutí Komise ze dne 6. července 2020 o správě záznamů a archivů, k dispozici na adrese: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Úř. věst. Komise potvrdila, že tento dokument lze sdílet se stěžovatelem. Bude připojena k této zprávě.

[4] Úř. věst. Je důležité zdůraznit, že kabinety neodpovídají přímo na žádosti o přístup k dokumentům. Žádosti, které se týkají dokumentů pocházejících z kabinetů, vyřizují příslušná generální ředitelství/útvary, které slouží příslušnému komisaři (včetně předsedy a místopředsedů Komise). Podle správní praxe Komise jsou dokumenty obvykle identifikovány kabinety a odpovědi připravuje příslušný útvar po konzultaci s příslušným kabinetem ohledně možného zpřístupnění.