Monsieur le Président,

Dans le contexte de la guerre d’agression menée par la Russie contre l’Ukraine, l’UE finance les dons d’équipements militaires par les États membres de l’UE à l’Ukraine par l’intermédiaire de la facilité européenne pour la paix ^[1] et a adopté une législation visant à accroître la production de munitions afin d’aider les États membres à maintenir leurs réserves tout en assurant la livraison de munitions à l’Ukraine [2]. 

L’UE dépensera également 8 milliards d’EUR entre 2021 et 2027 par l’intermédiaire du Fonds européen de la défense afin de compléter les investissements des États membres dans la recherche et le développement dans le domaine de la sécurité et de la défense. Conformément au règlement relatif au Fonds européen de la défense [3], la Commission européenne est chargée de décider de la manière d’allouer ces fonds. Ce faisant, il est assisté par des experts externes, qui contribuent à l'évaluation, à l'examen éthique et à l'évaluation des estimations budgétaires des propositions.

La Commission doit sélectionner les experts en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leurs connaissances, en tenant compte des tâches qui leur seront confiées, en s'efforçant d'assurer une rotation appropriée des experts et un équilibre approprié entre le secteur privé et le secteur public. Les experts indépendants ne devraient pas évaluer, conseiller ou assister sur des questions pour lesquelles ils ont des conflits d’intérêts, notamment en ce qui concerne leur position au moment de l’évaluation. Normalement, lorsque la Commission sélectionne et rémunère des experts externes pour aider à l'évaluation des propositions, les listes d'experts sont rendues publiques, ce qui permet un certain contrôle public. Toutefois, le règlement FED déroge explicitement à cette règle générale en ce sens que l’identité de ces experts n’est pas rendue publique [4]. Il est donc d’autant plus important que l’évaluation des conflits d’intérêts, effectuée par la Commission lors de la sélection des experts, soit solide.

Dans le cadre d’une correspondance antérieure sur le Fonds européen de la défense ^[5], la Commission a informé mon bureau de son «approche institutionnelle» en matière de gestion des conflits d’intérêts, qui semble reposer largement sur l’autodéclaration des experts sélectionnés concernant (l’absence de) conflits d’intérêts.

Dans ce contexte, j’ai décidé d’ouvrir une enquête afin d’examiner comment la Commission veille à ce qu’il n’y ait pas de conflits d’intérêts avec des experts externes qui l’assistent dans les évaluations des propositions de projets, les évaluations éthiques et les estimations de coûts au titre du Fonds européen de la défense.

J'ai conclu que, dans un premier temps, il serait utile de recevoir une réponse écrite de la Commission aux questions énumérées en annexe. Veuillez noter que je rendrai publique la réponse de la Commission ^[6].

Le responsable des enquêtes est M. Koen Roovers.

Je vous saurais gré de bien vouloir recevoir la réponse de la Commission au plus tard le 31 janvier 2024.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 10/11/2023

Annexe – Questions à la Commission dans le document OI/5/2023/KR

1. Dans le cadre d’une correspondance antérieure sur le thème du Fonds européen de la défense ^[7], la Commission a expliqué que les membres du personnel de la Commission chargés de thèmes spécifiques au Fonds européen de la défense procèdent à des vérifications préliminaires de l’absence de conflit d’intérêts lors de la présélection d’experts de l’équipe interne de gestion des experts (EMI), une base de données contenant les profils des experts («phase de présélection»). Il explique en outre que les membres du personnel de la Commission rendent compte en interne, au chef d’unité responsable, de la méthode suivie pour la présélection des experts, individuellement et dans leur ensemble. Cela comprend des aspects tels que la vérification de l'expertise, la disponibilité, l'absence apparente de conflits d'intérêts et la diversité des antécédents.

Avant que les propositions de projets au titre du Fonds européen de la défense ne soient confiées à des experts externes pour leur évaluation, les membres du personnel de la Commission vérifient, sur la base des CV des experts, que les experts désignés pour évaluer les propositions n’ont pas le même employeur que ceux qui demandent un financement (étape de la réception préalable des propositions).

a. Les membres du personnel de la Commission participant à ces évaluations peuvent-ils:

• demander des informations supplémentaires aux experts potentiels afin de mieux comprendre s’il existe des risques de conflits d’intérêts? Dans l'affirmative, veuillez donner quelques exemples.
• utilisent-ils du matériel accessible au public pour renvoyer ou vérifier des aspects ou s’appuient-ils uniquement sur les informations fournies par les experts (ou dans leur réponse)?

b. Quelles informations les experts doivent-ils remplir lors de leur inscription en ligne?[8] Veuillez fournir le modèle correspondant.

Si les experts sont tenus de télécharger un CV, la Commission prescrit-elle un certain format/un minimum d’informations à fournir?

c. La Commission pourrait-elle préciser comment les éléments fournis au chapitre 2 «Impartialité» du code de conduite applicable aux experts [9] sont évalués au stade de la présélection?

2. Dans le cadre d’une correspondance antérieure sur le Fonds européen de la défense [10], il est apparu que la Commission applique une «approche institutionnelle» en matière de gestion des conflits d’intérêts, qui repose largement sur l’autodéclaration par les experts sélectionnés de (l’absence de) conflits d’intérêts.

a. À quelle fréquence les experts ont-ils déclaré eux-mêmes des conflits d’intérêts à ce jour? Veuillez fournir des données pour chaque cycle annuel de dépenses [11].

b. De même, à quelle fréquence les experts ont-ils été récusés lors de l’évaluation des propositions? Veuillez fournir des données pour chaque cycle annuel de dépenses.

3. Lorsqu’un conflit d’intérêts est constaté qui entraînerait normalement l’exclusion de l’expert [12], les membres du personnel de la Commission peuvent décider de retenir l’expert si les trois conditions cumulatives suivantes sont remplies:

• i. l'expert travaille dans un service/laboratoire/institut différent de celui où l'action doit être réalisée et
• ii. les départements/laboratoires/instituts au sein de l'organisation concernée fonctionnent avec un degré élevé d'autonomie et
• iii. la participation est justifiée par l’obligation de désigner les meilleurs experts disponibles et par la taille limitée de la réserve d’experts qualifiés.»

a. À quelle fréquence les experts en situation de conflit d’intérêts [13] ont-ils été retenus dans les comités d’évaluation?

b. De même, la Commission a-t-elle publié des orientations à l’intention des membres du personnel participant à la gestion des situations de conflit d’intérêts, y compris en ce qui concerne la manière d’exercer le pouvoir discrétionnaire d’appliquer la dérogation à l’exclusion? Dans l’affirmative, veuillez fournir une copie de ces orientations avec la réponse.

4. Les situations suivantes peuvent être considérées comme constituant un conflit d’intérêts, si les membres du personnel de la Commission en décident ainsi «compte tenu des circonstances objectives, des informations disponibles et des risques potentiels»:

i. l’emploi de l’expert par l’un des demandeurs (ou des tiers liés ou d’autres tiers participant à l’action) au cours des trois dernières années

ii. participation de l’expert à un contrat, [..] ou appartenance à des structures de gestion (par exemple, membre de la direction ou du conseil consultatif, etc.) ou collaboration en matière de recherche avec un demandeur, un tiers lié ou un autre tiers participant à l’action au cours des trois dernières années

iii. toute autre situation qui pourrait mettre en doute sa capacité de participer à l'évaluation de manière impartiale, ou qui pourrait raisonnablement sembler le faire aux yeux d'un tiers extérieur [14].

a. Sur la base du contrat type, est-il exact que, lorsqu’un ou plusieurs de ces cas se présentent, les membres du personnel de la Commission responsables peuvent décider d’exclure l’expert de l’évaluation de la proposition concernée, ou également pour des propositions concurrentes ou l’ensemble de l’appel, et, si nécessaire, de le remplacer et d’organiser une réévaluation?

b. Combien de cas la Commission a-t-elle identifiés comme relevant des points i. à iii. ci-dessus? Veuillez fournir des données pour chaque cycle annuel de dépenses.

c. Dans combien de ces cas les experts en situation de conflit d’intérêts ont-ils été exclus des groupes d’évaluation? Veuillez fournir des données pour chaque cycle annuel de dépenses.

d. La Commission a-t-elle publié des orientations à l’intention du personnel procédant à cette évaluation des conflits d’intérêts, y compris en ce qui concerne la manière d’exercer son pouvoir discrétionnaire pour retenir des experts potentiellement en conflit au sein des comités d’évaluation? Dans l’affirmative, veuillez fournir une copie de ces orientations avec la réponse.

5. a. La Commission a-t-elle reçu des alertes, par exemple d’autres experts, demandeurs ou tiers, concernant les risques de conflit d’intérêts, en dehors des déclarations sur l’honneur des experts? Dans l’affirmative, veuillez fournir des exemples et des données pour chaque cycle annuel de dépenses.

b. La Commission prévoit-elle d’autres possibilités de lancer de telles alertes avec elle?

c. Les experts sont-ils informés des règles applicables en matière de dénonciation des dysfonctionnements? Si oui, comment?

d. La Commission peut-elle procéder à des audits ou à des examens ex post pour s’assurer que les experts désignés ne sont pas en conflit?

6. La Commission fait-elle rapport sur toute question liée aux conflits d’intérêts en dehors de la Commission, par exemple au comité du programme (représentants des États membres de l’UE) ou au Parlement européen?

[1] La facilité européenne pour la paix est fondée sur une décision adoptée par le Conseil. Voir: https://www.consilium.europa.eu/fr/policies/european-peace-facility/.

[2] Voir l'Acte d'appui à la production de munitions (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Règlement (UE) 2021/697 instituant le Fonds européen de la défense, voir: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Voir article 26, paragraphe 2, du règlement (UE) 2021/697, lié à la note de bas de page 2.

[5] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/fr/172253.

[6] Si vous souhaitez soumettre des documents ou des informations que vous considérez comme confidentiels et qui ne devraient pas être rendus publics, veuillez les marquer comme «confidentiels». Les courriels cryptés peuvent être envoyés à notre boîte aux lettres dédiée. Les informations et documents de ce type seront supprimés des dossiers du Médiateur européen peu après la fin de l’enquête.

[7] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/fr/172253.

[8] Voir: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Voir les situations énumérées au point a) des pages 1 à 5 de l’annexe 1 du modèle de contrat d’experts: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/fr/172253.

[11] La Commission a pris des décisions concernant deux cycles annuels de dépenses:

· 20 juillet 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en;

· 26 juin 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding

[12] Voir les situations énumérées à l’annexe I «Code de conduite», point 2.1 a), page 2 du modèle de contrat d’experts: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Conformément à l'article 2.1 a) de l'annexe 1 du modèle de contrat d'experts, voir note de bas de page 7.

[14] Idem.