Dispositifs d'inspection à distance

Objet de l'inspection des documents

Le 6 juin 2024, la Médiatrice a demandé à être inspectée les documents suivants:

• Tout document contenant les évaluations par la Commission des conflits d’intérêts visés aux questions 2a et 4b, telles qu’elles figurent à l’annexe de la lettre du 10 novembre 2023 [1].
• Trois dossiers dans lesquels les experts n’ont déclaré aucun conflit d’intérêts (potentiel), mais la Commission a relevé un problème qu’elle a cherché à clarifier.
• la méthodologie d’évaluation du FED, qui définit les règles et principes du processus d’évaluation des propositions du FED, tels qu’adoptés par l’ordonnateur compétent.

Le 27 juin 2024, la Commission a partagé 15 documents confidentiels en réponse à la demande de la Médiatrice.

Documents inspectés 

La Commission a soumis à l’inspection publique les documents confidentiels suivants:

• le document 1 est la page de couverture des «Experts for EDF 2023 Calls» de la Commission;
• Le document 2 contient des statistiques sur les experts pour les appels au titre du FED 2023, qui couvrent les données jusqu’en 2023, y compris sur les conflits d’intérêts (potentiels);
• Les documents 3 à 11 sont des notes internes contenant les évaluations par la Commission des conflits d’intérêts potentiels déclarés, datant de 2022 et 2023;
• Les documents 12 et 13 sont des demandes de clarification de la Commission dans les cas où aucun conflit d’intérêts n’a été déclaré, mais où un conflit d’intérêts a néanmoins été identifié;
• Le document 14 est un exemple tiré de l’EDIDP [2], le programme précédent du FED, dont la Commission a indiqué qu’il avait une pratique similaire aux risques de conflits à l’époque;
• Le document 15 est la méthodologie interne de la DG DEFIS.

Contexte

Les conflits d’intérêts des experts externes nommés aux fins de l’appel 2023 du FED sont examinés à cinq étapes du processus d’évaluation. Il s’agit notamment d’évaluations préliminaires effectuées par la Commission sur la base des entrées dans une base de données contenant des informations sur les experts ou en recoupant les CV des experts avec les propositions. La Commission évalue également les conflits d’intérêts potentiels déclarés par les experts.

Inspection

Données statistiques

Le document 1 est une capture d’écran concernant l’appel à experts 2023 au titre du FED, qui est ouvert en permanence.

Le document 2 présente certaines données statistiques pour l’appel 2023 du FED.

Conflits d’intérêts potentiels autodéclarés

Les documents 3 à 11 concernent les évaluations par la Commission des conflits d'intérêts potentiels qui ont été déclarés par les experts à la Commission, après réception des propositions d'évaluation [3].

Ces évaluations comprennent (certains) des éléments suivants (l’approche suivie par la Commission n’est pas totalement cohérente):

1. un résumé des faits de la déclaration, y compris l’activité professionnelle des experts susceptible d’entrer en conflit avec les tâches assignées dans le cadre de l’évaluation des propositions au titre du Fonds européen de la défense;

2. Les différentes possibilités de conflits d’intérêts dans le cadre d’une partie intitulée « Qualification ». La Commission établit une distinction entre:

a) Conflits d'intérêts directs [4], qui, lorsqu'ils sont déterminés, excluent automatiquement les experts de tout ou partie des propositions d'un appel. Les conflits d'intérêts directs se produisent lorsqu'un expert: (i) participe à la préparation des propositions, (ii) participe à la gestion des demandeurs et/ou (iii) est employé ou engagé par les demandeurs [5].

b) Conflits d'intérêts indirects ^[6] qui, lorsqu'ils sont déterminés, excluent également automatiquement les experts de tout ou partie des propositions d'un appel. Des conflits d'intérêts indirects se produisent lorsqu'un expert: (i) a participé à la préparation de toute proposition soumise dans le cadre de l’appel, (ii) en bénéficierait si une proposition soumise dans le cadre de l’appel était rejetée ou acceptée, et/ou (iii) a des liens familiaux étroits ou des relations personnelles étroites avec des personnes participant à la préparation de toute proposition soumise dans le cadre de l’appel avec une personne qui en bénéficierait si une telle proposition était acceptée ou rejetée.

c) Conflits d’intérêts potentiels [7], qui, une fois déterminés, laissent à la Commission le pouvoir discrétionnaire de prendre ou non des mesures d’atténuation.

Les conflits d'intérêts potentiels se produisent lorsqu'un expert: i) employé par une entité participant aux propositions au cours des trois dernières années, ii) impliqué dans un contrat, une subvention, un prix ou une adhésion à des structures de gestion, ou dans une collaboration de recherche avec un demandeur, un tiers lié ou un autre tiers participant à l’action au cours des trois dernières années, ou iii) toute autre situation susceptible de mettre en doute la capacité de l’expert à participer à l’évaluation de manière impartiale ou qui pourrait raisonnablement sembler le faire aux yeux d’une partie extérieure.

Les experts peuvent être exclus de l’évaluation de toutes les propositions lorsque le demandeur concerné est un participant, ou de l’évaluation de toutes les propositions de l’appel.

3. L’appréciation de la Commission se termine par la «position des services».

Pour les appels au titre du FED 2021, la Commission a conclu qu’un expert indépendant en évaluation relevait du point c) ii) ci-dessus (document 3) et que trois experts indépendants en évaluation relevaient du point c) iii) ci-dessus (documents 4, 5 et 6). Dans ces cas, la Commission a récusé l’expert de la proposition afin d’atténuer d’éventuels points de vue contestables et de préserver l’intégrité de l’évaluation sur le plan de la réputation.

Pour les appels au titre du FED 2022, la Commission a conclu qu’un expert indépendant en évaluation relevait du point c) ii) ci-dessus (document 7) et que quatre experts indépendants relevaient du point c) iii) ci-dessus (documents 8, 9, 10 et 11). Il a décidé d'exclure les experts de l'évaluation de ces propositions.

Identifier les conflits d’intérêts non déclarés et atténuer les risques de manière proactive

Les documents 12 et 13 concernent des cas où la Commission, à son initiative, a cherché à clarifier l’existence d’un conflit d’intérêts. Les cas en cause ont été identifiés par la Commission au moment de la création d’une liste restreinte d’experts capables d’évaluer les appels, sur la base de leur CV [8].

Le document 14 a été présenté par la Commission pour montrer au Médiateur qu’elle a adopté la même approche dans le cadre de l’EDIDP (voir note de bas de page 2), le programme précédent du FED.

Dans les trois cas, l’expert concerné a été exclu de l’appel, car l’employeur/l’organisation en question était candidat à l’appel, qui relève de l’une des trois catégories de conflits d’intérêts directs.

Méthodologie

Le document 15 est la méthodologie interne de la DG DEFIS. Le présent document confirme les mesures que la Commission a définies lorsqu'elle a répondu au Médiateur, afin d'éviter les conflits d'intérêts dans l'évaluation des propositions du FED.

Bruxelles, le 25 novembre 2024

Jennifer King Koen Roovers

Spécialiste des questions juridiques

[1] Voir la lettre du Médiateur, disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/opening-summary/en/177626, et la réponse de la Commission du 8 avril 2024, disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/fr/185435.

[2] Pour de plus amples informations sur le programme européen de développement industriel dans le domaine de la défense (EDIDP), voir: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp_en.

[3] Ces évaluations ont eu lieu au cours de ce que la Commission a qualifié d’«étape 6» dans sa réponse du 8 avril 2024, voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/fr/185435.

[4] Voir l’article 2, paragraphe 1, point a), du code de conduite applicable, disponible à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] Dans des circonstances exceptionnelles, lorsqu’il n’y a pas d’autres experts disposant d’une expertise similaire, les experts qui se trouvent en situation de conflit d’intérêts direct peuvent toujours participer à une évaluation, mais les autres experts doivent en être informés. Un expert peut être maintenu en qualité d'évaluateur, lorsque:

• l’expert travaille dans un service/laboratoire/institut différent de celui participant à l’appel et

• les services/laboratoires/instituts au sein de l'organisation concernée fonctionnent avec un degré élevé d'autonomie et

• la participation est justifiée par l’obligation de désigner les meilleurs experts disponibles et par la taille limitée de la réserve d’experts qualifiés.

Cette étape est détaillée dans le code de conduite figurant dans le contrat que les experts signent, mais pas dans les évaluations des conflits d’intérêts potentiels effectuées par la Commission.

[6] Voir article 2, paragraphe 1, point b), du code de conduite applicable.

[7] idem, à la fin de l'article 2.1.

[8] Ces échanges ont eu lieu au cours de ce que la Commission a appelé les «étapes 3 et 4» dans sa réponse du 8 avril 2024, voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/doc/correspondence/fr/185435.