Viite: Ares(2024)1197492 – 16/02/2024

1/ Käsittelytoimen kuvaus

Oikeusasiamies tekee tutkimuksia mahdollisista hallinnollisista epäkohdista EU:n toimielimessä, elimessä tai laitoksessa, jäljempänä 'EU:n toimielin', ja raportoi niistä.

Oikeusasiamies käsittelee yksityishenkilöiden henkilötietoja valitusten käsittelyä ja oma-aloitteisia tutkimuksia varten, kun se kerää ja rekisteröi henkilötietoja sähköiseen valitustenhallintajärjestelmäänsä (CMS). Oikeusasiamies käsittelee kanteluun/tutkimukseen liittyviä kantelijoiden ja kolmansien osapuolten henkilötietoja joko siksi, että kantelija on toimittanut ne, tai siksi, että ne on kerätty tutkimuksen aikana. Oikeusasiamies voi siirtää henkilötietoja muille EU:n toimielimille tai satunnaisesti jäsenvaltioiden viranomaisille jäljempänä kuvatulla tavalla.

Käsittelyn oikeusperusta on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 228 artikla ja Euroopan oikeusasiamiehen ohjesääntö.

Henkilötietoja käsitellään luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

2/ Mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoitukseen ja millä teknisillä keinoilla?

Mitä

Käsitellessään kanteluja ja tutkimuksia oikeusasiamies vastaanottaa ja/tai kerää asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja seuraavista:

i) luonnolliset henkilöt, jotka tekevät valituksia, jäljempänä ’valituksen tekijät’, ja

ii) muut valituksen/tiedustelun kannalta merkitykselliset henkilöt tai muut valituksessa tai muussa tutkimukseen liittyvässä dokumentissa nimetyt kolmannet osapuolet, jotka ovat tutkimuksen kannalta merkityksettömiä tai vain liitännäisiä.

Näihin henkilötietoihin kuuluvat henkilön tunniste- ja yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelin, faksi), kansalaisuus, ammatilliset tiedot ja muut tiedusteluun liittyvät tiedot. Valitukseen voi sisältyä myös erityisiä tietoryhmiä, kuten esimerkiksi rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta, ammattiliiton jäsenyyttä sekä terveyttä tai sukupuolielämää koskevia tietoja [1].

Jos oikeusasiamies päättää järjestää (yleisen tai kohdennetun) julkisen kuulemisen tapausten käsittelystä, hänen vastauksena saamansa vastaukset sisältävät enimmäkseen joitakin henkilötietoja. (Yleisten tai kohdennettujen) julkisten kuulemisten osallistujia pyydetään ilmoittamaan ennakkosuostumuksensa tietojensa luovuttamiseen. Lisätietoja on tällä verkkosivustolla olevassa Euroopan oikeusasiamiehen kuulemisia koskevassa tietosuojaselosteessa.

Miksi

Oikeusasiamiehen on käsiteltävä henkilötietoja tutkiakseen mahdollisia hallinnollisia epäkohtia seuraavien tavoitteiden saavuttamiseksi:

a) ratkaisun löytäminen kyseiseen kanteluun liittyviin erityiskysymyksiin,

b) mahdollisten systeemisten ongelmien tunnistaminen ja niihin liittyvien ehdotusten tekeminen aina kun se on tarkoituksenmukaista, ja

c) varmistamalla näin toimien perustana olevien asiaankuuluvien tietokantojen jatkuva pitkän aikavälin lujittaminen.

Erityisesti tapauksiin liittyvien julkisten kuulemisten osalta tarkoituksena on varmistaa, että kyseisten kysymysten arvioinnista tiedotetaan mahdollisimman hyvin.

Henkilötietoja käytetään myös yhteydenpitoon kantelijoiden kanssa ja sen määrittämiseen, kuuluuko kantelu oikeusasiamiehen toimivaltaan. Joitakin tietoja käytetään tilastotarkoituksiin (maa, kansalaisuus, ammattiryhmä ja kieli) anonymisoidulla tavalla Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön raportointivaatimuksen täyttämiseksi.

Miten

Oikeusasiamies kerää tai vastaanottaa henkilötietoja yleensä asiakirjoissa, myös lomakkeissa, jotka ovat enimmäkseen sähköisiä.

Joissakin tapauksissa tiedot ovat osa tietoja, jotka on alun perin saatu suullisesti kokouksissa, tarkastuksissa tai kuulemisissa. Tällaisten kokousten aikana tai välittömästi niiden jälkeen asiaankuuluvat tiedot tallennetaan asiakirja-aineistoon kuuluviin asiakirjoihin, jotka ovat enimmäkseen sähköisiä, mutta joissakin tapauksissa myös paperisia.

3/ Kenellä on pääsy tietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

Oikeusasiamiehen henkilöstö

Oikeusasiamiehen henkilöstöllä, joka osallistuu viraston asioiden käsittelyyn, on pääsy tapausasiakirjoihin ja niiden asiakirjoihin, joista osa sisältää henkilötietoja, sekä tietokantaan, joka sisältää mainitut asiakirjat ja niihin liittyvät tiedot.

EU:n toimielimet

Jos EU:n toimielimelle lähetetään tutkimusta koskeva valitus, henkilötiedot näkyvät yleensä asiakirjoissa. Näin on myös silloin, kun kantelija on pyytänyt kantelunsa luottamuksellista käsittelyä. Tällaista luottamuksellisuutta ei sovelleta oikeusasiamiehen ja toimielimen väliseen tutkintaan liittyvään viestintään, koska toimielimellä on oikeus saada kaikki tiedot, jotka liittyvät sen kohteena oleviin syytöksiin. Ennen kantelun ja siihen mahdollisesti liittyvien asiakirjojen lähettämistä oikeusasiamiehen tutkintavastaava kuitenkin tarkastaa, merkitsisikö asiakirjojen siirtäminen ilmeisen tarpeetonta henkilötietojen siirtoa. Tässä kuvattu liiallisten henkilötietojen poistaminen kirjataan asianmukaisesti tutkimuksen aloittamista varten laadittuun asiakirja-aineistoon. Jos valitus sisältää liiallisia henkilötietoja, liialliset henkilötiedot poistetaan.

Jos oikeusasiamies ei pysty käsittelemään tai hyväksymään kantelua, hän voi myös siirtää kantelun toiselle asiaankuuluvalle EU:n toimielimelle tai elimelle, jolla voi olla paremmat edellytykset käsitellä kantelun tekijän esiin tuomaa asiaa. Esimerkkeinä voidaan mainita Euroopan komissio EU:n lainsäädännön mahdollista rikkomista koskevien kantelujen osalta, Euroopan parlamentti poliittisten kysymysten osalta, Euroopan petostentorjuntavirasto petoskysymysten osalta ja Euroopan tietosuojavaltuutettu.

Oikeusasiamies käyttää konekäännöstä (eTranslation) kääntääkseen automaattisesti kanteluihin liittyvät asiakirjat, jotka voivat sisältää henkilötietoja. eTranslation on Euroopan komission ylläpitämä palvelu, joka ei analysoi käännetyn asiakirjan sisältöä. Käännökset ja muut palvelun tuottamat tuotokset palautetaan käyttäjilleen ja ne on suunniteltu siten, että ne eivät ole saavutettavissa käsittelyn aikana. Oikeusasiamies voi myös lähettää asiakirjoja käännettäväksi Euroopan parlamentin käännösyksiköille tai Euroopan unionin elinten käännöskeskukselle, kun asiakirjoja on käännettävä. Tällaiset asiakirjat voivat joskus sisältää henkilötietoja. Kääntäjät työskentelevät edellä mainittujen EU:n elinten asettamien salassapitovelvoitteiden mukaisesti.

Muut elimet tai organisaatiot

Samoin muiden sellaisten kantelujen osalta, joita oikeusasiamies ei voi käsitellä, oikeusasiamies voi päättää siirtää kantelun ilman henkilötietojen poistamista kansallisille laitoksille tai järjestöille, jotka voivat auttaa kantelijaa. Hän voi päättää tehdä niin, jos valituksen tekijä on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa. Hän tekee siirtoja vain sellaisille elimille tai organisaatioille, jotka sijaitsevat EU:ssa.

Kun oikeusasiamies saa tietoonsa seikkoja, jotka saattavat muodostaa rikoksen tai liittyä rikokseen, hän ilmoittaa asiasta toimivaltaisille kansallisille viranomaisille , Euroopan syyttäjänvirastolle (EPPO) ja/tai Euroopan petostentorjuntavirastolle (OLAF).[2] Näin tehdessään hän yleensä lähettää asiaankuuluvat asiakirjat muokkaamattomina asianomaiselle viranomaiselle.

Yksittäiset pyynnöt saada tutustua asiakirjoihin

EU:n kansalaiset voivat käyttää perusoikeuttaan pyytää saada tutustua kaikkiin oikeusasiamiehen hallussa oleviin asiakirjoihin, mukaan lukien asiakirja-aineistossa olevat asiakirjat tai niihin liittyvät asiakirjat. Tällaiset pyynnöt käsitellään EU:n toimielinten asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 perusteella.

Vastattaessa asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin kantelijoiden ja kolmansien osapuolten, EU:n henkilöstöä lukuun ottamatta, henkilötiedot poistetaan oletusarvoisesti ennen oikeusasiamiehen hallussa olevien asiakirjojen julkistamista.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyt voivat käyttää oikeuttaan saada pääsy henkilötietoihinsa, oikaista niitä tai poistaa ne valitusten käsittelyn yhteydessä lähettämällä pyynnön sähköpostitse rekisterinpitäjälle jäljempänä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Niillä on mahdollisuus pyytää valituksensa tai sen tiettyjen osien luottamuksellista käsittelyä ilmoittamalla tällaisesta vaatimuksesta valituksessa ja esittämällä asiaa tukevat perustelut tai perustelut.

Oikeusasiamies noudattaa tietosuojasääntöjä, mukaan lukien velvollisuutta ilmoittaa rekisteröidyille kolmansille osapuolille heidän henkilötietojensa käsittelystä ja näiden rekisteröityjen oikeudesta saada pääsy henkilötietoihinsa ja saada näissä tiedoissa olevat virheet oikaistuiksi tai tiedot rajoitettuina tai poistettuina kyseisten sääntöjen mukaisesti. Tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti kantelijaa kehotetaan toimittamaan vain valituksen kohteen kannalta merkitykselliset tiedot ja välttämään tarpeettomia ja merkityksettömiä yksityiskohtia, erityisesti jos ne sisältävät kolmansien osapuolten henkilötietoja. Oikeusasiamies ottaa kuitenkin aina huomioon kantelijan olosuhteet noudattaessaan tietosuojavelvoitteitaan erityisesti silloin, kun kantelija on haavoittuvassa asemassa. Oikeusasiamies suorittaa tapauskohtaisen arvioinnin, jossa punnitaan kantelijan ja rekisteröidyn kolmannen osapuolen oikeuksia ja oikeutettuja etuja.

Jos kantelija päättää tehdä nimettömän kantelun, kantelua ei aina oteta käsiteltäväksi.[3] Oikeusasiamies voi kuitenkin kantelussa esitettyjen tietojen perusteella päättää jatkaa asian käsittelyä oma-aloitteisella tutkinnalla.

4/ Miten suojaamme ja suojaamme henkilötietojasi?

Organisaatiossa Euroopan oikeusasiamies suojaa henkilötietoja säännöillä ja käytännön toimenpiteillä.

Kaikille työntekijöille tiedotetaan heidän tiukoista luottamuksellisuusvelvoitteistaan, ja he saavat niihin liittyvää koulutusta ja ajantasaista tietoa käytännöistä ja säännöistä.

Jokaisella oikeusasiamiehen henkilöstön jäsenellä on ensimmäisen tason vastuu siitä, että hänen työkansionsa säilytetään siten, että niissä olevien henkilötietojen turvallisuus taataan.

Tapauksiin liittyvät asiakirjat ja tietolomakkeet käsitellään lähes kokonaan sähköisesti, mikä mahdollistaa konfiguroitavat käyttöoikeudet ja vähentää paperikopioiden tahattoman levittämisen riskiä. Kuten edellä todettiin, oikeusasiamiehen henkilöstöllä, joka osallistuu viraston tapausten käsittelyyn, on oikeus tutustua tapausasiakirjoihin ja niiden asiakirjoihin.

Tosiasiallinen tai mahdollinen kantelija voi milloin tahansa esittää perustellun pyynnön rajoitetusta oikeudesta tutustua kanteluasiakirjoihinsa. Pyyntö voi olla merkityksellinen esimerkiksi silloin, kun kantelija on oikeusasiamiehen nykyinen tai entinen henkilöstön jäsen, muu EU:n henkilöstön jäsen, verkostojen tai vastaavien ryhmien jäsen, johon useilla oikeusasiamiehen toimiston henkilöstön jäsenillä on tai joihin heidän voidaan olettaa olevan yhteyksiä. Asiakirjat ja tietolomakkeet tallennetaan sähköisesti Euroopan parlamentin oikeusasiamiehen käyttöön asettamille virtuaalipalvelimille. Euroopan parlamentin pääsyä tietoihin valvotaan ja se tapahtuu yksinomaan tietoteknisiä hallinto- ja tukitarkoituksia varten.

Fyysiset arkistot pidetään lukittuina erillisissä arkistotiloissa ja tarvittaessa kassakaapeissa.

5/ Miten voit pyytää meitä tarkistamaan, muokkaamaan tai poistamaan tietosi?

Rekisteröidyillä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin ja pyytää oikeusasiamiestä oikaisemaan, täydentämään tai tarvittaessa poistamaan ne.[4] Kaikki pyynnöt, jotka koskevat pääsyä henkilötietoihin tai henkilötietojen oikaisemista, rajoittamista ja/tai poistamista, on osoitettava asiasta vastaavalle tutkijalle ja/tai rekisterinpitäjälle (sähköposti: EO@ombudsman.europa.eu).

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu), jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä.

Asetuksen 2018/1725 25 artiklan mukaisia rajoituksia voidaan soveltaa, ks. oikeusasiamiehen päätös 9. marraskuuta 2020.[5]

6/ Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Tapaustiedostoihin, mukaan lukien asiakirjoihin liittyvät tiedot tai tietokantoihin integroidut tiedot, sovelletaan seuraavia säilytysaikoja:

• Kaksi vuotta sellaisten valitusten osalta, jotka eivät kuulu viraston toimivaltaan.
• Kymmenen vuotta sellaisten valitusten osalta, jotka kuuluvat viraston toimivaltaan. Tähän sisältyvät kantelut, joissa oikeusasiamies aloitti tutkimuksen, ja kantelut, joissa oikeusasiamies ei aloittanut tutkimusta joko siksi, että niitä ei voitu ottaa käsiteltäväksi, tai siksi, että ne eivät olleet perusteltuja. Asiakirjat, jotka liittyvät kanteluihin, joilla on ollut huomattavaa julkista merkitystä tai joita muutoin pidetään merkittävinä tapauksina, arkistoidaan myöhemmin anonymisoidussa muodossa historiallisia tarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan kuitenkin poikkeuksellisesti säilyttää, jos se on tarpeen historiallisten tai yleisten etujen vuoksi.

Asian asiakirja-aineistoon kuuluviin luottamuksellisiin asiakirjoihin sovelletaan lyhyempiä säilytysaikoja. Luottamukselliset asiakirjat on yleensä poistettava, kun asian käsittely on päätetty, ja jos kantelija on osallisena, mahdollisen uudelleentarkastelupyynnön käsittelyaika on päättynyt.

Poikkeustapauksissa luottamuksellisiin asiakirjoihin sovelletaan 10 vuoden vakiosäilytysaikaa, jos

• a) on selvää, että kyseiset tiedot ovat tai voivat hyvinkin olla tärkeitä tapauksen ymmärtämiseksi tulevaisuudessa, mukaan lukien olosuhteet, joissa tapauksella on etusija tai koulutusarvoa;
• b) asiakirjan säilyttäminen palvelee todennäköisesti historiallisia tai yleisiä etuja; tai
• c) asiakirjan säilyttämisellä voi olla merkitystä tosiasiallisten tai mahdollisten tulevien muodollisten menettelyjen yhteydessä.

Kaikki edellä mainittujen luottamuksellisten asiakirjojen käsittelyyn liittyvät päätökset ja toimet kirjataan asianmukaisesti asiakirja-aineistoon.

7/ Muutoksenhaku

Rekisteröidyillä on milloin tahansa oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu), jos he katsovat, että oikeusasiamies on loukannut heidän asetuksen 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan.

[1] Asetuksen 2018/1725 10 artikla.

[2] Oikeusasiamiehen ohjesäännön 9 artiklan 2 kohta.

[3] Oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 2 kohta.

[4] Asetuksen 2018/1725 17–20 artikla.

[5] Euroopan oikeusasiamiehen päätös, annettu 9. marraskuuta 2020, sisäisistä säännöistä rekisteröityjen tiettyjen oikeuksien rajoittamiseksi henkilötietojen käsittelyssä, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.