Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Euroopan oikeusasiamies suojaa henkilötietojasi vastatessaan oikeusasiamiehen kuulemiseen ja missä oikeusasiamies toimii rekisterinpitäjänä. Tässä selosteessa kerrotaan myös, mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä.

Siinä selitetään erityisesti tietojen keräämisen ja käsittelyn syy; tapa, jolla oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa toimitettujen tietojen suojan; ja mitä oikeuksia tietolähteet voivat käyttää tietojensa suhteen.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Osallistujat täyttävät Euroopan oikeusasiamiehen verkkosivustolla olevan yhteydenottolomakkeen, joka ohjaa vastaukset kuulemisen sähköpostiosoitteeseen. Vastaukset voidaan lähettää myös kirjeitse tai sähköpostitse. Euroopan oikeusasiamiehen toimiston asianomainen henkilöstö käsittelee rahoitusosuudet.

Euroopan oikeusasiamies voi ottaa yhteyttä vastaajiin pyytääkseen selvennyksiä ja/tai levittääkseen kuulemisen/tutkimuksen tuloksia. Tiedustelusta vastaavan henkilön yhteystiedot on ilmoitettu kuulemispyyntöön vastaamista koskevassa pyynnössä.

Kerätyt ja myöhemmin käsiteltävät henkilötiedot ovat tietoja, jotka ovat tarpeen kuulemiseen osallistumiseksi seuraavasti: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, työnkuvaus ja ensisijainen kieli myöhempää kirjeenvaihtoa varten, muu kieli, jolla vastaus hyväksytään, ja sisältö (pääasiassa henkilön tai organisaation näkemykset aiheesta).

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Euroopan oikeusasiamies haluaa antaa yleisölle ja asiasta kiinnostuneille sidosryhmille mahdollisuuden ilmaista näkemyksensä strategisissa tutkimuksissa ja aloitteissa, jotka hyötyisivät ulkoisesta panoksesta ja voivat näin ollen käynnistää julkisia kuulemisia.

3. Mikä on näiden tietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarpeellisuus?

Tämän käsittelyn oikeusperusta on SEU-sopimuksen 11 artikla.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä annettua asetusta 2018/1725. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta).

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamiehen tieto- ja viestintätekniikka-ala hallinnoi verkkosivustolle toimitettuja tietoja. Julkisista kuulemisista vastaava Euroopan oikeusasiamiehen henkilöstö ja valtuutettu henkilöstö käsittelevät edelleen vastaajien toimittamia tietoja tiedonsaantitarpeen perusteella.

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Käsittelystä vastaavalla Euroopan oikeusasiamiehen henkilöstöllä on pääsy henkilötietoihisi. sekä muu valtuutettu Euroopan oikeusasiamiehen henkilöstö tiedonsaantitarpeen perusteella.

Osana tutkintamenettelyä Euroopan oikeusasiamies toimittaa kaikki saamansa kannanotot asianomaiselle EU:n toimielimelle, elimelle tai laitokselle. Avoimuuden vuoksi Euroopan oikeusasiamies esittää kuulemisessa saamansa julkiset kannanotot.

Kun osallistut kuulemiseen, sinun on tunnistettava itsesi ja organisaatio, jonka puolesta osallistut. Nimettömiä vastauksia kuulemisiin ei hyväksytä. Näin vältytään väärinkäytöksiltä.

Avoimuuden vuoksi Euroopan oikeusasiamies esittää julkisia kannanottoja, jotka hän on saanut vastauksena julkiseen kuulemiseen. Henkilötietojasi ei julkisteta. Sinun tulisi välttää tarpeettomien henkilötietojen, erityisesti kolmansien osapuolten henkilötietojen, sisällyttämistä vastauksiisi. Jos tällaiset tiedot sisällytetään, ne poistetaan julkistetusta versiosta.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kannanotot tallennetaan asian asiakirja-aineistoon oikeusasiamiehen asianhallintajärjestelmän säilytysperiaatteiden mukaisesti kymmenen vuoden ajan asian käsittelyn päättymisestä ^[2]. Tähän sisältyvät perushenkilötiedot (etunimet, sukunimet, sähköpostiosoite), kielivalinnat ja vastaukset. Kannanotot arkistoidaan oikeusasiamiehen arkistointipolitiikan ^[3] mukaisesti.

7. Miten suojaamme tietosi?

Sähköiset tiedot tallennetaan Euroopan oikeusasiamiehen palvelimille. Näitä tietoja suojataan lukuisilla turvatoimilla, jotka Euroopan oikeusasiamiehen tieto- ja viestintätekniikka-ala on ottanut käyttöön toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden suojaamiseksi.

Pääsy henkilötietoihin suojataan hallinnoimalla käyttöoikeuksia, jotka ovat tiukasti rajoitettuja ja perustuvat tiedonsaantitarpeen periaatteeseen.

Sähköpostiosoitteita ei koskaan julkisteta, mutta ne tallennetaan ja Euroopan oikeusasiamies voi käyttää niitä vastaukseen liittyvään kirjeenvaihtoon.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Kun osallistut kuulemiseen, voit valita, julkaistaanko henkilötietosi verkkosivustollamme vai ei.

Rekisteröidyllä on myös asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaiset erityiset oikeudet, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista ne, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus poistaa henkilötietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Euroopan oikeusasiamies vastaa pyyntöihinne mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

Sinulla on myös oikeus kääntyä milloin tahansa Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen, jos katsot, että Euroopan oikeusasiamies on loukannut asetuksen 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi henkilötietojesi käsittelyn vuoksi.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Voit milloin tahansa lähettää Euroopan oikeusasiamiehen julkisiin kuulemisiin liittyviä tietosuojakysymyksiä seuraavaan osoitteeseen: EO@ombudsman.europa.eu

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: EDPS@edps.europa.eu

[2] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.