Euroopan oikeusasiamiehen julkiset tapahtumat

Julkinen rekisteri käsittelytoimista [1]: Henkilö- ja yhteystietojen, valokuvien, video- ja äänitallenteiden käsittely Euroopan oikeusasiamiehen julkisissa tapahtumissa ja niiden osanottajien luona joko verkossa tai sen ulkopuolella

1. Tämän tietueen viimeisin päivitys: 12-05-2021

2. Viitenumero [2]: 4/2021

3. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot [3]: Euroopan oikeusasiamies, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Yhteyshenkilö: viestintäyksikkö, sähköposti: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

Francesca Pavesi – apulaistietosuojavastaava: Nicholas Hernanz

Sähköposti: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Henkilötietojen käsittelijän nimi ja yhteystiedot [4]: Tietyissä tapahtumissa voi olla käsittelijöitä: toimeksisaajia ja alihankkijoita, joita käytetään yleisessä organisoinnissa, rekisteröinnin hallinnoinnissa ja maksamisessa, matkajärjestelyissä jne.

Sopimuslausekkeilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelijät käsittelevät puhujien ja muiden oikeusasiamiehen tapahtumiin osallistuneiden nimet, yhteystiedot ja pankkiyhteystiedot ainoastaan oikeusasiamiehen ohjeiden mukaisesti. Samoilla lausekkeilla varmistetaan, että valokuvaajat voivat siirtää oikeusasiamiehen tapahtumassa otettuja valokuvia ainoastaan viestintäyksikköön. Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden on täytynyt saada sertifiointi tunnustetuilta kansainvälisiltä tietosuoja-alan ammattilaisilta.

Verkossa suoratoistettavissa tapahtumissa, kuten verkkoseminaarissa, asianomainen verkkoalusta (eli WebEx) toimii henkilötietojesi käsittelijänä verkkotapahtuman teknisessä toimittamisessa joko selaimen tai mobiilisovelluksen kautta. Asiaankuuluvat tietosuojaselosteet ovat voimassa.

Jos käytetään digitaaliselle alustalle (eli Slido-alustalle) lisättyjä kysely- ja kyselytyökaluja, kyseinen työkalu toimii tiettyjen tietojen, kuten osallistujien IP-osoitteiden, käsittelijänä. Asiaankuuluvat evästekäytännöt ja tietosuojaselosteet ovat voimassa.

6. Yhteisrekisterinpitäjän (yhteisrekisterinpitäjien) nimi ja yhteystiedot [5]:

Tapahtumat, jotka järjestetään

• Euroopan parlamentin tilat: Euroopan parlamentti on yhteisrekisterinpitäjä käsitellessään lupaa päästä rakennuksiinsa turvallisuussyistä.
• Euroopan komission tilat: Euroopan komissio on yhteisrekisterinpitäjä käsitellessään lupaa päästä rakennuksiinsa turvallisuussyistä.
• yksityiset liiketilat (kuten hotellit): yksityinen kaupallinen yksikkö on yhteisrekisterinpitäjä tapahtumavieraiden henkilöllisyyden todentamisessa.

7. Käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset)[6]: Viestintäyksikkö koordinoi, järjestää ja hallinnoi erilaisia yleisötapahtumia oikeusasiamiehen strategian ja toimiston vuotuisen hallintosuunnitelman mukaisesti. Sen tavoitteena on säilyttää viraston yleisen edun mukaisen työn suuri näkyvyys.

Tietoja kerätään siksi kutsujen ja tietojen lähettämiseksi mahdollisille puhujille ja osallistujille, jotta voidaan ilmoittautua tapahtumaan, seurata tapahtumaa sekä helpottaa ja parantaa näkemysten vaihtoa ja tulevaa yhteistyötä puhujien ja osallistujien kanssa ja keskuudessa.

Tietoja kerätään myös taloudellisten ja sopimussuhteiden helpottamiseksi puhujien ja muiden osallistujien ja toimittajien kanssa, matka- ja hotellijärjestelyjen tekemiseksi ja turvallisuusvaatimusten täyttämiseksi.

Tapahtumissa otettuja kuvia, kuten valokuvia ja video- ja äänitallenteita, käytetään oikeusasiamiehen toiminnasta tiedottamiseen.

8. Rekisteröityjen ryhmien ja henkilötietoryhmien kuvaus [7]:

Rekisteröidyt

Kaikki (sisäiset ja ulkoiset) henkilöt, jotka on kutsuttu tapahtumiin ja jotka osallistuvat niihin, eli

• Euroopan oikeusasiamiesten verkoston jäsenet;
• EU:n toimielinten, elinten tai virastojen edustajat;
• kansalaisyhteiskunnan järjestöjen, yhdistysten ja kansalaisjärjestöjen edustajat;
• tutkijat/yksityishenkilöt, jotka seuraavat tiiviisti oikeusasiamiehen työtä;
• toimittajat;
• ulkoiset toimittajat, kuten moderaattorit ja valokuvaajat;
• oikeusasiamiehen toimiston henkilöstön jäsenet;
• kaikki oikeusasiamiehen tapahtumaan osallistujat.

Tietokentät

• mahdollisten puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet;
• puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot;
• Työnimikkeet, puhujien ansioluettelot;
• puhujien ja ulkopuolisten toimittajien pankkitilitiedot;
• puhujien työnantajien (tarvittaessa), osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet;
• tapahtumien yhteydessä otetut kuvat, kuten valokuvat ja video- ja äänitallenteet;
• mahdollisten kaiuttimien toimittamat kuvat sekä ääni- ja videotallenteet;
• Osallistujien verkkotapahtumissa kysely- ja kyselytyökalujen avulla esittämät kysymykset.

9. Tietojen säilyttämisen ja mahdollisuuksien mukaan poistamisen määräaika [8]: Osallistujien nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, pankkitilitiedot, ansioluettelot ja työnantajien nimet (tarvittaessa) säilytetään viiden vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan, ja puhujien nimet, yhteystiedot ja kuvat arkistoidaan historiallisia tarkoituksia varten.

Tiedot, erityisesti puhujien nimet, nimet ja kuvat, julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa, ja ne pysyvät siellä määräämättömän ajan.

Julkisten tapahtumien valokuvia ja video- tai äänitallenteita säilytetään sisäisesti viisi vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan. Viraston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut asiakirjat arkistoidaan myöhemmin historiallisia tarkoituksia varten.

10. Tietojen vastaanottajat [9]:

Viestintäyksikkö, joka koordinoi, järjestää ja hallinnoi julkisia tapahtumia oikeusasiamiehen strategian ja viraston vuotuisen hallintosuunnitelman mukaisesti.

Pääsihteeristö ja henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikkö, jotka vastaavat julkisten tapahtumien taloudellisista ja sopimusnäkökohdista.

Oikeusasiamiehen kabinetti, joka toimittaa puhujien tai osallistujien nimet ja yhteystiedot.

Puhujien ja tapahtumien osanottajien nimet, tehtävänimikkeet ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen verkkosivustolla, verkoston ekstranetissä ja julkisesti saatavilla olevassa vuosikertomuksessa. Nämä tiedot voivat näkyä myös Euroopan oikeusasiamiesten verkoston uutiskirjeessä Network in Focus, joka on saatavilla verkoston ekstranetissä ja oikeusasiamiehen verkkosivustolla.

Tiedot voivat näkyä myös oikeusasiamiehen sosiaalisen median kanavissa, jotka ovat julkisesti saatavilla.

Tapahtuman puhujaluettelot ja osallistujaluettelot jaetaan kaikille puhujille ja osallistujille.

Tilaisuuden puhujien ja osallistujien nimet, nimet ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen toimiston sisäisessä uutiskirjeessä.

11. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin ja/tai kansainvälisille järjestöille?[10]

12. Turvatoimien yleinen kuvaus [11]: Oikeusasiamiehen henkilöstön ja ulkopuolisten rekisteröityjen henkilötiedot, jotka on kerätty tapahtumien järjestämisen yhteydessä, on suojattu tieto- ja viestintätekniikka-alan käyttöön ottamilla turvatoimilla toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

13. Tiedot siitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuttaan tutustua tietoihin ja oikaista niitä sekä tarvittaessa poistaa ne, rajoittaa niiden käyttöä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen [12]:

• Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihin sekä niiden oikaisemista tai poistamista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntö on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa.
• Ilmoittautuessaan tapahtumaan mahdollisille osallistujille ilmoitetaan, että heistä saatetaan ottaa kuvia tapahtuman aikana ja että oikeusasiamiehen toimisto voi käyttää niitä viestintätarkoituksiin. Jos heillä on kysyttävää, he voivat ottaa yhteyttä viestintäyksikköön sähköpostitse osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Yksikkö pyrkii ottamaan heidän huolenaiheensa huomioon mahdollisuuksien mukaan (esimerkiksi huoneen kokoonpanosta riippuen tai peittämällä heidän kuvansa verkkoseminaareissa ja digitaalisissa konferensseissa otetuilla yhteisillä tulostusnäytöillä).
• Mahdollisilta osallistujilta kysytään myös, haluavatko he, että heidän yhteystietonsa lisätään oikeusasiamiehen yhteystietoluetteloihin, että heille tiedotetaan tulevasta toiminnasta. Kaikki tuleva viestintä antaa heille mahdollisuuden peruuttaa tällaisten luetteloiden tilaus, jos he niin haluavat.

Tietosuojaseloste

Euroopan oikeusasiamiehen toimiston viestintäyksikön suorittamasta nimien, yhteystietojen, valokuvien, videoiden, äänitallenteiden sekä valokuvien ja audiovisuaalisten apuvälineiden keräämisestä

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamiehen toimisto kerää, miksi ja miten se kerää, käsittelee, käyttää ja tallentaa niitä. Lausumassa kuvataan myös, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan.

Rekisterinpitäjänä toimii Euroopan oikeusasiamies.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

• Mahdollisten puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien nimet.
• Puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.
• Työnimikkeet, puhujien ansioluettelot.
• Puhujien ja ulkopuolisten toimittajien pankkitilitiedot.
• Puhujien (tarvittaessa), osallistujien ja ulkopuolisten toimittajien työnantajien nimet.
• Kuvat, kuten valokuvat ja video- ja äänitallenteet, jotka on otettu tapahtumissa.
• Mahdollisten kaiuttimien toimittamat kuvat ja ääni- ja videotallenteet.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Ainoastaan oikeusasiamiehen julkisten tapahtumien koordinoimiseksi, järjestämiseksi ja hallinnoimiseksi.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarve?

Käsittelemme tietoja Euroopan oikeusasiamiehen yleisen edun mukaisten tehtävien hoitamiseksi Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön ja asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti. Kysymme myös potentiaalisilta osallistujilta, haluavatko he yhteystietonsa tietokantaamme.

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamies vastaa henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksiköiden sekä viestintäyksiköiden suorittamasta tietojenkäsittelystä. Viestintäyksikkö voi antaa ulkopuolisille ammattilaisille tehtäväksi ottaa valokuvia ja tehdä ääni- ja videotallenteita oikeusasiamiehen julkisista tapahtumista.

5. Kuka on prosessori?

Tietyissä tapahtumissa voi olla käsittelijöitä: toimeksisaajia ja alihankkijoita, joita käytetään esimerkiksi rekisteröinnin yleiseen organisointiin, hallinnointiin ja maksamiseen.

Sopimuslausekkeilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelijät käsittelevät puhujien ja muiden oikeusasiamiehen tapahtumiin osallistuneiden nimet, yhteystiedot ja pankkiyhteystiedot ainoastaan oikeusasiamiehen ohjeiden mukaisesti. Samoilla lausekkeilla varmistetaan, että valokuvaajat voivat siirtää oikeusasiamiehen tapahtumassa otettuja valokuvia ainoastaan viestintäyksikköön. Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden on täytynyt saada sertifiointi tunnustetuilta kansainvälisiltä tietosuoja-alan ammattilaisilta.

Verkossa suoratoistettavissa tapahtumissa, kuten verkkoseminaarissa, asianomainen verkkoalusta (eli WebEx) toimii henkilötietojesi käsittelijänä verkkotapahtuman teknisessä toimittamisessa joko selaimen tai mobiilisovelluksen kautta. Asiaankuuluvat tietosuojaselosteet ovat voimassa.

Jos käytetään digitaaliselle alustalle (eli Slido-alustalle) lisättyjä kysely- ja kyselytyökaluja, kyseinen työkalu toimii tiettyjen tietojen, kuten osallistujien IP-osoitteiden, käsittelijänä. Asiaankuuluvat evästekäytännöt ja tietosuojaselosteet ovat voimassa.

6. Kuka vastaanottaa tiedot?

• Viestintäyksikön, pääsihteeristön, henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikön sekä oikeusasiamiehen kabinetin tiimin jäsenet, joiden työ edellyttää henkilötietojen käsittelyä julkisten tapahtumien järjestämisen yhteydessä.
• Oikeusasiamiehen verkkosivusto ja vuosikertomus, jotka ovat yleisön saatavilla. Verkoston ekstranet, joka on vain verkoston jäsenten käytettävissä oleva verkkosivusto. Tiedot voivat näkyä myös Euroopan oikeusasiamiesten verkoston Network in Focus -tiedotteessa, joka on saatavilla verkoston ekstranetissä ja oikeusasiamiehen verkkosivustolla.
• Tiedot voivat näkyä myös oikeusasiamiehen sosiaalisen median kanavissa, jotka ovat julkisesti saatavilla.
• Tapahtuman puhujaluettelot ja osallistujaluettelot jaetaan kaikille puhujille ja osallistujille.
• Tilaisuuden puhujien ja osallistujien nimet ja kuvat voidaan julkaista oikeusasiamiehen toimiston sisäisessä uutiskirjeessä.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Tapahtumien puhujien nimet ja tehtävänimikkeet sekä heidän työnantajiensa nimet (tarvittaessa) julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla.
• Tapahtumien kuvat ja ääni- ja videotallenteet julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla, niitä käytetään hänen julkaisuissaan ja niitä levitetään virallisten sosiaalisen median tilien kautta. Niitä säilytetään myös sisäisesti viisi vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan. Viraston toiminnan kannalta merkityksellisiksi katsotut asiakirjat arkistoidaan myöhemmin historiallisia tarkoituksia varten.

8. Miten suojaamme tietosi?

Henkilötietoja suojataan turvatoimilla, jotka oikeusasiamiehen toimiston tieto- ja viestintätekniikka-ala on ottanut käyttöön toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

9. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

• Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihin sekä niiden oikaisemista tai poistamista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntö on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

a) Ilmoittautuessamme tapahtumaan ilmoitamme mahdollisille osallistujille, että heistä saatetaan ottaa kuvia tapahtuman aikana ja että oikeusasiamiehen toimisto voi käyttää niitä viestintätarkoituksiin. Jos heillä on kysyttävää, he voivat ottaa yhteyttä viestintäyksikköön sähköpostitse osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Yksikkö pyrkii ottamaan heidän huolenaiheensa huomioon mahdollisuuksien mukaan (esimerkiksi huoneen kokoonpanosta riippuen tai tummentamalla heidän kuvansa verkkoseminaareissa ja digitaalisissa konferensseissa otetuilla yhteisillä tulostusnäytöillä).

• Kysymme myös potentiaalisilta osallistujilta, haluavatko he tulla lisätyiksi yhteystietoluetteloihimme, jotta voimme tiedottaa heille toiminnastamme. Kaikessa tulevassa viestinnässä he voivat halutessaan peruuttaa tällaisten luetteloiden tilauksen.

10. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Rekisteröity voi milloin tahansa lähettää tietosuojaan liittyviä kysymyksiä osoitteeseen
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Henkilöstö-, hallinto- ja budjettiyksikön päällikkö
Euroopan oikeusasiamies
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

tai tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle: edps@edps.europa.eu

Strasbourgissa 12.5.2021

 

[1] Rekisterinpitäjä täyttää. Ks. asetuksen 2018/1725 31 artiklan 1 ja 5 kohta käsittelytoimia koskevista rekistereistä: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Jäljitystä varten. Jos virasto päättää pitää keskusrekisteriä, ota yhteyttä rekisterin pitäjään viitenumeron saamiseksi.

[3] Käytä mahdollisuuksien mukaan asiointipostilaatikoita toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

[4] Tapauksen mukaan. Jos käytät henkilötietojen käsittelijää (toimeksisaajaa) henkilötietojen käsittelyyn puolestasi, ilmoita siitä (esim. 360 asteen arvioinnit, ulkoistetut tietotekniikkapalvelut tai työhönottoa edeltävät lääkärintarkastukset).

[5] Tapauksen mukaan. Jos toimit yhdessä toisen EU:n toimielimen kanssa, ilmoita siitä tässä (esim. kaksi toimielintä, joilla on yhteinen työterveyshuolto). Jos näin on, muista mainita kuvauksessa, kuka on vastuussa siitä, mitä ja ketkä ihmiset voivat osoittaa kyselyihinsä.

[6] Hyvin lyhyt kuvaus siitä, mitä aiotte saavuttaa; jos teette tämän tietyn oikeusperustan nojalla, mainitkaa myös se (esim. valintamenettelyihin sovellettavat henkilöstösäännöt).

[7] Jos tietoluokat vaihtelevat eri henkilöryhmien välillä, selittäkää myös (esim. epäillyt vs. todistajat hallinnollisissa tutkimuksissa)

[8] Ilmoittakaa hallinnollinen säilytysaika ja sen alkamisajankohta; eritelkää tarvittaessa henkilöryhmät tai tiedot (esim. valintamenettelyissä: varallaololuetteloon merkityt hakijat ja muut).

[9] Kenellä on pääsy Euroopan oikeusasiamiehen tietoihin? Onko toimiston ulkopuolella ketään? Ei tarvitse mainita tahoja, joilla voi olla pääsy tietoihin tietyn tutkimuksen aikana (esim. OLAF, Euroopan tietosuojavaltuutettu, tilintarkastustuomioistuin).

[10] Jos vastaus on kyllä, ilmoitetaan maa tai kansainvälinen järjestö ja dokumentoidaan asianmukaiset suojatoimet (esim. kolmannessa maassa toimiva henkilötietojen käsittelijä, joka käyttää mallisopimuslausekkeita, tai kolmannen maan viranomainen, jonka kanssa teet yhteistyötä sopimuksen perusteella).

[11] Mahdollisuuksien mukaan. Liitä mukaan yleinen kuvaus turvatoimistasi, joita voit tarjota myös yleisölle. Ks. asetuksen 2018/1725 33 artikla käsittelyn turvallisuudesta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Harkitse tietosuojaselosteen asiaankuuluvan osan julkaisemista ja linkin tarjoamista. Ks. asetuksen 2018/1725 15 ja 16 artikla rekisteröidyille annettavista tiedoista ja 17–22 artikla rekisteröityjen oikeuksista: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725