Johdanto

Euroopan oikeusasiamies on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Oikeusasiamies kerää ja käsittelee henkilötietoja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

• Etunimi
• Tehtävänimike
• Organisaatio
• Ääni- ja/tai visuaaliset tiedot (kuten kuvat ja äänitallenteet)

2. Miksi ja miten Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Euroopan oikeusasiamies tuotti sarjan videoita, joilla pyrittiin lisäämään tietoisuutta viraston toimeksiannosta ja siitä, miten se voi auttaa kansalaisia, sekä tuomaan yleisön tietoon joillakin keskeisillä aloilla tehty työ.

Videot näyttävät toimielimen työn taustalla olevat kasvot, esittelevät yhteistyötä muiden EU:n toimielinten kanssa EU:n hallinnon parantamiseksi ja korostavat sen suhdetta suureen yleisöön sekä kantelijoina että mahdollisina kantelijoina ja entistä tehokkaamman ja avoimemman EU:n hallinnon edunsaajina.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarve?

Henkilötietojen käsittely liittyy oikeusasiamiehen toiminnasta tiedottamiseen ja sen edistämiseen (mukaan lukien valokuvat ja audiovisuaaliset tallenteet), jotka ovat tarpeen oikeusasiamiehen toiminnan kannalta perussopimusten mukaisesti. Nämä määräykset ovat Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 11 artikla ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 15 artikla.

Näin ollen kyseiset käsittelytoimet ovat lainmukaisia asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi).

 4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamies vastaa tietojen käsittelystä, samoin kuin komissio, joka julkaisi videon audiovisuaalisessa portaalissaan.

5. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

Audiovideotallenteita käytetään viestintätarkoituksiin oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja sen sosiaalisen median kanavissa (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube) sekä komission audiovisuaalisessa portaalissa. Kaikilla, jotka katsovat videoita näiden alustojen kautta, on pääsy tällaisiin tietoihin.

6. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Audiovisuaalista aineistoa säilytetään niin kauan kuin on tarpeen sen tallentamisen tarkoituksen täyttämiseksi (Euroopan oikeusasiamiehen toimeksiannon ja toiminnan edistämiseksi), ja se voidaan myös arkistoida myöhemmässä vaiheessa pysyvää säilyttämistä varten historiallisia tarkoituksia varten Euroopan oikeusasiamiehen ja Euroopan unionin historian ja audiovisuaalisen perinnön dokumentoimiseksi, säilyttämiseksi ja saattamiseksi julkisesti saataville.

Jos olet oikeuksien haltija ja haluat, että tietosi poistetaan audiovisuaalisesta materiaalista, ota yhteyttä Euroopan oikeusasiamieheen (ks. tämän tietosuojaselosteen kohta 8: ”Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?”)

7. Miten suojaamme ja suojaamme henkilötietojasi?

Oikeusasiamies on toteuttanut useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat asianmukaiset toimet, joilla puututaan verkkoturvallisuuteen, tietojen häviämisen riskiin ja tietojen muuttamiseen tai luvattomaan käyttöön, ottaen huomioon käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artiklan) nojalla erityisiä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista ne, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on tarvittaessa oikeus poistaa henkilötietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä ja vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle osoitteeseen eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Tämä käsittelyn vastustaminen ei vaikuta ennen pyyntöäsi suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai ristiriitatilanteissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit kääntyä myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen.

Heidän yhteystietonsa annetaan tämän tietosuojaselosteen kohdassa 9. Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman tietyn käsittelytoimen yhteydessä, ilmoita niiden kuvaus (eli niiden rekisteriviite (rekisteriviitteet) jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla) pyynnössäsi.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä kantelun henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli Euroopan oikeusasiamieheen osoitteessa eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaava

Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojesi käsittelyyn.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu), jos katsot, että rekisterinpitäjä on loukannut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi.

10. Mistä saa tarkempaa tietoa

Oikeusasiamiehen tietosuojavastaava julkaisee rekisterin kaikista Euroopan oikeusasiamiehen suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Rekisteriin pääsee seuraavan linkin kautta: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Tämä erityinen käsittelytoimi on sisällytetty tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla tietueviitteellä: 02/2023