Tässä tietosuojaselosteessa selitetään käsittelyn syy, tapa, jolla Euroopan oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyt voivat käyttää tietoihinsa liittyen.

Rekisterinpitäjä on Euroopan oikeusasiamies. Yhteisrekisterinpitäjänä toimii Euroopan parlamentin työterveysyksikkö.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Hakijat toimittavat tietonsa verkossa (verkkosivustolla) olevan hakuvälineen kautta [1]. Valintamenettelyä varten tiedot tuodaan tietotekniseen välineeseen, joka on suunniteltu tukemaan ja helpottamaan menettelyä.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Henkilökohtaiset perustiedot (etunimi, sukunimi, kansalaisuus, syntymäaika, sähköpostiosoite sekä asuinkaupunki ja -maa, puhelin).
• ansioluetteloon sisältyvät tiedot (koulutus, työkokemus, kielitaito);
• vammaisuuden todistava(t) asiakirja(t) (esim. EU:n jäsenvaltion kansallisen tai alueellisen viranomaisen tai akkreditoidun elimen myöntämä asiakirja, EU:n vammaiskortti, lääkärin äskettäin antama todistus)
• tarvittaessa pyyntö kohtuullisista järjestelyistä harjoittelun aikana tehtävää työtä varten sekä asianmukaiset perustelut kohtuullisten mukautusten tarpeelle [2];
• jäljennökset hakijan tutkintotodistuksista, tutkinnoista tai todistuksista.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Käsittelyn tarkoituksena on yksilöidä vammaisille henkilöille tarjottavien harjoittelupaikkojen hakijat ja suorittaa asianmukainen valintamenettely.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarpeellisuus?

Oikeusperustana ovat harjoittelujaksoista 13 päivänä helmikuuta 2023 annettu Euroopan oikeusasiamiehen päätös, Euroopan oikeusasiamiehen ilmoitus harjoittelusta 2023 – Vammaisten henkilöiden harjoittelu ja Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 1 d artiklan 4 kohta [3].

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta).

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

EO Officen tieto- ja viestintätekniikkapalvelut käsittelevät verkkosivustolle toimitettuja tietoja. Henkilöstöyksikkö ja tieto- ja viestintätekniikan henkilöstön jäsenet hallinnoivat valintavälinettä.

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, pääsihteeri (tarvittaessa), hallintojohtaja, harjoitteluvastaava, henkilöstöyksikön päällikkö, tutkintayksiköiden päälliköt, hakijoiden arviointiin osallistuvat henkilöstön jäsenet ja tieto- ja viestintätekniikan henkilöstön jäsenet.

Vain henkilöstöyksikön henkilöstöllä on oikeus tutustua vammaisuuden todistaviin asiakirjoihin. Kohtuullista majoitusta tarvitsevien hakijoiden on esitettävä perustelut talousjohtajan henkilöstöyksiköille toimittamatta tässä vaiheessa mitään tositteita.

Jos valitut harjoittelijat pyytävät RA:ta, Euroopan parlamentin työterveysyksikkö arvioi tositteet kohtuullista mukauttamista koskevan pyynnön pätevyyden määrittämiseksi ja ehdottaa talouden toimijalle tarvittavia järjestelyjä. Ainoastaan Euroopan parlamentin työterveysasemalla on oikeus tutustua toimitettuihin asiakirjoihin.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Hakijoiden sähköiseen hakuvälineeseen toimittamat tiedot säilytetään heidän henkilökohtaisella verkkotilillään kahden vuoden ajan, jos he haluavat hakea tulevaan harjoitteluun. Jos hakijat eivät muodosta yhteyttä tiliinsä kahden vuoden kuluessa, tili ja sen sisältämät tiedot poistetaan automaattisesti, kun heille on lähetetty ilmoitussähköposti. Hakijat voivat pyytää talouden toimijaa poistamaan tilinsä milloin tahansa.

Valintavälineeseen siirretyt tiedot, jotka koskevat hylättyjä hakijoita, poistetaan yhdeksän kuukauden kuluttua sen harjoittelujakson päättymisestä, jolta tiedot kerättiin. Harjoitteluun valittujen hakijoiden tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua harjoittelujakson päättymisestä.

7. Miten rekisteröidyn tietoja suojataan?

Tiedot kerätään verkossa suojatussa tilassa. Pääsy tietoihin verkkolomakkeella on suojattu hakijan valitsemalla salasanalla.

Sähköiset tiedot tallennetaan sähköiseen sovellustyökaluun talouden toimijan palvelimille, mikä tarkoittaa, että ne on suojattu lukuisilla tieto- ja viestintätekniikan palvelujen käyttöön ottamilla turvatoimilla toimielimen sähköisen omaisuuden eheyden ja luottamuksellisuuden suojaamiseksi.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus tutustua omiin henkilötietoihisi ja niihin tietoihin, jotka koskevat sitä, miten käytämme niitä. Sinulla on myös oikeus pyytää sinua koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista edellyttäen, että hakijoiden arviointiin osallistuvien henkilöstön jäsenten keskustelujen ja päätöksenteon luottamuksellisuus sekä muiden hakijoiden oikeudet turvataan.

Voit korjata tunnistetietoja milloin tahansa menettelyn aikana. Hyväksyttävyys- tai arviointiperusteisiin liittyvien tietojen osalta oikaisuoikeutta voidaan käyttää hakemusten jättämisen määräaikaan saakka.

Sinulla on oikeus milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa tietojesi käyttöä EO:ssa. Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi tai rajoittaa niiden käyttöä. Talouden toimija vastaa pyyntöihisi mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Voit milloin tahansa lähettää Euroopan oikeusasiamiehelle tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, jotka koskevat vammaisten henkilöiden harjoitteluun osallistuvien harjoittelijoiden valintamenettelyä, seuraavaan osoitteeseen:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Euroopan oikeusasiamies
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Voit myös ottaa yhteyttä EO-toimiston tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: EDPS@edps.europa.eu .

[1] Virasto voi poikkeuksellisesti ja asianmukaisesti perustelluista syistä hyväksyä sähköpostitse toimitetut hakemukset.

[2] Vain valittuja hakijoita pyydetään toimittamaan asianmukaiset tositteet kohtuullisia mukautuksia koskevan pyyntönsä perustelemiseksi. Euroopan parlamentin työterveysyksikkö arvioi tositteet kohtuullista mukauttamista koskevan pyynnön pätevyyden määrittämiseksi ja ehdottaa tarvittavia järjestelyjä.

[3] Ks. Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 1 d artiklan 4 kohta: (...) Työn olennaisiin tehtäviin liittyvillä kohtuullisilla mukautuksilla tarkoitetaan tarvittaessa asianmukaisia toimenpiteitä, joiden avulla vammainen henkilö voi päästä työhön, osallistua työhön tai edetä urallaan tai osallistua koulutukseen, paitsi jos tällaiset toimenpiteet aiheuttaisivat työnantajalle kohtuuttoman rasitteen.”