Aktenzeichen Ares(2024)1197492 – 16.2.2024

1/ Beschreibung des Verarbeitungsvorgangs

Der Bürgerbeauftragte führt Untersuchungen zu möglichen Missständen in der Verwaltungstätigkeit eines Organs, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle der EU (im Folgenden „EU-Organ“) durch und erstattet darüber Bericht.

Der Bürgerbeauftragte verarbeitet personenbezogene Daten von Einzelpersonen zur Bearbeitung von Beschwerden und Initiativuntersuchungen, wenn er personenbezogene Daten in seinem elektronischen Beschwerdemanagementsystem (CMS) erhebt und registriert. Der Bürgerbeauftragte verarbeitet personenbezogene Daten von Beschwerdeführern und Dritten, die im Zusammenhang mit der Beschwerde/Untersuchung stehen, entweder weil sie vom Beschwerdeführer bereitgestellt oder während der Untersuchung erhoben werden. Der Bürgerbeauftragte kann personenbezogene Daten, wie nachstehend beschrieben, an andere EU-Organe oder gelegentlich an Behörden der Mitgliedstaaten übermitteln.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) und das Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten (im Folgenden "Statut").

Personenbezogene Daten werden gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr verarbeitet.

2/ Welche personenbezogenen Daten erheben wir zu welchem Zweck und mit welchen technischen Mitteln?

Was

Bei der Bearbeitung von Beschwerden und Untersuchungen erhält und/oder sammelt der Bürgerbeauftragte Dokumente, die personenbezogene Daten in Bezug auf Folgendes enthalten können:

i) natürliche Personen, die Beschwerden einreichen („Beschwerdeführer“) und

ii) andere Personen, die für die Beschwerde/Untersuchung relevant sind, oder andere Dritte, die in Beschwerden oder anderen Unterlagen im Zusammenhang mit der Untersuchung genannt werden und für die Untersuchung irrelevant oder nur nebensächlich sind.

Zu diesen personenbezogenen Daten gehören die Identifikations- und Kontaktinformationen (Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Fax), Nationalität, berufliche Informationen und alle anderen Informationen über eine Person, die sich auf die Anfrage beziehen. Es kann auch besondere Kategorien von Daten geben, die in einer Beschwerde enthalten sind, wie zum Beispiel Daten, die die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit und Daten über Gesundheit oder Sexualleben aufdecken.

Wenn der Bürgerbeauftragte beschließt, eine öffentliche Konsultation (allgemein oder gezielt) zur Bearbeitung von Fällen durchzuführen, enthalten die Beiträge, die er als Reaktion darauf erhält, meist einige personenbezogene Daten. Die Teilnehmer an öffentlichen Konsultationen (allgemein oder gezielt) werden gebeten, ihre vorherige Zustimmung zur Offenlegung ihrer Daten anzugeben. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung zu den Konsultationen des Europäischen Bürgerbeauftragten auf dieser Website.

Warum

Der Bürgerbeauftragte muss personenbezogene Daten verarbeiten, um mögliche Missstände in der Verwaltungstätigkeit im Hinblick auf folgende Ziele zu untersuchen:

a) eine Lösung für die spezifischen Probleme der betreffenden Beschwerde zu finden,

b) mögliche systemische Probleme zu ermitteln und gegebenenfalls entsprechende Vorschläge zu unterbreiten und

c) auf diese Weise die kontinuierliche langfristige Konsolidierung der entsprechenden einschlägigen Wissensgrundlagen, die diesen Tätigkeiten zugrunde liegen, zu gewährleisten.

Insbesondere in Bezug auf fallbezogene öffentliche Konsultationen soll sichergestellt werden, dass die Bewertung der betreffenden Fragen so gut wie möglich informiert wird.

Die personenbezogenen Daten werden auch verwendet, um mit Beschwerdeführern zu kommunizieren und festzustellen, ob eine Beschwerde im Rahmen des Mandats des Bürgerbeauftragten liegt. Einige Daten werden für statistische Zwecke (Land, Staatsangehörigkeit, Berufskategorie und Sprache) anonymisiert verwendet, um die Berichtspflicht im Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten zu erfüllen.

Wie

Der Bürgerbeauftragte erhebt oder erhält die personenbezogenen Daten in der Regel in Dokumenten, einschließlich Formularen, die größtenteils elektronisch sind.

In einigen Fällen sind die Daten Teil von Informationen, die zunächst mündlich bei Sitzungen, Inspektionen oder Anhörungen eingehen. Während oder unmittelbar nach solchen Sitzungen werden die einschlägigen Informationen in Dokumenten für die Akte aufgezeichnet, meist elektronisch, in bestimmten Fällen aber auch auf Papier.

3/ Wer hat Zugriff auf Ihre Daten und an wen werden diese weitergegeben?

Bedienstete des Bürgerbeauftragten

Die Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten, die an der Bearbeitung der Fälle durch das Amt beteiligt sind, haben Zugang zu den Fallakten und ihren Dokumenten, von denen einige personenbezogene Daten enthalten, sowie zu der Datenbank, die die genannten Dokumente und die damit verbundenen Daten enthält.

EU-Institutionen

Wenn eine Beschwerde im Zusammenhang mit einer Untersuchung an ein EU-Organ gerichtet wird, bleiben die personenbezogenen Daten in der Regel in den Dokumenten sichtbar. Dies ist auch der Fall, wenn der Beschwerdeführer die vertrauliche Behandlung seiner Beschwerde beantragt hat. Diese Vertraulichkeit gilt nicht für die untersuchungsbezogene Kommunikation zwischen dem Bürgerbeauftragten und dem Organ, das das Recht hat, über alle Informationen im Zusammenhang mit den Anschuldigungen, deren Gegenstand es ist, umfassend informiert zu werden. Vor der Übermittlung der Beschwerde und der damit verbundenen Unterlagen wird der Untersuchungsbeauftragte des Bürgerbeauftragten jedoch prüfen, ob die Übermittlung der Dokumente zu einer offensichtlich unnötigen Übermittlung personenbezogener Daten führen würde. Die Schwärzung der überhöhten personenbezogenen Daten, wie hier beschrieben, wird in dem zur Eröffnung der Untersuchung erstellten Aktenvermerk ordnungsgemäß festgehalten. Wenn eine Beschwerde übermäßige personenbezogene Daten enthält, werden die übermäßigen personenbezogenen Daten gelöscht.

Wenn der Bürgerbeauftragte die Beschwerde nicht bearbeiten oder annehmen kann, kann er die Beschwerde auch an ein anderes einschlägiges Organ oder eine andere einschlägige Einrichtung der EU weiterleiten, das bzw. die möglicherweise besser in der Lage ist, sich mit dem vom Beschwerdeführer aufgeworfenen Problem zu befassen. Beispiele sind die Europäische Kommission in Bezug auf Beschwerden über mögliche Verstöße gegen EU-Recht, das Europäische Parlament in Bezug auf politische Fragen, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung in Bezug auf Betrugsfragen und der Europäische Datenschutzbeauftragte.

Der Bürgerbeauftragte verwendet "eTranslation" (maschinelle Übersetzung), um beschwerdebezogene Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten können, automatisch zu übersetzen. eTranslation ist ein von der Europäischen Kommission betriebener Dienst, der den Inhalt des übersetzten Dokuments nicht analysiert. Übersetzungen und andere vom Dienst generierte Ausgaben werden an ihre Benutzer zurückgegeben und sind so konzipiert, dass sie während der Verarbeitung nicht zugänglich sind. Der Bürgerbeauftragte kann auch Dokumente zur Übersetzung an die Übersetzungsdienste des Europäischen Parlaments oder an das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union übermitteln, wenn Übersetzungen von Dokumenten erforderlich sind. Solche Dokumente können manchmal personenbezogene Daten enthalten. Die Übersetzer arbeiten unter Vertraulichkeitsverpflichtungen, die von den oben genannten EU-Einrichtungen eingeführt wurden.

Sonstige Einrichtungen oder Organisationen

Ebenso kann der Bürgerbeauftragte bei anderen Beschwerden, mit denen er sich nicht befassen kann, beschließen, eine Beschwerde ohne Schwärzung der personenbezogenen Daten an nationale Einrichtungen oder Organisationen zu übermitteln, die dem Beschwerdeführer möglicherweise helfen können. Er kann dies beschließen, wenn der Beschwerdeführer seine ausdrückliche Zustimmung erteilt hat. Er nimmt nur Übermittlungen an solche Stellen oder Organisationen vor, die in der EU ansässig sind.

Erhält der Bürgerbeauftragte Kenntnis von Tatsachen, die eine Straftat darstellen oder damit in Zusammenhang stehen könnten, so erstattet er den zuständigen nationalen Behörden, der Europäischen Staatsanwaltschaft (EUStA) und/oder dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) Bericht.[2] Dabei übermittelt er der betreffenden Behörde in der Regel die entsprechenden Dokumente, die nicht redigiert sind.

Individuelle Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

EU-Bürgerinnen und -Bürger können von ihrem Grundrecht Gebrauch machen, Zugang der Öffentlichkeit zu allen Dokumenten im Besitz des Bürgerbeauftragten zu beantragen, einschließlich Dokumenten in der Fallakte oder damit zusammenhängenden Dokumenten. Solche Anträge werden auf der Grundlage der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der EU-Organe bearbeitet.

Bei der Beantwortung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten werden die personenbezogenen Daten von Beschwerdeführern und Dritten, die EU-Bedienstete nicht einschließen, standardmäßig vor der Veröffentlichung von Dokumenten, die sich im Besitz des Bürgerbeauftragten befinden, geschwärzt.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Beschwerden ausüben, indem sie eine Anfrage per E-Mail an den für die Verarbeitung Verantwortlichen an die unten angegebene Mailbox senden.

Sie haben die Möglichkeit, die vertrauliche Behandlung ihrer Beschwerde oder bestimmter Teile davon zu beantragen, indem sie eine solche Anforderung in der Beschwerde angeben und eine entsprechende Begründung oder Begründung vorlegen.

Der Bürgerbeauftragte hält sich an die Datenschutzvorschriften, einschließlich der Pflicht, betroffene Dritte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren, und des Rechts dieser betroffenen Personen, gemäß diesen Vorschriften Zugang zu ihren personenbezogenen Daten zu erhalten und Fehler in diesen Daten berichtigen oder die Daten einschränken oder löschen zu lassen. In Anbetracht des Grundsatzes der Datenminimierung wird dem Beschwerdeführer empfohlen, nur Informationen zur Verfügung zu stellen, die für den Gegenstand der Beschwerde relevant sind, und unnötige und irrelevante Details zu vermeiden, insbesondere wenn sie personenbezogene Daten Dritter enthalten. Der Bürgerbeauftragte wird jedoch immer die Umstände des Beschwerdeführers berücksichtigen, wenn er seinen Datenschutzverpflichtungen nachkommt, insbesondere wenn sich der Beschwerdeführer in einer schutzbedürftigen Situation befindet. Der Bürgerbeauftragte führt eine Einzelfallprüfung durch, bei der die Rechte und berechtigten Interessen des Beschwerdeführers und der betroffenen dritten Person miteinander in Einklang gebracht werden.

Beschließt der Beschwerdeführer, eine anonyme Beschwerde einzureichen, ist eine solche Beschwerde immer unzulässig.[3] Der Bürgerbeauftragte kann jedoch je nach den in einer solchen Beschwerde dargelegten Informationen beschließen, das Problem durch eine Untersuchung aus eigener Initiative weiterzuverfolgen.

4/ Wie schützen und schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb der Organisation schützt der Europäische Bürgerbeauftragte personenbezogene Daten durch Regeln und praktische Maßnahmen.

Alle Mitarbeiter werden über ihre strengen Vertraulichkeitspflichten informiert und erhalten entsprechende Schulungen und aktualisierte Informationen über Praktiken und Regeln.

Jedes Mitglied des Personals des Bürgerbeauftragten ist auf erster Ebene dafür verantwortlich, seine Arbeitsunterlagen so aufzubewahren, dass die Sicherheit der darin enthaltenen personenbezogenen Daten gewährleistet ist.

Die fallbezogenen Dokumente und Datenformulare werden fast vollständig elektronisch bearbeitet, was konfigurierbare Zugriffsrechte vorsieht und das Risiko einer unbeabsichtigten Verbreitung von Ausdrucken verringert. Wie weiter oben erwähnt, haben die Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten, die an der Fallbearbeitung des Amtes beteiligt sind, Zugang zu den Fallakten und ihren Dokumenten.

Jeder tatsächliche oder potenzielle Beschwerdeführer kann jederzeit einen begründeten Antrag auf eingeschränkten Zugang zu seiner Beschwerdeakte stellen, der beispielsweise relevant sein kann, wenn es sich bei dem Beschwerdeführer um ein derzeitiges oder ehemaliges Mitglied des Personals des Bürgerbeauftragten, ein anderes Mitglied des EU-Personals, ein Mitglied von Netzwerken oder ähnliche Gruppen handelt, mit denen mehrere Mitarbeiter des Büros des Bürgerbeauftragten Kontakt haben oder voraussichtlich haben. Die Dokumente und Datenformulare werden elektronisch auf virtuellen Servern gespeichert, die dem Bürgerbeauftragten vom Europäischen Parlament zur Verfügung gestellt werden. Der Zugriff auf Daten durch das Europäische Parlament wird ausschließlich für IT-Verwaltungs- und Unterstützungszwecke kontrolliert.

Physische Archive werden in separaten Archivräumen und gegebenenfalls in Tresoren aufbewahrt.

5/ Wie können Sie uns bitten, Ihre Daten zu überprüfen, zu ändern oder zu löschen?

Die betroffenen Personen haben das Recht, auf die personenbezogenen Daten, die wir über sie gespeichert haben, zuzugreifen und den Bürgerbeauftragten aufzufordern, sie zu berichtigen, zu vervollständigen oder gegebenenfalls zu löschen.[4] Jeder Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten oder auf Berichtigung, Einschränkung und/oder Löschung personenbezogener Daten sollte an den zuständigen Untersuchungsbeauftragten und/oder den für die Verarbeitung Verantwortlichen gerichtet werden (E-Mail: EO@ombudsman.europa.eu).

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten (DSB-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) wenden, wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Beschränkungen gemäß Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 können gelten, siehe Beschluss des Bürgerbeauftragten vom 9. November 2020 [5].

6/ Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Fallakten, einschließlich dokumentenbezogener Daten oder in Datenbanken integrierter Daten, unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von:

• Zwei Jahre für Beschwerden, die außerhalb des Mandats des Amtes liegen.
• Zehn Jahre für Beschwerden, die in den Zuständigkeitsbereich des Amtes fallen. Dazu gehören Beschwerden, in denen der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung einleitete, und Beschwerden, in denen der Bürgerbeauftragte keine Untersuchung einleitete, entweder weil sie unzulässig waren oder aus Mangel an Gründen. Dokumente im Zusammenhang mit Beschwerden, die von erheblicher öffentlicher Bedeutung waren oder anderweitig als wichtige Fälle gelten, werden später in anonymisierter Form zu historischen Zwecken archiviert. Ausnahmsweise können personenbezogene Daten jedoch gespeichert werden, wenn dies für historische oder öffentliche Interessen erforderlich ist.

Für vertrauliche Dokumente, die Teil der Verfahrensakte sind, gelten kürzere Aufbewahrungsfristen. Insbesondere werden vertrauliche Dokumente im Allgemeinen gelöscht, sobald der Fall abgeschlossen ist und, wenn ein Beschwerdeführer beteiligt ist, die Frist für die Bearbeitung eines Überprüfungsantrags abgelaufen ist.

In Ausnahmefällen gilt die Standardaufbewahrungsfrist von zehn Jahren für vertrauliche Dokumente, wenn

• a) es liegt auf der Hand, dass die betreffenden Informationen für das Verständnis des Falls in der Zukunft wichtig sind oder sein können, einschließlich der Umstände, unter denen der Fall Vorrang hat oder einen Ausbildungswert hat;
• b) die Aufbewahrung des Dokuments wahrscheinlich historischen oder öffentlichen Interessen dient; oder
• c) Die Aufbewahrung des Dokuments kann im Rahmen tatsächlicher oder möglicher künftiger förmlicher Verfahren relevant sein.

Alle Entscheidungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit der Bearbeitung der oben genannten vertraulichen Dokumente werden ordnungsgemäß in die Verfahrensakte aufgenommen.

7/ Rückgriff

Betroffene Personen haben jederzeit das Recht, eine Beschwerde an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) zu richten, wenn sie der Auffassung sind, dass ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 vom Bürgerbeauftragten verletzt wurden.

[1] Artikel 10 der Verordnung (EU) 2018/1725.

[2] Artikel 9 Absatz 2 des Statuts des Bürgerbeauftragten.

[3] Artikel 2 Absatz 2 des Statuts des Bürgerbeauftragten.

[4] Artikel 17 bis 20 der Verordnung (EU) 2018/1725.

[5] Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 9. November 2020 über interne Vorschriften zur Beschränkung bestimmter Rechte betroffener Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, abrufbar unter https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/141577.