Öffentliche Veranstaltungen des Europäischen Bürgerbeauftragten

Öffentliches Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten [1]: Umgang mit persönlichen Daten und Kontaktdaten, Fotos, Video- und Audioaufzeichnungen von Rednern und Teilnehmern an öffentlichen Veranstaltungen des Europäischen Bürgerbeauftragten (offline oder online)

1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 12-05-2021

2. Bezugsnummer [2]: 4/2021

3. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen [3]: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Referat Kommunikation, E-Mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Francesca Pavesi – Stellvertretende DSB: Herrn Nicholas Hernanz

E-Mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters [4]: Es kann Prozessoren für bestimmte Ereignisse geben: Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die für die allgemeine Organisation, Verwaltung und Zahlung der Registrierung, Reiseorganisation usw. eingesetzt werden.

Vertragsklauseln stellen sicher, dass die Datenverarbeiter die Namen sowie die Kontakt- und Bankdaten der Redner und anderen Teilnehmer an den Veranstaltungen des Bürgerbeauftragten nur auf Anweisung des Bürgerbeauftragten verarbeiten. Dieselben Klauseln stellen sicher, dass Fotografen Fotos, die bei einer Veranstaltung eines Bürgerbeauftragten aufgenommen wurden, nur an das Referat Kommunikation übermitteln dürfen. Alle Datenverarbeiter müssen eine Zertifizierung von anerkannten internationalen Datenschutzexperten erhalten haben.

Bei online gestreamten Veranstaltungen wie einem Webinar fungiert die entsprechende Webplattform (d. h. WebEx) als Verarbeiter Ihrer personenbezogenen Daten für die technische Bereitstellung des Online-Events, sei es über einen Browser oder eine mobile Anwendung. Es gelten die einschlägigen Datenschutzerklärungen.

Im Falle der Verwendung von Umfrage- und Befragungstools, die der digitalen Plattform hinzugefügt wurden (d. h. Slido), fungiert das betreffende Tool als Verarbeiter bestimmter Daten, wie z. B. der IP-Adressen der Teilnehmer. Es gelten die entsprechenden Cookie-Richtlinien und Datenschutzerklärungen.

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen [5]:

Für Veranstaltungen, die organisiert werden am:

• Räumlichkeiten des Europäischen Parlaments (EP): das EP ist gemeinsam für die Verarbeitung der Genehmigung für den Zugang zu seinen Gebäuden zu Sicherheitszwecken verantwortlich.
• Räumlichkeiten der Europäischen Kommission (EG): die Kommission ist gemeinsam für die Verarbeitung der Genehmigung für den Zugang zu ihren Gebäuden zu Sicherheitszwecken verantwortlich.
• private Geschäftsräume (z. B. Hotels): die private gewerbliche Einrichtung ist gemeinsam für die Überprüfung der Identität der Veranstaltungsgäste verantwortlich.

7. Zweck(e) der Verarbeitung [6]: Das Referat Kommunikation koordiniert, organisiert und verwaltet verschiedene Arten öffentlicher Veranstaltungen im Einklang mit der Strategie des Bürgerbeauftragten und dem jährlichen Managementplan des Büros. Ziel ist es, eine hohe Sichtbarkeit der Arbeit des Amtes im öffentlichen Interesse zu gewährleisten.

Daher werden Daten erhoben, um Einladungen und Informationen an potenzielle Redner und Teilnehmer zu senden, die Registrierung für die Veranstaltung zu ermöglichen, die Veranstaltung zu verfolgen und den Meinungsaustausch und die künftige Zusammenarbeit mit und zwischen Rednern und Teilnehmern zu erleichtern und zu verbessern.

Die Daten werden auch erhoben, um die finanziellen und vertraglichen Beziehungen zu Rednern und anderen Teilnehmern und Lieferanten zu erleichtern, Reise- und Hotelvereinbarungen zu treffen und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen.

Bilder wie Fotos sowie Video- und Audioaufzeichnungen, die bei Veranstaltungen aufgenommen wurden, dienen der Kommunikation über die Tätigkeiten des Bürgerbeauftragten.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten [7]:

Betroffene Personen

Alle Personen (intern und extern), die zu den Veranstaltungen eingeladen werden und an ihnen teilnehmen, d. h.:

• Mitglieder des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten;
• Vertreter der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU;
• Vertreter von Organisationen der Zivilgesellschaft, Verbänden und NRO;
• Akademiker/Personen, die die Arbeit des Bürgerbeauftragten genau verfolgen;
• Journalisten;
• externe Anbieter wie Moderatoren und Fotografen;
• Bedienstete des Büros des Bürgerbeauftragten;
• jeder Teilnehmer an einer Veranstaltung des Bürgerbeauftragten.

Datenfelder

• Namen potenzieller Redner, Teilnehmer und externer Lieferanten;
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Rednern, Teilnehmern und externen Lieferanten;
• Berufsbezeichnungen, Lebensläufe der Redner;
• Bankverbindung der Redner und externen Lieferanten;
• Namen der Arbeitgeber von Rednern (falls zutreffend), Teilnehmern und externen Lieferanten;
• Bilder, wie Fotos und Video- und Audioaufnahmen, die bei Veranstaltungen aufgenommen wurden;
• Bilder und Audio- und Videoaufzeichnungen, die von potenziellen Lautsprechern geliefert werden;
• Fragen, die die Teilnehmer bei Online-Veranstaltungen über Umfrage- und Befragungstools stellen.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung [8]: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankkontodaten, Lebensläufe und Namen der Arbeitgeber (falls zutreffend) der Teilnehmer werden fünf Jahre lang aufbewahrt, danach werden sie gelöscht, während Namen, Kontaktdaten und Bilder von Rednern für historische Zwecke archiviert werden.

Daten, insbesondere Namen, Titel und Bilder von Rednern, werden auf der Website und den Social-Media-Kanälen der Bürgerbeauftragten veröffentlicht und verbleiben dort auf unbestimmte Zeit.

Fotos und Video- oder Audioaufnahmen von öffentlichen Veranstaltungen werden intern für fünf Jahre gespeichert und danach gelöscht. Diejenigen, die für die Tätigkeit des Amtes als relevant erachtet werden, werden anschließend für historische Zwecke archiviert.

10. Empfänger der Daten [9]:

Das Referat Kommunikation koordiniert, organisiert und verwaltet öffentliche Veranstaltungen im Einklang mit der Strategie des Bürgerbeauftragten und dem jährlichen Managementplan des Büros.

Das Generalsekretariat und das Referat Personal, Verwaltung und Haushalt, das für die finanziellen und vertraglichen Aspekte öffentlicher Veranstaltungen zuständig ist.

Das Kabinett des Bürgerbeauftragten, das die Namen und Kontaktdaten der Redner oder Teilnehmer bereitstellt.

Namen, Berufsbezeichnungen und Bilder von Rednern und Teilnehmern an Veranstaltungen können auf der Website des Bürgerbeauftragten, im Extranet des Netzwerks und im Jahresbericht veröffentlicht werden, die der Öffentlichkeit zugänglich sind. Diese Daten können auch im „Network in Focus“ erscheinen, einem Newsletter des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten, der im Extranet des Verbindungsnetzes und auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar ist.

Die Daten können auch auf den öffentlich zugänglichen Social-Media-Kanälen des Bürgerbeauftragten erscheinen.

Die Redner- und Teilnehmerlisten einer Veranstaltung werden an alle Redner und Teilnehmer verteilt.

Namen, Titel und Bilder von Rednern und Teilnehmern einer Veranstaltung können im internen Newsletter des Büros des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden.

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt?[10]: Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen [11]: Personenbezogene Daten des Personals des Bürgerbeauftragten und externer betroffener Personen, die im Rahmen der Veranstaltungsorganisation erhoben werden, werden durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die vom Sektor Informations- und Kommunikationstechnologien eingeführt wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu wahren.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können [12]:

• Eine betroffene Person kann ihre Rechte ausüben, indem sie beispielsweise Zugang zu personenbezogenen Daten und deren Berichtigung oder Löschung beantragt, indem sie eine E-Mail an eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu sendet. Der Antrag wird unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats bearbeitet.
• Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung werden potenzielle Teilnehmer darüber informiert, dass während der Veranstaltung Bilder von ihnen aufgenommen und vom Büro des Bürgerbeauftragten für Kommunikationszwecke verwendet werden können. Wenn sie Bedenken haben, können sie sich über eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu an das Referat Kommunikation wenden. Das Referat wird versuchen, ihren Anliegen so weit wie möglich Rechnung zu tragen (z. B. je nach Konfiguration des Raums oder durch Verdunkelung/Abdeckung ihres Bildes auf kollektiven Druckbildschirmen, die während Webinaren und digitalen Konferenzen aufgenommen wurden).
• Potenzielle Teilnehmer werden auch gefragt, ob sie möchten, dass ihre Kontaktdaten in die Kontaktlisten der Bürgerbeauftragten aufgenommen werden, um über künftige Aktivitäten auf dem Laufenden gehalten zu werden. Alle zukünftigen Mitteilungen ermöglichen es ihnen, sich von solchen Listen abzumelden, wenn sie dies wünschen.

Datenschutzerklärung

im Zusammenhang mit der Sammlung von Namen, Kontaktdaten, Fotos, Videos, Tonaufnahmen sowie Foto- und audiovisuellen Hilfsmitteln durch das Referat Kommunikation des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten das Amt des Europäischen Bürgerbeauftragten erhebt, warum und wie es sie erhebt, verarbeitet, nutzt und speichert. In der Erklärung wird auch beschrieben, wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben können.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist der Europäische Bürgerbeauftragte.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

• Namen potenzieller Referenten, Teilnehmer und externer Lieferanten.
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Referenten, Teilnehmern und externen Lieferanten.
• Berufsbezeichnungen, Lebensläufe der Redner.
• Bankverbindung von Rednern und externen Lieferanten.
• Namen der Arbeitgeber von Rednern (falls zutreffend), Teilnehmern und externen Lieferanten.
• Bilder, wie Fotos und Video- und Audioaufnahmen, die bei Veranstaltungen aufgenommen wurden.
• Bilder und Audio- und Videoaufnahmen, die von potenziellen Lautsprechern geliefert werden.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

ausschließlich zum Zweck der Koordinierung, Organisation und Verwaltung der öffentlichen Veranstaltungen des Bürgerbeauftragten.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Wir verarbeiten Daten bei der Wahrnehmung der Aufgaben des Europäischen Bürgerbeauftragten im öffentlichen Interesse gemäß dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten und Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725. Wir fragen auch potenzielle Teilnehmer, ob sie möchten, dass ihre Kontaktdaten in unsere Datenbank aufgenommen werden.

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der Europäische Bürgerbeauftragte ist für die Datenverarbeitung zuständig, die von den Referaten Personal, Verwaltung und Haushalt sowie Kommunikation durchgeführt wird. Das Referat Kommunikation kann externe Fachleute damit beauftragen, Fotos und Audio- und Videoaufnahmen der öffentlichen Veranstaltungen des Bürgerbeauftragten zu machen.

5. Wer ist der Prozessor?

Es kann Prozessoren für bestimmte Ereignisse geben: Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die für die allgemeine Organisation, Verwaltung und Zahlung der Registrierung usw. eingesetzt werden.

Vertragsklauseln stellen sicher, dass die Datenverarbeiter die Namen sowie die Kontakt- und Bankdaten der Redner und anderen Teilnehmer an den Veranstaltungen des Bürgerbeauftragten nur auf Anweisung des Bürgerbeauftragten verarbeiten. Dieselben Klauseln stellen sicher, dass Fotografen Fotos, die bei einer Veranstaltung eines Bürgerbeauftragten aufgenommen wurden, nur an das Referat Kommunikation übermitteln dürfen. Alle Datenverarbeiter müssen eine Zertifizierung von anerkannten internationalen Datenschutzexperten erhalten haben.

Bei online gestreamten Veranstaltungen wie einem Webinar fungiert die entsprechende Webplattform (d. h. WebEx) als Verarbeiter Ihrer personenbezogenen Daten für die technische Bereitstellung des Online-Events, sei es über einen Browser oder eine mobile Anwendung. Es gelten die einschlägigen Datenschutzerklärungen.

Im Falle der Verwendung von Umfrage- und Befragungstools, die der digitalen Plattform hinzugefügt wurden (d. h. Slido), fungiert das betreffende Tool als Verarbeiter bestimmter Daten, wie z. B. der IP-Adressen der Teilnehmer. Es gelten die entsprechenden Cookie-Richtlinien und Datenschutzerklärungen.

6. Wer erhält die Daten?

• Teammitglieder des Referats Kommunikation, des Generalsekretariats, des Referats Personal, Verwaltung und Haushalt und des Kabinetts des Bürgerbeauftragten, deren Arbeit es erfordert, dass sie mit den personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Organisation öffentlicher Veranstaltungen umgehen.
• Die Website und der Jahresbericht des Bürgerbeauftragten, die der Öffentlichkeit zugänglich sind. Extranet des Netzes, eine Website, die nur Mitgliedern des Netzes zur Verfügung steht. Die Daten können auch im „Network in Focus“ erscheinen, einem Newsletter des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten, der im Extranet des Netzes und auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar ist.
• Die Daten können auch auf den öffentlich zugänglichen Social-Media-Kanälen des Bürgerbeauftragten erscheinen.
• Die Redner- und Teilnehmerlisten einer Veranstaltung werden an alle Redner und Teilnehmer verteilt.
• Namen und Bilder von Rednern und Teilnehmern einer Veranstaltung können im internen Newsletter des Büros des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden.

7. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

• Die Namen und Berufsbezeichnungen der Redner auf Veranstaltungen sowie die Namen ihrer Arbeitgeber (falls zutreffend) werden auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.
• Bilder und Audio-/Videoaufnahmen von Veranstaltungen werden auf der Website der Bürgerbeauftragten veröffentlicht, in ihren Veröffentlichungen verwendet und über die offiziellen Social-Media-Konten verteilt. Sie werden auch intern für fünf Jahre gespeichert, danach werden sie gelöscht. Diejenigen, die für die Tätigkeit des Amtes als relevant erachtet werden, werden anschließend für historische Zwecke archiviert.

8. Wie schützen wir Ihre Daten?

Personenbezogene Daten werden durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die vom Sektor Informations- und Kommunikationstechnologien im Büro des Bürgerbeauftragten eingerichtet wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu wahren.

9. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

• Eine betroffene Person kann ihre Rechte ausüben, indem sie beispielsweise Zugang zu personenbezogenen Daten und deren Berichtigung oder Löschung beantragt, indem sie eine E-Mail an eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu sendet. Das Ersuchen wird unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang des Ersuchens behandelt.

a) Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung informieren wir potenzielle Teilnehmer darüber, dass während der Veranstaltung Bilder von ihnen aufgenommen und vom Büro des Bürgerbeauftragten für Kommunikationszwecke verwendet werden können. Wenn sie Bedenken haben, können sie sich über eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu an das Referat Kommunikation wenden. Das Referat wird versuchen, seinen Anliegen so weit wie möglich Rechnung zu tragen (z. B. je nach Konfiguration des Raums oder durch Verdunkelung des Bildes auf kollektiven Druckbildschirmen, die während Webinaren und digitalen Konferenzen aufgenommen wurden).

• Wir fragen auch potenzielle Teilnehmer, ob sie in unsere Kontaktlisten aufgenommen werden möchten, damit wir sie über unsere Aktivitäten informieren können. Alle zukünftigen Mitteilungen werden es ihnen ermöglichen, sich von solchen Listen abzumelden, wenn sie dies wünschen.

10. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Eine betroffene Person kann jederzeit datenschutzrelevante Fragen an folgende Stellen richten:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Leiter des Referats Personal, Verwaltung und Haushalt
Europäischer Bürgerbeauftragter
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten wenden: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

oder eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten einreichen: edps@edps.europa.eu

Straßburg, den 12.5.2021

 

[1] Vom Controller auszufüllen. Siehe Artikel 31 Absätze 1 und 5 über Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten der Verordnung (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Zur Nachverfolgung. Wenn das Amt beschließt, ein zentrales Register zu führen, wenden Sie sich an den Halter dieses Registers, um eine Referenznummer zu erhalten.

[3] Verwenden Sie so weit wie möglich funktionale Postfächer, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

[4] Gegebenenfalls. Wenn Sie einen Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer) verwenden, um personenbezogene Daten in Ihrem Namen zu verarbeiten, geben Sie dies bitte an (z. B. 360°-Bewertungen, ausgelagerte IT-Dienstleistungen oder medizinische Untersuchungen vor der Einstellung).

[5] Gegebenenfalls. Wenn Sie gemeinsam mit einem anderen EU-Organ verantwortlich sind, geben Sie dies bitte hier an (z. B. zwei Einrichtungen mit gemeinsamem ärztlichen Dienst). Wenn dies der Fall ist, achten Sie darauf, in der Beschreibung zu erwähnen, wer für was zuständig ist und wen die Leute für ihre Fragen ansprechen können.

[6] Sehr knappe Beschreibung dessen, was Sie erreichen wollen; Wenn Sie dies auf einer bestimmten Rechtsgrundlage tun, geben Sie dies ebenfalls an (z. B. Personalstatut für Auswahlverfahren).

[7] Falls sich die Datenkategorien zwischen verschiedenen Personenkategorien unterscheiden, erläutern Sie dies bitte ebenfalls (z. B.: Verdächtige vs. Zeugen in Verwaltungsuntersuchungen)

[8] Geben Sie Ihre administrative Aufbewahrungsfrist einschließlich ihres Ausgangspunkts an; bei Bedarf zwischen Personenkategorien oder Daten zu unterscheiden (z. B. bei Auswahlverfahren: Kandidaten, die es auf die Reserveliste geschafft haben, vs. diejenigen, die es nicht getan haben).

[9] Wer hat Zugang zu den Daten beim Europäischen Bürgerbeauftragten? Jemand außerhalb des Büros? Es ist nicht erforderlich, Einrichtungen zu erwähnen, die im Laufe einer bestimmten Untersuchung Zugang haben könnten (z. B. OLAF, EDSB, Rechnungshof).

[10] Falls ja, umfassen Sie die Identifizierung des Landes oder der Internationalen Organisation und die Dokumentation geeigneter Garantien (z. B. Auftragsverarbeiter in einem Drittland, der Standardvertragsklauseln verwendet, eine Behörde aus einem Drittland, mit der Sie auf der Grundlage eines Vertrags zusammenarbeiten).

[11] Wo immer möglich. Fügen Sie eine allgemeine Beschreibung Ihrer Sicherheitsmaßnahmen hinzu, die Sie auch der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen könnten. Siehe Artikel 33 über die Sicherheit der Verarbeitung der Verordnung (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Erwägen Sie, den entsprechenden Teil der Datenschutzerklärung zu veröffentlichen und einen Link bereitzustellen. Siehe Artikel 15 und 16 über die Informationen, die der/den betroffenen Person(en) bereitzustellen sind, und Artikel 17 bis 22 über die Rechte betroffener Personen der Verordnung (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725